企業數字檔案室的建設探討

梁淑娟

摘 要：隨著社會發展，數字檔案室在國內開花結果，逐漸普及，面對各類檔案數據的倍增，企業檔案工作要與時俱進，以更科學的方式實現檔案管理的智能化，為企業提供精準、高質量的信息服務，實現檔案數據的價值和作用。

關鍵詞：企業;數字檔案室;建設方法

隨著我國信息技術的飛速發展和互聯網+的無線延伸，數字化、網絡化、信息化已深刻影響著人們的工作和生活，社會已經步入了大數據時代。按照檔案工作高質量、高標準的發展要求，以服務企業發展大局出發，立足信息化時代大背景、檔案工作發展大趨勢，開展企業的數字檔案室建設，是順應發展所需，利于整合企業的信息資源，增強檔案信息的服務能力，成為檔案工作適應時代發展要求的必然選擇。

1 數字檔案室的定義

數字檔案室是企業運用現代化信息技術固化檔案業務流程，對電子檔案進行收集整理保存，并通過網絡提供檔案信息服務和共享利用的集成管理系統平臺，是由軟件、硬件、數據、人、制度規范等組成的人機系統。它是信息時代的產物，是檔案事業發展的客觀要求，是企業發展的內在需求。

2 特征

一是檔案資源數字化。對系統中形成的電子文件進行歸檔，對紙質檔案進行數字化加工，以數字形式存儲檔案信息。二是檔案管理信息化。將檔案業務流程設置在電子檔案管理系統中，實現流程自動化運行。三是檔案服務知識化。通過系統平臺可對檔案信息整合提煉，為企業提供各類檔案信息和決策支持。

3 建設內容

1）組織建設。企業成立數字檔案室建設的領導小組，建立多部門聯合工作機制，制定實施方案和任務分解表，落實責任，分步推進，為數字檔案室建設提供良好的工作條件和業務支撐。2）設施建設。按照信息系統安全保密要求，完成機房、網絡、硬件設備、基礎軟件、終端設備的建造。3）平臺建設。從企業檔案工作實際出發，開發功能完善、安全穩定、易于操作的電子檔案管理系統。 4）數據建設。建立企業的檔案資源數據庫，包含傳統紙質檔案數字化、電子文件歸檔、專題檔案數據庫等。5）制度建設。對照國家規定，建立企業電子檔案管理的標準規范體系。制定數字檔案室人員崗位職責、系統運維管理、機房管理、數字化加工、安全保密等相關制度。6）安全體系建設。重視檔案安全管理，安全設備齊全，確保物理安全;嚴格控制檔案利用和訪問權限，確保數據信息安全。

4 關鍵環節

1）設施硬件方面。按照《數字檔案室建設評價指標》的要求，調配網絡設施、數據服務器等系統硬件、正版操作系統、應用管理系統、安保系統，及電腦、打印機等終端設備。主機房應遠離電磁場、強聲源、粉塵、油煙區域;庫房配置門禁系統、溫控系統、監控系統、氣體滅火系統;要求企業內網運行，與外網物理隔離，應用系統運行網絡核心交換機要實現冗余等。 2）系統應用方面。按檔案管理流程，對應設計電子文件歸檔的功能模塊。如收集環節包括電子文件的收集歸檔、紙質檔案的數字化加工、音像檔案的格式轉換、其他電子系統歸檔、歷史數據遷移等;管理環節是對已接收的檔案資源進行規范化管理;保存環節是以虛擬庫房實現對電子文件的有效管理;利用環節是通過在線申請、瀏覽權限、目錄共享等方式，提供檔案信息的在線利用。3）數據資源方面。電子檔案數據庫是數字檔案室建設的核心。一是企業存量檔案數字化。按照檔案珍貴程度、利用程度、保管期限等，統一數字化加工技術標準，形成齊全、規范的數字檔案資源庫。二是加強增量檔案電子化管理。數字檔案系統涵蓋文件歸檔和檔案管理的流程，保障電子文件流辦的每個階段均能受控，數據準確。將歸檔工作嵌入各個業務系統中，讓歸檔作為最后一步規定動作，讓數字檔案室成為各類電子文件的最終歸宿。4）終端接入方面。通過數字檔案室系統進行收集“源頭控制”、歸檔“過程控制”、體系“評定控制”和制度“保障控制”，以及電子元數據的規范化管理，確保電子檔案的四性：真實性、完整性、可用性和安全性。企業各部門及下屬單位是數字檔案室的主要用戶，可實現對各層級、各全宗檔案的收集、整理、歸檔和查用。

5 保障體系

1）標準規范體系。在完善企業《檔案管理制度》《檔案分類大綱》《文件歸檔范圍和保管期限表》等規范的基礎上，按照國家相關要求，制定企業《電子文件管理辦法》《電子檔案管理制度》，數據備份、應急預案等，形成企業電子檔案管理的標準規范體系。2）安全保障體系。包括網絡安全、系統安全、數據庫安全、信息安全、設備安全、介質安全和計算機病毒防治等，通過制度規范、人員管理、技術控制、權限設置等確保數據的安全可控。比如：在機房采用雙路供電、監控、UPS電源、防火墻等設施;實行“三員管理制度”，明確系統管理員、安全管理員和審計員職責，完善用戶權限配置;完善檔案數據備份策略，做好在線、離線、近線、同城及異地備份。3）實施保障體系。為保障數字檔案室建設高效有序推進，要做好以下方面：一強化組織保障。企業成立專項工作組，負責規劃和實施，協調人、財、物，并考核進度。二強化人才保障。加強檔案人員業務和信息技術的雙重培訓，持證上崗;加強對數字檔案室管理系統的學習培訓，確保熟練運用。三強化制度保障。把制度建設作為數字檔案室建設的重要基礎工作，完善檔案管理各項制度，制定數字化加工、電子文件標準、電子檔案管理等規范，保障數字檔案室建設有章可循，有據可依。四強化資金保障。將建設費用納入企業年度預算，確保專項經費投入。五強化進度考核。把數字檔案室建設納入企業年度經營業績考核，以考核為抓手有效保障建設進度。

6 重點關注三個轉變

1）轉變思想觀念。要從實體檔案管理向電子檔案管理的轉變。由于檔案人員長期接觸的是紙質檔案，形成固定思維，會以實體檔案管理經驗來認識電子檔案，比如以往應用的檔案管理系統實際是套用了實體檔案管理的流程來設計應用，這樣只是在查詢上便捷了，前期既要做好實體檔案的整理歸檔，又要整理電子檔案，增加工作量。積極轉變思想認識，遵循電子檔案的形成規律，管理數字檔案室。要向數字觀念轉變。以前認為將紙質檔案數字化后向檔案系統掛接就完成了數據建設，隨著數字檔案室理念發展，重點不是紙質檔案數字化，而是OA等系統形成的電子文件能否規范歸檔保存，而且電子文件的產生、歸檔、移交、保管各環節是連續、可信、可追溯的，保證電子檔案的規范歸檔和憑證性的才是關鍵點。2）轉變管理模式。一是從手工管理向系統管理轉變。開發、應用系統管理檔案，才是硬道理。二是從后端管理到電子文件全流程管理轉變。傳統檔案工作是以收集為開端，而從電子文件到電子檔案，從各業務系統到檔案系統，各個環節應是可以追溯和驗證的，這就需要將檔案管理系統的鏈條向前端業務系統延伸，實現電子文件從形成、辦理、移交、歸檔、保管、利用的全周期系統管理。3）轉變質量效率。數字檔案室的建設，提高了歸檔的時效性。從過去一年只歸檔一次，到現在隨辦隨歸檔，避免出現電子文件失散丟失，也避免重新錄入，提高工作效率。針對每份文件的操作，紙質檔案的整理中要篩選7遍才能完成歸檔，電子檔案系統操作只需要1分鐘就完成;紙質檔案需要每份文件加蓋歸檔章和著錄信息，數字檔案室可以自動完成，完全模擬了檔案管理流程，大大降低勞動強度。在線歸檔、實時歸檔、全流程系統管理保障了電子文件的原始性和連續性，提高了電子檔案的真實性、完整性、可用性。

7 展望和方向

隨著互聯網+、物聯網、大數據分析、自動控制、人工智能的迅速發展及5G技術逐步推廣，為更好的跟進企業智能化建設，我們要在檔案管理方面探索新途徑、新方法，利用企業數字檔案室技術，對檔案數據進行收集、分析、研究，實現跨平臺的數據融合、深度開發、智慧利用。同時將數字檔案室建設成果運用到為企業決策的服務中，迎接“智能+檔案”時代到來，努力推進檔案管理和檔案服務向更智慧更主流的方向發展。

參考文獻

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