基于高校行政管理辦公自動化問題的研究

摘要：高校行政管理的理念中辦公自動化是非常重要的部分，是能夠提高行政管理效率的重要手段。目前是信息發展時代，高校的網絡信息實施也逐漸落實，基于此，本文探討了高校行政管理自動化發展過程中存在的問題、對策以及應用，以期提供參考。

關鍵詞：高校行政管理;辦公自動化;問題研究

引言

信息時代中網絡技術已經被靈活廣泛地運用，在高校辦公管理中信息網絡是不可缺少的。校園里教師、學生的資料以及學歷考核都遠遠離不開網絡技術，利用網絡技術實現自動化辦公也越來越重視。目前大部分高校都開啟了行政管理辦公自動化模式，然而，在實施過程中也面臨著各方面的問題。

一、高校行政管理辦公自動化系統存在的問題

（一）工作人員專業化水平有待提高

伴隨網絡的普遍運用，電腦已經是高校行政管理上不可缺少的應用工具，也成為工作人員辦公的一種基礎技能。在運用電腦工作的過程中，高校工作人員的效率會直接對辦公自動化產生影響，所以，在高校執行工作崗位上有很多工作水平的不一致，導致辦公自動化的效果不能良好達成，也將直接影響到學校的辦公效率，為了減少辦公自動化存在的諸多問題，高校應對相應的工作人員進行專業的理論培訓，解決所面臨的問題。

（二）學校缺乏整體規劃

在學校對信息化的管理上，因為缺少全面系統的規劃，從而讓辦公自動化在高校信息化過程中處于正在建設中的狀態。由于缺少整體系統規劃，導致許多辦公自動化系統對人們沒有吸引力，給應用者帶來的需求不夠完整。好多工作人員在運用辦公自動化的過程中過于強調表面，在應用過程中的細節考慮不夠周到，很容易給用戶帶來不便，這樣意味著應用者將做出改變。對此，使用改變方法時，有時候辦公軟件將沒辦法做出改變，就會讓用戶減少，使用效率也會降低。在應用辦公自動化上軟件技術比較欠缺，沒有創新效果，在長遠的發展目標上缺少適應性。面對高校行政管理自動化上，存在很多高校在資源上的分享，應用軟件上安排得不夠完整，使銜接不夠妥當，這樣很容易影響到學校的辦公效率，實踐中需要讓校園自動化起到更大的作用，可以保證資源信息的分享。

（三）辦公系統的安全性有待加強

在高校行政管理辦公自動化上，運用網絡要注意使用安全措施，很多網絡特別容易被破壞和攻擊，產生讓辦公系統自動化有所破壞和侵入病毒的危害，從而導致數據的丟失，帶來很大的損失，造成系統無法恢復的結果，所以在辦公自動化上安全的重視是不能缺少的，如果毫不在意，將會帶來嚴重的后果。

二、行政管理辦公自動化系統建設需要注意的問題

（一）對辦公自動化系統建設進行整體規劃

當高校對自動化系統運用的時候，一定要根據本校在自動化管理狀態進行考慮，也要考慮到運用者實際的需要和給未來高校行政管理帶來的可發展性，這樣就要對高校管理自動化進行策劃，讓整體上有一個明確的發展方向。在高校實施行政管理辦公自動化過程中，整體規劃是非常重要的一點，也是發展過程的基礎，應依據科學的理論發展，做到完整的規劃。第一，當高校做好制訂規劃的內容時，學校應給予共同商議，請學校各個部門的高層領導和優秀人員及相關的工作人員，對制訂規劃的會議進行參加，同時共同確定，最終結果應是達到發展可行性。第二，制訂的內容達到整體的可運用性，做到對整個過程的了解，所以，當學校需要的時候，應先去對學校了解，根據實際的需要去滿足。第三，了解學校行政管理辦公自動化的人力與物力處于什么狀態，從而依據現狀進行制訂規劃。相對其他部門來說，高校也應該在細節上嚴格要求，這些都應加入到規劃當中，讓規劃的應用更加整體。一個好的規劃，要從高校的細節入手，注重整體，方向也應該一致，不要偏差于某一點，這樣才能促進自動化整體的問題解決。

（二）規范自動化系統的數據共享

在工作當中每個部門是截然不同的，不同的部門在自動化管理上所提供的信息資源是有區別的，因為每個部門所擅長的職位差別、形成的效果不同，在運用上采用的信息不同，那么，運用信息資源應注意整體性管理，使用不同種類的服務器來達成自動系統的效果。首先，確定共享的信息運用，因為學校的信息資源是不一致的，它來自不同的部門。辦公自動化要在不同庫存數據資源進行匯總，從而合理的綜合使用，滿足大家的需求，同時也要注重管理人員的要求和各部門對信息的整理。其次，對分散的信息建立聯系，因為每個學校的行政部門都是不同的，所以在數據管理上也是不一樣的。為了讓辦公自動化發展落實得更好，那么就要對不同的管理部門進行差異之間的探究，在思維邏輯上找出管理的方法，讓數據庫建立的更加完善。在行政管理辦公自動化上數據可以對外開放，這樣可以得到更多行政部門管理工作的方便。最后，在數據管理上一定要注重規范，高校的自動化管理給行政管理上帶來了更大的方便，也對學校信息進行了集中，提升了行政管理的效果。在高校中，信息統計管理為更加方便，辦公自動化系統上盡量進行規范的整理，做好規劃，有一個漸進的過程，在接口上達到共識。

（三）做好安全保障工作

現代社會中網絡的運用與分享給用戶增加了很多的方便，在這個開放的環境下也帶來了許多的惡意攻擊和對網絡的故意破壞，對密碼上的盜竊導致很多重要信息丟失。然而，高校辦公自動化系統是非常重要的，學校大部分的重要信息都儲存在這里，所以當去運用管理自動化時，首先要做好安全上的保障，在工作上也要加強管理，有一定的管理方法，從而保證運用網絡上的安全。在管理辦公自動化中，辦公網絡系統也是非常重要的一部分，應避免給辦公網絡帶來不好的隱患，因為辦公網絡是對辦公自動化進行的前提。在高校管理上要更好地去進行安全管理，首先要有完整的軟硬件安全設計，還需要在保密制度與密碼的管理上加強管理。為達到行政管理辦公自動化安全性應注意到以下幾點：（1）對信息上的管理進行加密，在密碼上設置多重保護;（2）防止在火墻上的做文章;（3）對個人身份有一定的信息識別，加強對個人信息上的管理。在安全管理上還可分為：對行政管理辦公自動化的瀏覽加密，對訪問有一定的限制，還有相對比較重要的文件和數據，要留有備用，防止信息丟失，重要的信息資源不能去改變和互相傳遞，對不同的重要度進行分級管理等一些安全措施。在這個前提下，當高校要想更好地解決行政管理自動化的問題，也應對管理人員進行一定的職業道德培訓，提高全校老師管理安全性的意識。

（四）提高辦公人員素質

不管是在任何管理層面上都需要有足夠的專業人員，這樣才能更好地達到成果，那么，在辦公自動化上也必須要有一定的專業人員。當今生活中，高校管理上很少設置專業的管理人員，而是在需要的時候去調動一些可以執行的相關人員，這是非常重要的一個問題。當辦公自動化出現了一定的問題或故障，要及時采取措施，這樣還有挽救的機會，不至于導致無法正常運用或丟失。高校管理上一定要考慮到管理人員的條件，在高校行政管理上更適合一些專業能力和實踐能力相結合的人才。因此，高校要不斷做到管理人員的入崗培訓與工作人員的在職學習，不斷執行一定的考核，從而更好地提升整體管理，對辦公的綜合素質要求全面提升，掌握一定的相關知識，也要有一定的基本維護能力。做好這些才能提高辦公自動化效果。在整體上，高校對辦公自動化的實施使高校的辦公管理與辦公效果都朝向好的方向發展。與此同時，行政管理也是比較復雜的一個管理層面，在工作中，要做好整體上的規劃，應該進行細致調研，經過整體的分析，再針對高校不同的實際情況，進行整體的改善，才能更好地發揮整體的作用。在對網絡的運用中，也讓高校在信息發展資源上有一定的提升空間，使信息的發展有所提升，從而能夠改善更多在行政管理自動化上的欠缺。

三、建立和優化以教師為主的協作辦公自動化平臺

在行政管理自動化上，考慮到教師的實際運用，做到以教師為主的管理自動化，那么前提條件是教師也應具備個人平臺賬號，才能進入系統，能對自己的教學和教研資料進行內容上的管理。其一，應對自己的學生進行了解，掌握自己在班級管理上的講課內容，對學生的實際情況和作業管理有一定的了解。教師也可根據這些實際情況記錄，參考學生在教研中所提出的問題，進行教研討論，也是教師提升的一個過程，對學生實際生活進行了解。根據行政管理自動化的信息資源了解每個學生不同階段的狀況，教師之間相互溝通了解，找到一定的教學方法，提高整體的教學效果。還可以考慮到自己的教研情況，對學校的教學資料進行學習，再對學校各部門的差異進行了解，通過共同努力，提升教學效果。

四、基于校際間的教學、科研協作平臺

根據高校的實際平臺，招集一些拔尖的工作人才，更好地發揮行政管理自動化，在人力和實際上相互結合，有一定的發展優勢，從而更好地進行工作，解決問題。

五、實現基于學生的高校教育功能的延續

在學校內學生是重要的部分，那么學生也可有個人的信息賬號，可在課程選修上進行選擇，課程表、成績和作業的完成等都是靠自動化信息網絡來完成的。高校行政管理自動化是學校非常重要的管理方法，給很多學生在入學時和畢業后提供個人信息產生很大的方便。

六、結語

綜上所述，高校行政管理上運用好的軟件，加上辦公自動化的工作人員技能增強，高校不論在哪個方面的管理上都會有所進步。在網絡信息技術發展下，信息技術上的運用是高校行政管理上較好的幫手，在資源上，可以提高高校行政管理的成果。在高校行政管理上，也可以很好地利用網絡化管理，在相互結合中對自動化管理的方式有所創新，達到更好方便和管理上的滿足。

參考文獻：

[1]田蓓，王曉東.高校行政辦公自動化系統基礎設計實現與趨勢[J].電子技術與軟件工程，2018（11）.

[2]李桂娥.網絡環境下高校辦公室管理工作自動化探討[J].計算機產品與流通，2018（6）.

作者簡介：賀得利（1984—），女，廣東珠海人，辦公室主任，助教，本科，主要從事行政管理研究。