多元化需求背景下大數據檔案服務模式創新

王晴

【摘要】隨著新時代科技與社會的快速發展，大數據、物聯網、區塊鏈以及人工智能等廣泛應用，不僅改變了百姓的生活、溝通方式，也為高校的檔案服務工作注入了新的活力。為此，面對多元化需求及科技的發展助力，高校檔案管理工作需直面挑戰、抓緊機遇，深入思考如何提升工作開展的有效性與創新性，更好地滿足工作開展所需。從而讓云計算、大數據、人工智能等高新技術與先進的工作理念與檔案管理工作相結合，以便不斷提升高校檔案管理工作的服務能力。

【關鍵詞】多元需求;高校;大數據檔案;服務創新

“互聯網+”背景下，信息化發展促使大數據時代到來。對于檔案管理工作者來說，不僅工作形式發生了根本性變化，而且海量信息、用戶需求的多元化、數據精準化等對檔案服務工作開展的水平與質量也提出了新的更高要求。面對信息資源的井噴式發展，如何深挖數據背后的價值，做好分類管理、用數據說話、進行檔案加密、增強信息的應用與保管能力，從而提高高校檔案的信息化服務能力，需應用好多元化需求下大數據檔案服務的新模式、新理念以及新技術。

一、用戶對大數據檔案服務需求日趨多元化

（一）用戶需要多樣性、便捷化的大數據檔案服務。在高校的檔案服務工作中，其主要包括對學生、教職工的檔案管理及校園資料管理。促進大數據檔案服務模式的創新，主要是基于能夠高效率、更精準地滿足師生對檔案服務工作的開展需求，改變以索引式為主的落后管理方式，讓目標用戶的選擇更加多樣化、便捷化，避免海量信息條件下檔案管理工作變得冗雜、無序，讓師生在查閱中浪費過多的時間與精力。通過技術介入，對數據信息、檔案資料等進行加工處理，以便更好地滿足師生學習、資料查閱需求，并在此基礎上進行智能延伸，幫助其開闊知識視野，使他們獲取自己所需的多樣性數據資料。

（二）需進一步定位用戶結構，促進服務精細化。現階段，隨著高校數字圖書館的建設，以大數據技術為依托構建新型檔案服務模式得到了高度關注與廣泛的普及。相較于傳統的檔案服務模式，大數據檔案服務模式的構建不僅能覆蓋更廣泛的用戶群體，匯總、整理、分類處理海量的信息，更重視對需求的分析。為此可以對受眾進行精準畫像，以更好地落實精細化服務，對檔案服務的管理升級、分類升級以及服務優化。以校園圖書館為例，基于不同專業師生的資料關鍵詞搜索分析，對用戶的需求進行整合，根據專業層次的分類制定特色化服務，依據不同學段、層次師生的實際需求，捕捉其興趣偏好、專業水平、查閱特點等，形成多層次、更具特色的圖書信息管理系統，以便使檔案管理更具實效性。

二、影響高校大數據檔案服務創新的主要因素

（一）存儲問題。在高校檔案服務過程中，首先需解決好對海量信息的存儲、處理與整合分類。因此，這里的存儲并非簡單地對信息進行采集、保管，更需依據信息間的關聯性構建數據庫，以便滿足后期的應用所需，從而進行有效延伸。

（二）服務方式。為了便于用戶的檢索、使用，讓檔案服務向智能化方向延伸，還應加強對服務方式的創新。需要對用戶的使用習慣、查閱特點進行調研，秉持“以人為本”的工作理念，將原本的為用戶提供服務向升級用戶體驗轉變，提高檔案服務能力。

（三）安全問題。“互聯網+”背景下，所有的信息都是數據化的。高校檔案既有師生檔案，也有重要的教研成果及機密性資料，這便需要加強安全加密，避免非法訪問、盜取及修改。為此，需建立專門化校園檔案平臺，應用高精尖技術，完善校園檔案系統的建設。

（四）人員管理。隨著高校檔案服務模式的創新，應重視對專門化人才的吸納。傳統檔案管理主要需做好防潮、防火、防盜、防污染、防蟲等“八防”工作。而在大數據檔案管理中，不僅需要工作人員具有良好的信息操作、基本的系統維護能力，還應具有良好的病毒防控意識，確保檔案數據管理工作有序開展、分類存儲，以免在工作人員毫無察覺中造成校園檔案的遺失、被竊、損毀等。

三、多元化需求下大數據檔案服務模式的創新策略

（一）升級理念，促進檔案管理模式轉變。面對多元化需求，高校檔案管理應轉變理念，順應時代發展所需，優化管理方式、以創新視角推進工作開展，促進管理意識、模式的優化，這樣才能促進檔案管理朝著現代化方向發展。為此，作為高校檔案管理從業者，我們需清醒地認識到傳統保管方式的弊端，切實重視師生的需求，為其提供便捷、精準的服務。通過促進大數據平臺體系的建設，形成大檔案、新服務，以便實現行業與科技發展的更好結合，在海量的數據信息后深挖用戶需求價值，充分彰顯檔案管理工作的意義。

（二）需求導向，強化檔案管理隊伍建設。在滿足用戶需求，促進服務能力不斷提升的過程中，應注重加強大學檔案管理工作人員的綜合素質。我們不僅應具有信息化操作能力、崗位責任心、良好的學習能力，更應具有不斷進行知識積累的意識，主動進行多渠道的自我提升——不斷提高自身的工作業務能力;了解先進的技術及其應用模式;具有開拓進取的工作精神。為此，高校需加強對專業化人才的培養。為此一方面應廣納人才，另一方面加強內部的培養。打造一支具有愛崗敬業精神、達到計算機應用專業水平的檔案管理團隊，為提高檔案服務能力夯實基礎。

（三）關注創新，完善大數據檔案安全管理。為了加強對系統中電子檔案資料的保護，應具有與時俱進的工作理念，重視創新、做好大數據平臺的加密與系統防護。例如：加設超級防火墻、注重進行資源庫的保護/數據備份、采用數字簽名、數字證書等加密技術，安全系統還應具有定期掃描、升級以及進行安全性能評估的作用，能及時洞察安全隱患，以免其演變為安全事故。在admin后臺的設置中，針對工作人員的工作內容開設相應權限，一來界面簡潔、便于工作人員的使用。二來對訪問記錄進行記錄，有助于增強系統的安全性能。

（四）規范運行，健全大數據檔案管理體系。為了更好地滿足用戶的使用需求，創新大數據檔案服務模式，應構建健全的大數據管理體系，實施行之有效的檔案工作規范性文件。畢竟，在“互聯網+”背景下，各行各業都在積極地擁抱大數據。不光是高校的檔案管理，政府、企業的檔案管理工作也不斷向著科學化、規范化的方向邁進。這便需要完善頂層的設計，隨后依據自身特點，制定與之相適應的管理機制，實施精細化管理、促進高校檔案管理的可持續發展。

四、結語

綜上所述，隨著大數據時代的到來，其在為高校檔案服務模式帶來創新發展機遇的過程中，也帶來了諸多的挑戰。為此，需要加強對檔案服務模式創新工作的重視，認識到工作開展中有那些亟待突破的問題，以多元化需求為導向，重視對高新技術及先進理念的應用，促進科技發展與檔案管理工作的深度融合，以便提高高校檔案管理工作的精準性、科學性與服務能力，體現檔案服務工作的價值，讓檔案管理工作邁向高水平、高質量發展的新階段。

【2018年湖北師范大學教學研究項目（項目編號：2018045）】

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