醫(yī)院電子檔案建設(shè)與規(guī)范化管理探討

曹妍

【摘要】近些年來(lái)，伴隨醫(yī)療衛(wèi)生體制改革進(jìn)入攻堅(jiān)期，醫(yī)院各項(xiàng)管理活動(dòng)中所產(chǎn)生的電子檔案不斷增多，醫(yī)院電子檔案管理面臨著新的挑戰(zhàn)和要求。在這種環(huán)境下，如何科學(xué)有效地對(duì)醫(yī)院電子檔案進(jìn)行系統(tǒng)化、全面化管理，成為當(dāng)前醫(yī)院檔案管理人員重點(diǎn)關(guān)注并思考的問(wèn)題。基于此，本文就醫(yī)院電子檔案建設(shè)規(guī)范化的必要性予以闡述，分析當(dāng)前醫(yī)院電子檔案建設(shè)中存在的主要問(wèn)題，提出自己關(guān)于醫(yī)院電子檔案建設(shè)的建議，旨在為相關(guān)醫(yī)院提供借鑒和參考。

【關(guān)鍵詞】電子檔案;規(guī)范化;建設(shè);信息化

計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代化信息技術(shù)與工具深刻影響著醫(yī)院電子檔案建設(shè)成效，改變了電子文件檔案管理的模式、理念以及內(nèi)容。新形勢(shì)下，做好醫(yī)院電子檔案管理工作，可以更好地為醫(yī)院管理工作提供決策依據(jù)，促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展，提升醫(yī)院核心競(jìng)爭(zhēng)力。同時(shí)，推動(dòng)電子規(guī)范化管理，也是進(jìn)一步提升醫(yī)院信息資源開(kāi)發(fā)利用率的重要舉措。

一、醫(yī)院電子檔案建設(shè)與規(guī)范管理的必要性

（一）開(kāi)發(fā)利用電子檔案，提升醫(yī)院核心競(jìng)爭(zhēng)力的內(nèi)在要求。醫(yī)院只有做好內(nèi)部管理工作，才能創(chuàng)造出更多的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，才能確保醫(yī)院各項(xiàng)工作穩(wěn)步推進(jìn)。強(qiáng)化醫(yī)院電子檔案建設(shè)與規(guī)范化管理，是確保醫(yī)院科學(xué)發(fā)展、信息安全的重要舉措。旨在通過(guò)實(shí)現(xiàn)電子檔案形成、辦理、歸檔、利用等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，減少醫(yī)院電子文件歸檔過(guò)程中存在的問(wèn)題和偏差，挖掘檔案憑證價(jià)值以及參考價(jià)值，更好地提升醫(yī)院內(nèi)部管理的整體效益。除此之外，電子檔案來(lái)源于醫(yī)院日常管理以及相關(guān)業(yè)務(wù)工作，推動(dòng)電子檔案管理工作健康有序發(fā)展，為醫(yī)院管理者以及決策人員提供決策依據(jù)，增強(qiáng)決策的科學(xué)性和針對(duì)性，提升醫(yī)院核心競(jìng)爭(zhēng)力。

（二）做好檔案服務(wù)工作，節(jié)約檔案管理成本的必然要求。電子檔案中大量的信息資源涉及醫(yī)院日常的業(yè)務(wù)開(kāi)展以及內(nèi)部管理，也涉及到相應(yīng)的政策、規(guī)章制度以及法律法規(guī)。以電子公文類(lèi)的電子檔案為例，電子公文中許多內(nèi)容涉及當(dāng)前政策以及醫(yī)院改革，能夠?yàn)獒t(yī)院管理工作提供重要的依據(jù)。深入推進(jìn)醫(yī)院電子檔案建設(shè)與規(guī)范化管理，可以確保檔案需求主體通過(guò)查閱檔案來(lái)了解某一領(lǐng)域的事項(xiàng)，彰顯檔案的服務(wù)功能。除此之外，深入推進(jìn)醫(yī)院電子檔案建設(shè)與規(guī)范化管理，可以更有效地確保檔案資源的真實(shí)性、可靠性以及完整性，為檔案服務(wù)創(chuàng)新提供基礎(chǔ);規(guī)范的紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果，也可以避免檔案管理中出現(xiàn)重復(fù)勞動(dòng)的問(wèn)題和現(xiàn)象，減輕檔案管理人員的工作壓力，進(jìn)而節(jié)約醫(yī)院檔案管理成本。

二、醫(yī)院電子檔案的建設(shè)與規(guī)范化管理存在的問(wèn)題

（一）醫(yī)院電子檔案管理制度欠缺科學(xué)性。現(xiàn)階段，部分醫(yī)院電子檔案管理制度存在內(nèi)容不明確、流程不清晰等問(wèn)題，容易導(dǎo)致電子檔案管理工作無(wú)序化。第一，部分醫(yī)院尚未出臺(tái)相應(yīng)的電子檔案管理規(guī)章制度，難以為檔案管理人員提供全方位指引。比如，對(duì)于圖片、文字、視頻、音頻等不同類(lèi)型的電子文件檔案是否應(yīng)當(dāng)采用統(tǒng)一的格式，應(yīng)當(dāng)采用何種格式;對(duì)于公文類(lèi)、日常辦公類(lèi)、文書(shū)類(lèi)等檔案資源，是否在保密期限、管理層面具有特殊的規(guī)定，也有待明確。實(shí)踐中，更多醫(yī)院是采取原則化以及籠統(tǒng)化的管理模式，不利于檔案管理成本的縮減。第二，部分醫(yī)院沒(méi)有明確電子文件檔案管理的基本流程，導(dǎo)致電子檔案在收集、歸檔、借閱以及開(kāi)發(fā)利用過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題。同時(shí)，部分醫(yī)院對(duì)于電子檔案管理缺乏明確的分工，單純將電子檔案管理的職責(zé)全部劃分至檔案管理部門(mén)，不利于形成分工明確、有效合作、高效管理的檔案管理模式。

（二）醫(yī)院電子檔案管理缺乏創(chuàng)新，信息技術(shù)的應(yīng)用層次不高。總體而言，我國(guó)醫(yī)院電子檔案管理信息化建設(shè)的水平落后于國(guó)外發(fā)達(dá)國(guó)家，部分醫(yī)院尚未將新型的技術(shù)應(yīng)用到電子檔案管理的各個(gè)領(lǐng)域。電子檔案作為一種以數(shù)據(jù)為主要組成的檔案資源，需要檔案管理人員通過(guò)新型的數(shù)字化信息技術(shù)對(duì)其進(jìn)行管理，才能真正發(fā)揮出檔案資源應(yīng)有的效用。第一，部分醫(yī)院尚未將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用至電子檔案管理領(lǐng)域，無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案內(nèi)容的自動(dòng)識(shí)別，不利于電子檔案收集工作以及檔案專(zhuān)題建設(shè)工作。第二，部分醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)與其醫(yī)院辦公系統(tǒng)尚未實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，影響電子檔案資源的利用率。第三，部分醫(yī)院電子文件檔案管理系統(tǒng)功能單一，與醫(yī)院電子檔案管理實(shí)際脫節(jié)，難以滿足檔案管理的日常要求。

（三）忽視安全管理，存在安全隱患。從辯證法的視角來(lái)看，醫(yī)院電子檔案管理并不是完美無(wú)缺的，其雖然能夠提升檔案管理實(shí)效，但也給檔案管理工作帶來(lái)了風(fēng)險(xiǎn)。部分醫(yī)院忽視對(duì)電子檔案進(jìn)行安全管理，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)遭受非法病毒程序攻擊，出現(xiàn)檔案遺失、檔案損毀、檔案非法加密以及檔案篡改等問(wèn)題，影響了電子檔案管理工作的嚴(yán)肅性。

三、醫(yī)院電子檔案的建設(shè)與規(guī)范化管理的策略

（一）完善電子檔案管理制度，明確管理重點(diǎn)。第一，醫(yī)院檔案管理人員要深入調(diào)研，立足于當(dāng)前電子檔案管理的薄弱點(diǎn)來(lái)完善本醫(yī)院的檔案管理制度，出臺(tái)相應(yīng)的規(guī)章制度。一方面，在技術(shù)規(guī)范上應(yīng)遵照或指定電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)交換格式等技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，以保證數(shù)字檔案室系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的統(tǒng)一性，確保能夠在檔案管理系統(tǒng)中對(duì)相同類(lèi)型的電子檔案資源進(jìn)行集中處理;另一方面，對(duì)于公文類(lèi)、日常辦公類(lèi)、文書(shū)類(lèi)等檔案資源，應(yīng)明確不同的管理標(biāo)準(zhǔn)以及管理內(nèi)容。例如，檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)對(duì)失效的電子公文（或超過(guò)保管期限的檔案資源）及時(shí)進(jìn)行價(jià)值鑒定和銷(xiāo)毀工作，避免無(wú)效檔案堆積。第二，醫(yī)院要進(jìn)一步細(xì)化檔案管理流程，明確檔案管理分工。通常而言，可以由文件形成部門(mén)負(fù)責(zé)其收集、整理和歸檔工作;信息技術(shù)部門(mén)負(fù)責(zé)硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)的維護(hù)、更新，以及提供電子文件的背景信息、元數(shù)據(jù)等相關(guān)歸檔內(nèi)容，保證歸檔電子文件的質(zhì)量;檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等，實(shí)行全過(guò)程管理與監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性。同時(shí)，應(yīng)建立業(yè)務(wù)、檔案、信息化建設(shè)和安全保密等部門(mén)的協(xié)同配合機(jī)制，按照職能分工，共同構(gòu)建規(guī)范的電子檔案管理體系。

（二）深入推進(jìn)醫(yī)院電子檔案管理信息化建設(shè)。第一，醫(yī)院要進(jìn)一步發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)在電子檔案管理中的優(yōu)勢(shì)，通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)電子檔案中的信息資源進(jìn)行自動(dòng)識(shí)別，開(kāi)展檔案專(zhuān)題建設(shè)工作，提升檔案資源的檢索效率。第二，醫(yī)院要進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的一站式管理和一站式傳輸，提升檔案資源的利用效率。第三，醫(yī)院要加強(qiáng)與檔案管理系統(tǒng)供應(yīng)商的合作，根據(jù)電子檔案管理的最新規(guī)范要求，結(jié)合本單位的具體需求，及時(shí)更新檔案管理模塊功能及流程，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理專(zhuān)業(yè)化。

（三）做好安全管理工作，確保檔案資源的價(jià)值。醫(yī)院要將電子檔案安全管理作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作來(lái)抓，確保檔案資源的完整性、真實(shí)性以及準(zhǔn)確性。第一，醫(yī)院可以將數(shù)字加密技術(shù)、云加密技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)以及數(shù)字密鑰技術(shù)應(yīng)用至電子檔案管理領(lǐng)域，有效防范互聯(lián)網(wǎng)以及物聯(lián)網(wǎng)終端的病毒程序。第二，醫(yī)院要明確電子檔案資源的查閱權(quán)限，做好電子檔案保密工作。第三，醫(yī)院可以利用云儲(chǔ)存工具對(duì)電子檔案資源進(jìn)行備份，解決傳統(tǒng)硬盤(pán)備份以及計(jì)算機(jī)備份的固有缺陷，進(jìn)一步從事后防控的角度對(duì)醫(yī)院電子檔案進(jìn)行安全管控。

四、結(jié)束語(yǔ)

現(xiàn)階段，大多數(shù)醫(yī)院已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化，醫(yī)院電子檔案數(shù)量也在不斷增加。然而，部分醫(yī)院由于在管理體制、管理方式以及管理結(jié)構(gòu)等方面存在不足，導(dǎo)致電子檔案管理效率和質(zhì)量不高，嚴(yán)重影響了醫(yī)院轉(zhuǎn)型升級(jí)的步伐。鑒于此，有必要從理論層面就醫(yī)院電子檔案的建設(shè)展開(kāi)探討，探尋醫(yī)院電子檔案管理的新思路。通過(guò)本研究可以發(fā)現(xiàn)，醫(yī)院電子檔案管理是一項(xiàng)全局性、系統(tǒng)性以及長(zhǎng)期性的工作，不僅與檔案管理部門(mén)息息相關(guān)，也與醫(yī)院其他業(yè)務(wù)部門(mén)緊密相連。為此，醫(yī)院必須要搭建檔案管理部門(mén)與信息、業(yè)務(wù)等多部門(mén)相互協(xié)同的電子檔案管理機(jī)制，提升電子檔案管理的時(shí)效性和質(zhì)量。

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