就業服務視角下的檔案管理信息化研究

潘曉慶

摘 要：進入21世紀以來，我國社會經濟水平不斷能提升，市場對人才的要求也隨之發生改變，失業率不斷上升。在勞動就業服務中，對就業人員進行職業技能培訓，為失業人員介紹合適的工作崗位，提高就業率。檔案管理作為勞動就業服務的重要內容之一，管理著勞動者的檔案資料，對保障勞動者的合法權益、完善社會保障制度以及構建和諧社會都具有積極的促進作用。本文通過分析我國的就業現狀，總結檔案管理在勞動就業服務中的重要地位，建立科學高效的檔案管理體系，提升檔案管理水平，加強勞動保障等相關法律政策的宣傳力度，提高勞動者的維權意識以及能力，充分發揮檔案管理的積極意義。

關鍵詞：檔案管理;勞動就業服務;信息化

經濟體制的改變讓市場對人才提出不同的需求，每年都有很多人面臨就業選擇或者是失業問題。勞動就業服務管理中心需要通過檔案信息分析人才的特點，根據市場需求對人才開展針對性的技能培訓，并推薦合適的崗位工作，這樣可以提升就業率;中心通過開展科學的檔案管理提升整體就業服務能力，更好的解決目前的就業問題。

1 建立信息化網絡系統為檔案管理工作服務

就業服務中心在開展檔案管理工作時，為提高檔案管理水平和工作效率，可對信息化技術進行合理應用，構建起一套相對完善的信息化網絡系統。就業服務中心應當將各類人員的就業信息管理放在工作的首位，收集數據信息，建立求職者檔案數據庫，通過數據庫能夠對求職者的相關信息進行快速查詢，如個人基本信息、求職信息等，由此可確保相關人員就業服務工作的有序開展。同時，就業服務中心可將各類人員的求職信息全部錄入到信息化網絡系統當中，由系統對這些信息進行分類，利用檔案數據庫，為求職者提供最適宜的崗位和職位建議，幫助失業人員在最短的時間內重新就業，達到維護社會穩定的目的。

由于傳統的紙質檔案具有占地面積大、容易丟失和損壞等特點，并且也不便于使用者查詢。對此，就業服務中心在開展檔案管理工作時，可將紙質檔案數據化作為工作重點，利用掃描技術，將紙質檔案中的信息數字化，并存儲到檔案數據庫當中，由此除了便于檔案存儲和保管之外，還能提高檔案的利用效率。此外，就業服務中心應當對各部門中的信息資源加以整合利用，檔案管理人員則可通過內網與各部門的主管領導進行溝通，并建立由各部門及專業人員組成的網絡信息管理機構，在做好基礎性工作的前提下，進一步加強檔案管理，定期發布專業信息。

2 基于就業服務視角的檔案管理信息化現狀分析

2.1 相關方面的投入不足

服務局的檔案管理是一項較為繁重的工作，檔案管理信息化的實現，能夠減輕工作量，從而達到化繁為簡的目的。但是，由于部門領導的信息化意識不強，并未將檔案管理信息化建設提到議事日程，從而制約了檔案管理信息化的建設進程。此外，在檔案管理信息化的建設過程中，需要投入大量的人力、財力、物力，而從實際情況上看，這些方面的投入明顯不足，從而很難加快檔案管理信息化的建設速度，有的信息化項目建設一半便因為后續經費不到位而無法繼續進行。

2.2 檔案信息化管理人才缺失

在就業服務局檔案信息化建設的過程中，相關的管理人才是不可或缺的重要因素。但從實際情況上看，既懂檔案管理，又能熟練運用信息化技術的專業型人才略顯不足，在這一前提下，即便實現了檔案管理信息化，也可能因為無法熟練操作，而且影響到檔案管理工作的效率和質量，當這種情況出現時，會影響檔案的利用，不利于就業服務工作的開展。所以，在檔案管理信息化建設的過程中，必須要做好相關人才的培養。

3 就業服務視角下檔案管理信息化的建設途

3.1 加大各方面的投入力度

想要加快檔案管理信息化的建設進程，就必須保證人、財、物力的充足，這既是前提，也是基礎。因此，就業服務局的領導應當對檔案管理信息化予以重視，并給予大力的支持，加大資金投入，對各種資源進行充分利用，構建起一套性能完善、運行穩定的檔案管理信息化系統，借此來提高信息化水平。在對信息化系統進行構建的過程中，除了要包含內部管理系統之外，還應包括遠程使用和服務系統。通過內部管理系統，可以將檔案的基礎信息導入到計算機當中，并借助強大的網絡技術對檔案信息進行完善，從而實現檔案查詢、調度、統計等環節的自動化，提高檔案管理的工作效率。通過遠程使用和服務系統，可以將相關人員的檔案信息傳送到網絡服務后臺，為檔案信息的實時查詢提供方便。

3.2 創新檔案管理系統，完善檔案管理體系

1）勞動就業服務中，檔案管理部門應轉變思想觀念以及工作態度。原有的檔案管理部門更側重于勞動者失業保險的繳納，忽略了對勞動者就業信息的統計與管理，無法為勞動就業服務工作指明正確的方向。加強檔案管理部門工作人員的培訓，創新工作思路以及工作方式，通過電話、網絡等方式及時更新勞動者的就業信息，充實檔案數據庫內的信息。研究功能更加強大的檔案管理系統，實現檔案管理工作與互聯網技術的有效結合，簡化檔案信息的查詢流程，提升檔案管理效率。原有的檔案管理系統比較陳舊落后，主要以紙質檔案為主，保存難度較大，容易受火災、水災、蟲災等自然因素以及人為因素的影響，容易出現檔案損壞、丟失等情況，造成無法挽回的損失，此外，紙質檔案管理工作中，查找個人檔案比較麻煩，利用互聯網技術建立現代化、系統化的檔案管理網絡，將紙質檔案全部轉化為電子檔案，進行網絡信息查詢，提升查詢速度，節省查詢時間，符合我國現代化進程的要求。同時，電子檔案也彌補了紙質檔案的缺陷，最大限度地保障了檔案安全。

2）根據檔案把能力相似的勞動者劃分到同一小組中，統一管理與培訓。通過檔案，可以及時了解勞動力的技能與優勢，明確他們適合的工作崗位以及工作范圍，可以與正在招聘這些崗位的企業進行直接對接，省去中間不必要的環節，在最短的時間內幫助勞動者解決就業難題。

3）完善三級工作網絡信息制度，實現勞動者自主就業、企業招聘、政府部門促進再就業等的全面發展，進一步規范檔案管理的工作流程，提高檔案的利用率。勞動就業服務中的各個部門應團結合作，及時溝通，做好失業人員檔案的管理工作以及就業信息反饋，根據當地失業人員數量等組織不同規模與類型的招聘會，比如一周一次小型招聘會，一年兩次大規模招聘會等等。

3.3 建立勞動就業檔案管理使勞動就業管理更加規范化

勞動就業管理中心將求職人員的基本信息進行系統分類，通過求職者個人信息、求職需求、具備的職業技能等規范記錄，建設個人檔案數據庫，根據數據庫中對求職者基本情況的記載和其專業特長，能夠為求職者進行合適的就業指導，同時也通過失業人員的檔案介紹，幫助他們盡快找到適宜的工作就業。

4 結語

綜上所述，在我國，就業服務是國家為失業者提供的一種幫助手段，其對于維系社會穩定起到了非常重要的作用。在就業服務工作的開展中，檔案資料是不可或缺的因素。為此，必須加強檔案管理。而在信息時代背景下，為了提高檔案管理效率和水平，就業服務局應當加快檔案管理信息化的建設進程，以此來為就業服務工作的有序開展提供保障。

參考文獻

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