憑證影像化視角下高校會計檔案管理模式研究

韓鳳英

【摘要】會計檔案管理是高校財務管理重要的基礎性工作，隨著高校教育事業的跨越式發展和政府會計制度的全面實施，傳統的紙質會計檔案管理模式已不能滿足現代化財務管理信息化的需求，基于憑證影像化的電子檔案管理創新勢在必行。本文結合高校實際情況，通過對比分析紙質檔案和電子檔案的優劣勢，分析研究了憑證影像化會計檔案管理工作模式，探討了憑證影像化管理相關流程，以期對高校會計電子檔案體系的構建與應用提供些許參考。

【關鍵詞】會計檔案管理;憑證影像化;高校

隨著我國經濟體制改革的不斷深化，高校運行環境也發生了很大的變化，2019年政府會計改革全面實施后，強化財政資金目標績效管理，高校業績考核逐步由抽象績效目標向具體財務數據轉變，意味著高校將會更加頻繁地應對來自各級主管部門和監管機構的檢查。會計檔案在學校預決算財務分析、績效考核評估以及外部的檢查審計中都發揮著重要作用，高校必須加快適應經濟業務發展和政府會計改革的需要，通過先進信息技術手段有效實現會計檔案管理的創新發展。

一、高校會計檔案管理影像化需求的背景及必要性

目前，大多數高校會計檔案管理仍處于傳統紙質檔案管理階段，每個環節均是手工管理。國家對高校教育經費投入的不斷加大，其發展日益呈現出經濟業務復雜化、資金來源多元化，內外部交易多樣化的態勢，財務審核的精細度、復雜度有了大幅度的提升，紙質財務原始憑證及附件的總量和種類不斷增加。在此背景下，傳統會計檔案手工管理方式的弊端愈發明顯：一是紙質檔案保管難度加大，大量規格、標準不一的附件整理裝訂需耗費眾多人力物力和時間，在查閱和傳遞過程中也極易掉落、損壞甚至被更改。二是紙質檔案信息留存質量不高，原始憑證一般以打孔的方式進行線裝或膠裝，這必然會改變附件的原始狀態，同時也不利于翻閱或影印，尤其是為了憑證裝訂的整齊美觀還會修剪破壞部分附件，不可避免會遺失某些重要財務信息。三是紙質檔案查詢效率低下，財務系統中的記賬憑證信息量有限，而頻繁借閱的紙質檔案只能靠人工方式查找，實際工作中經常會出現排隊等待查憑證的各項目審計人員。四是紙質檔案信息無法實現信息共享，紙質原始憑證沒有電子化或影印化的副本，這種唯一性不能與其他相關業務部門在統一平臺共享信息。隨著財務信息技術的廣泛應用，會計檔案的存在形式開始發生根本性的變化，由紙質載體的處理方式逐步向紙質與電子處理并存的方式轉變。2016年實施的新《會計檔案管理辦法》提出單位可以利用計算機、網絡通信等信息技術手段管理會計檔案，肯定了電子會計檔案的合法效力。電子檔案的處理主要是對財務各類憑證資料以數字或圖像文件的方式進行數據掃描，形成可視化的電子數據收集、存儲以及查詢共享，也就是影像化管理會計憑證檔案。商業銀行在憑證檔案影像化管理方面有著較成功的經驗，影像管理系統極大方便了銀行人員對客戶信息的核實和相關部門的監管，國內部分高校也已經開始實施或著手進行會計憑證影像化，傳統的會計檔案管理模式已不再適應高校教育發展的需要，憑證影像化檔案管理成為高校財務管理改革的必經之路。

二、高校會計檔案影像化的核心優勢

會計原始憑證本身的屬性決定了其內容不能直接以信息化的方式錄入財務系統，因此要實現會計檔案電子化，憑證影像化成為最高效可行的方式。相較于傳統會計檔案管理模式，會計檔案影像化管理的核心優勢主要有以下幾個方面：

（一）極大方便了檔案保管與查閱，提高工作效率的同時降低了財務管理成本。以筆者所在的S高校為例，學校會計憑證數量逐年增長，管理人員每年要對數以百萬計附件的憑證進行裝訂和保管，查閱時需耗費大量的時間和精力翻閱數萬冊會計憑證。會計檔案影像化最顯著的優勢就是大大提高了憑證查詢的效率，減少了檔案管理工作的時間和人力成本，獲得授權的查閱人員直接線上查詢電子檔案，查賬將會非常的便捷高效，特別是在經費審計高峰期將不會再出現排隊等待和憑證滿地堆放的窘狀。此外在查閱憑證時翻查的是影像化電子資料，降低了紙質檔案在重復查閱和傳遞過程中發生損壞、丟失和被篡改的風險。

（二）電子檔案使會計檔案管理真正實現了自動化和集約化，可實現線上信息共享。影像化的會計檔案與財務系統中的記賬憑證自動建立了對應索引關聯，財務系統可以完整、準確地接收、讀取和管理影像會計信息。電子數據的深度開發利用和共享，除方便財務內部檢索調閱及數據分析，還能夠為學校內部各部門院系提供更多維度、更加全面的財務信息，實現管理平臺的自動集約化。同時，影像化會計憑證線上共享也能夠滿足S高校一校兩地多校區辦學模式的需要，完美解決了財務憑證的異地調取檔案的困難。

（三）有效提高了會計檔案的信息質量，使得會計信息的查閱更加真實完整。傳統紙質載體的憑證檔案裝訂無法長期保存附件的原始狀態，而憑證影像化是在裝訂前利用高速掃描儀對原始憑證進行掃描成像，圖像質量清晰且保留了會計憑證的原始全貌。

三、會計檔案影像化管理工作模式應用研究

會計檔案影像化并非簡單的掃描、上傳，而是涉及財務管理各環節和學校各部門協同作業的信息化管理模式。本文在借鑒企業和部分高校憑證影像化管理成功經驗的基礎上，結合筆者所在S高校檔案管理的特點，分析研究憑證影像化會計檔案管理工作模式，以滿足日益增長的各類信息查閱和審計檢查的需求。

（一）引入會計檔案影像化管理模式的總體規劃與實施路徑。高校會計檔案影像化順利實施的重要前提是建立高水平會計檔案信息化管理體系，并配套相應的硬件設施及軟件系統。紙質會計檔案轉化為電子檔案，需要進行全過程的電子化識別、跟蹤和關聯，管理人員只有借助于適合高校會計憑證特點的可批量掃描成像的高速掃描影印系統才能實現。在憑證影像化管理模式大規模應用之前，財務部門需設置專職負責電子會計檔案的管理崗位，為使憑證信息采集準確無誤，須經過初始采集崗和復核采集崗的雙重檢驗，才能完成最終的影像化檔案上傳工作。財務部門還應提前做好管理人員上崗前的培訓，提升信息化工作技能，以保證高質量完成首次憑證影像化采集工作。影像化將很大程度上改變傳統的票據整理粘貼方式，S高校為推廣會計檔案影像化，在2018年下半年就已發出A4版式財務票據粘貼的通知，廣大師生在理解的基礎上慢慢接受新的財務報銷模式后，采用先行試點積累經驗形成較為成熟的影像化管理模式，再逐步全校范圍內全面推廣實施。

（二）會計檔案影像化管理工作流程。1.憑證影像化信息采集。信息采集可通過記賬前、記賬中和記賬后三種方式進行。記賬前采集是師生通過預約系統填寫報賬信息時，使用自有的手機、計算機等設備將原始憑證拍照上傳到網上預約系統中，會計人員制單審核完成后，影像信息可自動與記賬憑證產生索引關系，從而形成電子檔案;記賬中采集是在會計人員制單時，利用專用設備將紙質原始憑證的信息進行影像化處理。這兩種信息采集方式都有著明顯的缺陷：首先，受制于設備、人員等各種因素，記賬前采集獲取的影像化信息質量很難保證，還增加了師生的報銷負擔，同時加大了會計人員的圖像信息比對審核工作量。其次，記賬中采集會極大降低憑證審核效率，影響財務服務水平。記賬后信息采集是批量集中采集的方式，可有效規避以上兩種分散采集的缺陷。師生和憑證審核人員原有的報銷模式不變，財務配備專門的影像化采集設備和憑證影像信息采集人員，全部報銷流程結束后，集中批量進行原始憑證的影像化。制單時財務系統將唯一的記賬憑證編碼形成二維碼或條形碼，通過掃描設備及系統軟件轉化為電子化影像，并自動關聯憑證信息和圖像信息。2.憑證影像化數據的質量檢驗和索引。會計檔案管理人員須對影像化采集結果進行數量、金額等信息的完整性檢測，從而保證數據傳輸的一致性和有效性。在批量高速掃描紙質憑證的過程中，不可避免會造成圖像無法識別的情況，因此憑證影像信息采集人員需要通過專門的技術手段對影像化的資料進行復核檢驗，出現圖像不清晰、未識別等情況必須要及時重新掃描。對于檢驗成功后的影像化數據，還要審核文字識別軟件識別出的記賬憑證各要素，自動建立精確的索引。如出現異常情況，無法自動索引時可通過手工核對建立索引。3.憑證影像化數據信息的傳遞和存儲。對于體量巨大的高校財務會計檔案而言，將海量的影像化資料以圖像文件的形式存儲，不僅效率低下，而且還不易操作。要實現高校會計檔案查詢功能，可利用先進的非關系型數據庫技術，將已采集的影像化文件以安全連接和加密簽名編碼的方式，實現影像化文件的安全傳遞及存儲。影像化信息采集時收集的圖像文件，可作為傳遞之前的緩沖文件，臨時儲藏在客戶端的硬盤上。在憑證影像化數據信息傳遞完成后，緩沖文件可依據實際工作需要進行刪除或移動，以保證采集端的數據存儲空間和處理效率。4.憑證影像化數據信息的查詢。電子檔案自身的特殊性要求所有憑證查詢人員都必須要進行規范化的授權，檔案管理人員嚴格監督操作人員可訪問數據的范圍，對數據信息的查詢進行全過程記錄，以防止信息泄露的風險。電子檔案查閱人員獲得授權后，可通過多維度檢索方式對電子會計檔案進行在線查詢，同時完成所有憑證資料的數據分析、復制、調取等整個流程的工作。5.會計檔案影像化財務信息共享。大數據、云平臺等網絡技術的發展促進了業財融合，實現了從業務到財務的信息共享一體化處理，憑證影像化管理是建立財務共享服務平臺的基礎。電子檔案管理系統對接入財務共享服務平臺，同時與學校其他部門管理系統相關聯，根據不同師生的需求設置不同的權限，使得會計信息能夠在不同地域之間共享，實現實時查詢、學院各部門異地協同辦公等功能。

四、結語

綜上所述，會計檔案影像化管理順應了現代信息化的發展要求，極大提高了會計檔案管理的工作效率。現階段已實施會計憑證影像化管理的高校數量較少，關于電子檔案的研究與應用尚處在初期探索階段。作為高校財務管理信息化發展的新方向，學校相關責任人應高度重視會計檔案影像化管理制度體系的建設，加大資金投入力度，提供先進的信息技術支撐，構建有效的信息安全風險防范體系。同時嚴格會計檔案管理人員的入職資質并加強人員培訓，培養一支既精通財務知識又熟悉檔案管理，還掌握信息處理技術的綜合性人才隊伍。

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