裝飾施工企業采購環節內部控制的研究

徐小如

摘 要：對于施工企業而言，對于采購環節的內部控制是否有效，會直接影響到項目的成本及呈現出的施工品質。筆者所在的公司為一家博物館裝飾施工企業，其采購的特點是除常規裝飾施工企業對人機料的采購外，還有金額巨大的非標藝術品的采購。本文針對企業采購環節內部控制出現的問題，從制定采購內控應遵循的大原則層面起步，再逐步細化到各個明細的關鍵控制點，詳細分析了完善采購環節內部控制的措施。

關鍵詞：施工企業 采購環節 內部控制

一、背景介紹

筆者所在的公司為一家博物館裝飾施工企業，采購工作是施工項目的開始和基礎，在博物館裝飾工程中，項目成本分為兩塊：基礎裝飾成本（占30%）和非標藝術品采購成本（70%），基礎裝飾成本由人機料等幾項組成。可以從中看出，采購的主材和非標藝術品是施工項目成本的重要來源。采購工作控制的優劣，對企業的利潤影響較大。同時，采購物品品質的高低也會影響到施工項目最終的呈現效果。其次，采購工作固有的特性會使得舞弊現象極易發生，舞弊現象一方面會提高企業的成本，一方面也會影響企業風氣，造成企業形象受損。

具體到我公司，采購工作的不足之處表現為：①采購流程有缺失、采購崗位一人兼多崗。②供應商的管理不嚴，長期供應商的價格偏高。③驗收和審核不嚴，驗收環節忽視或過于簡化。④簽訂合同環節合同格式五花八門，審核耗時耗力。⑤財務部門與供應商無對賬，信息全部通過采購部門聯系。⑥采購監管工作不到位。對于采購工作中暴露出的不足之處，公司在董事會帶頭下成立了專項小組建立采購內控制度，經過一段時間的實施，取得了一定的實效。現將其過程簡述以供同行討論。

二、采購內部控制建設的基本原則

1.重要性原則

哪些屬于公司的重要監控類采購項目呢？首先是金額重大，如占項目金額比重5%以上的單類;其次是對項目最終效果影響巨大的采購：如展廳里的重點展項的采購，重點藝術品和重點多媒體設備;第三是預算外的采購。對于這三類采購項目必須執行嚴格的采購流程，采購方式也以公司招標為主，某些特殊的種類采用單一來源采購，對于預算外的采購還必須補報預算補充甲方簽證方能執行。對金額較小的零星采購如工地上的輔材和小金額的臨時采購則執行較靈活的采購程序、采購方式 。

2.適應性原則

參照企業的實際情況（企業管理基礎的強弱、人員素質的高低、企業文化等）不盲目求全，但又保證了一定的前瞻性，以“跳一跳，能夠到”作為目標。我公司的情況是人員以設計人員為主，文化素質較高但性情隨意對規則的意識不強，企業文化方面成本意識不強但把項目做到極致、客戶質量標準不是項目完成的唯一標準，還必須通過公司制定的藝術效果標準盲目借用成功經驗。因此在制定制度時我們再三強調的就是流程不可少和工作留痕。

3.成本與效益原則

采購業務內部控制每一步驟都盡量細化，每一崗位執行者間都能形成制衡、每一環節都有紙質或電子憑證留存，相對來說內部控制效果也越好。但同時每一步驟、崗位、環節的設置都是伴隨著相應的企業成本的，控制活動造成的成本要與企業的直接采購成本結合起來思考，權衡實施控制的成本與預期效益間的關系。

三、采購內部控制的關鍵控制點及控制措施

1.采購流程和采購崗位環節

采購流程中通常的必備環節有自采購申請開始，首先經采購決策、選擇采購方式，然后進入實施采購階段，簽訂采購合同、執行采購，最后是貨物驗收、貨物入庫、付款、財務對賬。與這套流程相關聯的是公司內的相應決策和執行崗位，在規模大的公司里，這些職能和崗位會分設在不同的部門，但在人員少的中小型公司，為節省人力，設立崗位過程中容易把一些不相容的崗位并由一人執行。比如：采購需求與采購決策崗位合二為一、采購決策崗位與采購實施崗位合為一人、采購實施崗位與實物驗收崗位由一人執行等，盲目地簡化合并崗位，一個崗位控制采購業務多個環節的一崗多職會削弱原本在采購流程設置中各崗位需求、決策、實施、執行、驗收、保管）相互監督、相互制約、相互協調的初衷，容易導致貪污、腐化等弊病的產生，或者是眼見采購業務中的舞弊行為卻無法找到合理證據以制止其發生。

2.供應商選擇環節

（1）供應商評估與準入。供應商的選擇要建立評估準入制度，對于評估合格的供應商建立《合格材料供應商名單》。在評估時，第一步可通過業內調查、同行推薦等方式初選出所需采購物料的供應商名單;第二步針對初選名單發出邀約，請受邀約方按我司的要求格式與內容提供紙質材料，紙質材料要包括企業的資產、信譽、運轉情況、成功案例等。在初審中顯示信譽良好、企業運轉正常的供應商獲準進入第三步實地考察。在實地調查中，我司由各部門組成聯合的考察組針對紙質資料內容逐項進行現場核實。在實地調查中會暴露出很多問題，如：注冊資本很大的小作坊;采購員自己成立公司與公司做交易、披著生產商皮的中間商、專門為企業成立的供應商等。

（2）供應商年度報價。供應商進入《合格材料供應商名單》后并不是永久的，而是要有一定的監督機制，對名單進行定期的復查以及更新，這樣才能保障供應商供給的物資價格、質量都達到最優。.建立定期單價詢問制度，是維持供應商品質的一種針對性措施。對長期合作的供應商企業在一年之內至少應進行一次詢價對比，并將所有的詢問信息記錄下來并作為結算的依據。

（3）供應商后期名單維護。對于企業合作的供應商，每年要保持一定比率的更新率。與企業長期合作的供應商優點在于配合度比較好，基于長期合作所建立的信任，對貨款的催收不像新供應商那么急切。但要考慮各家企業發展的不同步，對于長期無進步的供應商或方向轉換不再適合于企業的要及時從供應商名單中剔除;對于戰略和長期的供應商，可以采用價值鏈管理方式，將成本管理的觸角延伸到上游采購，也有利于與供應商間合作、雙贏。對于公司新的業務發展方向，要及時在新的領域中補充合格供應商。

3.驗收入庫環節

因為驗收環節處于整個采購工作的末尾階段，所以，盡管驗收是保障采購物資質量的關鍵環節，但是很多企業往往重視程度不足。改進驗收入庫環節可以預防不合格的材料混入倉庫、進而預防因為材料不合格而導致的產品質量不達標。對于基礎材料，驗收入庫時，首先要按合同標準對材料進行檢驗;清單數量、型號，核對質量。由倉庫保管員制作《材料入庫單》，按月制作《材料月報表》。項目部在領用材料時，需要填寫《材料領用清單》，并按程度審批，方能領取材料。月末，材料會計和保管員按月對倉庫內材料進行對賬和盤點，以防出現賬實不符的情況。對于定制類的雕塑等藝術品，在正式驗收前的制作過程要加設兩道驗收關卡：小稿、泥稿小樣。對于打印圖版、噴繪等需安裝的展品，需要分兩步驗收：安裝前預驗收文字內容是否正確;安裝后清點數量、規格，與原制作清單核對。

4.合同訂立及變更環節

與供應商就某一采購事項最終簽訂書面合同也是采購內控的一個重點環節。采購合同是防止供應商機會主義的有效約束機制，對于常用的采購類別，可以制定適用于本企業的范本，合同的范本經公司法律事務部或法律顧問審核過，除品名、交貨時間等填空項外，其他內容不允許做原則性的改動。制訂標準合同，可以減少企業在簽署合同方面的風險。

在簽訂合同時，簽約人的權限也非常重要，企業要規定出明確的各種合同類別、金額上限與相應的簽約人對照表。

對于在執行過程中出現采購量增加或減少及中止執行合同情況的，采購量增加時應另簽合同，有減少的要簽署補充協議明確雙方權利義務的減少，中止執行的應簽訂中止協議。

5.付款環節

付款環節是每個企業一般都會比較嚴把控的一個環節，之前的控制流程是否有效，在付款環節能有直接的體現。付款環節的審核責任會較多地落在財務部門，財務部門要嚴格審核采購預算、合同、審批程序等是否符合規范，審核驗收證明、入庫憑證、以往款項支付記錄等是否一致。在平時，財務部就必須與供應商進行定期的往來賬目對賬工作，以確保尾款支付無誤。

6.會計系統與監督檢查環節

（1）加強對采購活動的會計系統控制。會計作為一個信息系統，在一個完整的采購過程中收集了采購通知、驗收證明、入庫憑證、商業票據、款項支付、對賬結果等諸多信息，為之后的經營管理提供數據支撐，扮演好關鍵的助手和參謀角色。

（2）監督檢查制度。一個完整的內部控制系統離不開持續的監督，監督不僅包括內部監督，還包括外部監督。在采購流程中，第一步的監督來自于流程中互相牽制的各不相容崗位;第二步的監督來自于項目完成后的單個項目內部審計;第三步來自于每年度的外部審計。各項監督措施相結合以便及時找出企業內部控制中的薄弱環節與不足之處。以外，還有一些針對性的措施，如：對采購部門的人員執行強制性的崗位定期輪換;企業監督部門按考核標準定期或者不定期對采購情況進行檢查;通過監督可以對缺陷進行不斷的修正，使得企業內控朝著有效的方向發展。

四、結語

內部控制制度設計是個不斷調整與改進的過程。通過對采購管理內部控制體制的專項管理，我司的采購工作有較大改進。這與公司決策層的高度重視是密不可分的，有了高層的重視關注，各層級人員才能緊密結合群策群力。在接下來。我們打算把相應的制度、流程和表格融合到質量管理體系中，讓其持續發揮作用。

參考文獻

1.蔡金妹.論建筑施工企業采購內部控制的科學規范策略.財會學習，2017（14）.

2.馬超.企業采購和付款業務的內部控制淺析.會計師，2018（13）.

（責任編輯：王文龍）