加強中專學校檔案綜合管理工作研究

高斯娜

【摘要】檔案是每個單位十分常見的一種載體。它包含有些方面的知識和一些特定的信息。通過書寫表現形式展現在我們的生活中，能夠表現出我們人類的豐富的知識，具有一定的繼承性的特點。我們學校的檔案是所有老師智慧的結晶，記錄著學校的各項工作事務等一系列的活動過程。里面包含了很多的管理經驗、教學經驗以及我們在教育成功案例上的一些寶貴的經驗，是我們學校一筆巨大的財富。檔案具有重要的作用，有利于開啟新的知識、研究新的技術，還能在原來的基礎上進行不斷創新，能夠在已經達到的成果上，不斷地開發出新的研究成果。

【關鍵詞】檔案;中專學校;管理

檔案具有很高的參考價值，能夠幫助我們開拓出自己的思路。我校有豐富的學校儲藏室，里面收集了大量的檔案，資源的來源途徑廣泛，種類繁多，因此做好檔案管理工作是當前一項重大的工作任務。

一、改善檔案室藏結構是中專學校檔案發展的必然要求

中專學校的綜合性檔案室是由各種檔案資料構成的。它是多種資料的組合體，要構建一項科學完整的儲藏結構，只有這樣才能更好地發揮它的作用，承擔起它應當承擔的任務。在以往的管理過程中，存在很多的問題，首先它在結構上就十分不合理。庫存的檔案應該是多種多樣的，可是就目前情況來看，大部分學校只有文書檔案，而且內容是十分單一的。這樣一來就讓學校的管理與教學方面的考察受到了不利的影響。如果想要改變這樣的狀況的話，檔案室就應該利用各種方法，通過不同的渠道去收集不同載體的檔案，然后分別進行保管。以前的檔案收集主要是由文字圖表的形式構成的，隨著技術的不斷完善，檔案的形式也變得更加豐富多彩。比如說錄像、VCD、磁帶等音像檔案都是十分普遍的。一些具有代表性的牌匾、錦旗、獎狀等實物的檔案，更是具有十分高的參考價值。通過管理這樣不同載體的檔案能夠為校史的發展奠定一定的基礎，讓研究變得有據可循。更為重要的是，不同門類以及不同內容的資料能夠相互補充，相互印證，展現出在不同時期里學校的發展狀況，隨著時代的進步，學校也是在不斷地進步，向著越來越好的方向發展。因此把檔案室建成一種綜合的信息庫，在這樣的管理下能夠改變學校當前內容單調結構單一的狀況，這是當前中專學校檔案發展的必然要求。

二、加強檔案管理工作建設的物質基礎

檔案的收集和管理工作是一項漫長而復雜的過程，整個過程的工作內容十分的繁雜、具體、詳細。從整個工作程序來看，收集工作是整項工作的首要環節，有了檔案，檔案室的各項工作才能夠逐步開始。所以說檔案的收集是必須有堅實的物質基礎才能夠完成的。檔案室開展的主要是服務工作，而且必須門類齊全，內容也必須十分豐富，只有這樣才能夠作為資料來被人們參考，如果沒有物質基礎的話，各項工作就不能有效展開。檔案室的儲存種類越豐富，能夠提供的價值就越大。只有通過不斷地收集才能把學校的檔案由單一轉變為多元化，只有加強檔案的收集才能夠將它們進行統一管理，從而推動學校有關于檔案事業方面工作的開展。中專學校檔案室在收集檔案的時候，應該把握以下幾個內容，把他們作為工作的重點。首先，以學校的根本教學活動作為工作的主線，全方位收集的資料主要是關于學校的重大活動的，能夠反映學校在歷史發展中重要的事件，展現出學校的教育特色。在管理的過程中保存下來的圖片文字以及其他的音像視頻等資料，是展現學校風貌的真實的記錄，而且能夠突出學校的管理特色，具有十分廣泛的作用。其次，是要保證收集到的檔案的質量，要把控收集的范圍。學校在進行檔案管理工作的時候，應當制定分種類的方案，確定收集的范圍期限，對于時間長短不一的保管的文件材料，及時做到收納與規整，并進行系統的管理。最后，檔案在收集的過程中要注意做到門類齊全、內容完整。在整個收集的范圍里，要注意收集不同種類的資料，如果只從一個角度去搜集，檔案將具有片面性。對于一些與檔案修改、補充相關的材料，也應該積極保管作為參考的依據。只有從多個管理過程入手，才能夠將工作做到更加完整，從而推動學校管理方面的發展。

三、應用現代化手段是中專檔案管理的發展趨勢

隨著時代的發展，信息技術已經廣泛應用到我們日常的生活、工作與學習中。檔案管理只有隨著時代的發展，應用現代化的手段才能夠取得進步。就現狀來看，中專學校的檔案管理在方法上具有很大的局限性。當前大部分檔案只是采用傳統的方式進行的管理。但是眾所周知，檔案的管理不能只滿足于手動的查閱，而是應該將他們納入信息庫，可以通過多媒體技術進行快速的查閱。因為手工管理檔案室具有很大的缺陷，比如閱讀的速度十分緩慢而且利用十分不便的，這將影響到工作的效率。科技的發展為檔案工作的開展奠定了一定的基礎，檔案工作不能局限于手工的管理和紙質的保存，而是可以通過多媒體提供各種服務提供各種信息資源，可將檔案用電子文件和壓縮文件的形式，儲藏在檔案管理的信息庫中，這樣一來既可以減少檔案室占用庫房，又可以確保檔案的完整性與保密性，因為中專學校的面積相對較小，如果檔案管理資料過多，這樣會大量地浪費資源，從而不利于教學活動的開展。只有利用現代化的技術手段，采用高新技術來管理檔案，加強對于檔案的建設，這樣才能更好地推動檔案事業的發展。

四、提高檔案工作管理人員的自身素質

檔案管理工作是一項綜合素質十分基礎的工作，但是隨著社會的進步與當前時代的發展，對于檔案管理人員也提出了新的要求。首先，作為一名工作人員，需要具有良好的思想素質與較高的文化素質，這是工作進行的前提。其次，具有嫻熟的業務素質，這是保證一個工作人員正常進行工作的基礎。三者是相互聯系的，三個因素缺少一個的話，工作人員就不能出色地完成工作，它是完成工作的最基礎的具備因素。思想素質是最為重要的，如果沒有良好的思想素質就不可能做好任何一項工作。如果一個檔案管理的工作人員認為自己的工作是默默無聞的，是十分冷清的，那么在工作的過程中就沒有積極性，所做出來的工作就不出色，甚至不能按標準完成工作，先把思想素質提上去才能更好地完成工作。再次，工作人員還要充滿工作熱情以及為人民服務的精神。只有在這種精神的帶動下，一個人的工作積極性才能夠提高，工作起來才會更加認真負責，把工作做到最好。更為重要的是，要有保密的觀念，在一些重要的國家機關單位，檔案有很高的保密性，如果將檔案的資料泄露出去，很有可能誘發安全危機。中專學校檔案管理人員的文化素質也是十分重要的。因為他們的工作過程要包括資料的收集和分類、編寫目錄等一系列的活動，如果素質過低會影響工作的正常展開。檔案工作人員一定要有堅持不懈的精神，不斷鉆研，積極學習專業相關知識，讓自己的素質能夠擔任起自己的工作，在日常的工作中，可以到各個部門進行業務考察，這樣一來，不僅能夠提高管理的經驗，而且能夠增長見識，加強業務水平。

五、結語

檔案管理工作是一項十分漫長而復雜的過程，只有通過各方面不斷的努力，才能夠把最基礎的工作做到最好，只有用端正的思想態度來對待每一項工作，才能夠出色地完成任務，把每一件小的工作做到最好就是最出色的工作。

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