信息時代電子檔案在醫院工作中的應用

楊文琴

【摘要】隨著信息技術的不斷發展，電子檔案在醫院工作中得到了廣泛的應用，相較于傳統紙質檔案，電子檔案具有便于儲存和管理的優勢，能夠最大程度發揮醫院檔案的作用。但是電子檔案在實際中的應用，由于受到各方因素的制約，面臨著極為嚴峻的挑戰，需要醫院檔案管理人員實施有效的措施來解決此類問題。

【關鍵詞】信息時代;電子檔案;醫院工作;應用

2019年，由工業和信息化部指導、中國通信學會主辦的“2019年世界電信和信息社會日大會”在北京召開。在會上，高通產品市場高級總監沈磊“在5G+智能終端標準化分論壇”中發表主題演講，詳細介紹了5G技術的智能化應用，這標志著5G時代的到來，信息技術將出現進一步的發展，人工智能將取代傳統工作方式。因而電子檔案在醫院工作中的應用，是時代發展的大勢所趨，也是提升醫院管理水平，為患者提供優質服務的重要舉措。

一、電子檔案的概念及優缺點

（一）電子檔案的概念。電子檔案是指將傳統檔案中需要記錄的信息，利用計算機進行錄入，進而對其進行儲存和處理，不同于紙質檔案的是，電子檔案可以直接使用圖像與文字相結合的方式，使得檔案內容更加豐富，且能夠隨時被調取出來，以發揮自身的作用。

（二）電子檔案的優缺點。電子檔案儲存信息是利用磁盤、光盤等作為儲存媒介，便于攜帶，在需要使用時，只需要接入電腦，然后直接進行搜索，就能迅速將檔案信息調取出來進行使用，從根本上提升了檔案管理的速度。電子檔案中的文本文件可以通過內部網絡進行遠程傳輸，不需要耗費太大人力就能實現信息傳遞，為使用者提供更好的服務。當然電子檔案文本，也可以通過互聯網進行傳播，從而實現網絡資源共享，從而提升全面醫療水平，這對醫療事業的建設，具有極大的促進作用。而且電子檔案可以通過計算機被制作成電子圖書與電子資料等，電子檔案因其數字化程度較高，也可以將視頻文件納入其中，為檔案使用者提供更直觀的資料。電子檔案除了以上優點之外，也存在相應的缺點。隨著信息技術的發展，網絡安全問題一直是限制信息技術應用的問題。電子檔案儲存在網絡系統中，容易受到非法入侵，從而造成檔案管理出現漏洞，造成嚴重損失。目前各大醫院的電子檔案系統各不相同，造成轉化出來的文件不具有通用性，如果出現檔案的轉交，就會出現文件無法實現，使得轉交失敗。

二、電子檔案在實際醫院工作中面臨的問題

（一）管理職責不明確。醫院電子檔案分類較為復雜，醫院自身的檔案分為文書檔案、醫學技術檔案、人事檔案三種，其次還有與病患相關的病理檔案、X線檔案、影像檢查檔案等，這些檔案部分是由醫院的綜合檔案管理部門進行統一管理，還有一些檔案是各科室自己進行管理，因檔案管理的劃分比較亂，容易出現檔案管理職責不明確。

（二）電子檔案管理意識不夠強。電子檔案的應用雖然簡便，但是醫院管理人員對其不夠重視，也容易造成電子檔案管理的缺失。電子檔案管理人員對其工作職業沒有正確的認識，認為電子檔案只要保存好就行，在實際中基本不會對其進行查找使用，使得檔案管理能發揮的作用十分有限。醫院方面雖然強調檔案管理的重要性，但是并沒有實施有效的宣傳措施，難以引起檔案管理人員的重視。

（三）電子檔案管理人員專業水平低。醫院電子檔案管理需要專業水平較高且醫學知識豐富的人員，條件較為苛刻，因而造成醫院電子檔案管理人才較為匱乏，醫院對于電子檔案管理的資金投入也十分有限，薪資較低，對相關人才不具有吸引力。醫院會讓其他相關人員兼職來進行電子檔案的管理，造成電子檔案管理工作的缺失。

（四）硬件設備缺失，技術手段落后。首先，醫院電子檔案因其復雜程度較高，涉及的科室較多，對其進行管理時，需要進行統一的規劃，但是醫院對此資金投入有限，導致硬件設備投入不足，難以進行全面統一的管理，如果分開管理則需要占據更多資源，得不償失。其次，醫院檔案管理人員的管理手段較為落后，并未將智能化軟件應用起來，導致管理效率較低。

三、電子檔案在醫院工作中的實際應用

（一）電子檔案的整理。對電子檔案的整理應該以文件來作為資料整理的最小單位，從而對其進行傳輸和儲存，相比于傳統以案卷為單位的整理，文件整理則十分清晰明了。在實際應用中，例如使用光盤來進行檔案資料的錄入，然后再對光盤進行編排和定期備份，確保文件在儲存保存過程中的安全。除了光盤之外，利用移動磁盤來進行電子檔案的整理也是非常有效的措施。利用OFFICE等辦公軟件來實現資料的電子版轉化，然后對其進行分門別類的處理，利用移動磁盤時，要注意設置加密鎖，來保證資料的安全性。

（二）醫院病例庫統計系統的應用。首先，電子檔案在醫院統計中的應用。例如醫院通常要對患者的個體病歷與醫院資料庫中的文件來進行對比，因而需要快速對病歷檔案進行比對，因此需要對檔案庫中的資料進行提取，人力查找比較慢，但是通過醫院病例庫統計系統，便能迅速完成兩份病歷的對比，極大節約時間。在其系統中加入病歷檔案信息之后，能夠通過ICD-10編碼進行相關的補充，使得醫院管理能迅速掌握自身的資源信息，從而實現有用資源的合理調度，提高各部門的工作效率。其次，醫院病例庫統計系統在對病歷進行篩選之后，可以通過導出EXCEL表格，來對數據進行詳細的分析，便于人直觀了解相應數據。

（三）電子檔案信息管理系統的構建。電子檔案信息管理系統的開發和應用是實現電子檔案信息化管理的重要組成部分，其目的是為了解決檔案種類復雜，解決科室管理部門與綜合檔案管理部門管理職責不清楚的問題，電子檔案信息管理系統對二者實現互通，來進行系統上的統一管理，能有效提升管理效率，減少人力資源的使用。具體的構建方法是：進行信息化平臺的構建，簡單來說，就是進行分布式的管理，利用網絡技術建立一個資源共享點，然后與各科室的電子檔案和綜合檔案管理部門的電子檔案進行對接，實現二者之間的互通，便于檔案信息的查找。在硬件上對于電腦配置有一定要求，軟件上的要求是資源管理平臺需要操作簡潔，容易進行檔案的修改和擴充，還要具有超強的搜索功能，能夠根據所給信息快速查找到所需信息。當然該平臺還要有較強的安全防御系統，能夠實現對于電子檔案的保護，類似于電腦的防火墻，但高于防火墻的等級，主要操作是設置平臺的登錄密碼和下載儲存密碼，進行分布式的組網，利用主控計算機來對其他計算機進行遠程管理。為了檔案信息的安全，系統能夠自動對檔案信息進行保存，當然還要具有恢復功能，保證誤刪的資料能夠重新恢復。

四、結束語

綜上所述，信息時代電子檔案在醫院工作中的應用具有非常重要的意義，因此醫院電子檔案管理工作者應該將管理職責不明確、電子檔案管理意識不夠強、電子檔案管理人員專業水平低、硬件設備缺失、技術手段落后的問題重視起來，然后采取電子檔案的整理、醫院病例庫統計系統的應用、電子檔案信息管理系統的構建等方法，將信息技術落實在醫院實際工作中，提升其工作效率和工作質量，為電子檔案使用者提供更好的服務。

【參考文獻】

[1]馬筱琴.電子病歷檔案管理及其開發應用[J].蘭臺世界，2019（S1）：93-94.

[2]王慧榮.醫院檔案管理中電子檔案系統的應用[J].現代經濟信息，2018（06）：47+49.

[3]管采薇.醫院檔案管理中電子檔案系統的應用[J].蘭臺內外，2017（06）：30.

[4]王蘇醒.電子檔案對醫院檔案管理發展的推動作用研究[J].智慧健康，2017，3（22）：29-30.