人事檔案管理工作中存在的問題及對策分析

馮明哲

摘 要 人事檔案管理工作對企業來說是必不可少的，事業單位在選擇人才的時候需要根據人才檔案來進行篩選，人事檔案管理工作的優化，能夠對人力資源的管理有著深刻的影響。可是，現如今人事檔案管理工作還存在著許多的不足之處，這些問題嚴重影響了人力資源管理的優化和提升，因此，本文對人事檔案管理工作中存在的問題進行分析，并給出對應的解決措施。

關鍵詞 人事檔案管理;事業單位;解決措施

1人事檔案及人事檔案管理的基本概述

①人事檔案的概述。在人事檔案管理中，人事檔案是最基本的材料文件，它主要用來記錄這個人自身學歷、品德、特長等內容。人事檔案包括一個人的個人學歷、個人資歷、政治面貌等方面的信息，這些信息與工資待遇以及社會勞動保障是掛鉤的。嚴格來說，人事檔案是用來記錄一個人人生軌道的，并且具有法律效力。現如今人事檔案主要用來開具證明、辦理養老保險、個人轉正等。②人事檔案管理的概述。在企業人事檔案管理工作中，人事檔案主要用來記錄個人在人事活動中的表現，并對其進行收集、統計、保存。人事檔案管理的制度主要為保障人事檔案的隱私性、確保人事檔案的完整性、真實有效性等方面[1]。

2當前人事檔案管理中存在的不足

①領導對人事檔案管理工作不夠重視。在企業人事檔案管理工作中，很少有領導會對其進行重視，這種情況在各個大大小小的企業中或多或少都會有一些，并且這種情況仿佛已經成了習慣，主要原因為上層領導沒有認識到人事檔案管理工作的重要性。在上級領導眼里，他們覺得人事檔案管理只是一種附屬性工作，沒必要對其進行重視，只要保證其不丟失、不泄露，能夠隨時用來應對查檔就可以了。領導自身對人事檔案管理工作帶著這種錯誤的認知是沒辦法有效優化人事檔案管理工作的。這種情況所帶來的弊端主要在工作沒計劃時表現出來，檔案工作沒有足夠的人員來支撐。②對檔案工作硬件設施投入不足。檔案室存在的意義就是為了有效管理檔案，為人事檔案提供一個良好的環境。可是在實際工作中，大多數單位都會將大部分經費用來完善其他工作中的硬件設施，從未在檔案室增添新設備，造成檔案室設備落后，無法有效對檔案進行有效的規劃，有一些單位更是連檔案室都沒有設置，人事檔案也沒有專門的人員對其進行管理，只是將其隨意堆放在一起，沒有有效對其進行保護，最終導致檔案材料發生霉變或者蟲蛀的惡劣后果，這樣才需要用到檔案的時候就會帶來很多不便之處。③人事檔案收集工作力度不夠。在工作當中要想加強對人事檔案的管理，必須必備一套比較全面的集中檔案工作的制度，然而，在當代工作中還存在許多的單位制度并不全面，在對檔案實施的人員要求不夠嚴格，從而給檔案整理上帶來了不必要的因素，例如：需要存放的檔案歸類的不夠及時，對整體的工作造成了影響，讓整個工作中處于被動的狀態，沒能達到檔案工作的整理齊全[2]。

3人事檔案管理的對策及研究

①收集材料是基礎。在現在社會當中，因為一些干部人員的資料不斷增加，不管是在考核上，還是個人經歷及專業技術上都有存放的材料，這樣也給檔案收集人員帶來了更多的要求。然而，檔案工作人員還必須要做到對每一個職工每年的考核和學歷上的變化，等進行收集、整理和歸檔。如果出現個別的工作人員需要調動或者查詢自己的檔案資料，那么運用之后要及時的歸還到位，并且要求按照一定的管理制度整理裝訂完整。②加強檔案工作基礎建設。在對檔案工作管理上，一定要抓緊制定好管理上的工作制度，因為這些資料都是非常重要的。所以，在檔案管理上要加強對工作人員的培養，可以對相關人員開展一定的培訓計劃，傳遞一些相關的理論知識，讓工作人員靈活的運用到管理工作當中。同時，也要做好的管理環境的設施，在檔案柜上裝置安全鎖，還要做到防濕、防火的相關配置，從而對檔案管理起到更大的輔助作用。③加強人事檔案管理隊伍建設，提高人事檔案管理人員素質。為檔案管理工作人員創建一個良好的隊伍，加強工作人員的責任心，充分的發揮他們的工作能力，從而起到更好的作用，同時，調動工作人員的工作態度，提高積極性。④建立人事檔案管理信息系統，提高科學管理水平。在這個網絡信息時代，要讓人事檔案管理發展的越來越好，就要做好檔案管理上的整體工作，讓工作人員很好地去運用信息資源完善檔案管理工作的發展[3]。

4加快現有人事檔案的信息化建設

人事檔案信息化管理將對于人事以及組織工作有著很大的影響，主要表現在以下幾方面：①有利于組織人事部門“選人用人”和為領導決策提供服務。清楚明了的人事檔案管理優點在于可以讓人事部和領導快速找到自己想要查詢的資料，并且能夠準確了解掌握干部在各個方面的表現情況。②有利于提高人事檔案管理人員的工作效率和服務質量。檔案管理實行紙質人為收集管理是以往的人事檔案管理方式，同時這也暴露出了一些問題，工作人員有著巨大的工作量，在整理材料時所耗費的時間也很多。融入現代信息化運行的人事檔案管理，在查詢干部工作資料時擁有更加快捷、迅速、準確的高效率優點，同時對于所呈現出來的信息完整性也更加有保證，并且可以做到實施的更新，以便于掌握最新的信息。在很大程度上給檔案管理工作人員也降低工作困擾。一方面，檔案管理人員會第一時間保證人事檔案信息的準確和完整;另一方面檔案信息會得到及時更新，方便領導和有關方面調閱，為組織人事部門科學決策提供準確信息。

5結束語

實行人事檔案管理在工作單位中有著舉足輕重的作用，能夠有效促進單位的管理和改革，跟進時代發展的腳步來實行信息化人事檔案管理。單位領導需要認清現代發展管理的新思路，對人事檔案管理能夠起到充分的重視，做好與人才服務部門的交流，有助于提高單位人事檔案管理的效益，能夠實現人事檔案管理對提高人力資源管理的積極作用，推動人事檔案管理的科學化、合理化發展，達到推動單位人事檔案管理發展的目的。

參考文獻

[1] 牛雪玲.事業單位人事檔案管理存在的問題及對策[J].現代國企研究，2018，（22）：174.

[2] 孫偉.淺析基層事業單位人事檔案管理工作存在的問題及對策[J].中國衛生產業，2015，12（30）：168-170.

[3] 郝小艷.醫院人事檔案管理信息化建設中存在的問題及對策探究[J].現代交際，2016，（7）：235.