新時代下基建工程檔案管理創新與服務對策探討

■付 凌

（廣州南沙現代農業產業集團公司）

隨著新一代信息技術日新月異，傳統基建工程檔案的管理方式和技術手段正面臨著深層次的技術變革，尤其以云計算、物聯網、大數據及人工智能等新興技術的行業應用，給檔案管理工作帶來了新的機遇與挑戰，也為新時代檔案的收集、整理、歸檔和質量評價都提出了新要求。基建工程檔案需要收集整個工程建設中的各種資料，大型工程建設時間跨度長，項目人員多，文件數量龐大，檔案管理工作需要在項目初期就及時跟進[1]，才能提供良好的檔案業務指導，并充分利用新時代背景下計算機信息化技術，優化工程檔案的各個階段及業務流程，創新工程檔案的收集、整理、立卷、歸檔及利用，從而提出工程檔案的創新管理路徑，不僅對企業科學高效的進行檔案管理至關重要，更對企業的長遠發展，都具有十分重要的現實指導意義。

1 新時代基建工程檔案管理現狀

在大數據時代背景下，工程檔案信息化管理思想和管理方法都在不斷進行革新[2-3]，對數字化時代檔案管理提出了新質量要求。文獻[4]使用大數據管理工程檔案，分別基于數據驅動和基于目標驅動，構建了兩種工程檔案管理模型，意在通過數據挖掘和轉化，對工程的策劃、實施和評估及質量評價與提升，給出新的解決思路。文獻[5]基于“互聯網+”理念，探討通過全新的“云”管理模式，實現城建檔案大數據共享和利用。文獻[6]以山東建筑大學工程檔案信息化管理為例，構建基于物聯網的工程檔案信息化管理框架及相應制度，推動了工程檔案電子化、智能識別調取、數據實時分析與共享等功能使用。針對建筑工程檔案信息化建設現狀及存在問題，文獻[7]提出從基礎設施、信息資源、管理體系、標準規范、人才素質等方面系統性地開展檔案信息化建設。在新時代、新一代信息技術背景下，本文充分考慮基建工程檔案管理復雜性，對基建工程檔案的管理制度進行了創新和優化，對檔案服務對策進行了探討和提升，這也是信息化時代檔案管理的核心問題和關鍵價值所在。

2 基建工程檔案中存在的問題及規范化創新管理

（1）基建工程檔案收集方面：基建檔案征集歸檔文字材料主要包括：可行性報告、立項文件、批復文件、建設用地規劃許可、招投標過程資料、各類合同、監理資料、施工過程資料及圖紙、變更資料、竣工及驗收文件、工程結算文件等。工程檔案管理人員不僅需要進行檔案收集和整理，還需要協助工程管理人員，施工方及財務預算人員進行工程招投標管理、質量管控、變更管理及資金撥付資料等工作的資料審核和提交，其檔案管理過程較為復雜，如圖1所示為基建工程流程中檔案管理人員的主要職責分析。

圖1 基建工程管理中檔案人員主要職責分析

針對基建檔案相關資料較為散亂，施工單位移交的部分工程圖紙和文字資料未交原件，施工設計圖和實際竣工圖不一致，缺失工程聯系單，沒有按照流程進行工程設計變更審批，未簽署工程補充協議等諸多問題，更需要檔案管理人員做好檔案流程的管控和資料審核，防止后續可能發生的糾紛，協助管理方確保工程質量安全。

（2）基建工程檔案整理方面：為了確保檔案憑證的真實性及法律效力，需要確保工程的所有基建工程檔案均需提交原件。檢查已提交的工程資料是否齊全，資料填寫是否規范和正確，審批流程手續是否完畢。確保部分檔案文件中修改之處做好標注及修改人簽名蓋章。對于以往的案卷封面上工程項目信息缺失，卷內未標注頁碼等問題，基建檔案文件要完善案卷的工程項目信息，均要求按一定順序和規律裝訂成冊，逐頁標注頁碼，確保無缺頁漏頁，檔案文件和案卷目錄完全對應，增強基建檔案組卷的規范性、完整性及不被篡改性。

（3）基建工程檔案數字化歸檔方面：將工程項目中獲取的數據、資料、文件、報告、照片等，尤其是設計與施工圖紙檔案，由于紙張大小各異，數字化過程也更為復雜。依據《紙質檔案數字化技術標準》等規范，借助先進的多媒體技術，包括數據壓縮、數據庫存儲及高質量掃描成像技術，將紙質檔案資源轉變為數字形式資源，按照一定規范進行存儲、上傳、檢索和維護。針對不同年代檔案的數字化，按照已入庫檔案和未入庫檔案分別進行數字化處理，處理流程如下圖2所示。針對整個基建檔案資源的數字化再整合過程，要保證檔案資源的完整性、真實性及統一性。

圖2 基建工程檔案數字化處理流程

3 基建工程檔案管理優化與服務模式提升

3.1 加強工程檔案全流程控制，落實責任到位

（1）實現基建檔案的全程監督檢查，杜絕工程結束后追繳工程檔案現象的發生，需要對基建檔案的前端質量控制、中期跟蹤檢查、后期整理歸檔進行一整套業務全流程指導。前端接收和控制尤為重要，要參照國家有關部門頒布的工程檔案管理規定，在立項開始后，根據事先制定的歸檔范圍和歸檔要求，主動與工程管理人員做好檔案移交溝通，確立好收集文件材料的范圍和內容。

（2）落實各檔案移交人員責任，尤其是檔案管理人員要具備一定基建基礎知識，懂得工程項目基本管理流程，熟悉相關工程管理規定。在條件允許下，如果能深入施工現場，實時了解工程項目進度及完成情況，現場檢查相應工程資料的歸檔情況，落實好各類人員的檔案主體責任。

3.2 優化檔案的數字化管理流程，同時確保紙質和電子檔案的歸檔質量

（1）基建工程檔案的移交和使用涉及到既定流程和各類工程項目參與人員，容易出現流程管理不善的問題。在基建檔案文件電子化過程中，需要嚴格按照設定的經辦、審核、審批等必要的審簽程序進行文件流程管理，使得檔案管理系統能夠有效接收、管理、利用電子檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立電子檔案與相關聯的紙質基建檔案的對應檢索關系。

（2）對于紙質檔案和數字檔案要協同管理，消除企業檔案管理的“信息孤島”，優化和再造原有的檔案收集和歸檔流程。對于不同工程管理階段不同渠道收集的紙質和電子文件，需要統一文件類型和格式，確保正確瀏覽，電子文件內容清晰，圖紙校核完整可靠，適應檔案信息化建設和后續資料利用。

3.3 利用新一代信息技術完善檔案利用體系，增強檔案服務意識

（1）借助新一代信息技術，數字檔案管理系統實現了基于網頁的檔案收集、錄入、檢索功能，一些系統還設計了電子文件的自動歸檔接口，可以實現在線實時文件上傳和收集，極大提高了檔案人員收集和整理的效率。通過AI智能圖像識別，有些平臺還可以自動掃描后錄入項目文字信息，通過智能檢索工具的應用，突破傳統文本檢索，實現了圖像檢索等新方式，提升了數字化檔案的檢索效率和查準率，讓檔案管理的數字化和企業管理的信息化有效融合，才能真正為企業發展創造價值。

（2）對公司內部提供工程審計、工程質量監督、工程效益評估等檔案服務。只有通過優良的檔案服務，才能更好地發揮其在公司生產、經營、決策和技術支持等諸多方面的核心支撐作用。尤其是公司基建工程廣泛涉及到水利、農田、水產、交通等社會民生的重點工程，要為這些工程提供檔案查詢、檔案統計服務，為工程質量和后續工程提升改造，提供基礎工程檔案數據和技術保障，為為政府決策提供檔案資料參考。

4 結 語

基建工程檔案管理是檔案管理的重要分支，尤其是大型工程建設跨度時間長，管理復雜，給工程檔案管理帶來了極大考驗。在云計算、大數據、人工智能的新一代信息技術時代，需要對基建工程檔案管理模式進行優化，創新檔案服務模式。還需要協同考慮紙質和電子檔案的收集、整理和歸檔質量，通過提升工程檔案全流程控制，優化檔案的數字化管理流程，利用新一代信息技術完善檔案利用體系，增強檔案服務意識，從而在新時代，使得檔案管理的數字化和企業管理的信息化有效融合，才能更好地發揮基建檔案管理在公司生產、經營、決策和技術支持等諸多方面的核心支撐和關鍵作用。