有關如何建設基層數字檔案室的思考

張敏

摘 要：基層數字檔案室建設是時代發展的必然趨勢，也是提高基層檔案管理水平的重要舉措。本文在簡要分析基層數字檔案室建設現狀的基礎上，探討了基層數字檔案室建設路徑。

關鍵詞：基層數字檔案室;建設;思考

新時期，社會各領域處于轉型發展的關鍵時期，基層檔案管理亦是如此，唯有重視基層數字檔案室的建設，才能為提高基層檔案管理水平和工作效率提供保障。如何在實踐中，加快建設基層數字檔案室已經成為基層檔案管理相關人員重點思考問題。基于此，本文對“如何建設基層數字檔案室”展開深層次分析具備一定的現實意義和實踐價值。

1 基層數字檔案室建設現狀分析

1.1 地區發展失衡

因經濟社會發展和歷史等因素，對基層數字檔案室建設造成了一系列影響，當中不乏積極影響，也不乏消極影響。現階段，我國大部分基層檔案管理受制于經濟條件影響，大部分以紙質檔案為主要載體進行管理，數字化建設程度亟需提高。尤其是一些偏遠地區的基層檔案管理工作，檔案收集、整理、利用等一系列操作，均是以人工方式進行操作，無法滿足當前用戶對檔案資源的個性化需求和多樣化需求[1]。而經濟發達地區，基層檔案管理部門基本實現了檔案數字化管理，且在日常管理中開始正常運轉，為用戶提供了高質高效檔案服務。正因如此，我國基層數字檔案室建設出現了不均衡性。

1.2 信息整理工作難度大

現如今，我國基層檔案管理工作中，產生了大量冗余數據，一定程度上浪費了大量空間資源，且不利于檔案管理水平和檔案資源利用率的提高。因此，基層數字檔案室建設過程中，需重視數字檔案資源歸檔材料的再加工，以此減少檔案資源重復問題。部分基層檔案管理工作雖實現了電子檔案形態，但是由于不受制于檔案資源存儲空間限制，造成數字檔案資源重復和冗余，集中體現在基層普法性文件在不同部門檔案中重復出現、部分檔案室內外實現數字化，從而使得大量檔案信息資源冗余[2]。另外，部分檔案信息資源因業務工作需求，出現了交叉歸檔問題，從而引起檔案信息冗余和重復問題。正因如此，基層數字檔案室建設中，因檔案信息資源重復和冗余，使得檔案信息整理工作難度加大，不利于基層數字檔案室建設。

1.3 缺乏統一標準和專業人才

新時代，各級政府機關雖意識到數字檔案室建設的重要性，并且在部門工作中開展了檔案數字化工作，建立了數字檔案室。但是數字檔案室建設過程中，因缺乏統一標準和信息接口，致使不同地區數字檔案室建設各自為政，各自使用不同的檔案管理系統，甚至出現了不同檔案存儲系統，這種情況下，檔案信息資源共享成為一大難題，且會給異構檔案資源互通產生巨大負面影響，從而不利于檔案信息資源利用率的提高[3]。

基層數字檔案室建設，需大量具備專業素質的人才提供保障。但是近些年來各級部門雖高度重視數字檔案管理工作，但是作為國家政策的執行者的基層檔案管理部門來說，在建設基層數字檔案室時，出現了嚴重問題，即缺乏專業人才，尤其是當前部分基層領導人員尚未意識到基層數字檔案室建設重要性，致使檔案管理人員工作積極性受到顯著影響，一定程度上影響到基層數字檔案室建設。除此之外，基層檔案管理部門面臨人員專業知識結構和職業道德素質缺乏問題，同時基層檔案管理人員本身就缺乏學習和培訓機會，對當代數字化技術的應用缺乏認知，從而給基層數字檔案室建設產生了重大負面影響。

2 基層數字檔案室建設路徑分析

2.1 建立合理的數字檔案管理機制

首先，基層數字檔案室建設過程中，需建立基層數字檔案室建設的組織領導，且將基層數字檔案室建設納入基層工作總體規劃當中，進行整體規劃和統籌設計，嚴格遵循分步實施原則，逐步推進基層數字檔案室建設工作。其次，確定基層數字檔案室人員編制，明確崗位職責的前提下，配備和基層數字檔案室建設相應的高素質專業性人才，為順利推進基層數字檔案室建設工作提供人才保障[4]。再次，完善基層數字檔案室建設制度，依據基層數字檔案室建設工作需求，立足于基層數字檔案室建設現狀，建立完善的基層數字檔案室建設相關制度和相關規范。例如：電子檔案信息資源歸檔制度、數字檔案資源使用管理制度、檔案數字化管理流程等，為推動基層數字檔案室建設提供制度保障。

2.2 加強基層數字檔案室軟硬件平臺建設

基層數字檔案室建設過程中，除了完善制度之外，還需要重視基層數字檔案室軟硬件平臺的建設，具體包括兩個方面的內容：首先，依據基層數字檔案室建設需求，配備齊全的計算機網絡硬件設施和設備，在保證檔案信息資源安全的基礎上，構建局域網，并接入到基層數字檔案管理系統中。計算機網絡硬件設備和設備是收集、整理、存儲檔案資源的重要物質基礎。因此，基層單位需結合自身實際情況，遵循節約成本、便捷等原則，為基層配備齊全的計算機硬件設備，具體包括大數據存儲運、計算機終端、檔案信息數字掃描儀等[5]。檔案信息資源作為一類特殊的資源，具有重大利用價值，且具備海量化特征。因此，基層數字檔案室建設時，需密切關注數字檔案的安全程度。基于此，基層單位可考慮采用SAN 、 基于大數據技術的存儲構架海量存儲設備等進行存儲檔案資源。其次，建設基層數字檔案室軟件平臺。基層單位檔案信息化建設過程中，數字檔案管理軟件平臺是檔案數字管理的重要組成部分，也是實現檔案數字化管理的前提，尤其是在檔案信息資源采集、整理、存儲等一系列操作中，管理軟件發揮著重要作用。因此，基層單位需重視基層數字檔案軟件建設，具體到實踐行動中，具體包括業務功能需求、標準化規范建設、軟件平臺設計、系統開發和測試等多個環節，是一項復雜的系統工程，基層單位受制于條件不足，無法直接完成基層數字檔案軟件建設任務。因此，檔案管理部門需在基層數字檔案室建設平臺設計和研發方面，進行適當的拓展，加強一些關鍵軟硬件設施和系統維護的建設。

2.3 統一標準和培育專業人才

新時期政府單位需深刻認識數字檔案室建設的重要性的基礎上，在實踐行動中重視數字檔案室建設，且在建設中，需統籌考慮區域經濟發展狀況，加強頂層設計，制定統一標準和信息接口，有機整合各地區數字檔案室建設，為實現檔案信息資源共享提供保障，同時為異構檔案資源互通提供保障，從而有效提高檔案信息資源利用率。除此之外，基層數字檔案室建設，需大量具備專業素質的人才提供保障。針對基層單位人才不足問題，有必要加強基層數字檔案室建設重要性宣傳，使得基層領導干部意識到數字檔案管理工作的重要性，促使其為基層數字檔案室建設中積極提供方便。同時，加強基層檔案管理人才培育，不斷傳授計算機、大數據、檔案管理等領域的最前沿知識，有效提升檔案管理人員綜合素質。同時，強化檔案管理人員職業道德教育，促使其自覺規范做好檔案管理工作，以此推動基層數字檔案室建設。

3 結語

總之，基層數字檔案室建設是提高基層檔案管理水平的重要舉措。因此，基層單位有必要立足于基層數字檔案室建設現狀，積極構建完善的基層數字檔案室建設管理制度，并重視標準的統一和人才的培育，以此加快基層數字檔案室建設。

參考文獻

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[4]王春曉，張建銘.基層科研所數字檔案室建設思路研究[J].蘭臺世界，2017（07）：40-42.

[5]朱妍霖，王琳.基層數字檔案室建設之我見[J].四川檔案，2016（03）：27-28.