檔案管理信息化視角下的檔案管理措施

肖斐

摘 要：當前信息化已經逐漸深入到人們的生活，并為人們的帶來了巨大的便利。在檔案管理方面，其信息化發展也成為當前檔案管理的主要趨勢。鑒于此，本文將以檔案管理信息化為視角，針對如何開展檔案管理工作進行深入研究。

關鍵詞：檔案管理;信息化;管理措施

作為教育的重要基礎性階段，幼兒園如何開展更為有效地教育教學工作也成為家長、教育部門乃至全社會關注的重中之重。在幼兒園的日常管理工作中，檔案管理所具有的重要作用也越來越凸顯出來。尤其是在檔案管理信息化發展的浪潮中，幼兒園檔案管理也應該要積極采取積極舉措，不斷提高檔案管理信息化水平，完善日常的管理舉措，以此來促進我國幼兒園教育的良好發展。

1 檔案管理信息化的現實意義

網絡信息技術尚未出現之前，檔案管理主要借助于人工進行手動操作。一方面，由于檔案管理過程復雜，所需大量的管理人員進行輔助，造成人力、物力以及財力的大量消耗;受到外界因素或者人的主觀情緒的影響，檔案管理錯誤較多，加大了后續工作的難度。另一方面，通過人力進行一步一步操作，速度較慢且耗費時間較長，造成最終的檔案管理時間拖長，工作效率低下。現今，伴隨著信息化、網絡化的不斷發展，為檔案管理提供更加科學高效的手段，借助網絡技術手段進行管理，增加檔案整理的正確性，加快管理速度，縮短管理時間，降低人力、物力消耗，大大提升了檔案管理的水平，推進管理工作更加高效。

2 信息化背景下當前檔案管理工作存在的問題

2.1 缺少良好的監督體系

在當前信息化背景下，檔案管理工作中缺乏監督機制便是其中最為重要的一項問題，同時該問題也對于檔案管理工作具有較大影響。在實際工作期間，雖然有部分幼兒園已經開展了檔案信息化管理工作，但是在該項工作中卻并未給予該項工作一定的重視，并且在該項工作中缺乏必要的監督手段，這種情況的出現便導致幼兒園檔案管理工作受到影響，若是工作人員在工作期間出現問題，會由于監督不當而導致問題持續存在，從而致使檔案管理工作的質量受到影響，降低幼兒園檔案管理工作實效性。

2.2 當前檔案管理信息化發展存在局限性

在幼兒園檔案信息化管理工作中，雖然已經有部分幼兒園開展了檔案信息化管理工作，同時配備了相應的信息化設備，但是由于管理水平較低同樣會造成幼兒園檔案管理工作實效性較低的問題。在此期間，由于工作人員受到傳統思想的束縛，或者是部分工作人員的思想水平并沒有達到相應的信息化檔案管理工作要求，從而致使信息化設備無法被充分利用。例如在檔案管理工作中，若是想要將紙質檔案轉變成電子數據檔案，對管理工作人員的工作素質具有較高的要求，只有在工作人員的工作技能較高的情況下才能夠更加優質的完成該項工作。而在實際工作期間，往往都會由于工作人員的專業技能有限而影響到整體幼兒園檔案信息化管理工作，從而致使該項工作的實效性受損。

3 如何在信息化背景下加強檔案管理

3.1 注重信息化軟硬件的更新升級，促進檔案信息化管理的不斷發展

大數據時代快速發展的科學技術、信息化技術，使得技術更新的頻率越來越快，對相應的軟硬件要求自然也就越來越多。對檔案管理信息化建設來說，其自然需要對應的軟硬件作為支持，才能夠保障各種新興信息化技術的有效應用。這就要求幼兒園結合幼兒檔案管理信息化建設需求、發展目標，采購滿足檔案管理信息化建設未來發展形勢的各種硬件設備，在針對現有硬件設備進行更新的同時，去完善各種基礎性硬件設備，使得檔案管理整個工作流程均能夠實現高度的信息化。需要注意的是，5G商用元年的到來，無疑為大數據提供了更為廣泛的應用空間，檔案管理信息化建設應當避免拘泥于眼前技術，而是需要提前進行相關領域的研究，在軟硬件建設的過程中，將新興信息化技術應用場景納入進來，以此來保障幼兒園資金的合理利用。

3.2 優化幼兒園人事檔案信息化管理

3.2.1 注重培養工作人員的檔案信息化管理意識

為保證幼兒園人事檔案電子化信息化管理較好適應大數據時代，人事檔案信息化管理意識的提高存在較高必要性，人事檔案管理工作可由此落到實處。在傳統的幼兒園人事檔案管理模式中，幼兒園檔案管理人員的封閉意識往往較強，電子化信息化管理探索的推進難度因此大幅提升，因此必須設法提升相關人員的檔案管理意識，如開展針對性培訓，以此保證檔案管理人員能夠較好適應大數據時代提出的電子化信息管理要求。在具體實踐中，需通過多種方式引導檔案管理人員樹立信息化與科技化意識，便以此改變幼兒園輕視人事檔案利用的現狀，在與時俱進的檔案管理人員支持下，人事檔案信息化管理才能夠更好為幼兒園人才隊伍建設提供支持。

3.2.2 在幼兒園人事檔案信息化管理中加強細節管理

為確保幼兒園人事檔案信息的全面性，人事檔案信息化管理細節的規范必須得到重視。在大數據時代下，檔案信息早已成為一種重要資源，人事檔案信息也能夠為幼兒園內部管理和未來發展提供支持，因此人事檔案電子信息化建設必須明確其對幼兒園發展的重要性，并結合大數據時代電子信息化發展趨勢。在具體實踐中，應設法強化幼兒園整體的電子信息化管理意識，為實現這一目標，檔案管理部門必須結合已有的人事檔案信息，落實精細化管理，以此保證人事檔案信息的準確收集能夠得到重視，電子信息化平臺也需要得到充分利用，以此強化幼兒園內部的溝通與交流，即可配合相關監督機制，更為高效、精準的錄入幼兒園人事檔案信息。為保證幼兒園人事檔案信息的完整性，在信息錄入和存儲環節，檔案工作人員均需要重點保證信息的全面性，由此信息收集方可更好服務于大數據時代幼兒園人事檔案電子化信息化管理。

3.3 注重專業化建設隊伍的有效構建

幼兒園在進檔案信息化建設過程中，需要建立一支專業化檔案信息化建設隊伍，對內要加強現有檔案信息化管理人才的繼續教育，提升他們專業素質，采取先進的管理理念，真正把信息化檔案建設落實到位。對外幼兒園需要引進先進的技術人才，尤其加強檔案信息和網絡數據的維護，有效改變以往的管理方式，提升幼兒園檔案信息化建設水平。為了保證檔案信息化建設順利進行，幼兒園需要針對現有檔案信息化建設現狀，制定完善的管理機制，不但加強他們專業技術知識的培養，不斷應用最新的管理軟件，提升技術人員的日常操作水平，重點做好數據庫的維護和圖像處理工作，進一步優化檔案人員的知識結構。

4 結束語

綜上所述，為了有效提高檔案管理水平，幼兒園應該要充分重視檔案信息化管理，革新自身的管理理念，強化人事信息化管理，并結合現實情況構建一支專業水平較高、信息素養較強的檔案管理隊伍，這樣才能夠真正提高幼兒園的管理水平，最終實現提升幼兒園教育水平的根本目的。

參考文獻

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