企業檔案管理創新與服務模式探討

崔曉蕾

摘 要：企業檔案管理是推動企業現代良好發展的重要保障。本文主要以企業檔案管理為主題展開具體分析，在簡要分析企業檔案管理現狀的基礎上，探討了企業檔案管理創新策略，進一步分析了企業檔案管理創新型服務模式。

關鍵詞：企業檔案管理;創新;服務模式

企業檔案管理創新和服務模式的優化，是企業順應時代發展的必然舉措，也是企業得以可持續發展的重要保障。因此，現代企業在經營發展中，需提高企業檔案管理工作重視度，并在實踐中立足于企業檔案管理現狀，予以針對性強且有效的創新策略，構建創新型服務模式，推動企業檔案管理創新發展，從而促進企業穩健、持續發展。鑒于此，本文對“企業檔案管理創新與服務模式”展開深層次分析具備一定的現實意義和實踐價值。

1 企業檔案管理現狀分析

1.1 檔案管理重視度有待提高

現階段，大部分企業未認識到檔案管理工作的重要性，從而在實踐中對檔案管理工作持敷衍態度，集中體現在檔案管理工作相關規章制度未落實到位。社會市場經濟背景下，大部分企業在經營發展中以產品研發和市場銷售活動為管理的重點內容，錯誤認知檔案管理就是單純的職工基本信息收集、整理、保存等一系列工作，無需投入大量的人力、物力等資源[1]。正因如此，企業截至目前也沒有制定出統一檔案管理標準，導致企業檔案資源既有利用價值未開發出來。

1.2 檔案管理信息化建設中前沿技術應用不足

當今時代是信息化時代，企業檔案管理信息化建設中，唯有不斷更新技術，加強現代先進技術的使用，如：5G技術，才能保障檔案管理工作適應時代發展需求。而當前企業檔案管理人員因檔案管理認識不足和重視度不夠，致使檔案管理信息化建設中前沿技術應用率不高，尤其電子檔案管理標準和制度，5G技術的使用，更是成為企業檔案管理信息化建設中的突出性問題，從而影響企業檔案信息化管理水平的提高，進而影響企業檔案信息資源利用價值的提高[2]。

1.3 檔案管理人員業務專業水平有待提高

企業檔案管理人員作為檔案管理工作的主體，其業務專業素養與檔案管理工作效果息息相關。而企業檔案管理人員業務專業水平不高是當前大部分企業普遍問題[3]。許多企業檔案管理人員未接受專業培訓，對檔案管理工作認識不足。同時，大部分檔案管理人員身兼數職，且日常管理工作中以其他工作為主，檔案管理工作以兼職方式進行，致使檔案管理工作質量和效率偏低。除此之外，企業專業檔案管理人員缺乏，學歷低、業務專業水平不高已經成為企業檔案管理隊伍中的突出問題，從而使得企業檔案管理工作流于形式，進而使得檔案管理工作無法滿足企業新時代發展需求，不利于企業穩健、持續發展[4]。

2 企業檔案管理創新策略分析

2.1 強化企業檔案管理工作認識，提高檔案管理重視度

意識是行動的先決條件，而意識的形成是建立在深化認識的基礎上。因此，企業需強化檔案管理工作認識，加大檔案對企業未來發展的重要性宣傳，促使企業全體員工深刻認識到檔案管理工作重要性。值得注意的是檔案重要性宣傳工作，不得停滯在宣傳工作上，還需要定期開展檔案管理方面的知識競賽，讓企業全體人員從思想上高度認識到檔案管理工作的重要性，促使檔案管理人員在檔案管理中能夠自覺做好檔案收集、整理、保存等一系列工作[5]。唯有如此，企業全體員工才能在工作中不斷提高檔案管理工作重視度。

2.2 創新企業檔案管理體制，檔案管理信息化建設加強5G技術應用

企業檔案管理工作中唯有創新體制，才能確保檔案管理工作滿足現代企業快速發展需求。首先，企業需立足于檔案管理現狀，構建科學、合理的管理體系，完善檔案管理相關制度和標準，明確檔案管理人員崗位職責和工作標準。另外，為了保障企業檔案管理工作高質高效進行，需重視績效考核體系和獎懲制度的完善，以此調動檔案管理工作人員的積極性。其次，加強檔案管理信息化建設。信息化時代，企業檔案管理信息化建設是適應企業發展需求的重要舉措。因此，企業需重視檔案管理模式的優化，加強計算機技術、網絡技術等信息技術的應用，尤其是5G技術的應用，以此確保檔案管理各個工作環節高效運行，為實現資源最優化配置提供保障。

2.3 提升檔案管理人員專業水平，創新檔案管理方法和技術

首先，伴隨企業快速發展，檔案管理工作難度加大，給檔案管理人員業務能力、管理水平、職業道德等提出更高要求。因此，企業要想提高檔案管理工作效率，則需要進一步加大檔案管理人員培訓力度，不斷提高檔案管理人員業務能力、管理水平和職業道德，促使其能夠適應現代化檔案管理工作。其次，夯實基礎。企業現代化發展中，檔案管理工作唯有標準化、規范化發展，才能充分發揮出檔案信息資源利用價值，推動企業穩健、現代化發展。最后，打造全員參與的檔案管理工作新局面。企業領導層面的工作人員需加強檔案分管工作，將檔案工作貫穿企業生產、經營的全過程，充分發揮各部門積極工作分子的推動作用，有效提高檔案管理效果。

3 企業檔案管理創新型服務模式探討

3.1 檔案數字化

首先，數字化時代，社會各行業均在加快創新檔案服務模式，利用數字化技術提供服務。企業檔案管理亦是如此，需加強檔案數字化建設，才能全面提高檔案服務水平，以此全面提高檔案檢索效率。之所以如此，是因為檔案數字化具備兩個方面的優勢，一是檔案數字化具有通用性強、安全性高、標準化程度、支持計算機聯網查詢和實時瀏覽等特點;二是資源管理虛擬化，檔案存儲空間無限擴大，為存儲檔案提供了便利，且實現了檔案資源共享。其次，檔案資源管理智能化。檔案數字化為檔案資源管理智能化發展提供了保障。使用者可運用超文本或者多媒體進行智能化檢索，具有高效率、速度快等優勢，另外，檔案數字化輔以電子加密技術，可對檔案進行機密處理，極大地提高了檔案安全水平。同時，檔案數字化具備使用方便優勢，檔案用戶可隨時隨地查詢檔案。

3.2 檔案管理定量化

企業檔案管理定量化，是實現企業檔案管理服務模式創新的基礎。定量管理即量化管理，是基于一種目標，運用科學手段進行組織體系設計和為具體工作建立標準的管理手段，具有科學先進、富有時代特色等特點。與此同時，定量管理主要理論方法有運籌學、經濟學等。另外，定量管理具有精確、具體、可靠等優勢。因此，企業檔案管理創新服務模式，需重視檔案定量管理。企業當前雖構建歸檔率、完整率、準確率三個定量指標，但是無法緊跟時代發展，尤其是5G時代，唯有逐步建立起檔案定量化管理模式，才能通過數據分析，有效提高檔案管理服務水平。

4 結語

綜上所述，信息化時代，企業檔案管理工作唯有與時俱進，才能滿足企業現代化發展需求，從而推動企業穩健、持續發展。因此，企業檔案管理中，需強化企業檔案管理工作認識，提高檔案管理重視度;創新企業檔案管理體制，加強檔案管理信息化建設;提升檔案管理人員專業水平，創新檔案管理方法和技術，才能推動企業檔案管理工作現代化、標準化、規范化，從而有效提高檔案管理水平，為推動企業穩健發展奠定基礎。

參考文獻

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[3]張譯之，鄭良杰，鄭重.現代企業檔案管理創新與服務模式研究[J].現代國企研究，2018（22）：71-72.

[4]魏金明.企業檔案管理創新與服務模式研究[J].赤子（上中旬），2017（04）：169.

[5]胡虹.企業檔案管理創新與服務模式探析[J].城建檔案，2016（10）：71-72.