干部人事檔案整理工作存在的問題及對策

摘 要：干部人事檔案整理工作在檔案建設中占據著舉足輕重的地位。一般情況下，干部人事檔案整理工作并不會進行人員分組，通常是由個人把干部人事檔案材料收集起來，然后鑒別檔案材料是否真實，緊接著按類別把它們分好，最后再把這些檔案資料裝訂起來。同時，可以在操作這幾個步驟時，對檔案缺失的內容進行補充。本篇文章對干部人事檔案管理的概念進行了描述，緊接著指出了整理工作中的問題，并提出解決方法。

關鍵詞：干部人事檔案;問題及對策;整理工作

干部人事檔案管理包括干部人事檔案整理，并且整理工作是管理工作中較為基礎和經常性的工作。干部人事檔案整理工作對一個單位來說非常重要，這一工作的好壞甚至可以對干部人事檔案質量起到決定作用，讓干部人事檔案的利用效率降低。當前，已經為干部人事檔案整理工作出臺了一些法規，出臺時間是在上世紀，內容包括一些工作準則。隨著時代的變化，很多地方也普及了計算機技術，這一技術可以應用到干部人事檔案整理工作中去，這樣無疑是方便的，也就更凸顯了傳統整理方法的缺點。因此，改革當前干部人事檔案整理工作非常有必要的，改革才是唯一的道路，才能使檔案整理工作發展變快，促進干部人事的發展。

1 干部人事管理的概念

干部人事檔案管理很容易理解，簡單來說，就是先收集人事檔案，緊接著對這些檔案進行整理和統計，以便接下來的工作可以更加方便的利用，這一系列的步驟就是干部人事檔案管理。而人事檔案也有自己的內涵，一個人在不斷的工作中累積經驗，也在不斷的社交，人事檔案就是關于個人經歷和思想素質的文件，文件反映了一個人的各方面特征，這個文件是需要一直被保存下來的，它可以作為最原始的參考材料，為以后的選拔和晉升做準備。

2 干部人事檔案整理中存在的問題

2.1 整理程序復雜

當前，在整理干部人事檔案時，要先進行收集資料，然后進行分類，按順序排列，最后再進行裝訂，在這一系列的步驟中，把它們分類和排列是比較復雜的兩個步驟，這兩部分不能依靠技術，只能依靠人工，對專業性要求很高，選擇人事檔案整理人員也更為謹慎，還需要工作者有耐心。因為無法借助計算機等高科技手段，傳統的人事整理主要用的手工、人力，工作很復雜繁瑣，對人力財力形成了浪費。

2.2 工作人員素質跟不上

因為傳統的檔案整理方法非常耗時耗力，所以要進行機構和傳統工作的改革，不斷地對工作人員進行優勝劣汰，許多人事檔案整理人員只是臨時工，他們很可能還有其他的很多工作，不能把心思全部放在人事檔案整理工作上，在工作時注意力不集中，工作素質也有高有低，很多人只是把這一工作當作眾多兼職中的一個，許多的工作人員不斷地更換工作，在檔案整理這一工作上也留不長久，因為更換工作人員的次數多、頻率高，所以每次有新的人員來接手時，對檔案整理工作都有一定的陌生，沒有辦法很好地進行檔案整理工作，因此，還要在他們上崗前對他們進行培訓。

2.3 工作者的工作責任不明晰

首先，在進行檔案整理時，會發現許多的檔案材料跟要求整理的相距甚遠，很多時候，工作人員在整理過程中的工作不總是完美的，許多東西都未注明，像是取出和調整材料時間未注明，歸檔時間也是，這樣也更沒有辦法了解此檔案經手人是誰，如果檔案材料出現差錯，相關責任人很難找到;其次，材料不斷增加，檔案冊的目錄也要隨著它的增加不斷添加新的東西，這樣一來，因為檔案冊的不停變動，很可能會意外丟失幾頁，其完整性和安全性將會受到威脅。在工作中，在更新更換目錄之后，之前的目錄會被銷毀，因為材料不斷增加，其也要不斷更換，目錄不斷地進行更換之后，最后進行集中地銷毀，銷毀之后會造成原始檔案材料的丟失，無法在出現問題時追根溯源。原始數據丟失，問題想要解決就會很難，為了解決問題，就會耗費時間，加大工作量，人力物力會被浪費，更會消耗財力。

3 對干部人事檔案整理的一些改進方法

3.1 加強上級組織的領導

如果想要做好干部人事檔案整理工作，就必須讓領導先重視起來，只有領導重視，這項工作才能被劃為重點工作和重點項目，怎樣才能讓領導更重視？首先要落在檔案整理工作者身上，要檔案整理工作進行宣傳，將檔案管理的一些規定向大家普及，引起上級領導和干部們的注意，讓他們在檔案整理方面的工作意識和職責更加明確，吸引注意之后，領導就可以向人事管理工作分配高素質的專業人員，隨時的檢查工作，找出不完善的地方，工作人員聽取批評建議，然后及時的進行錯誤改正。

3.2 進行各項規定的完善

因為人事檔案整理工作并未得到重視，很多時候關于人事檔案整理工作的規定也并不正式，甚至經常變動規定，沒有固定的工作規范，這使整理工作非常難以推進，因此，關于人事檔案整理工作的各項規定必須要完善，讓規定變動的次數變少。除此之外，完善的工作制度也應該建立，除了規定人事檔案工整理作的規范，人事檔案整理工作者也應該得到約束，讓他們在工作時提高自己的專業性和工作素質，這樣也有利于檔案整理工作的高效完成，工作效率也就順勢提高。

3.3 提高工作者的素質

管理者自身需要意識到，檔案整理工作需要高素質的工作者，提升工作的素質在這一工作中是非常重要的。提升工作者的素質，可以從以下幾個方面入手：首先，要想工作人員宣傳思想道德，讓他們耳濡目染，使自己的政治素養也能不斷提高;其次，專業培訓對工作的人來說是有必要的，在培訓中可以讓工作者學習專業知識，不斷的提高自己的工作能力和效率;最后，出臺檔案整理的相關規定時，工作者要隨著規定改變自己的工作方法，將工作模式順勢轉變，檔案整理更新也能得到保證。

3.4 使檔案整理工作添加電子化的東西

現在科學技術日新月異。人事檔案整理工作也應該跟上潮流進行改革，使用電子高科技技術來進行工作，只靠人工的時代已經過去了，人工整理的效率也比不上高科技的工作效率。因此，引進高新技術非常重要。有了高新技術，在一定程度上會降低工作人員的工作量，使各方面成本也能很快降低，還可以使檔案材料不用多次的拆封裝訂，使原來檔案整理缺乏完整性和安全性這一缺點可以得到彌補，在查閱過去相關資料時也能更加快速。

4 結束語

時代和社會生活不斷發展，干部人事檔案的管理和整理工作要跟上時代的進步，不然，它就會慢慢的被時代拋棄，成為死檔。總而言之，干部人事檔案整理工作的工作步驟和工作要求非常繁瑣，工作持續的周期和時間也很長，很多問題都還未解決，要慢慢來，在各個方面進行逐個擊破，多方面的進行改進，工作方式和模式也能得到改變。只有不斷地進行變革探索，在檔案整理工作中加入高新技術，促進其更快的電子化，才能讓其獨特的作用得到更好的發揮。除了加入高新技術和促進電子化的進程之外，改革時還要注意檔案的透明度，真實性和可靠性也要保證，最終使管理和整理工作變得更加科學化。

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作者簡介

褚洪濤（1973-），男，山東省菏澤市鄆城縣，中級職稱，本科，研究方向：人事檔案管理類。