事業單位檔案管理存在的問題和對策分析

田志興

關鍵詞：事業單位;檔案管理;問題分析;應對策略

中圖分類號：D630.1;G271文獻標識碼：A 文章編號：1009 — 2234（2020）04 — 0168 — 03

近年來，我國不斷推進事業單位改革，完善事業單位的職能設置和人員配置，加上信息技術的不斷發展，事業單位檔案管理工作也面臨著改革，檔案管理工作方式方法也亟待進行調整。與時俱進，實現事業單位檔案管理的現代化、高效化、規范化不僅有利于保護各類事業單位部門檔案文化資源，而且可以通過優化檔案業務流程、挖掘檔案潛在信息，有利于強化檔案管理對事業單位智能工作的支撐作用，從而促進事業單位整體工作的蓬勃發展。

一、事業單位檔案管理存在的主要問題

1.領導干部檔案管理意識薄弱

一些單位的領導干部對檔案管理的理解不夠充分，也沒有建立相應的管理考核評價體系，甚至以為檔案就是每個文件的整理、放置，沒必要進行分門別類、專人管理和定期維護。常常對事業單位部門檔案疏于日常性整理和保護，認為事業單位工作人員的身份檔案是一種不會丟失的標簽和符號，認為一些文字檔案丟失就丟失了、損壞了也沒有必要修補，缺少一個長期的檔案整理工作計劃。當且僅當在文件檢查或需要時間進行檔案調查時，才會引起短暫的重視。而且，一些領導干部缺少相關法律常識，多數都不了解《檔案法》;領導干部不重視，在宣傳動員開展檔案管理工作中，自然又難以得到檔案管理人員的重視。許多領導干部尚未意識到事業單位檔案管理的實用價值，僅僅把檔案管理當作一項任務來抓，忽視了監督及管理協同配合的積極作用。

領導的不重視進而造成檔案信息化程度跟不上時代，以單位缺少資金為由，放緩檔案部門設備的更新換代的步伐。一些事業單位的檔案管理部門的工作環境條件差、缺乏專業設備等問題。如沒有保護文件的基礎硬件設施，計算機落伍，位檔案管理仍然是沿用老方法。使得事業單位的檔案管理工作一度處于停滯狀態，更不必說事業單位檔案管理的規范化、信息化和網絡服務數據化了。在檔案技術的管理上。事業單位檔案管理“硬件”發育遲緩。事業單位記錄管理設備過時，大多數記錄管理部門仍以紙質記錄、賬簿記錄為主，傳統的紙質記錄管理模式往往是低效率工作。隨著經濟的不斷發展，科學技術水平的不斷提高，傳統紙質文字記錄模式無法比擬計算機，能夠迅速地將龐大的信息內容，有效地存儲在信息記錄庫中。因為個別事業單位缺少足夠資金去購買專業設備，無法及時購買電子檔案記錄管理工作要求的新設備，這很大程度上限制了電子檔案工作人員的文件數據記錄速度以及文件查詢效率。因此，從總體上看，很多事業單位在檔案的管理水平上還有待提高，多數事業單位還是存在著紙質檔案與電子檔案并用的情況，這大大影響了工作效率。

2.檔案管理工作缺少制度規范

檔案在事業單位中有著非常重要的作用，檔案管理與單位的各項工作都有著密不可分的關系。單位職工的檔案或文件、流程記錄等資料一旦丟失，就有可能造成個人信息和單位數據泄露，特別是保密文件泄露很可能造成嚴重后果。因此，事業單位的領導干部和檔案管理人員理應高度重視這項工作。但實際工作中，檔案管理工作并不令人滿意。由于完善的事業單位檔案管理不能給部門帶來任何實質性的好處，即使取得了成績，也無法在短期顯現出來作用，所以很多事業單位的主要負責人普遍不重視檔案管理工作，這種消極態度會影響其他事業單位科員，包括事業單位檔案的直接管理實施者——檔案文件管理人員。當前，檔案管理工作的重要性并沒有被事業單位檔案工作人員意識到，檔案管理僅被視為整理和保存文件的工作。再加上上級領導和負責人的消極態度，檔案管理人員很難努力工作，結果會讓檔案管理一直處于泛濫、失控的狀態，事業單位科員們無法按時進行相關的檔案記錄，耽誤了工作時間，最后積壓得越來越多，只能得過且過，導致文件不完整，影響了他人查閱文件和工作效率。

部分事業單位檔案記錄管理工作常常會發生突發、臨時的狀況，一旦發生突發情況，常常是由事業單位臨時抽調的其他崗位人員來兼職管理工作，這些人往往缺少實際工作經驗，也沒有一定檔案工作技巧。由缺乏專業和技巧的兼職人員負責工作，會讓檔案越整理越混亂，最終讓檔案管理失去現實意義。

上述這種非專業檔案管理情況的存在主要就是兩方面原因：一方面是因為兼職檔案管理人員工作繁忙，沒有考慮到檔案管理是一項長期的、系統的工作，不認真負責的兼職檔案管理員讓檔案文件收集整理難以取得很好的效果，而且往往被其他工作耽擱;另一方面，檔案管理人員在技術能力水平上缺乏專業度，導致檔案管理質量不高，對事業單位檔案管理的專業性產生了影響。

3.檔案管理監管力度不夠

事業單位部門輕視檔案管理工作，檔案管理先天“軟件”不足，外部監督缺失。雖然有相應的規則規定，如《干部檔案管理條例》《干部檔案整理細則》等，實際上已經出臺，并實施多年，但在現實管理中依然不能做到按規定嚴格執行，在標準程序方面，各個事業單位始終不能形成一套可操作的運行系統，尤其是不能在系統內部，建立檔案管理工作實施的程序和辦法，雖說各個事業單位積累了很多的工作經驗，但最終還是在新設備上缺少嘗試，在檔案整理信息化和規范化上還是緩慢地發展，檔案管理模式還是不夠規范。部分事業單位部門還沒有制定相應的檔案管理制度，造成檔案管理監督存在程序上的漏洞，管理不規范、人多分類亂等問題層出不窮，最終會讓檔案管理工作異常混亂。例如，個別事業單位為省去幾個復雜環節，在檔案管理操作流程中，對本應銷毀的、本應歸類的、本應歸檔部分原文件的檔案材料，直接做了簡化處理，這樣的做法對于任何一個單位的檔案管理工作來說都是危害巨大。這些問題主要就是缺少外部監督，致使檔案工作疏于管理造成的。

由于受事業單位專門檔案管理工作人員自身工作能力的限制，自己單位人員很難履行本單位的檔案管理監督和自查的雙重職責。由于部分領導干部對管檔案管理工作存在輕視心理，所以檔案管理工作人員在心理上忽視檔案管理的重要性，即使沒有其他工作，也懶得去整理檔案文件和學習檔案文件管理規定，也僅僅就是把檔案粘貼上文件分類標簽，隨意堆放到文件柜中，沒有形成專門的檔案管理經驗，更不用說會有較大提高。而且，檔案室作為事業單位檔案管理工作的指導部門，檔案室工作人員存在被抽調和調換去其他崗位的情況，原本定崗人員數量就不多，要想保質保量做好檔案工作整理，已經不是一件容易的事，加上經常抽調，常常出現檔案工作銜接不上。大多數人員都不會去處理檔案的細枝末節的問題，除非要真正進行檔案年末考核檢查，才會出現檢查檔案前臨陣抱佛腳的情況，人員不夠，常常加班加點也難以完成，對付性完成檢查工作任務。

二、事業單位檔案管理問題應對策略

1.提高領導對檔案管理的認識

必須轉變事業單位領導干部心中的“重事業，輕檔案”的思想，不僅要讓部門工作人員知道，光靠這些“面子”上成績是遠遠不夠的，而是要看到“里子”上的工作能力，最重要的是要做好檔案整理這一根本的工作，領導干部都沒有檔案管理上的想法，不懂檔案工作的方式方法、工作技巧，意識薄弱，盲目地認為只是投入一點精力就可以看到工作成果，就會誤導事業單位的工作人員，檔案管理工作就無法繼續進行下去，無法發展，無法達到預期目標。因此，領導干部作為單位檔案管理的第一責任人和主要負責人，一定要從認識上轉變檔案管理可有可無的懶政怠政思想，上前指揮、親臨現場，率先垂范，只有這樣才能更好更快地促進檔案管理工作的不斷創新。

事業單位管理檔案工作就要從領導頂層出發，準確設計檔案工作的宏偉計劃與藍圖，要深刻意識到檔案的行政職能和保管使用職能都非常重要，因此在制定相關的管理制度時，一定要既重視現代化功能，同樣也要重視檔案管理標準化，助推檔案管理工作的逢勃發展。事業單位部門必須固定時間組織事業單位全體人員學習《檔案法》《干部檔案管理條例》和《干部檔案整理細則》等法律法規，開設檔案管理方面課程，講解檔案信息保密的工作方法。檔案管理的領導干部還應定期開展巡視、檢查和督導，根據工作實際，建立一套切實可行的檢查考核評比體系，讓事業單位部門檔案管理規范化。

2.加強檔案管理隊伍標準化建設

一方面，事業單位檔案管理部門必須保證檔案室中有經驗和有專業特長的檔案管理專家和學者的比例，并盡可能的保證檔案管理人員穩定。檔案管理人員要求政治素質高，有熟練掌握檔案管理服務的能力，也要同時具有可以操作計算機技術的高素質人才進行檔案管理工作，建立事業單位檔案人才的培養機制，開展檔案管理交流討論研討會，這樣把現代化的檔案管理信息技術能夠得到推廣。同時為這些事業單位優秀的檔案管理人才提供良好的發展平臺和高薪待遇，凝聚事業單位檔案管理部門的共識，組織一個高效穩定的管理團隊。

另一方面，建設檔案管理信息化工程，提高檔案管理服務效率。檔案管理信息化追求的最終目標是高效利用檔案資源，提高管理服務效率，以便于事業單位工作人員閱讀檔案資料。當代事業單位對檔案管理提出更加嚴苛的要求，檔案管理信息化是檔案管理服務的必由之路。因此，首先需要在部門之間建立互聯網標準的信息化管理模式，及時準確地更新檔案文件信息，保證文件本身的有效性。接下來，進行電子數據轉化，需要連接控制部分使用新的轉換存儲工具，例如掃描儀、高拍儀和攝像工具等，對檔案材料采用圖片進行保存，并利用先進設備進行文件加密和傳輸，使檔案信息資源互聯互通，讓檔案管理工作更加靈活，方便事業單位工作人員對文件的查詢需求，一舉兩得。

3.建立健全檔案管理監督規范化制度

有法可依，有法必依，執法必嚴，違法必究，這不僅是執法工作者需要堅持的原則，也是每一位事業單位的檔案管理的工作者應該知曉的原則。檔案管理人員不僅要嚴格按照規章制度要求，嚴格執行檔案管理規定，更要加強監督管理，對一切非法損壞、非法竊取檔案的違法行為，還要及時向單位和領導匯報，由單位及相關執法機關對破壞檔案管理法律的人員進行嚴肅處理。對檔案管理保護可以區分對象、目標群體、心理和思想動機，采用針對方式方法，對檔案管理采用分類分級重點保護，最好在檔案室內安裝高清攝像監視器，這樣就可以監視和保護檔案的安全。同時，檔案管理員要勤于動手查閱檔案簿、勤于動眼觀察閱覽者、勤于動嘴宣傳法律法規，爭取讓檔案保密工作滴水不漏。

在監管規范化上，第一，需要建立科學的檔案監督管理制度，建立健全檔案管理責任追究制度，盡力做到權責分明，有利于執行和追責;第二，需要建立事業單位檔案管理操作規范程序流程，建立健全行之有效的配套關聯制度，保證配套標準化流程，嚴格遵循言簡意賅，易操作，簡單實用，不易變形的原則，沿用之前制度的類型項目，這樣可以有效地顯示規章方向的指示功能，讓檔案管理有所遵循;第三，在制度制定中保證對事業單位領導與檔案管理工作人員“一視同仁”，在建立相關規章制度下，必須能夠達到既能提供監督檔案管理工作人員又能監督領導的作用，讓檔案管理制度在陽光下運行，不能讓任何人逾越檔案管理制度規章。最后，規章制度要獎與罰并舉，正是因為事業單位的檔案管理者是多種規章制度的第一責任人和主要負責人，因此在檔案管理規章制度出臺之后，必須維護規章制度的權威性和唯一性，必須做到獎罰分明，讓受獎者得的心安理得，讓受罰者心服口服。

三、結論

在事業單位部門檔案管理過程中，必須始終堅持規范與靈活統一、權益與責任兼容、制定與執行并重的三大原則，完成檔案管理工作，需要事業單位部門領導的重視，需要專業員工的高專業水準，需要組織制度，只有這樣，事業單位才有可能高效率地完成檔案管理工作，甚至還可以完成事業單位更為復雜的統計應用。檔案管理工作必須時刻跟隨著時代的需要而進行創新與改革，順應時代需求，順應當代事業單位蓬勃發展的需要，不斷提升對檔案管理工作的重要性的認識，不斷加強制度建設和監督指導。

〔參 考 文 獻〕

〔1〕李洋洋.事業單位檔案管理中存在的問題與提升措施〔J〕.信息記錄材料，2018，（08）.

〔2〕王艷.新形勢下人事檔案管理的幾點思考〔J〕.人力資源管理，2016，（09）.

〔3〕莫斌.建設工程檔案信息化管理淺析〔J〕.現代企業教育，2011，（12）.

〔4〕吳暉.大數據時代高職院校檔案信息化建設思考〔J〕.辦公室業務，2018，（10）.

〔5〕郜尚義.議新形勢下事業單位檔案管理的改革〔J〕.西部資源，2015，（08）.

〔責任編輯：楊 赫〕