新時代醫院人事檔案管理工作有效性研究

張國棟

【摘要】隨著公共醫療衛生事業改革的不斷深化，醫院改革也進入了關鍵期。醫院人事檔案管理工作，在醫院管理工作中發揮著重要的作用，在新時代，醫院面臨著全新的挑戰與全新的機遇，提升人事檔案管理工作的質量，實現創新的管理模式，使其更高效、更科學地支持醫院的醫療工作。筆者憑借多年的工作經驗，對人事檔案工作進行了總結與歸納，并提出了具體的工作措施，希望對同行有所助益。

【關鍵詞】醫院人事檔案;人事檔案管理工作;新時代

在我國，人事檔案管理概念已經有了很長的發展史，簡而言之，人事檔案管理就是以個人為單位，通過檔案學管理制度，對個人檔案進行歸納與保管的過程。人事檔案的有效管理，能方便單位或企業對員工更好地考核與評價，確保員工管理的有效性。只有真正發揮檔案管理工作的作用，才能有效地管理隊伍的建設，才能讓醫院在可持續發展的道路上越走越遠。

一、人事檔案管理工作存在的主要問題

（一）檔案資料內容質量問題。現階段，很多醫院整理與留存的人事檔案大多是個人經歷、學歷、政治面貌等有關內容，與簡歷沒有太大的差別。而這樣的人事檔案管理不能全面反映個人發展的狀態，不利于企業對員工的評價與考核。

（二）管理手段落后、管理設備缺乏。人事檔案資料內容豐富、種類繁多，而且具有一定的復雜性，然而管理手段的落后，不僅違背了時代的發展要求，同時，也沒能充分利用科技帶來的諸多便利，尤其是硬件設施水平的落后，直接制約了人事檔案管理工作的效率，造成了管理的無效性或者低效性。

（三）檔案管理人員的素質有待提升。人事檔案中涉及了很多個人隱私問題，這就要求管理有著較高的專業素質與政治素質，對其隱私問題進行保密。除了檔案安全性問題，要求檔案管理人員有著熟練的專業技能，因此，加強檔案管理人員的專業素質，提升檔案管理人員的業務水平，能讓醫院的檔案管理達到嶄新的高度。

二、醫院檔案管理工作的重要性

（一）人事檔案為人才信息和人才的培養提供依據。醫院管理者為了提升醫院的管理與服務水平，通常會建立多個年齡結構、學歷組成、專業技能基本一致的醫療隊伍，通過團隊合作的方式服務于更多的患者。這就要求人事部門對團隊的人員構成有著充分的了解，包括但不限于年齡結構、知識水平、綜合素養、工作經驗與能力等因素，而這些因素的重要來源，是通過人事選拔實現的。在醫療隊伍組成后，管理層依據人事檔案中的重要數據，做出科學合理的判斷，有利于高質量的隊伍建設。

（二）人事檔案為薪酬制度提供依據。醫院的薪酬制度比較特殊，會根據醫院具體的運營情況而改變，這種變化也是醫院自我完善的過程。薪酬的制定一般需要通過三個環節，前期規劃、中期修正、后期論證，新的薪酬制度只有通過科學論證后才能進入實施階段。薪酬制定的過程中，需要依據每一位員工的工作經驗、工作水平、職務、學歷、崗位進行充分的考慮后，在原有薪酬的基礎上進行全方位的考量，而人事檔案的有效管理，是完善薪酬制度的基礎。

（三）人事檔案為人才開發提供依據。人事部門對人事檔案進行充分的考慮與研究，通過各個方面信息的匯總，能更好地了解個人的發展情況，對個人的品德、才能、出勤、績效等方面有著充分的了解。同時，人事檔案可以深層次了解人才隊伍的構成，為人才的開發與培養提供依據。通過對人事檔案的有效研究，為不同專業配備不同的專業人才，平衡不同專業之間的構成，促使各個專業之間平衡發展。

三、改進人事檔案工作的有效途徑

（一）采用現代信息技術，讓檔案管理工作與時俱進。隨著科學技術的不斷發展，信息技術已經滲透到了各行各業。檔案管理工作利用傳統的技術手段，已經適應不了時代的發展，只有充分利用信息化的管理模式開展檔案管理工作，才能讓最大限度地發揮檔案管理的重要作用，才會讓檔案管理充滿活力，凸顯價值。通過信息技術手段，為現有管理人員創建個人檔案，通過多科室協作的方式進行電子文件歸檔，依靠醫院中心檔案室紙質檔案進行立卷。同時，醫院要重視檔案歸檔工作的重要性，建立專業隊伍，通過組織培訓與學習，提升檔案管理隊伍的專業技能與專業素質，培養能獨立承擔電子檔案歸檔工作的人才。充分利用現代信息技術，讓檔案管理工作做到與時俱進。

（二）加強與職能部門的溝通，提高檔案管理效率。盡管人事檔案托管到了人事檔案代理機構，卻并不意味著減少了醫院檔案管理人員的工作量，某種意義上來講，反而增加了醫院檔案管理人員的工作任務，除去日常處理工作外，醫院檔案管理人員還要對人事檔案代理人員的檔案材料進行歸類，按照科學的分類方式錄入移交檔案材料表后，才可以將檔案轉交人事檔案代理機構。而且，人事檔案代理人員所需要的任何材料，都需要通過查閱檔案內容后，到人事代理機構處辦理，繁瑣的查閱與審判工序，使得檔案管理人員在醫院與人事代理機構之間經常性的往返，進而增加了檔案管理人員的工作量。因此，醫院不僅要注重檔案收集工作，還要加強信息溝通渠道，建立完善的人事檔案交換制度，人事檔案代理機構應與醫院共同建立人事檔案材料收集系統，將收集資料的內容以書面形式下發到醫院。醫院檔案管理人員及時收集檔案代理人員的相關材料，人事檔案代理機構與醫院按照固定的時間點進行檔案的轉交工作，確保檔案代理人資料的完整性與真實性。通過對檔案材料收集渠道進行有效梳理，加強檔案代理機構與醫院的定期聯系，進而提升人事檔案的使用價值，充分發揮人事檔案對醫院的指導性作用，最終達到完善檔案管理工作的目的。

（三）探索和開發人事檔案信息資源。隨著社會的高速發展，大大加強了人才的流動性，以至于人才檔案的資源越來越多，完善的檔案管理工作，能讓醫院及時發現人才，及時培養人才，促進了醫院的持續性發展。完善的檔案管理工作的前提，豐富人事檔案的內容，增加有關人才的實質性內容，比如專業技術人員的特點、個人道德品質，以及工作業績與突出的工作成績等。完善的檔案管理工作，還需要對檔案資料進行有效提取與排除，對于沒有任何參考價值的內容進行剔除，將有利于個人發展的精華部分進行保存。通過對程序的簡化，不僅有助于檔案的查閱，還能極大程度的提升工作效率。醫院也可以考慮建設區域性人事檔案中心，將個人材料通過科學的分類進行整理與歸納，有利于人事檔案更好地發揮工作效率。

（四）提高檔案管理人員的職業素養。檔案管理工作的有序開展得益于檔案管理人員崇高的職業素養，然而，很多醫院內部檔案管理人員的職業素養都沒有達到優秀的標準。在實際的工作過程中，醫院可以通過提升門檻、培訓與學習、加強考核力度等措施，提升檔案管理人員的職業素養，進而實現對人事檔案的有效管理，讓檔案充分發揮應有的作用。

四、結束語

綜上所述，醫院的人事檔案管理工作，一定要通過在不斷的創新與不斷完善的過程中，走上持續發展的路徑。因此，大力推動人事檔案的信息化管理、完善檔案管理內容、提高檔案管理人員的職業素養等方面進行拓展，探索符合我國醫院人事檔案管理的模式。除此之外，檔案管理人員還應該不斷地學習先進的管理技術，通過不斷自我完善，實現醫院檔案管理的充分發展。

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