精細(xì)化管理模式在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用

萬簫

摘 要：人事檔案管理在醫(yī)院日常事務(wù)管理中占據(jù)重要位置，其詳實(shí)地記錄了每一位醫(yī)院工作者的相關(guān)信息，對其日常工作狀況進(jìn)行真實(shí)的反映，是醫(yī)院人事管理的重要憑證。人事檔案管理水平對醫(yī)院人力資源管理和核心競爭力具有重要影響，伴隨著近年來醫(yī)院改革的不斷深入，要求人事檔案管理工作也應(yīng)該不斷變革。本文就精細(xì)化管理模式在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院人事檔案;精細(xì)化管理;策略

醫(yī)院人事檔案管理水平的高低直接影響著其員工工作滿意度和人才發(fā)展，在醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展中發(fā)揮重要影響。因此必須結(jié)合醫(yī)院環(huán)境需求創(chuàng)新人事檔案管理工作，精細(xì)化管理作為一類新型管理理念，將其應(yīng)用在人事檔案管理中，有助于提升管理水平。

1 醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理含義及必要性

1）醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理概述。作為一類新型管理模式的精細(xì)化管理，其主要是指在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上，并結(jié)合了具體而明確的管理職責(zé)要求，使每一位管理者都能履行職責(zé)。而醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理的含義指的是為了進(jìn)一步提升人事檔案的質(zhì)量而對相關(guān)的管理流程予以規(guī)范化和細(xì)節(jié)化的管理手段[1]。

2）醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理的必要性。首先，對人事檔案而言，內(nèi)容涉及醫(yī)院工作者，從而決定了其功能具有一定的特殊性。假如人事檔案中存在不實(shí)或者錯誤的信息，那么勢必會對醫(yī)院人事安排的合理性與公正性造成影響，導(dǎo)致人事部門作出錯誤的決策。而采用精細(xì)化手段管理人事檔案，實(shí)現(xiàn)人事檔案相關(guān)的各個(gè)環(huán)節(jié)的細(xì)節(jié)化與規(guī)范化，有助于將人事檔案的價(jià)值充分發(fā)揮出來，為醫(yī)院管理與選拔人才提供指導(dǎo)。其次，近年來伴隨著醫(yī)療體制改革的不斷深入，進(jìn)一步加大了人事檔案管理工作的難度，特別是人事信息的與日俱增進(jìn)一步加大了檔案管理的工作量，而采用精細(xì)化管理模式，能夠?qū)崿F(xiàn)各個(gè)環(huán)節(jié)規(guī)范、有序開展。

2 醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理的內(nèi)容

根據(jù)醫(yī)院人事檔案的特點(diǎn)，應(yīng)把握五個(gè)要點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的精細(xì)化管理。

1）完整收集。由于醫(yī)院人事檔案的來源廣泛，維度較多，如果要想人事檔案全面地記載個(gè)人的資料，那么便需要保證檔案收集的及時(shí)、全面、完整，這也是保證人事檔案標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)。作為醫(yī)院人事檔案管理人員，在收集醫(yī)院人事檔案的過程中，應(yīng)著重以下幾點(diǎn)：一是，以人事檔案管理部門為主體，結(jié)合臨床、科研、教學(xué)等部門，在明確檔案資料收集范圍的前提下，將臨床、研究項(xiàng)目和其他方面作為重點(diǎn)，以了解和掌握人事檔案和材料信息的形成;二是，應(yīng)該采用各種科學(xué)的方法整理與收集檔案，例如內(nèi)部收集和外部收集相結(jié)合、垂直收集和水平收集輔助、常規(guī)收集作補(bǔ)充的收集方法。

2）準(zhǔn)確鑒別。準(zhǔn)確鑒別人事檔案中各種材料是確保其完整性、真實(shí)性的重要途徑，檔案內(nèi)容詳細(xì)能夠?qū)⑷藛T的真實(shí)情況反映出來，從而為管理部門了解、選拔人才提供重要的依據(jù)。因此，人事檔案的鑒別必須始終堅(jiān)持取材有依據(jù)、去偽存真、合理舍材等，并同時(shí)考慮特殊問題具體分析的手段。在完整收集到人事檔案材料以后，嚴(yán)格執(zhí)行精細(xì)化管理的流程，通過多看、多查、多辨、多篩等方式，從而確保人事檔案能夠?qū)⑨t(yī)院工作人員的具體情況真實(shí)、準(zhǔn)確的反映出來。

3）有序整理。對醫(yī)院人事檔案進(jìn)行有序整理主要是為了確保檔案中相關(guān)材料更加標(biāo)準(zhǔn)化與系統(tǒng)化。通常情況下，人事檔案有序整理應(yīng)該包含以下要求：分類準(zhǔn)備、布置有序、目錄簡單明了、裝訂整齊等等。在整理過程中，最關(guān)鍵的步驟為分類與整理，必須嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

4）安全保管。人事檔案在有序整理后下一個(gè)階段便是保管，當(dāng)前醫(yī)院保管人事檔案的依據(jù)是《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》、《干部檔案工作條例》等，再結(jié)合醫(yī)院人事檔案管理的相關(guān)要求開展。人事檔案館的主要任務(wù)有兩點(diǎn)：一是，細(xì)化安全工作環(huán)境，為了保證人事檔案的安全，在日常管理中嚴(yán)格執(zhí)行人事檔案庫房、閱覽室、辦公室符合“三防”的規(guī)定，確保人事檔案所處的環(huán)境安全。二是，加強(qiáng)管理，應(yīng)該從整體上控制人事檔案信息的安全。

5）個(gè)性化的利用與服務(wù)。人事檔案的利用與服務(wù)是人事檔案收集、評估、分類和存儲的最終目標(biāo)。為了組織方便、個(gè)性化地使用人事檔案，更好地為組織與人事部門服務(wù)，必須做好人事檔案的個(gè)性化利用與服務(wù)。因此，要結(jié)合當(dāng)前醫(yī)院職工隊(duì)伍的現(xiàn)狀和人事檔案收集的范圍、管理方式等方面的差異，針對醫(yī)院內(nèi)醫(yī)務(wù)工作者，應(yīng)該側(cè)重于其臨床技能考核檔案的應(yīng)用，針對黨政管理干部則是應(yīng)該注重德、能、勤、績、廉五個(gè)方面的利用。另外，積極為醫(yī)院的不同管理部門提供其所需的人事檔案服務(wù)，要將人事檔案管理工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)歸于服從和服務(wù)人事管理，結(jié)合人事管理發(fā)展現(xiàn)狀和要求，及時(shí)對檔案服務(wù)的方式進(jìn)行調(diào)整，將人事檔案的服務(wù)作用充分發(fā)揮出來[2]。

3 醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理策略

1）樹立人事檔案精細(xì)化管理理念。任何工作的創(chuàng)新都需要以觀念作為出發(fā)點(diǎn)，這也是基本前提。因此，在醫(yī)院人事檔案管理創(chuàng)新過程中，首先要樹立人事檔案精細(xì)化管理理念，基于該理念做好檔案管理的各項(xiàng)工作。當(dāng)前，醫(yī)院人事檔案管理正朝著知識化、網(wǎng)絡(luò)化、社會化方向發(fā)展，這是醫(yī)院人事檔案現(xiàn)代管理理念的主要體現(xiàn)，也是人事檔案管理工作的延伸。醫(yī)院需要在分析人事檔案管理的理論和工作經(jīng)驗(yàn)上找到突破，形成獨(dú)特的檔案管理系統(tǒng)，總結(jié)過去的經(jīng)驗(yàn)，尋找工作中存在的問題，分析未來的發(fā)展趨勢，將人事檔案的價(jià)值充分發(fā)揮出來。為此，醫(yī)院管理部門還應(yīng)該積極營造人事檔案精細(xì)化管理的氛圍，全體職工積極配合人事檔案的精細(xì)化管理，將人事檔案的內(nèi)在價(jià)值充分發(fā)揮出來。

2）積極打造精細(xì)化管理隊(duì)伍。首先，組織現(xiàn)有從事人事檔案管理的人員參與在職培訓(xùn)，不但要注重提高他們的專業(yè)能力與專業(yè)素質(zhì)，要讓幫助他們掌握精細(xì)化管理的理念與方法，并在人事檔案管理中引入精細(xì)化管理系統(tǒng)平臺，將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文件同時(shí)要進(jìn)行紙質(zhì)檔案管理，以確保檔案的完整性和有效性，同時(shí)要求醫(yī)院適當(dāng)提高人事檔案管理人員的工資水平，增強(qiáng)員工的工作積極性;其次，醫(yī)院要加大優(yōu)秀人才引進(jìn)力度，邀請高級技術(shù)人員進(jìn)入企業(yè)人事檔案管理部門進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)，使人員掌握精細(xì)的管理方法，確保所有人員都能熟練掌握利用現(xiàn)代技術(shù)來實(shí)現(xiàn)人事檔案的精細(xì)化管理。

3）完善相關(guān)制度，確保精細(xì)化管理順利實(shí)施。俗話說“不以規(guī)矩不成方圓”，對檔案管理而言同樣如此，要想實(shí)現(xiàn)精細(xì)化這一目標(biāo)，必然少不了相應(yīng)的而管理制度作保障，因此應(yīng)該結(jié)合檔案精細(xì)化管理制定相應(yīng)的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，在實(shí)踐中，應(yīng)該對人事管理相關(guān)制度進(jìn)行完善，從而確保有制可依。例如：針對醫(yī)院人事檔案室可以建立管理制度、員工工作守則、崗位職責(zé)、保密制度等等，嚴(yán)格遵循“責(zé)、權(quán)、利”相統(tǒng)一的原則，將人事檔案管理精細(xì)化管理責(zé)任落實(shí)到具體負(fù)責(zé)人身上。人事檔案管理部門在人事檔案管理方面肩負(fù)著收集、鑒別、整理、保管、利用與服務(wù)的職責(zé)，如此一來，上至管理者下至醫(yī)務(wù)工作者均可以全程監(jiān)督人事檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)了責(zé)任分工明確，更好地為實(shí)現(xiàn)人事檔案精細(xì)化管理打好基礎(chǔ)，保證了認(rèn)識檔案工作有序開展[3]。

4 小結(jié)

綜上所述，要想保證人事檔案的質(zhì)量，并充分發(fā)揮其價(jià)值，精細(xì)化管理是重要手段。雖然當(dāng)前我國醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理水平還較低，但是本人堅(jiān)信通過樹立人事檔案精細(xì)化管理理念、積極打造精細(xì)化管理隊(duì)伍、完善相關(guān)制度等途徑，便一定可以提高醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理水平。

參考文獻(xiàn)

[1]許宇秋.精細(xì)化管理醫(yī)院人事檔案管理的改革方法及質(zhì)量探討[J].蘭臺內(nèi)外，2019（31）：33-34.

[2]李曉玲.信息化背景下醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理[J].才智，2019（17）：212.

[3]劉憲杰.新形勢下醫(yī)院檔案精細(xì)化管理研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（11）：123.