高校檔案管理數字化發展面臨的問題及其對策

摘要：在數字化發展的大前提下，高校的檔案管理也逐步向數字化方向轉變，檔案管理數字化有助于高校的檔案調用和規范化管理;但是目前高校的檔案管理處于起步狀態，硬件設備、軟件設備、管理程序和相關的人才儲備還存在很多不足。針對現存問題，在人才培養、軟硬件配備和檔案管理數字化的推廣三方面提出對策，希望能促進檔案管理的規范化、專業化。

關鍵詞：檔案管理 數字化建設 面臨問題 對策

中圖分類號：G647? 文獻標識碼：A? 文章編號：1009-5349（2020）06-0110-02

隨著數字化的發展，檔案管理的數字化也隨之發展起來。在軟件硬件人才均有所不足的情況下，高校檔案數字化管理仍然存在較大問題。

一、檔案管理數字化的意義

1.便于查看調閱

一般來說，紙質的檔案保存在檔案室里，每一次查看都要按照相關規定申請、登記后才能夠調閱，過程繁瑣。但是數字化管理實施后，通過系統查找可以隨時調閱，甚至可以多人在線查閱。紙質的檔案通常需要通過編號查詢，而數字化檔案可以在系統中根據關鍵詞查閱。紙質檔案在管理中易混亂，人工處理錯誤多，而電子化檔案管理有關鍵字、編號、日期等多重查詢方式，能避免奔波勞累，為調閱整理工作帶來便利。

2.占用空間小

紙質檔案需要占用專門的檔案室，而高校檔案量較大，保存的時候會占用大量的空間，而數字化檔案可以儲存在計算機中，只要數據儲存空間足夠就行，檔案管理室能夠容納相關硬件設備即可，大大減少了占用空間，同時還能節約紙張，為環保助力。

3.便于保存及備份

以往檔案的管理主要依靠手寫和打印，多為紙質檔案，一旦遇到潮濕、蛀蟲等情況，檔案就會受到損害，這些損害往往不可逆，即使是重新修復、謄寫也需要耗費大量的人力物力。而數字化檔案可以備份，僅需要簡單的手動操作，保存非常方便，也不會再因物理因素遭到破壞。

4.減少工作量，節省人力

檔案管理人員的主要工作是對已有的檔案進行整理，合理安排新檔案的歸類編號，核查登記檔案調閱申請，并輔助相關人員查找檔案;定期對檔案進行保養，保證檔案室內的濕度，修復、復制損壞的檔案，確保檔案的完好和存放安全。這些工作需要一定的人力才能夠完成。而檔案管理電子化后，已有的檔案經掃描轉為電子檔案，省去了后續保存工作，極大地減少了工作量，相應地也減少了檔案管理人員的人數，這部分資金可以用于硬件的升級換代。

二、數字化檔案管理存在的問題

1.缺乏硬件投入

目前檔案數字化管理還沒有普及，因此在配套設備上存在不足。硬件缺乏導致高校檔案管理數字化能力不足，即使有設備，但內存不夠，也無法實現檔案管理的數字化。

2.缺乏相關人才

檔案管理人員年齡偏大，難以適應檔案的數字化管理方式，對計算機的運用不熟練，對電子化檔案管理積極性不高，創新能力不足。檔案管理基本上都是以固有的模式進行。數字化檔案管理的專業性人員少，人才培養滯后，檔案管理數字化無法進一步發展。

3.軟件落后

數字化檔案管理不僅需要硬件設施，還需要能夠匹配各種文件的軟件，以將不同的文件按照日期、項目歸類;負責文件查閱的相關人員可以設置權限保密，這樣既方便調閱，也方便收藏，且減少人力。目前的辦公軟件功能還不夠全面，需要進一步研究開發，以適應新的發展方向。

4.管理程序繁瑣

檔案管理目前都是各個單位設置專業部門進行管理，高校學生檔案眾多，為了保證檔案管理的完整性、規范性，不得不建立相關制度。基本步驟是收納檔案登記、編號、整理、定時養護，防止潮濕、蛀蟲等;在調閱檔案時需要申請報告、簽字，這一系列程序降低了工作效率。而數字化的檔案管理可以省去其中的大部分步驟，效率有所提高。

三、優化數字化檔案管理的建議

1.人才培養推動檔案數字化管理

目前很多高校都有檔案管理專業，加強對檔案管理專業學生的培養對未來的檔案數字化至關重要，人才培養系統的建立完善，可以為檔案數字化管理提供更多可能性：創新檔案管理，完善檔案管理系統，優化未來的檔案管理，推動更多的檔案管理數字化。

2.配備齊全的軟硬件

大規模的檔案管理數字化，必須具備過硬的軟件系統和硬件設備。先進的軟件系統可以進行多個部門對接，建立文檔管理網絡，便于文檔的查找。而良好的硬件設備可以使系統運行更加通暢，提高檔案管理的效率。目前，尚沒有能夠進行多單位對接的軟件，僅依靠目前的辦公系統也無法完成檔案儲存。未來的檔案管理數字化，需進一步研發軟件，保證管理系統的一致性，各單位可以建立檔案交流系統，方便進行系統申請調閱，同時加（下轉第109頁）（上接第110頁）強了高校的檔案交流。文檔數字化會占用巨大的儲存空間，普通的計算機無法滿足儲存量的需求，云端儲存不便于調取，最好是能夠有一臺巨大的儲存設備進行儲存;因此，過硬的硬件設備是做好檔案管理數字化工作的基礎。

3.加強檔案管理數字化的推廣

目前，包括高校在內的很多單位部門，對于檔案管理的了解都比較少，檔案管理數字化都無法得到認可，更不用說是高校檔案管理的統一化了。可以通過宣傳推廣，在有條件的部門推行數字化管理，對結果進行評價，在確認了合理的檔案數字化管理的步驟后，適當對檔案管理作出硬性規定。

四、結語

檔案管理的數字化是未來高校辦公的發展趨勢，雖然目前軟硬件還達不到標準，但是隨著檔案管理投入的進一步加大，以及檔案管理人才培養的逐步完善，相信不久的未來，檔案管理數字化會更加規范、快速、全面地發展。

參考文獻：

[1]葛詠.高校檔案管理數字化發展面臨的問題及應對措施[J].技術與市場，2019，26（9）：50-51+53.

[2]張婷.學籍檔案數字化建設的急迫性與重要性分析：以貴州大學為例[J].研究探索，2018（6）：79-81.

[3]劉貝貝.高校數字化檔案管理模式構建策略探究[J].數字探索，2019（1）： 32-33.

[4]王婷婷.檔案數字化建設的問題研究[J].品味經典，2018（2）：71-73.

責任編輯：孫瑤

[作者簡介]陳晶晶，濱州職業學院助教，碩士，研究方向：檔案管理。