大數據背景下企業檔案室數據化管理轉型的策略研究

韓宛廷?鄧治崗

摘 要：基于大數據時代背景，在企業發展中信息已成為極為重要的戰略資源，在市場競爭激烈性日益增強的形勢下，企業開發利用各類信息資源的能力發揮著越來越重要的作用。本文基于企業檔案數字化前提下探討了大數據背景下企業檔案室數據化管理中存在的問題，并提出轉型策略，進一步促進企業檔案現代化管理。

關鍵詞：大數據;企業檔案;數據化轉型

大數據背景下，信息的價值被更多的人所認識，眾多大型企業都加快檔案信息數字化轉型，對檔案信息進行正確的分析和處理，增強了檔案利用效率和服務效率，提升了檔案保管質量。目前，學術界針對企業檔案、檔案服務中心、高校檔案數字化轉型進行了深入研究，但是針對檔案數據化管理尚處于空白[1-2]。大數據背景下，對檔案管理的理念進行革新，用積極的態度去迎接大數據時代檔案管理的變革，推動檔案數據化管理將成為企業檔案利用和檔案管理的新形勢。

1 企業檔案數據化管理概述

企業檔案數據化管理源于“數據化管理”概念，是企業經檔案管理通過完善的基礎數據報表體系、數據分析體系實現量化分析，精準定性，通過數據報表的形式詳細記錄檔案查詢、利用和儲存過程，是企業檔案管理現代化發展的必然趨勢[3]。企業檔案數據化管理的目標在于為企業檔案管理者提供真實有效的管理決策依據，將檔案管理與企業發展深度融合，增強企業持續發展的動力。其中，檔案信息化是檔案數據化管理的基礎。借助國家檔案行政管理部門的統一組織和規劃，在檔案管理中積極運用現代信息技術，處置、管理檔案信息資源，并提供利用服務。其中包括了實現檔案管理信息的網絡化和數字化，確保檔案信息將接收、傳遞、存儲、利用的一體化效果達到，借助數字技術大規模運用，共享檔案信息。

大數據時代為企業檔案數據化工作提出了新的要求。對檔案管理工作而言，大數據時代是機遇和挑戰并存的時代，海量的數據顯著提高了檔案管理的工作量。檔案信息化、數字化已經無法滿足現代企業管理的需求，單純的數字化管理已經無法滿足企業檔案管理和檔案需求[4]。一是檔案服務意識得到重視。檔案利用和檔案服務已經成為衡量企業綜合實力的重要標準，檔案已經成為企業持續發展中的無形資產。單純的數字化檔案尚處于檔案管理初級階段，重視數據化歸檔與企業檔案服務將成為大數據時代企業檔案管理的重要方向;二是檔案決策納入企業發展決策。企業檔案可全面反映企業經營流程，具有顯著的實用性、確定性，完整地記錄了企業生產經營全過程，可以推動企業相同類型的經營項目持續發展，為企業經營提供相應的決策。

2 企業檔案室數據化管理中存在的問題

1）數據化工作缺乏領導重視。當前，企業領導雖然已經認識到了檔案信息化和數字化加工的重要性，但是對企業檔案數據化的重要性認識不足。企業的數據化檔案管理仍然需要大量的資金、人才和設備保障。目前，企業尚未將檔案數據化資金支持納入企業財務預算工作，缺乏資金保障，數據化工作僅僅停留在表面。同時檔案管理工作離不開專業的技術人員的支持，在企業的檔案管理工作當中，需要有專業的技術人員開發數據化管理軟件，從而推動檔案數據化歸檔和分析，以此增加內部操作的穩定性，避免信息失準的情況出現，但是由于數據化管理工作缺乏領導的重視，所以在人才和資金上的支持不足，現有的企業檔案數據化管理形式化比較嚴重。

2）檔案室數據化管理人才缺失。當前，企業檔案數字化工作成就顯著，檔案室工作人員都可以根據現有的業務做好數字化處理。但是將檔案管理數字整合成數據的能力明顯不足。企業檔案數據化包含數據收集、整理、記錄、分析數據四個流程。其中，檔案數字化已經實現了檔案數據收集，但是尚未將企業檔案整理、記錄流程納入檔案管理中。同時，企業檔案管理分析數據人才明顯不足。數據分析是一項專業能力，現有的檔案管理人員只能從事簡單的數據處理，將歷史數據、企業發展數據和市場環境導入檔案數據化分析的能力明顯不足。

3）數據化系統建設相對滯后。企業檔案數據化管理需要借助現代技術，基于企業領導不重視和企業檔案數據化信息系統本身的滯后性，企業的檔案數據化信息系統建設工作明顯不足。企業只能立足現有的信息系統開展數據化處理工作，其中處理效率和處理精準度急需提升。同時，企業內部的數據化處理手段相對滯后，靜態處理手段運用顯著，尚未將企業檔案管理動態數據和企業發展環境和內部情況相結合，數據化指導效力明顯不足。

3 企業檔案室數據化管理轉型的策略

1）理念和制度雙管齊下，加快思維轉型。一是明確檔案數據化管理理念。大數據時代下，為了高效開展檔案數據化工作，對檔案管理建設工作予以完善，應對檔案數據化管理理念予以明確，并立足于此開展之后的建設工作。借助上級培訓檔案工作人員將數據化檔案管理理念深入管理層，讓他們對檔案數據化建設有一個更加正確的認識，充分了解其重要性。積極開展宣傳工作。應大力開展宣傳工作，運用多種渠道對檔案數據化管理的積極意義予以宣傳，加深對檔案數據化重要性的認識。二是加強企業檔案數據化工作制度建設。為了順利開展企業檔案管理數據化工作，建立規范化的檔案數據化管理標準，就需要對檔案管理的措施進行切實的落實。為了更好的建立檔案管理標準，明確工作人員數據化工作職責，將責任落實到人。

2）業務和技術同步發展，強化落實能力。針對檔案室數據化管理人才缺失的現狀，大數據背景下企業檔案室需要從基礎業務流程再造和人才技術培養兩個層面入手。一是強調檔案室內部管理基礎流程再造。將檔案數據整理、檔案記錄、檔案利用等基礎業務納入基礎業務流程。改變傳統的數字化歸檔管理模式，深化落實數據業務工作模式;二是重視企業檔案數據化分析人才培養。積極實施走出去發展戰略，強化宏觀的數據化管理理念，細化研究企業檔案數據化管理模式，通過理論學習、制度學習夯實企業檔案數據分析伍綜合能力。同時，鼓勵檔案數據分析人員大膽創新，敢于將理論運用到實際工作中去，不斷增強自身的創新能力，適應現代化企業檔案管理發展需求。

3）創新與保障并駕齊驅，落實系統建設。企業檔案數據化管理滯后于企業現代化管理，實現企業檔案數字化到數據化轉型需要保障系統建設的同時加快檔案數據化管理創新。一是推動企業檔案數據化管理系統落地生根。企業應開發和本單位發展相適應的檔案數據化信息管理系統，借助先進的技術處理手段，在企業各項業務系統中融入檔案數據化管理系統，有效的前端管控檔案的收集工作，以第一時間收集完整的檔案數據，并借助云計算技術，分析和處理檔案數據。二是加快數據分析理念創新。合理運用動態管理和橫縱分析方法，在沿時間線縱向對比檔案數據的過程中，也和其他企業展開對比，第一時間對相關信息予以整理，把無效信息剔除，從而使數據信息更加準確、真實。將企業檔案數據統籌到企業發展中去。

4 結語

總的來講，企業檔案數據化管理是企業檔案管理發展的重要趨勢。企業必須重視檔案數據化管理在企業發展中的重要意義，正確認識企業檔案數據化管理的價值。加快推動企業檔案數據化轉型，促進企業檔案管理與業務發展深度融合的戰略目標。

參考文獻

[1]張寧.主數據驅動視角下的企業檔案數據資產管理[J].檔案學研究，2019（06）：47-52.

[2]張寧，宮曉東.企業檔案數據資產概念的辨析與確立[J].檔案學研究，2017（06）：57-60.

[3]劉秋君.探討大數據時代背景下的檔案管理[J].辦公室業務，2017（14）：119+135.

[4]曾蘇.大數據時代的企業檔案工作初探[J].機電兵船檔案，2017（02）：17-20.