信息時代電子檔案在醫(yī)院工作中的應(yīng)用

楊文琴

【摘要】隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案在醫(yī)院工作中得到了廣泛的應(yīng)用，相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，電子檔案具有便于儲存和管理的優(yōu)勢，能夠最大程度發(fā)揮醫(yī)院檔案的作用。但是電子檔案在實際中的應(yīng)用，由于受到各方因素的制約，面臨著極為嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，需要醫(yī)院檔案管理人員實施有效的措施來解決此類問題。

【關(guān)鍵詞】信息時代;電子檔案;醫(yī)院工作;應(yīng)用

2019年，由工業(yè)和信息化部指導(dǎo)、中國通信學(xué)會主辦的“2019年世界電信和信息社會日大會”在北京召開。在會上，高通產(chǎn)品市場高級總監(jiān)沈磊“在5G+智能終端標(biāo)準(zhǔn)化分論壇”中發(fā)表主題演講，詳細(xì)介紹了5G技術(shù)的智能化應(yīng)用，這標(biāo)志著5G時代的到來，信息技術(shù)將出現(xiàn)進一步的發(fā)展，人工智能將取代傳統(tǒng)工作方式。因而電子檔案在醫(yī)院工作中的應(yīng)用，是時代發(fā)展的大勢所趨，也是提升醫(yī)院管理水平，為患者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的重要舉措。

一、電子檔案的概念及優(yōu)缺點

（一）電子檔案的概念。電子檔案是指將傳統(tǒng)檔案中需要記錄的信息，利用計算機進行錄入，進而對其進行儲存和處理，不同于紙質(zhì)檔案的是，電子檔案可以直接使用圖像與文字相結(jié)合的方式，使得檔案內(nèi)容更加豐富，且能夠隨時被調(diào)取出來，以發(fā)揮自身的作用。

（二）電子檔案的優(yōu)缺點。電子檔案儲存信息是利用磁盤、光盤等作為儲存媒介，便于攜帶，在需要使用時，只需要接入電腦，然后直接進行搜索，就能迅速將檔案信息調(diào)取出來進行使用，從根本上提升了檔案管理的速度。電子檔案中的文本文件可以通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進行遠(yuǎn)程傳輸，不需要耗費太大人力就能實現(xiàn)信息傳遞，為使用者提供更好的服務(wù)。當(dāng)然電子檔案文本，也可以通過互聯(lián)網(wǎng)進行傳播，從而實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源共享，從而提升全面醫(yī)療水平，這對醫(yī)療事業(yè)的建設(shè)，具有極大的促進作用。而且電子檔案可以通過計算機被制作成電子圖書與電子資料等，電子檔案因其數(shù)字化程度較高，也可以將視頻文件納入其中，為檔案使用者提供更直觀的資料。電子檔案除了以上優(yōu)點之外，也存在相應(yīng)的缺點。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全問題一直是限制信息技術(shù)應(yīng)用的問題。電子檔案儲存在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，容易受到非法入侵，從而造成檔案管理出現(xiàn)漏洞，造成嚴(yán)重?fù)p失。目前各大醫(yī)院的電子檔案系統(tǒng)各不相同，造成轉(zhuǎn)化出來的文件不具有通用性，如果出現(xiàn)檔案的轉(zhuǎn)交，就會出現(xiàn)文件無法實現(xiàn)，使得轉(zhuǎn)交失敗。

二、電子檔案在實際醫(yī)院工作中面臨的問題

（一）管理職責(zé)不明確。醫(yī)院電子檔案分類較為復(fù)雜，醫(yī)院自身的檔案分為文書檔案、醫(yī)學(xué)技術(shù)檔案、人事檔案三種，其次還有與病患相關(guān)的病理檔案、X線檔案、影像檢查檔案等，這些檔案部分是由醫(yī)院的綜合檔案管理部門進行統(tǒng)一管理，還有一些檔案是各科室自己進行管理，因檔案管理的劃分比較亂，容易出現(xiàn)檔案管理職責(zé)不明確。

（二）電子檔案管理意識不夠強。電子檔案的應(yīng)用雖然簡便，但是醫(yī)院管理人員對其不夠重視，也容易造成電子檔案管理的缺失。電子檔案管理人員對其工作職業(yè)沒有正確的認(rèn)識，認(rèn)為電子檔案只要保存好就行，在實際中基本不會對其進行查找使用，使得檔案管理能發(fā)揮的作用十分有限。醫(yī)院方面雖然強調(diào)檔案管理的重要性，但是并沒有實施有效的宣傳措施，難以引起檔案管理人員的重視。

（三）電子檔案管理人員專業(yè)水平低。醫(yī)院電子檔案管理需要專業(yè)水平較高且醫(yī)學(xué)知識豐富的人員，條件較為苛刻，因而造成醫(yī)院電子檔案管理人才較為匱乏，醫(yī)院對于電子檔案管理的資金投入也十分有限，薪資較低，對相關(guān)人才不具有吸引力。醫(yī)院會讓其他相關(guān)人員兼職來進行電子檔案的管理，造成電子檔案管理工作的缺失。

（四）硬件設(shè)備缺失，技術(shù)手段落后。首先，醫(yī)院電子檔案因其復(fù)雜程度較高，涉及的科室較多，對其進行管理時，需要進行統(tǒng)一的規(guī)劃，但是醫(yī)院對此資金投入有限，導(dǎo)致硬件設(shè)備投入不足，難以進行全面統(tǒng)一的管理，如果分開管理則需要占據(jù)更多資源，得不償失。其次，醫(yī)院檔案管理人員的管理手段較為落后，并未將智能化軟件應(yīng)用起來，導(dǎo)致管理效率較低。

三、電子檔案在醫(yī)院工作中的實際應(yīng)用

（一）電子檔案的整理。對電子檔案的整理應(yīng)該以文件來作為資料整理的最小單位，從而對其進行傳輸和儲存，相比于傳統(tǒng)以案卷為單位的整理，文件整理則十分清晰明了。在實際應(yīng)用中，例如使用光盤來進行檔案資料的錄入，然后再對光盤進行編排和定期備份，確保文件在儲存保存過程中的安全。除了光盤之外，利用移動磁盤來進行電子檔案的整理也是非常有效的措施。利用OFFICE等辦公軟件來實現(xiàn)資料的電子版轉(zhuǎn)化，然后對其進行分門別類的處理，利用移動磁盤時，要注意設(shè)置加密鎖，來保證資料的安全性。

（二）醫(yī)院病例庫統(tǒng)計系統(tǒng)的應(yīng)用。首先，電子檔案在醫(yī)院統(tǒng)計中的應(yīng)用。例如醫(yī)院通常要對患者的個體病歷與醫(yī)院資料庫中的文件來進行對比，因而需要快速對病歷檔案進行比對，因此需要對檔案庫中的資料進行提取，人力查找比較慢，但是通過醫(yī)院病例庫統(tǒng)計系統(tǒng)，便能迅速完成兩份病歷的對比，極大節(jié)約時間。在其系統(tǒng)中加入病歷檔案信息之后，能夠通過ICD-10編碼進行相關(guān)的補充，使得醫(yī)院管理能迅速掌握自身的資源信息，從而實現(xiàn)有用資源的合理調(diào)度，提高各部門的工作效率。其次，醫(yī)院病例庫統(tǒng)計系統(tǒng)在對病歷進行篩選之后，可以通過導(dǎo)出EXCEL表格，來對數(shù)據(jù)進行詳細(xì)的分析，便于人直觀了解相應(yīng)數(shù)據(jù)。

（三）電子檔案信息管理系統(tǒng)的構(gòu)建。電子檔案信息管理系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用是實現(xiàn)電子檔案信息化管理的重要組成部分，其目的是為了解決檔案種類復(fù)雜，解決科室管理部門與綜合檔案管理部門管理職責(zé)不清楚的問題，電子檔案信息管理系統(tǒng)對二者實現(xiàn)互通，來進行系統(tǒng)上的統(tǒng)一管理，能有效提升管理效率，減少人力資源的使用。具體的構(gòu)建方法是：進行信息化平臺的構(gòu)建，簡單來說，就是進行分布式的管理，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立一個資源共享點，然后與各科室的電子檔案和綜合檔案管理部門的電子檔案進行對接，實現(xiàn)二者之間的互通，便于檔案信息的查找。在硬件上對于電腦配置有一定要求，軟件上的要求是資源管理平臺需要操作簡潔，容易進行檔案的修改和擴充，還要具有超強的搜索功能，能夠根據(jù)所給信息快速查找到所需信息。當(dāng)然該平臺還要有較強的安全防御系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)對于電子檔案的保護，類似于電腦的防火墻，但高于防火墻的等級，主要操作是設(shè)置平臺的登錄密碼和下載儲存密碼，進行分布式的組網(wǎng)，利用主控計算機來對其他計算機進行遠(yuǎn)程管理。為了檔案信息的安全，系統(tǒng)能夠自動對檔案信息進行保存，當(dāng)然還要具有恢復(fù)功能，保證誤刪的資料能夠重新恢復(fù)。

四、結(jié)束語

綜上所述，信息時代電子檔案在醫(yī)院工作中的應(yīng)用具有非常重要的意義，因此醫(yī)院電子檔案管理工作者應(yīng)該將管理職責(zé)不明確、電子檔案管理意識不夠強、電子檔案管理人員專業(yè)水平低、硬件設(shè)備缺失、技術(shù)手段落后的問題重視起來，然后采取電子檔案的整理、醫(yī)院病例庫統(tǒng)計系統(tǒng)的應(yīng)用、電子檔案信息管理系統(tǒng)的構(gòu)建等方法，將信息技術(shù)落實在醫(yī)院實際工作中，提升其工作效率和工作質(zhì)量，為電子檔案使用者提供更好的服務(wù)。

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