集團化企業財務檔案數據管理與共享服務研究

摘 要：在會計信息化進程中，集團化企業財務檔案具有來源廣泛、種類多樣、數量巨大、增長快速、要求嚴謹、功能獨特的特點，其財務檔案數據管理呈現出理念多元化、模式一體化、形態多樣化、方式雙軌化、手段智能化、載體網絡化等特征。樹立財務檔案內控意識，完善財務檔案管理制度，加強財務檔案風險防范，構建財務檔案數據共享平臺，是促進財務檔案數據管理與共享服務的重要舉措。

關鍵詞：集團化企業;財務檔案管理;財務共享服務

1 集團化企業財務檔案數據管理與共享服務的背景

1.1 財務檔案數據管理與共享服務是大數據時代的必然趨勢

隨著大數據時代的全面到來，企業的財務管理工作出現數據處理更加復雜、結構體系更加龐大、管理要求更加嚴謹的局面，傳統單一的財務管理模式明顯無法滿足管理人員的切實需求。在此背景下，如果缺乏專業的財務管理工具，往往會導致企業難以在規定時間內完成相應的數據分析和數據處理工作，因此，財務共享服務管理模式就此產生。這一全新的財務管理模式為財務管理工作和檔案管理工作提供了可靠有效的工具，其龐大的數據信息處理量和先進的數據信息傳輸技術，能夠使財務管理結果的準確性和及時性得到有效保障，使多元化的數據、資源得到充分共享。可以說，財務共享服務模式是當前大數據時代發展的必然趨勢。

1.2 財務檔案數據管理與共享服務是會計信息化的必然結果

隨著我國市場經濟的轉型發展，會計電算化、會計信息化相繼出現并呈現會計核算信息化、會計管理信息化、會計決策支持信息化飛速發展的局勢，財務會計的信息化處理模式也成為當前發展的核心所在。在這種情況下，過去傳統的財務檔案管理模式往往難以滿足會計信息化和電算化發展的要求。會計信息化和電算化作為當前一門綜合性較高的學科和應用技術，需要更加專業化的工具使其技術優勢得充分發揮。而財務共享服務模式的建立，能夠使企業的電算化水平得到全面提升，充分發揮其本身具有的準確性、智能性、高效性，從而為我國財務檔案管理工作的改革創新發展提供更加有力的保障。企業更是可以獲取真實有效的財務信息為生產經營提供強有力的決策信息，形成更加規范健全的財務檔案管理體系以完善企業內部控制制度的

建設。

1.3 財務檔案數據管理與共享服務是科學化決策的必然要求

隨著時代的發展，集團化企業的決策者更加重視企業內部控制管理的水平，而財務數據和財務檔案則是管理層做出邏輯緊密、真實可靠決策的依據和基礎。財務共享服務有利于促進集團化企業在大數據背景下，提升財務管理水平，完善內部控制建設，給投資者、企業管理者提供真實可靠、內容完整的財務數據，形成系統化的財務檔案，便于管理者了解企業真實的財務狀況、經營成果和現金流量的變化趨勢，客觀地掌握過去的經營狀況、預測未來的發展趨勢，從而做出正確的經營管理決策。促使集團和企業財務管理信息化、一體化水平得到有效提升，從而推動企業內部控制制度的完善，達到精細化內控制度的要求。[1]

2 集團化企業財務檔案數據管理的主要特點

2.1 集團化企業財務檔案的特點

2.1.1 來源廣泛，種類多樣

新《會計檔案管理辦法》中指出，會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接受或形成的，記錄和反映單位經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。[2]從定義上可以看出，凡是具備獨立會計核算的單位，都會形成會計檔案，這些單位包括國家機關、企事業單位以個體工商戶和其他組織等。一方面，社會各行各業均會形成各自的會計檔案，會計檔案形成的來源十分廣泛;另一方面，從會計檔案的內容上來看，會計檔案一般包括會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等，囊括的種類繁多。

2.1.2 數量巨大，增長快速

一方面，集團化企業規模和業務量的不斷擴大，使得企業的原始憑證、記賬憑證以及其他報表單據跟著成倍激增。另一方面，根據新《會計檔案管理辦法》規定，會計憑證、各類賬簿普遍需要30年以上方可銷毀，而財務會計報告、會計檔案各類清冊更是需要永久保管。保存時間長、憑證數量不斷激增，使得財務檔案規模更加龐大，管理難度大，管理水平要求高。

2.1.3 要求嚴謹，功能獨特

企業財務檔案區別于其他檔案的地方在于它獨特的業務性質，它是如實記錄和反映企業實際發生的交易或者事項的高嚴謹性工作。通過財務檔案，我們可以客觀、真實地掌握每項經濟指標;可以檢查一個單位是否存在弄虛作假、違法亂紀等行為;可以過去的財務數據預測未來的發展動態。與一般的文書檔案不同，它是對某一特定單位、部門的數據和信息進行的整理和記載，具有很強的專業性和極高的嚴謹性。

2.2 集團化企業財務檔案數據管理的特點

2.2.1 理念多元化，模式一體化

在云計算、物聯網、互聯網等大數據媒介的共同作用下，集團化企業的財務管理工作逐步往共享服務一體化的模式推進。企業財務檔案管理工作以引入財務共享服務模式為突破口，形成了開放式、多元化的管理理念，原有的管理機制和管理方式發生了巨大改變。在這一模式所倡導的資源共享理念的引導下，財務檔案管理不再是單一的財務檔案保管、存檔工作，對財務檔案的深度開發和綜合利用的多元化管理理念逐步深入人心。通過多層次、多方位、多渠道的整合建設，更促進了財務檔案管理的資源體系、管理模式、管理理念、服務方式的進一步改革。

財務共享模式下的會計檔案管理工作在流程重組基礎上集成了企業集團會計基礎工作、財務管理工作和內部控制工作，是管理體系、流程管理、風險控制、質量管理和會計檔案基礎服務的統一體。[3]這一共享模式使得企業實現了財務檔案錄入、輸出、保管、查詢、使用的一體化，構建了企業與財務檔案內部使用者、管理層、客戶、往來供應商、財稅部門的信息共享體系，實現了企業組織內外信息系統的互通。既減少了財務人員的工作量，又實現了數據的一致性，還在很大程度保證了財務檔案和財務數據的共享性。

2.2.2 形態多樣化，方式雙軌化

財務軟件的應用給財務檔案管理形態帶來了翻天覆地的變化：第一，財務電子檔案的逐步推進逐漸代替了手工紙質財務憑證，電子化檔案降低了檢索難度，也減輕了財務人員的工作負擔，節約了時間成本;第二，財務檔案集中管控業務使更多的集團化企業將財務檔案進行集中管理，加強了集團財務檔案的管理力度;第三，財務檔案管理業務一體化，整理、歸檔紙質財務檔案已經不是主要工作，更多的是對財務數據和財務資源進行統一整合與再利用，各種財務分析已經不單純是財務數據，而包含企業的方方面面。

面對數字化發展趨勢，傳統單一的紙質檔案很難適應新時代的要求，以計算機網絡為依托的電子檔案成為檔案管理的重要形式，并對紙質檔案產生沖擊。因此，紙質檔案與電子檔案呈現并駕齊驅的狀態，雙軌制是現代社會發展的必然，成為一定階段內檔案管理工作的重要內容。[4]而財務檔案管理方式雙軌化是指在傳統紙質財務檔案管理基礎上，突破傳統紙質載體的束縛，契合互聯網時代的特征，依托信息技術，構建財務檔案電子化管理平臺的發展道路，實現傳統檔案管理工作與現代管理手段的完美契合。

2.2.3 手段智能化，載體網絡化

近年來，集團化企業財務檔案管理呈現出管理手段智能化、載體網絡化的特點：信息時代的高速發展催生了一大批像用友、金蝶等實力雄厚的財務ERP開發企業，財務一體化信息軟件的出現使得財務憑證、報表的編制、審批、存儲、分析、歸檔等流程都可以通過計算機、網絡進行。傳統的財務管理體系被打破，構建起以信息技術為依托，以互聯網、計算機為載體，以智能化管理為手段的適應現代信息技術發展的完善的財務信息系統，這也促進了財務檔案資源的進一步開發，提升了財務檔案的資源利用率，推動了財務檔案管理向著智能化、信息化與網絡化方向發展。

3 集團化企業財務檔案數據共享服務的改進建議

促進集團化企業財務檔案數據共享首當其沖的就是要增強企業財務內部控制意識，在財務管理方面對內部生產和經營活動進行系統性的管控。只有樹立集團化企業財務內部控制管理意識、完善集團化企業財務內控制度，以高效化、智能化的財務管理流程來規范企業的經濟活動，才能規范企業的日常經營活動，對其財務行為進行有效監督，進而保全公司的財產安全;才能完善企業風險防范機制，有效地降低經營風險和財務風險，進而彌補企業在經營管理上的缺陷和漏洞;才能提升財務信息的真實性，從而為企業的經營活動提供準確的數據分析并協助企業領導層做出正確的決策。

3.1 完善企業財務檔案管理制度

然而許多集團化企業管理層財務檔案管理意識薄弱，沒有針對財務檔案管理的各個環節制訂出相應的規章制度，使得企業財務檔案管理制度不全面，在實施過程中出現無章可循的現象。針對這一現象，首先，集團化企業應樹立財務檔案管理意識，意識到制度管理的重要性，確保財務檔案的真實性、可靠性和一致性，才能保障財務共享服務的順利推行。其次，集團化企業應依照我國關于財務檔案工作頒布施行的一系列法律法規，從財務檔案的形成、整理、歸檔、儲存、利用和銷毀等方面入手，積極制定契合集團自身發展的規章制度，建立完備的財務檔案工作管理制度體系，如財務檔案歸檔制度體系、財務檔案利用制度體系、財務檔案安全保密制度體系等，完善制度中各環節存在的漏洞。最后，企業應嚴格遵照、實施相關制度中的條例，形成以規章制度為準繩的工作氛圍，在財務管理和財務核算實施的過程中不斷進行規范，使廣大財務管理人員能夠脫離繁重的手工勞動，從而使會計檔案信息管理工作能夠得到順利開展。[5]

3.2 加強企業財務檔案風險防范

集團化企業財務檔案共享服務水平很大程度上依賴于企業信息化的建設，但正因為如此，也會容易造成財務數據失真、財務信息泄露、財務檔案丟失等一系列嚴重后果。因此，企業應構建完善的內部控制體系，提升其自身的財務檔案管理風險防范水平。針對不同類型的風險提前制定好應對方案，建立規范的風險防范制度;針對突發情況制訂科學的應急處理措施，提高企業風險防范能力，避免出現重大風險和隱患;在收集和歸檔環節上，通過構建風險防范點，及時規避財務檔案中存在的潛在風險。通過以上措施實現風險防控，保證財務檔案和財務共享服務系統的安全性。

3.3 構建財務檔案數據共享平臺

財務檔案和財務數據的保密性在一定程度上制約了財務資源的共享，削弱了財務共享服務管理的總體效能，并且容易導致集團化企業內部的財務信息的不互通，形成信息孤島現象。在過去的檔案查閱之中，往往要對紙質資料進行編號查詢，這也會導致財務檔案管理工作出現不順暢的情況，而財務共享服務模式之下，只需要通過財務信息資源利用平臺輸入相應的名稱，就能夠找到資料的所有信息，從而使資料調取的時間得到全面節約，進而使工作的效率得到不斷提升[6]。

企業要想提升財務共享服務水平，就應該進一步構建完善的財務信息資源共享平臺，推動財務信息與財務檔案的開發與利用，為集團化企業一體化管理進程提供更加有力的保障。財務信息資源共享體系的構建，首先要求企業搭建并完善財務電子檔案信息管理系統，推動企業檔案數字化開發及利用。然后，依托該信息管理系統，建立起有效的檢索平臺，確保檢索結果的準確度和覆蓋面。此外，企業還應成立專門的系統運營維護小組，定期對進行該系統的運行進行維護和排查，確保財務檔案信息共享服務平臺的運轉和安全。

企業財務共享服務水平的提升，能夠起到提升企業核心競爭力的作用，從而為我國戰略發展提供更加有力的保障。通過搭建企業數字化財務檔案信息共享平臺，有助于減少員工工作量，提升資源共享水平，為財務檔案管理工作的有序、高效開展提供便利。而我國在國家層面也提出了財務檔案信息化管理的必然要求，需要企業能夠重構財務信息資源共享體系，使其能夠在財務檔案管理工作之中充分發揮自身作用，為企業共享服務模式的高效建立提供更加有力的保障。[7]

4 財務共享服務模式下未來財務檔案管理的發展趨勢

在財務共享服務模式之下，未來財務檔案管理工作將朝著檔案存儲容量不斷加大，檔案查詢速度不斷提升以及財務檔案管理水平不斷提升的方向發展。相比于沒有應用財務共享服務的情況下，信息化的財務檔案管理能夠將更多的數據以磁性介質為媒介，將財務數據信息存儲其中，而其存儲的容量往往要比傳統的檔案管理模式高出好幾倍。另外，財務共享服務模式之下，財務檔案管理也將向著智能化的方向發展，財務共享中心會對多種財務數據信息進行深入的分析，并為企業的發展提供更加有效的方向，從而使企業能夠在生存發展之中對財務檔案管理模式提出更具智能化的管理方案，促進集團化企業財務檔案管理水平的提升。這也就要求了企業財務檔案管理部門能夠認清集團化企業財務共享服務模式之下財務檔案管理工作的切實需求，找到提升財務管理質量的有效對策和方法，從而推動我國企業財務檔案管理水平的全面提升[8]。

參考文獻

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[2]樓繼偉，李明華.中華人民共和國財政部國家檔案局令第79號——會計檔案管理辦法[J].當代會計，2016，01：70-71.

[3]張育強，靳敏.論財務轉型過程中會計檔案管理工作的新思路——基于財務共享模式的探討[J].中國總會計師，2011，04（93）：120-121.

[4]朱玲君.財務信息化背景下財務電子檔案建設路徑研究[J].齊魯師范學院學報，2018，33（5）：60-64.

[5]何鑫.淺析企業財務共享服務中心的構建及其應用研究[J].知識經濟，2019，（2）：105-106.

[6]劉旭芳.淺談企業財務共享服務中心的構建[J].財政監督，2017，0（24）.

[7]尤睿.構建企業集團財務共享服務中心探析[J].現代企業文化，2015，（23）：98，100.

[8]戴國林.企業集團財務共享資金管理分析[J].財經界，2019，（28）：164.

作者簡介

劉雨知（1993-），女，漢族，湖南湘潭，碩士研究生，湘潭市政科技集團有限公司，初級會計師，檔案方向。