論事業單位人事檔案的信息化、規范化、標準化管理

何厚瑾

摘 要：隨著科技的迅速發展，現代化技術已經開始逐步取代人工操作，一種新興的技術產業在逐步興起，這種現代化技術的應用范圍比較廣泛，而事業單位人事檔案的信息化、規范化、標準化更需要一套完整的管理體系，這樣才能使事業單位人事檔案得以完善以及完整的保存，更便利了人們對于檔案的需要。

關鍵詞：事業單位;人事檔案;制度化的管理

1 人事檔案在事業單位的信息化管理

1.1 人事檔案在事業單位的信息化管理中存在的問題

首先，人事檔案在管理的過程中信息會出現泄露的現象，之所以會出現泄露的問題，是因為以前的人事檔案全都是紙質版的，再掉用某個人的個人檔案時，必須將所有的檔案都翻出來進行查找，在查找的過程中就會出現個人檔案信息的紕漏，所以在以前事業單位檔案的管理模式中，就會出現人事檔案信息的泄露現象;其次，人事檔案保存的不夠完整， 在基層事業單位檔案管理中，沒有完善的管理制度，檔案號與個人信息編號以及組卷號不一致等一系列問題，這個現象也在間接的反應檔案管理制度不夠完善，而且檔案管理員對于檔案的整理工作不夠重視，經常不會認真、仔細的核對，從而導致檔案丟失、檔案錯亂等，對日后調取檔案也設立了一個難題，所以說，人工管理檔案，沒有完善的檔案制度，是沒有辦法將檔案整理的安全、可靠;最后，管理檔案的人員不嚴謹，工作人員日復一日的重復一件工作，人們心中難免會存在一絲懈怠，就是因為對于工作態度的不認真，對于人事檔案管理的疏忽從而導致在管理中出現一系列的問題。

1.2 檔案管理的現代化要求

要做好基層事業單位檔案管理現代化，首先各個部門必須做到有一套完整的現代化管理檔案的設備，因為設備的健全是展現基層單位對于現代化技術應用于檔案管理中的一種重視程度，從而也是對工作人員的工作態度的一種調動;其次，培養相關方面的人才，因為對于老的檔案管理員來說，讓其接受一套完備的新的現代化技術是一種挑戰同時也面臨著各方面的困難，而且對于現代化技術來說是不能出現漏洞以及不能再任何過程中出現銜接問題，所以，培養關于事業單位基層檔案管理現代化的技術人員是無可厚非的;再次，要做好工作人員積極性的調動，日復一日的重復類似甚至一樣的工作，難免會讓工作人員產生視覺疲勞以及工作積極性的松懈，在推行現代化技術的過程中，要充分調動工作人員的積極性，對于工作的態度要抱有嚴謹、認真的工作態度，切勿蒙混、不認真對待工作。最后，要制定完善的工作制度，沒有規矩不成方圓，制定嚴格的規章制度，一方面可以對于工作人員起到相應的制約作用，另一方面也可以逐步完善在規章制度這一方面的嚴重漏洞，從制度上也能相應的體現出，我國對于基層事業單位實現整理檔案現代化的一種重視，也能做到有制度可遵，有制度可循的最佳狀態，如若想做好基層事業單位現代化的工作，必須符合上述要求。

1.3 加強檔案管理的安全意識

事業單位在檔案的管理的過程中，一定要注意保護檔案信息的安全性，因為這些信息都關乎到每個人，是至關重要的，同時加強對于有效信息的合理保護也是我國法律一直要求的，要在可控的范圍內，保護每個公民的合法信息不得泄露，對于安全意識是每個檔案管理員需要牢記在心的一項職業準則，對于安全意識，需要定期的進行相關內容的培訓，增加工作人員的安全意識，提高工作人員的警惕性，這對于保護每個人的個人檔案有著積極的作用。

2 事業單位人事檔案的規范化、標準化管理

目前就標準化管理的方法來說，6S管理被廣泛應用于企業。為了更好的將事業單位檔案管理進行規范化、標準化推進，參考并整理了適合事業單位檔案管理的標準化工作流程。

2.1 整理

這是6S管理的第一個環節，其主要目的在于分別現場“要”和“不要”的東西，并將“不要”的東西清理出現場。在我們整理檔案的過程中，也可以將這種管理模式應用在其中，整理出哪些檔案是必要的，哪些檔案是可以不要的，對于要的檔案放在比較明顯的位置，對于不要的可以放置在檔案儲藏室中。

2.2 整頓

整頓的主要工作是對經過整理留下來的“要”的物品進行進一步處理，主要包括物品的定位、物品的標示、物品擺放的位置等等。整頓的主要作用在于幫助檔案人員迅速找到所需物品和放回物品，減少時間上的浪費，提高工作效率。

2.3 清潔

清潔是指將前面的三項工作固定化，是對前期工作的鞏固和維護。整理、整頓、清掃是三項不斷循環的工作，清潔的重點在于使檔案管理工作建立起規范和標準，將三項工作推進到底。同時要求工作人員的著裝，不會影響事業單位部門的整體形象。

3 提高人事檔案質量是推進檔案工作規范化、標準化的基礎

人事檔案信息的真實性與有效性也是提高人事檔案質量的有效途徑之一，檔案的建立與保存是需要經過相關的途徑并且通過有效的措施來保證個人檔案的質量，每個人的檔案都記錄了這個人一生的經歷，對于個人的發展來說是至關重要的，保證人事檔案的質量也是在推進檔案工作規范化與標準化，國家是非常重視個人信息的保護這一項主要工作，不經本人同意是不得私自更改人員信息的經歷，而且在事業單位人事檔案的管理中對于個人信息都是采用保密性等工作方式進行處理，為確保人員信息的安全性，特意推行事業單位工作的規范化和標準化，利用計算機等網絡系統對于信息進行監控，從而使個人信息得到有效的保護，在一定的時間內進行定期的網絡管理與維護，以確保人事檔案規范化與標準化有效實施。

4 結束語

在事業單位中，對于檔案管理實現信息化、規范化、標準化的管理還是比較容易的，因為各部門分工相對于企業單位來說比較明確，而且執行力度比較強，對于上級下達的命令能夠在規定時間內完成，而且，事業單位的工作人員在工作上對于必須要完成的工作是不會怠慢的，都是積極并且主動地配合上級領導部門盡自己所能完成所需要做的工作，這種工作態度也為推進事業單位人事檔案的信息化、規范化、標準化的工作進程起到了一個積極的帶頭作用。

參考文獻

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