檔案信息化建設(shè)的重要性及意義

呼艷萍

【摘要】企業(yè)檔案信息化建設(shè)是國家檔案信息化建設(shè)的重要組成部分。盡管現(xiàn)代信息和Internet技術(shù)給企業(yè)檔案管理帶來了巨大挑戰(zhàn)，但它們也帶來了無限的機會。怎么樣把挑戰(zhàn)變成機遇，引領(lǐng)檔案事業(yè)走上現(xiàn)代發(fā)展道路，開創(chuàng)檔案信息資源管理新時代，是企業(yè)檔案管理人員面臨的主要問題。因此，對企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要性和意義要有必要研究。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案;信息化建設(shè);必要性

一、國家檔案信息化建設(shè)的重要組成部分

企業(yè)的技術(shù)創(chuàng)新和管理水平的提高是企業(yè)寶貴的信息資源財富。同時，各行各業(yè)的大小企業(yè)作為中國經(jīng)濟運行的基本單位，見證了中國經(jīng)濟的整個歷史過程——轉(zhuǎn)型（圖1）復(fù)興和崛起。基于此，企業(yè)檔案也不能排除在外，在中國經(jīng)濟發(fā)展方面，它是原始記錄之一，對國家記憶來說，也是不可或缺的。難能可貴的是，關(guān)于國家項目建設(shè)，很多公司積極參與，尤其是重大項目。之所以這樣，是因為在項目完成后，這些企業(yè)要在國家城市建設(shè)檔案館進行存檔，是國家檔案館的重要的財富載體，是國家檔案資源不可缺少的一部分。

（一）國家改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)的客觀要求。人類的生產(chǎn)和生活越來越依賴于計算機和網(wǎng)絡(luò)。中國只能堅定不移地走信息力量之路，黨和國家也把信息化確定為國家戰(zhàn)略決策，并將信息化納入國家經(jīng)濟建設(shè)中。信息化建設(shè)的不斷開展，獲得了某些成果。只有在堅持走信息化的道路基礎(chǔ)之上，不斷地去對檔案資源結(jié)構(gòu)進行優(yōu)化，利用創(chuàng)新的手段，去對檔案信息系統(tǒng)不斷地完善，才能為社會現(xiàn)代化建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，促進我國的經(jīng)濟健康、快速地發(fā)展。

（二）國家檔案信息化建設(shè)的薄弱環(huán)節(jié)。在這一方面政策指導(dǎo)下——國家檔案信息化建設(shè)政策，全國各地對信息化方面的工作進行了實施。然而，由于存在著某些差異性，如地區(qū)不同導(dǎo)致全國檔案信息化在發(fā)展方面并不平衡。就從組織方面而言，企業(yè)的信息化方面的工作跟事業(yè)、機關(guān)相比，遠遠比它們落后，尤其是關(guān)于管理制度這一方面，信息化工作可以說是一個空白，因為很多企業(yè)沒有完善的管理制度。究其原因，主要是：1.缺乏資金。要進行檔案信息化建設(shè)，就要購買專業(yè)需要的硬件措施、軟件設(shè)備，這對企業(yè)無疑是很大的資金支出。特別是在信息技術(shù)高速發(fā)展的時代，檔案管理軟硬件系統(tǒng)的維護和更新是必然的，這就會導(dǎo)致不小的開支。而企業(yè)是以利益為目的的組織，以最小的投入創(chuàng)造最大的財富。正因如此，往往會再把剩余資本進行擴大再生產(chǎn)，旨在創(chuàng)造更多的財富，這就是企業(yè)檔案信息方面建設(shè)資金缺乏的原因之一。2.企業(yè)管理者對檔案信息化認識的偏差。在某些文件并存的狀況下——電子、紙質(zhì)，有一些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)就會認為，既然紙質(zhì)文件可以滿足管理的需求，那就沒必要對信息化進行什么建設(shè)。特別是當(dāng)這些人知道關(guān)于這一方面的建設(shè)需要花不少錢的時候，他們會毫不猶豫地拒絕。但是他們忽視了在檔案信息化建設(shè)完成之后，往往會有無法預(yù)測管理方面的節(jié)約，就比如人、物、財力等方面。因此，對于信息化的自身，我們可以說，這就是一種創(chuàng)新工作，只有以高瞻遠矚的眼光看待信息的價值，才能理解和支持電子檔案管理，為檔案信息工作創(chuàng)造必要的條件（圖2）。

二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)是企業(yè)信息資源規(guī)劃方面的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

信息時代到來，企業(yè)對信息資源的依賴越來越大，對信息資源的利用需求也在不斷擴大和深化。形式和渠道不同的信息資源在企業(yè)中日益形成。然而，如果缺乏某些統(tǒng)一的標準和進行有效的管理，導(dǎo)致這些資源基本上是離散的，使所謂“信息孤島”的形成。這是非常不科學(xué)的，對企業(yè)信息資源造成了很大的浪費。現(xiàn)在，有很多企業(yè)對于這個問題已經(jīng)有了新的認識。

（一）信息資源規(guī)劃是整合企業(yè)信息資源的有效途徑。社會在不斷進步，時代也在不斷地深入發(fā)展，人們在信息資源的認識方面，對它的重要性越來越清晰，領(lǐng)導(dǎo)更加重視信息資源規(guī)劃方面。即便是有一些企業(yè)對于這方面的問題都意識到了，但是卻不知道應(yīng)該怎么樣對這個項目進行比較系統(tǒng)及有效的實施。對于解決這問題，企業(yè)信息資源進行詳細的規(guī)劃，也就是從企業(yè)的實際情況出發(fā)，對于信息需求要仔細進行分析，最大化支持信息技術(shù)對企業(yè)的生產(chǎn)、管理、物流和其他企業(yè)，讓企業(yè)的所有信息資源產(chǎn)生、收集和使用。整個反饋過程就是用于梳理和整合關(guān)于企業(yè)信息交換的橋梁，從而對于中間環(huán)節(jié)，能夠有效減少和縮短，旨在對信息資源的快通和共享得以實現(xiàn)。

（二）企業(yè)信息資源規(guī)劃的基本要求。其實質(zhì)是對當(dāng)前先進的信息技術(shù)進行利用，能為企業(yè)信息資源搭建起一個統(tǒng)一的平臺，使企業(yè)內(nèi)部人、信息能夠有良好互動。那我們就可以說，信息資源規(guī)劃的基本要求——互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，信息資源規(guī)劃的核心和基礎(chǔ)——機讀信息和數(shù)據(jù)。而企業(yè)檔案作為企業(yè)的核心，所以它就是企業(yè)信息資源規(guī)劃的關(guān)鍵對象之一。為了對企業(yè)信息資源規(guī)劃更好地配合，檔案部門首要工作是對檔案信息化進行工作，數(shù)字化的紙質(zhì)檔案積累手工時代，計算機可讀形式的數(shù)字信息，然后使用強大的應(yīng)用系統(tǒng)平臺的信息資源規(guī)劃數(shù)字化檔案資源。

（三）企業(yè)檔案信息化建設(shè)是最大限度地開發(fā)檔案信息資源的有效途徑。建設(shè)最大限度開發(fā)的兩方面是：一是就其管理目的來說，是對企業(yè)的歷史文化進行傳承，并對企業(yè)的發(fā)展進行見證。二是為生產(chǎn)建設(shè)、研發(fā)、管理等日常活動提供真實可靠的信息支持就會顯得尤其重要。這也是企業(yè)檔案對其自身價值的實現(xiàn)、完成使命的基本要求。為了提高企業(yè)檔案利用的效率，對于檔案工作人員，必須要對檔案信息資源進行有效的配置，是為了給企業(yè)檔案使用者，能夠提供科學(xué)、合理、高效的檔案利用途徑。作為日常工作信息和知識的首選，是吸引企業(yè)用戶將檔案資源以多種方式進行利用，才會給企業(yè)用戶的工作帶來幫助，就比如在設(shè)計、研發(fā)、管理等方面，能夠更好地證明企業(yè)檔案管理存在的意義。

三、結(jié)論

總之，在信息時代，信息技術(shù)在各行各業(yè)都得到了發(fā)展。企業(yè)檔案信息化建設(shè)和其他組織檔案信息化建設(shè)是我國檔案信息化建設(shè)的重要組成部分。符合現(xiàn)代用戶獲取更廣泛檔案信息的需要。企業(yè)檔案信息化建設(shè)仍將是未來研究的熱點問題。

【參考文獻】

[1]張英奎，王飛，房彥君.大數(shù)據(jù)時代的企業(yè)檔案信息化建設(shè)[J].北京化工大學(xué)學(xué)報（社會科學(xué)版），2016（3）：32-36.

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