數字化時代電子檔案優化管理路徑分析

任莎莎

【摘要】數字化時代，單位的檔案管理模式以及檔案管理內容發生了變化，電子檔案數量不斷增多的同時，檔案管理工作面臨著新的挑戰。然而，部分單位對電子檔案管理模式缺乏正確的了解，難以充分發揮電子檔案管理模式的優勢，降低了檔案管理實效。

【關鍵詞】電子檔案;優化管理;困境;基本路徑

數字化時代，各種信息資源的傳播速度不斷加快，檔案管理人員可供利用的信息化技術以及信息化工具也不斷增多，檔案事業迎來了新一輪的變革。在這一背景下，單位必須要抓住電子檔案管理的基本特征。

一、數字化時代電子檔案管理的必要性

（一）節約檔案管理成本，發揮檔案價值的必然要求。相較于傳統紙質檔案管理模式，電子檔案管理模式的管理成本更低、效率更高。第一，檔案管理人員通過數字化信息技術來管理檔案，可以有效縮減檔案所占據的物理空間，減少人力、物力以及財力消耗。例如，電子檔案只需要保管在硬盤、云儲存等相關的媒介中，而無需考量檔案管理室的物理環境以及化學環境。第二，傳統紙質檔案在查閱、借閱過程中容易發生損毀、遺失，進而給單位造成損失。與此相比，電子檔案管理模式不僅能夠實現快速備份，而且可以更為高效地避免不法分子對檔案進行更改，進而確保檔案信息資源的完整性、真實性以及準確性，提升檔案管理價值。

（二）提升檔案管理實效，利于實現檔案資源共享。檔案管理效率直接影響單位檔案的價值，影響檔案服務工作的開展。第一，檔案管理人員將數字化信息技術融入檔案管理的各個階段，可以進一步縮減檔案管理中不必要的中間環節，有效提升檔案管理實效，減少檔案管理的繁瑣性。第二，電子檔案建設為檔案共享提供了可能。檔案管理人員通過構建相應的檔案管理平臺，并充分利用互聯網、物聯網等技術，可以進一步實現檔案共享，最大限度地發揮檔案價值，避免檔案資源的浪費。

二、數字化時代電子檔案管理存在的困境

（一）電子檔案共享程度低，檔案利用效率不高。總體而言，我國各個單位電子檔案共享程度仍然落后于國外發達國家的平均水平，由此產生了重復勞動、成本增加等問題。一方面，部分上下級單位以及業務關聯單位之間并沒有構建完整的檔案共享鏈條以及檔案共享機制，仍然需要檔案管理人員手動通過互聯網來傳輸相應的檔案資源，不利于滿足檔案需求主體在節假日以及休息時間的檔案需求。同時，這種操作方式也會增加檔案管理人員的工作負擔，不利于實現一體化管理的基本目標。另一方面，部分單位正處于檔案共享的探索階段，檔案管理人員對于檔案共享缺乏足夠的認識和了解，難以推動檔案共享工作的開展。

（二）電子檔案安全建設不足，影響檔案價值的發揮。事物兩面性的辯證關系原理決定了電子檔案也有著固有的缺陷，即容易受到互聯網環境中各種病毒程序的攻擊，進而影響檔案管理工作的正常開展。第一，部分單位尚未構建全方位的電子檔案安全管理機制，進而發生了電子檔案損毀、電子檔案遺失等問題。部分單位忽視了事前防控以及事后處理的平衡性，單純重視事前防控。第二，部分單位安全管理模式滯后，仍然是通過防火墻技術以及殺毒軟件來對病毒進行控制，難以應對日益復雜化的互聯網環境，使得檔案管理系統的抗風險能力降低。第三，部分單位檔案管理人員的安全意識以及保密意識不足，沒有嚴格按照單位的相關規章制度對檔案資源進行收集、整合、傳輸以及借閱，導致部分涉密檔案出現泄密問題。

（三）電子檔案管理標準化程度不高，降低了管理效率和質量。部分單位電子檔案管理標準化程度不高，對于不同類型電子檔案的處理格式、處理流程沒有進行明確的規定，降低了電子檔案管理效率以及質量。一方面，單位沒有對電子檔案的格式進行明確規定，檔案管理人員直接將電子檔案錄入到檔案管理系統當中，不利于后期的檔案編研、檔案編纂以及檔案開發利用工作;另一方面，單位沒有對電子檔案的管理流程以及利用流程進行明確規定，難以形成一體化、流程化以及專業化的管理機制。

三、數字化時代電子檔案優化管理的基本路徑

（一）創新檔案利用模式，打造檔案共享機制。為了更好發揮電子檔案價值，推動檔案管理工作可持續發展，單位必須要進一步創新檔案利用模式，更新檔案利用的內容。第一，上下級單位之間可以依托于檔案管理系統進行檔案資源共享，提升上下級單位檔案管理工作之間的協調性，避免重復勞動問題的發生。同時，業務關聯單位之間則可以探索檔案共享的合作領域，明確檔案共享的內容，逐步實現從基礎關聯業務的檔案共享到關鍵關聯業務的檔案共享。第二，單位要進一步提升檔案管理人員的共享意識以及開放意識。為此，單位可以邀請相關行業專家舉辦以“檔案共享”為主題的交流活動以及培訓活動，深化檔案管理人員對于檔案共享的認識，提升檔案管理人員的實踐應用能力以及創新能力，夯實檔案共享的基礎。

（二）加快檔案安全建設，搭建安全管理體系。現代檔案管理理論強調檔案資源的真實性、完整性以及準確性。同時，檔案資源只有具備真實性、完整性以及準確性的特征，才具有相應的價值。一旦檔案資源出現失真問題、遺失問題，勢必會給單位檔案管理工作帶來不可忽視的損失。為此，單位必須要將檔案安全管理作為一項系統性、基礎性的工作來抓，解決安全管理中存在的漏洞。第一，單位要健全電子檔案安全管理機制，明確電子檔案安全管理的職責以及內容。一方面，從事前防控的視角來看，單位必須定期對電子檔案管理工作進行檢查，查找安全漏洞的同時，評估電子檔案安全管理的風險;另一方面，從事后防控的視角來看，單位可以建立電子檔案安全應急機制，避免安全問題發生后電子檔案管理工作陷入癱瘓。第二，檔案管理人員要進一步創新電子檔案管理模式，綜合利用多項數字化信息技術對電子檔案進行安全管理。一方面，檔案管理人員要進一步發揮數字水印技術、區塊鏈技術、數字加密技術、訪問權限技術、云密鑰技術在電子檔案安全管理中的優勢，進一步減少病毒入侵的漏洞;另一方面，檔案管理人員可以充分發揮云儲存技術對檔案進行備份，充分保留好檔案原件，避免檔案遺失。第三，單位要進一步明確檔案管理人員的安全責任以及保密責任，制定《電子檔案安全管理標準》以及其他相應的規章制度，建立相關的責任清單，確保單位電子檔案管理工作的依法合規性。

（三）明確檔案管理標準，推動檔案標準化建設。第一，單位可以制定《電子檔案管理標準》《電子檔案建檔規范》等規章制度，明確不同類型電子檔案的基本格式，確保電子檔案管理的統一性。通常而言，電子文件、圖片以及聲像等類型的電子檔案可以分別采用pdf、jpg、avi等相應的格式。第二，單位要進一步細化電子檔案管理的流程，明確電子檔案管理的基本內容以及分工，推動電子檔案精細化管理。第三，單位可以探索利用大數據技術對信息資源進行深度挖掘，進一步豐富電子檔案的各項內容，充分發揮電子檔案的決策咨詢作用以及信息憑證作用。

四、結束語

總而言之，數字化信息技術對于檔案管理的影響是非常深遠的。它不但節約了檔案管理的成本，而且進一步提升了檔案利用價值，值得在當前實踐中加以推廣和應用。一方面，單位必須要進一步結合數字化信息技術的特點以及優勢，不斷完善電子管理機制，為檔案管理人員提供更為明確的指引，規范檔案管理人員的各項管理行為，推動檔案管理轉型升級。

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