淺談檔案管理信息化與數字化建設

摘 要：隨著社會主義的不斷發展，越來越多的傳統管理被新興的現代管理所替換，各行各業的創新都在一定程度上加快了信息技術的全方面發展。信息技術的快速發展不僅被社會各行各業廣泛應用，還獲得了一眾好評，更加推動了社會主義數字化時代的降臨。在這樣一個大前提背景下，檔案的管理建設工作做也迎來了新的挑戰，檔案管理是一項十分嚴謹不容出錯的工作，所以如何從以前傳統的檔案管理轉變為符合當下時代要求的數字化檔案管理就成為首要任務。不僅如此，我們還會在實行和試驗的情況下，發現檔案管理存在的不足之處，我們不僅要做好檔案管理的數字化，更要完善檔案管理的信息化，將一系列社會主義產物的先進現代化技術加以融合，例如網絡技術、數字化技術和遠程通信技術等。形成一套真真正正的適合社會主義現代化檔案管理的服務體系，成為全國聯網就能查到的社會共享的完整體系。

關鍵詞：檔案管理;信息化;數字化

隨著信息技術的飛速發展和全面普及，數字化的時代已經迎面向我們走來，信息資源也就變得越來越為重要。在當今這個社會下，人類的經濟情況已然和過去大不相同，人們的生活水平大大提升，吃不飽穿不暖的情況大大降低。人類的社會活動也變得多樣性，越來越多的新興產業得以快速的發展，所以擁有豐富的信息并能夠有方法管理好信息資源是未來發展的關鍵所在。檔案管理就擁有豐富的信息資源，所以要把檔案管理這一寶貴資源的價值充分體現出來，就必然要把檔案管理進行信息化和數字化的整合，這不僅僅節約了人力，更能提高整體的效率。建設檔案管理數字化和信息化雖然有所成效，但是這中間存在的問題也慢慢顯露出來。

1 檔案管理數字化以及信息化的定義

1.1 檔案信息標準化管理

首先要想建設檔案管理的信息化和數字化就要保證目前所有的檔案是真實的標準的。之前傳統的檔案管理留下了太多的隱患，因為在計算機和互聯網并不普遍的過去，人們對檔案的記載都是靠人力進行統計的，這就導致一些檔案的內容不正確或者不真實，這也就為后期的檔案發展事業留下帶來一定程度上的困難，所以檔案管理的信息化和數字化是檔案管理發展的必然，這樣不僅保證了檔案信息的真實度和可信度，更是為日后大檔案發展奠定了基礎。

1.2 電子檔案的特性管理

電子檔案是運用一系列的先進技術將傳統的紙質文件、音像文件和已經形成的電子檔案進行重新系統化的整合，從而形成全新的全面的具有有序結構和完整體系檔案資料網絡庫。電子檔案相較于之前傳統的檔案具有更多的優點，之前傳統的檔案主要以紙質文件和音像文件為主，這些傳統文件不僅不利于保管，還容易受到其他情況的影響而產生變質現象，這樣就降低了檔案的完整度和準確度。而電子檔案不僅利于保管，更方便了檔案信息的傳遞和接受，并能通過現代技術的整合進行有序分類。真真正正的適應了當今社會的數字化發展。

1.3 檔案信息網絡化管理

當今社會是互聯網的時代，計算機被越來越多的地方廣泛應用，大到國家機密小到飯店收銀，可以看出信息技術在當今社會的重要性。互聯網作為連接生活和計算機的媒介，不僅開闊了人們視野，更是豐富了人們的生活。所以檔案管理的網絡化是社會發展的必然要求，人們通過方便的互聯網和計算機就可以快速準確的查找到自己想要的檔案，而檔案管理也在互聯網的介入下可以為人們提供更簡便更完善的服務。重要的檔案保存是管理檔案人員的工作重點，因為檔案信息化對知識資產有著特殊要求，知識資產對未來檔案的建立有著至關重要的影響。有效的對知識資產進行檔案管理，能夠為我國將來的檔案事業健康穩定持續的發展有著良好的促進作用。

2 目前檔案管理信息化與數字化建設當中存在的問題

2.1 任務繁重，見效較慢

雖然我們現在是計算機和互聯網的時代，檔案的管理已經逐步的向著信息化和數字化發展，但在互聯網并不普及的過去，有很多檔案仍然是由紙質文件保存的，這就需要一定的技術將這些檔案電子化，面對眾多的傳統檔案，想馬上把所有檔案全部數字化是需要一定時間的，也就意味著檔案管理的信息化和數字化建設時非常繁瑣的任務，在短期之內的效果不會太明顯。

2.2 資金投入大

要想實現檔案管理信息化和數字化，就需要拿出大量的資金來做好基礎設施的建設，不僅如此還必須要保證基礎設施的質量性，這樣才能確保檔案管理信息化和數字化的順利建設，那么在如此高要求的前提下，資金問題就成為最先要解決的事情，一旦超出預期的估算，建設者就會通過降低設備的質量來降低成本，這樣也就沒辦法滿足檔案信息化的標準要求，那么其成效也就不會那么顯著了。

2.3 人才短缺

要想檔案管理信息化數字化，那么就必然離不開信息技術的應用，可是當今社會上缺少復合型的人才，哪怕引進一些先進的設備和技術，卻因為沒有專業的人才而無法開展工作，就更別提把核心技術傳承下去了。專業人才的短缺就成為檔案管理信息化數字化的阻礙。

3 全面推進檔案管理信息化與數字化建設的有效方案

3.1 堅持長期目標與短期目標結合

堅持全面落實檔案管理信息化數字化這個長期目標，在今后的檔案上優先采用數字化信息管理;把紙質檔案逐漸轉變為電子檔案這個短期目標作為檔案管理數字化信息化的輔助手段，加強信息資源的互補，才能更好的實現信息化。積極建設符合現代化技術發展的檔案管理。把短期目標與長期目標相結合才能有效地使檔案管理有序性和完整性。

3.2 堅持統籌規劃與分步實施結合

檔案管理數字化信息化在剛開始建立的時候沒有一個統一的標準，這也就使地區之間的檔案管理存在了很大的差異性，各個地區的檔案管理都只能服務于本地區，有的地區仍然在使用簡單的單機版檔案管理，而有的地區雖然開始向著數字化管理普及，但是功能還不夠完善，這在建設信息化數字化的檔案管理時就阻礙了系統的形成。我們的根源就在于沒有有效的把管理進行統一和規劃，所以我們要堅持對檔案管理進行統籌規劃，并能一步一步的按照標準的檔案管理系統去實行，這樣才能保證檔案管理信息化數字化的建立。

3.3 加強人才引入與訓練

面對擁有高標準的統一化的檔案管理，就需要有專門的人員來保證檔案管理數字化信息化的有效建立。所以社會要加強對信息技術的引進，重視和培養相關的技術人員，并加強技術人員的操作技能和信息技術，才能全面提高技術人員的整體水平。可以通過比賽和培訓的方式使得越來越多的人重視信息技術對檔案管理的重要性，才能實現檔案管理信息化數字化建設的要求。人才的培養不僅對檔案管理的建立有至關重要的作用，更是對當今社會的發展起到一定的推動作用，只有真正掌握了核心的技術，才能應對未來可能出現的任何挑戰。

4 結論

在互聯網和計算機時代全面到來的今天，信息化和數字化不僅僅是對檔案管理的建設起到至關重要的作用，對未來其他一切有關于信息技術的事物都有一定的作用，社會發展的速度就決定了未來工作必然要走向信息化數字化。本文通過檔案管理數字化和信息化的分析，明確地指出其中要面對的問題并且提出了相應的解決方案，我們有針對性的解決問題才能保證檔案管理數字化信息化順利建立，才能充分地發揮信息技術的價值，才能符合當今社會的發展，才能進一步推動社會主義的進步。

參考文獻

[1]葉李芳.數字化時代檔案管理信息化建設途徑探討[J].城建檔案，2017（03）：28-29.

[2]何慶.數字化時代推動高校檔案管理信息化建設的路徑[J].電子技術與軟件工程，2018（06）：232.

作者簡介

馬曉東（1978-），男，漢族，山東章丘，山東省科學院，研究方向：檔案管理信息化與數字化建設。