“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下住房公積金無(wú)紙化檔案管理思考

王敬平

摘 要 隨著住房公積金歸集總量的不斷擴(kuò)大和居民住房需求的持續(xù)增長(zhǎng)，各地住房公積金管理中心（以下簡(jiǎn)稱“中心”）業(yè)務(wù)發(fā)展迅猛，在辦理公積金如貸款、歸集、提取等活動(dòng)中產(chǎn)生了大量以紙張為載體的住房公積金業(yè)務(wù)檔案。“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，以紙張為載體的住房公積金檔案管理存在諸多問(wèn)題，如檔案庫(kù)房等安排設(shè)計(jì)上達(dá)不到現(xiàn)檔案管理規(guī)定的要求，各分中心、區(qū)（縣）管理部的條件尤為簡(jiǎn)陋，更別說(shuō)是“九防”措施了，檔案隨時(shí)存在被毀壞和遺失的可能，同時(shí)來(lái)自公積金網(wǎng)廳、微信等各平臺(tái)的電子文件得不到很好的存儲(chǔ)和利用。基于此，中心在有限的人力和物力資源環(huán)境下，如何利用現(xiàn)代信息技術(shù)來(lái)處理這些資料，讓中心業(yè)務(wù)受理人員、審批人員及其他有需要者能夠快捷查詢及便捷利用所需檔案資料就成為本文的研究出發(fā)點(diǎn)。

關(guān)鍵詞 “互聯(lián)網(wǎng)+” 住房公積金 無(wú)紙化 檔案管理

傳統(tǒng)“大而全”的住房公積金檔案資料管理理念造成了存檔資料的過(guò)度膨脹，大量紙質(zhì)檔案在占據(jù)大量空間的同時(shí)造成管理成本的上升。同時(shí)，隨著信息化的發(fā)展，龐大的電子數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案并存，但這些數(shù)據(jù)又不能形成有效的檔案。因此，通過(guò)信息化手段來(lái)集中管理這些龐雜的檔案，優(yōu)化檔案流程管理、提高運(yùn)作效率并降低部門運(yùn)行成本迫在眉睫。

一、從紙質(zhì)檔案向無(wú)紙化檔案過(guò)渡

人是確保住房公積金無(wú)紙化檔案管理順利開展的關(guān)鍵因素，因此相關(guān)工作人員（歸集、貸款、財(cái)務(wù)及檔案管理人員）必須首先在思想上引起高度重視，正確認(rèn)識(shí)到住房公積金無(wú)紙化檔案管理的必要性和重要性（住房公積金無(wú)紙化檔案管理不僅是順應(yīng)法律發(fā)展的必然需求，也是確保信息資源建設(shè)和共享、節(jié)約管理成本與做好保密工作的必然舉措），然后在實(shí)際工作中主動(dòng)發(fā)揮能動(dòng)性，用強(qiáng)烈的責(zé)任感來(lái)開展相關(guān)工作，并積極探討總結(jié)住房公積金無(wú)紙化檔案管理中遇到的各類問(wèn)題，結(jié)合具體實(shí)際情況來(lái)采取行之有效的解決措施。

二、制定操作規(guī)范

（一）公積金行業(yè)原有紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理相關(guān)規(guī)范

根據(jù)國(guó)家檔案局、中央檔案室印發(fā)的相關(guān)文件要求（如《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》），制定相應(yīng)的操作規(guī)范：如果由外包服務(wù)商承接大量住房公積金無(wú)紙化檔案管理的工作，則應(yīng)對(duì)外包服務(wù)商的資質(zhì)、加工工序設(shè)置、監(jiān)督管理制度、生產(chǎn)管理機(jī)制及生產(chǎn)管理隊(duì)伍等進(jìn)行考察，并且簽訂相應(yīng)的保密協(xié)議;在住房公積金無(wú)紙化檔案管理開始前，以檔案的原始檔案號(hào)為檔案標(biāo)識(shí)，并將其作為記錄或核對(duì)的依據(jù)，與服務(wù)商共同做好記錄臺(tái)賬并相互簽字認(rèn)可;在住房公積金無(wú)紙化檔案管理實(shí)施過(guò)程中，要按照所在地區(qū)相關(guān)檔案管理制度要求，規(guī)范住房公積金檔案中的目錄內(nèi)容;對(duì)住房公積金檔案掃描實(shí)施全過(guò)程監(jiān)控，認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案無(wú)紙化轉(zhuǎn)換交接登記表，對(duì)掃描頁(yè)數(shù)進(jìn)行登記，認(rèn)真核對(duì)每份文件的實(shí)際掃描頁(yè)數(shù)與檔案整理時(shí)填寫的文件頁(yè)數(shù)是否一致，發(fā)現(xiàn)不一致則應(yīng)標(biāo)明具體原因和處理措施;住房公積金檔案掃描結(jié)束后，根據(jù)檔案保管規(guī)范對(duì)拆除檔案進(jìn)行重新裝訂，裝訂過(guò)程中應(yīng)確保檔案排列順利不變且牢固整齊;以檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，對(duì)無(wú)紙化檔案質(zhì)量進(jìn)行隨機(jī)抽樣檢查，發(fā)現(xiàn)不合格電子數(shù)據(jù)要重新加工。

（二）電子檔案移交、接收、歸檔相關(guān)規(guī)范

為確保電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全，促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用，中心需制定相關(guān)移交、接收、歸檔規(guī)范，明確檔案存儲(chǔ)格式、在線或離線移交程序、加密解密方法、歸檔方法等內(nèi)容。

一些公積金中心已經(jīng)意識(shí)到數(shù)字化檔案管理的重要性，在辦理業(yè)務(wù)過(guò)程中，提前進(jìn)行了資料的采集，甚至部分中心已經(jīng)與其他部門聯(lián)網(wǎng)，適時(shí)取得了所需的電子檔案。操作過(guò)程中應(yīng)當(dāng)注意：提前梳理各資料名稱，確保各流程、各業(yè)務(wù)辦理時(shí)，各“檔案袋”所對(duì)應(yīng)的資料名稱一致;所有電子檔案共建、共享，職工僅提供一次資料就能辦理完畢所有業(yè)務(wù);從外單位共享過(guò)來(lái)的電子檔案要有共享時(shí)間，防止時(shí)間不同引起的資料不一致。具體流程如圖1。

三、構(gòu)建住房公積金無(wú)紙化檔案管理信息系統(tǒng)

（一）住房公積金無(wú)紙化檔案管理信息系統(tǒng)的功能需求

住房公積金無(wú)紙化檔案管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建，可以實(shí)現(xiàn)中心文書檔案、聲像檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案的數(shù)字化加工、檔案維護(hù)管理及多元化利用，不僅能夠?yàn)閭€(gè)人、繳存單位和房地產(chǎn)商提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，而且能夠規(guī)范化整理中心歷年的公積金存量檔案和現(xiàn)時(shí)產(chǎn)生檔案，防范檔案管理中潛在的各類風(fēng)險(xiǎn)。筆者認(rèn)為，住房公積金無(wú)紙化檔案管理信息系統(tǒng)的功能如表1所示。

（二）住房公積金無(wú)紙化檔案管理信息系統(tǒng)的安全性

相較于紙質(zhì)檔案，電子化檔案信息與載體是分離的，很容易被不留痕跡地篡改，如通過(guò)Photoshop軟件修改電子檔案圖片中的關(guān)鍵簽名信息。易篡改、易復(fù)制、易傳輸及易偽造等特點(diǎn)使住房公積金無(wú)紙化檔案管理工作開展的一大重點(diǎn)就是解決安全性問(wèn)題，除了要求住房公積金無(wú)紙化檔案制作者和管理者具有良好的業(yè)務(wù)能力、職業(yè)素養(yǎng)和安全保護(hù)意識(shí)外，還需要采取必要的計(jì)算機(jī)技術(shù)手段來(lái)對(duì)住房公積金無(wú)紙化檔案進(jìn)行保護(hù)。筆者認(rèn)為，公積金無(wú)紙化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)實(shí)現(xiàn)“四種功能”，即對(duì)電子檔案及其目錄數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份與恢復(fù)功能，對(duì)電子檔案存儲(chǔ)狀況的監(jiān)控和警告功能，對(duì)電子檔案進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性和安全性等檢查功能，電子檔案保護(hù)功能。CA認(rèn)證、電子簽章和數(shù)字水印技術(shù)是解決此問(wèn)題的重要措施，它可以在確保原始內(nèi)容的價(jià)值及使用不受影響的前提下，在宿主數(shù)據(jù)源中嵌入一定意義的標(biāo)識(shí)信息。具體來(lái)說(shuō)有以下幾個(gè)方面：

1.CA認(rèn)證與電子簽章。主要是確保中心工作人員和繳存單位、繳存職工等在網(wǎng)上傳遞信息的安全性、真實(shí)性、可靠性、完整性和不可抵賴性。一方面，通過(guò)時(shí)間戳、電子簽名、電子簽章等技術(shù)手段對(duì)檔案進(jìn)行固化，明確簽名主體，確保其真實(shí)身份;另一方面，通過(guò)CA認(rèn)證，確保其法律效應(yīng)，為解決公積金無(wú)紙化檔案帶來(lái)的法律問(wèn)題提供了依據(jù)。

2.數(shù)字水印技術(shù)。一方面是住房公積金無(wú)紙化檔案完整性保護(hù)。在對(duì)住房公積金紙質(zhì)檔案掃描保存的過(guò)程中，可以通過(guò)嵌入對(duì)修改水印信息非常敏感的脆弱水印或半脆弱水印來(lái)防止檔案文件被人為篡改。在住房公積金無(wú)紙化檔案中嵌入脆弱水印后，當(dāng)水印信息被非法用戶惡意破壞時(shí)，很容易檢測(cè)出檔案內(nèi)容或水印是否遭到篡改，并采取必要措施來(lái)避免住房公積金無(wú)紙化檔案被偽造，這樣非法用戶就無(wú)法從檔案中獲取有用信息。另一方面是知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)。網(wǎng)絡(luò)的開放性意味著大量人員可以在線對(duì)住房公積金無(wú)紙化檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行訪問(wèn)，檔案資源可能被非法下載、復(fù)制及篡改，而將具有一定版權(quán)聲明意義的水印信息（如制作單位、簽名等）嵌入住房公積金無(wú)紙化檔案后，水印信息很難被人的感覺系統(tǒng)所感知，但檢測(cè)器非常敏感，以此來(lái)宣稱對(duì)住房公積金無(wú)紙化檔案的所有權(quán)，為侵犯知識(shí)產(chǎn)權(quán)而引起的法律糾紛提供了證據(jù)。

（三）住房公積金無(wú)紙化檔案管理信息系統(tǒng)的性能指標(biāo)

住房公積金無(wú)紙化檔案管理信息系統(tǒng)會(huì)使用合理的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和查詢算法，為確保查詢的響應(yīng)速度不會(huì)隨著用戶的增加和記錄數(shù)的增長(zhǎng)而顯著下降，筆者認(rèn)為住房公積金無(wú)紙化檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)該滿足如表2所示的性能指標(biāo)。

四、結(jié)語(yǔ)

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下住房公積金無(wú)紙化檔案管理工作的開展，不僅可以強(qiáng)化對(duì)重要且寶貴的紙質(zhì)檔案的保護(hù)，大大延長(zhǎng)住房公積金檔案的保存時(shí)間，而且有助于完善住房公積金檔案的信息內(nèi)容，利用者也無(wú)須再查閱紙質(zhì)檔案。總而言之，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化檔案管理是住房公積金檔案事業(yè)發(fā)展的必然產(chǎn)業(yè)，必將為住房公積金事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供有力保障。

（作者單位為自貢市住房公積金管理中心）

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