事業(yè)單位檔案管理信息化建設探討

摘 要：近年來，信息科學技術的飛速發(fā)展不僅提高了事業(yè)單位檔案管理的工作效率，還能在一定程度上確保信息的安全，提升工作質量。但是在二者的融合過程中，也出現(xiàn)了很多問題，如相關工作人員的信息管理意識薄弱，檔案管理的信息化建設投入力度不足等，都對此項工作的開展造成了不小的影響。本文正是基于此種背景，重點探討了檔案管理信息化建設的主要措施，以期為行業(yè)發(fā)展提供借鑒。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設;現(xiàn)存問題及對策

在我國，事業(yè)單位對穩(wěn)定社會秩序、促進社會和諧、推動經(jīng)濟發(fā)展都有著至關重要的作用，不可或缺，更不容忽視。事業(yè)單位的工作繁復多樣，涉及的類別很多，相關資料信息的處理極為復雜，工作量大。要想對這些信息進行合理歸類和劃分，就要對檔案管理工作給予高度重視。目前，信息技術經(jīng)融入各行各業(yè)。利用信息技術加強檔案信息管理，是當前事業(yè)單位面臨的一大挑戰(zhàn)。因此，必須要加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設。

1 事業(yè)單位檔案信息化管理必要性

在事業(yè)單位的日常工作中，檔案管理工作是十分重要的一環(huán)，直接決定了事業(yè)單位的日常業(yè)務能否正常運轉，同時還會直接影響到單位的系列管理舉措[1]。

首先，眾所周知，在沒有互聯(lián)網(wǎng)信息技術之前，事業(yè)單位檔案管理的方式較為單一，一般會采用紙張來記錄信息，并對紙質材料進行保存。但是這種保存方式有其必然的劣勢，一方面，紙張會因為儲存地方潮濕而腐爛，字跡模糊，甚至紙張破損，對相關工作人員的信息管理工作帶來阻力。另一方面，紙質材料容易遭受人為破壞，一旦損毀，其修復工作的難度會越來越大，更有甚者，一些珍貴的檔案資料一經(jīng)損毀，其價值損失是難以估計的。因此，采取信息化手段，將檔案信息借助互聯(lián)網(wǎng)技術存儲起來，并進行備份，便可以有效防止損壞情況的發(fā)生。

其次，檔案管理涉及的內容繁復多樣，如果采取傳統(tǒng)的紙質保存，在需要查看的過程中，很難避免因為被多次翻閱，導致紙張破損，或者出現(xiàn)失竊等情況。同時，紙質檔案的管理是受限制的，如果檔案信息過多，分類較多，查找起來耗時費力。相反，如果將其存入電腦系統(tǒng)中，加以歸類備份，如果有查找需求，則可以在相應的檢索欄內輸入所要查找檔案的關鍵信息，便可以很快地找到對應資料，供相關人員使用。這樣不僅可以提高檔案管理部門的工作效率，還可以因此提升整個部門的服務水平，維護單位和部門的形象[2]。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題

首先是管理體制機制不健全。由上文可知，事業(yè)單位檔案管理工作系統(tǒng)性較強，一些事業(yè)單位在檔案的信息化建設方面沒有配備合理的軟硬件設備，各項信息化工作的推進效果不明顯。上述問題的主要原因在于事業(yè)單位對檔案管理信息化建設工作沒有制定科學合理的制度作為保障，即使有制度做支撐，但是由于管理方式的落后和管理技術的欠缺，導致信息化建設工作難以取得實效。

其次，檔案管理信息化建設水平不高。盡管很多事業(yè)單位已經(jīng)認識到了網(wǎng)絡信息技術的重要作用，但是在將信息科學技術與檔案管理工作相結合的過程中，缺乏統(tǒng)一完善的管理標準，尤其是在一些原始資料的保存歸檔方面，缺乏規(guī)范的操作指南和目錄設置要求。另外，在建立檔案管理信息系統(tǒng)后，在檢索相應檔案時，流程并未簡化，導致很多檔案資料無法及時共享，繼而影響管理效率。

第三，從事檔案管理工作的相關人員缺乏專業(yè)的信息技術能力。檔案管理信息化建設對專業(yè)性的要求極高，需要掌握專業(yè)技術的人員才能順利操作。但是，目前，相關調查顯示，我國很多地方事業(yè)單位的檔案管理人員缺乏專業(yè)本領，其綜合素質水平也不過關[3]。加之一些單位受到經(jīng)費限制，對檔案管理人員的培訓力度較小，導致很多管理人員的業(yè)務信息技能不高，影響工作質量。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設途徑

3.1 創(chuàng)新管理理念

如今是互聯(lián)網(wǎng)時代，信息技術對各行各業(yè)的發(fā)展提供了極大幫助。就事業(yè)單位檔案管理工作而言，首先要創(chuàng)新管理理念，具體可以從以下幾個方面開展工作。其一，引入“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”理念，要求相關管理人員熟悉電子檔案的特點和操作流程，同時要讓管理人員從根本上認識到檔案管理的網(wǎng)絡化是時代發(fā)展的必然，只有以此為出發(fā)點，才能準確把握新形勢下檔案管理工作的要點，從而積極創(chuàng)新現(xiàn)有管理模式，努力打破傳統(tǒng)檔案管理工作的時空局限，實現(xiàn)對信息技術的充分利用和對相應資源的充分整合。其二，從事檔案管理工作的相關負責人要起到帶頭作用，主動轉變身份，通過會議、座談、研討等不同的方式，提高工作人員對此項工作的重視度，主動適應新形勢，接受新挑戰(zhàn)，創(chuàng)造良好的信息化管理的工作氛圍[4]。

3.2 加大對此項工作的投入力度

檔案管理的信息化建設必然離不開相關技術設備的幫助，這就需要有一定的經(jīng)費和資金來做支撐。事業(yè)單位相關領導要有超前意識，意識到此項工作的重要性，加大對設備和技術的投入力度。但是由于信息技術更迭變化十分快速，因此，投入要慎重，更要適當，避免頻繁更換落后設備將現(xiàn)有經(jīng)費消耗殆盡。其次，資金和技術的加持應當被納入相關管理規(guī)定中，對資金的使用進行合理的規(guī)劃和安排，避免浪費現(xiàn)象的發(fā)生。一方面，事業(yè)單位可以借助云端服務器，省去購買硬件設備的資金;另一方面，事業(yè)單位還可以引入智能化操作系統(tǒng)，降低人力成本，提升管理質量。

3.3 加強人員培養(yǎng)

無論是培訓現(xiàn)有人員，還是引入新員工，都要將信息技術能力作為審核員工專業(yè)本領的關鍵因素。培訓要靈活有效，既要注重對先進技術的培訓，還要注重對管理技巧的培訓。更重要的是，互聯(lián)網(wǎng)技術不是萬能的，因此，檔案管理人員必須明確，網(wǎng)絡并不是絕對安全的信息存儲之地，應當加強安全管空，特別是面對一些涉密信息，更應當做好保密工作[5]。

此外，事業(yè)單位在檔案管理信息化建設中，還應當注重對每個工作人員進行考核，將工作細分到個人，一旦出現(xiàn)問題，便于應對。同時，事業(yè)單位還應當賞罰分明，對于表現(xiàn)好的員工應及時采取相應的鼓勵措施，反之，則要進行警示或懲罰，以保證檔案管理的各個環(huán)節(jié)實現(xiàn)及時有效的銜接。

4 結語

總而言之，信息技術的加持對檔案管理工作而言十分關鍵，只有與時俱進，不斷查找自身缺點，才能及時彌補，提升自我價值。只有從改進管理理念、加強人員培養(yǎng)等多角度入手，才能解決現(xiàn)階段此項工作存在的問題，提升管理質量。

參考文獻

[1]許波，譚思亮，王晉榮.基于信息技術支持的事業(yè)單位檔案信息化管理探析[J].科技與創(chuàng)新，2019（22）：114-115.

[2]姜偉.信息化背景下的事業(yè)單位檔案管理研究[C].《決策與信息》雜志社、北京大學經(jīng)濟管理學院.“決策論壇——企業(yè)管理模式創(chuàng)新學術研討會”論文集（上）.《決策與信息》雜志社、北京大學經(jīng)濟管理學院：《科技與企業(yè)》編輯部，2017：217.

[3]郭華鋒.信息化條件下機關事業(yè)單位檔案管理問題分析[C].《決策與信息》雜志社、北京大學經(jīng)濟管理學院.“決策論壇——創(chuàng)新思維與領導決策學術研討會”論文集（上）.《決策與信息》雜志社、北京大學經(jīng)濟管理學院：《科技與企業(yè)》編輯部，2017：225.

[4]張林艷.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法策略[C].《智能城市》雜志社、美中期刊學術交流協(xié)會.2016智能城市與信息化建設國際學術交流研討會論文集I.《智能城市》雜志社、美中期刊學術交流協(xié)會：旭日華夏（北京）國際科學技術研究院，2016：34.

[5]袁圓.有關實現(xiàn)事業(yè)單位檔案創(chuàng)新管理路徑的探討[C].《決策與信息》雜志社、北京大學經(jīng)濟管理學院.“決策論壇——地方公共決策鏡鑒學術研討會”論文集（上）.《決策與信息》雜志社、北京大學經(jīng)濟管理學院：《科技與企業(yè)》編輯部，2016：218.

作者簡介

暢錦（1976-），女，漢族，河北省張家口市懷安縣，本科，館員，研究方向：事業(yè)單位檔案管理具體實務，檔案管理和資料匯編。