就業(yè)服務視角下的檔案管理信息化研究

潘曉慶

摘 要：進入21世紀以來，我國社會經(jīng)濟水平不斷能提升，市場對人才的要求也隨之發(fā)生改變，失業(yè)率不斷上升。在勞動就業(yè)服務中，對就業(yè)人員進行職業(yè)技能培訓，為失業(yè)人員介紹合適的工作崗位，提高就業(yè)率。檔案管理作為勞動就業(yè)服務的重要內(nèi)容之一，管理著勞動者的檔案資料，對保障勞動者的合法權益、完善社會保障制度以及構建和諧社會都具有積極的促進作用。本文通過分析我國的就業(yè)現(xiàn)狀，總結(jié)檔案管理在勞動就業(yè)服務中的重要地位，建立科學高效的檔案管理體系，提升檔案管理水平，加強勞動保障等相關法律政策的宣傳力度，提高勞動者的維權意識以及能力，充分發(fā)揮檔案管理的積極意義。

關鍵詞：檔案管理;勞動就業(yè)服務;信息化

經(jīng)濟體制的改變讓市場對人才提出不同的需求，每年都有很多人面臨就業(yè)選擇或者是失業(yè)問題。勞動就業(yè)服務管理中心需要通過檔案信息分析人才的特點，根據(jù)市場需求對人才開展針對性的技能培訓，并推薦合適的崗位工作，這樣可以提升就業(yè)率;中心通過開展科學的檔案管理提升整體就業(yè)服務能力，更好的解決目前的就業(yè)問題。

1 建立信息化網(wǎng)絡系統(tǒng)為檔案管理工作服務

就業(yè)服務中心在開展檔案管理工作時，為提高檔案管理水平和工作效率，可對信息化技術進行合理應用，構建起一套相對完善的信息化網(wǎng)絡系統(tǒng)。就業(yè)服務中心應當將各類人員的就業(yè)信息管理放在工作的首位，收集數(shù)據(jù)信息，建立求職者檔案數(shù)據(jù)庫，通過數(shù)據(jù)庫能夠?qū)η舐氄叩南嚓P信息進行快速查詢，如個人基本信息、求職信息等，由此可確保相關人員就業(yè)服務工作的有序開展。同時，就業(yè)服務中心可將各類人員的求職信息全部錄入到信息化網(wǎng)絡系統(tǒng)當中，由系統(tǒng)對這些信息進行分類，利用檔案數(shù)據(jù)庫，為求職者提供最適宜的崗位和職位建議，幫助失業(yè)人員在最短的時間內(nèi)重新就業(yè)，達到維護社會穩(wěn)定的目的。

由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案具有占地面積大、容易丟失和損壞等特點，并且也不便于使用者查詢。對此，就業(yè)服務中心在開展檔案管理工作時，可將紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)化作為工作重點，利用掃描技術，將紙質(zhì)檔案中的信息數(shù)字化，并存儲到檔案數(shù)據(jù)庫當中，由此除了便于檔案存儲和保管之外，還能提高檔案的利用效率。此外，就業(yè)服務中心應當對各部門中的信息資源加以整合利用，檔案管理人員則可通過內(nèi)網(wǎng)與各部門的主管領導進行溝通，并建立由各部門及專業(yè)人員組成的網(wǎng)絡信息管理機構，在做好基礎性工作的前提下，進一步加強檔案管理，定期發(fā)布專業(yè)信息。

2 基于就業(yè)服務視角的檔案管理信息化現(xiàn)狀分析

2.1 相關方面的投入不足

服務局的檔案管理是一項較為繁重的工作，檔案管理信息化的實現(xiàn)，能夠減輕工作量，從而達到化繁為簡的目的。但是，由于部門領導的信息化意識不強，并未將檔案管理信息化建設提到議事日程，從而制約了檔案管理信息化的建設進程。此外，在檔案管理信息化的建設過程中，需要投入大量的人力、財力、物力，而從實際情況上看，這些方面的投入明顯不足，從而很難加快檔案管理信息化的建設速度，有的信息化項目建設一半便因為后續(xù)經(jīng)費不到位而無法繼續(xù)進行。

2.2 檔案信息化管理人才缺失

在就業(yè)服務局檔案信息化建設的過程中，相關的管理人才是不可或缺的重要因素。但從實際情況上看，既懂檔案管理，又能熟練運用信息化技術的專業(yè)型人才略顯不足，在這一前提下，即便實現(xiàn)了檔案管理信息化，也可能因為無法熟練操作，而且影響到檔案管理工作的效率和質(zhì)量，當這種情況出現(xiàn)時，會影響檔案的利用，不利于就業(yè)服務工作的開展。所以，在檔案管理信息化建設的過程中，必須要做好相關人才的培養(yǎng)。

3 就業(yè)服務視角下檔案管理信息化的建設途

3.1 加大各方面的投入力度

想要加快檔案管理信息化的建設進程，就必須保證人、財、物力的充足，這既是前提，也是基礎。因此，就業(yè)服務局的領導應當對檔案管理信息化予以重視，并給予大力的支持，加大資金投入，對各種資源進行充分利用，構建起一套性能完善、運行穩(wěn)定的檔案管理信息化系統(tǒng)，借此來提高信息化水平。在對信息化系統(tǒng)進行構建的過程中，除了要包含內(nèi)部管理系統(tǒng)之外，還應包括遠程使用和服務系統(tǒng)。通過內(nèi)部管理系統(tǒng)，可以將檔案的基礎信息導入到計算機當中，并借助強大的網(wǎng)絡技術對檔案信息進行完善，從而實現(xiàn)檔案查詢、調(diào)度、統(tǒng)計等環(huán)節(jié)的自動化，提高檔案管理的工作效率。通過遠程使用和服務系統(tǒng)，可以將相關人員的檔案信息傳送到網(wǎng)絡服務后臺，為檔案信息的實時查詢提供方便。

3.2 創(chuàng)新檔案管理系統(tǒng)，完善檔案管理體系

1）勞動就業(yè)服務中，檔案管理部門應轉(zhuǎn)變思想觀念以及工作態(tài)度。原有的檔案管理部門更側(cè)重于勞動者失業(yè)保險的繳納，忽略了對勞動者就業(yè)信息的統(tǒng)計與管理，無法為勞動就業(yè)服務工作指明正確的方向。加強檔案管理部門工作人員的培訓，創(chuàng)新工作思路以及工作方式，通過電話、網(wǎng)絡等方式及時更新勞動者的就業(yè)信息，充實檔案數(shù)據(jù)庫內(nèi)的信息。研究功能更加強大的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理工作與互聯(lián)網(wǎng)技術的有效結(jié)合，簡化檔案信息的查詢流程，提升檔案管理效率。原有的檔案管理系統(tǒng)比較陳舊落后，主要以紙質(zhì)檔案為主，保存難度較大，容易受火災、水災、蟲災等自然因素以及人為因素的影響，容易出現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，造成無法挽回的損失，此外，紙質(zhì)檔案管理工作中，查找個人檔案比較麻煩，利用互聯(lián)網(wǎng)技術建立現(xiàn)代化、系統(tǒng)化的檔案管理網(wǎng)絡，將紙質(zhì)檔案全部轉(zhuǎn)化為電子檔案，進行網(wǎng)絡信息查詢，提升查詢速度，節(jié)省查詢時間，符合我國現(xiàn)代化進程的要求。同時，電子檔案也彌補了紙質(zhì)檔案的缺陷，最大限度地保障了檔案安全。

2）根據(jù)檔案把能力相似的勞動者劃分到同一小組中，統(tǒng)一管理與培訓。通過檔案，可以及時了解勞動力的技能與優(yōu)勢，明確他們適合的工作崗位以及工作范圍，可以與正在招聘這些崗位的企業(yè)進行直接對接，省去中間不必要的環(huán)節(jié)，在最短的時間內(nèi)幫助勞動者解決就業(yè)難題。

3）完善三級工作網(wǎng)絡信息制度，實現(xiàn)勞動者自主就業(yè)、企業(yè)招聘、政府部門促進再就業(yè)等的全面發(fā)展，進一步規(guī)范檔案管理的工作流程，提高檔案的利用率。勞動就業(yè)服務中的各個部門應團結(jié)合作，及時溝通，做好失業(yè)人員檔案的管理工作以及就業(yè)信息反饋，根據(jù)當?shù)厥I(yè)人員數(shù)量等組織不同規(guī)模與類型的招聘會，比如一周一次小型招聘會，一年兩次大規(guī)模招聘會等等。

3.3 建立勞動就業(yè)檔案管理使勞動就業(yè)管理更加規(guī)范化

勞動就業(yè)管理中心將求職人員的基本信息進行系統(tǒng)分類，通過求職者個人信息、求職需求、具備的職業(yè)技能等規(guī)范記錄，建設個人檔案數(shù)據(jù)庫，根據(jù)數(shù)據(jù)庫中對求職者基本情況的記載和其專業(yè)特長，能夠為求職者進行合適的就業(yè)指導，同時也通過失業(yè)人員的檔案介紹，幫助他們盡快找到適宜的工作就業(yè)。

4 結(jié)語

綜上所述，在我國，就業(yè)服務是國家為失業(yè)者提供的一種幫助手段，其對于維系社會穩(wěn)定起到了非常重要的作用。在就業(yè)服務工作的開展中，檔案資料是不可或缺的因素。為此，必須加強檔案管理。而在信息時代背景下，為了提高檔案管理效率和水平，就業(yè)服務局應當加快檔案管理信息化的建設進程，以此來為就業(yè)服務工作的有序開展提供保障。

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