做好水電站工程項目檔案管理的措施研究

段盆蓮

摘 要：在水電站項目中，水電站的檔案是比較重要的，它能真實記錄水電站整個項目的建設過程，能客觀反映建設成果，是工程項目建設者汗水以及智慧的結晶，最重要的是它是整個項目投產以后運行、管理、擴建、維修、改建以及技術改造等等環節最主要的依據。相關建設單位與各相關參建單位一定要清楚地認識到檔案的重要性，要有認真、負責的態度，還要有一個良好的宗旨，把項目檔案管理工作盡可能做到最好。

關鍵詞：檔案;管理;水電站項目

項目建設比較重要的一部分就是項目檔案管理工作，加強檔案管理工作是工程建設項目管理相關的工作需求，一定要把項目建設真實的、全部的過程，完完整整地記錄，而且要保留起來，要為以后建設項目的運行、管理、擴建、維修、改建以及技術改造等提供準確的、真實的檔案資料，這是水電站項目建設的一個相當重要的部分和內容。可是，在建設工程項目過程中，很大一部分參建單位精力都集中在工程建設上，對檔案工作不夠重視，導致檔案工作完結在工程建設之后，所以檔案是否準確，是否足夠完善，這都沒辦法考證。

1 要督促相關單位建立完善的管理制度以及健全檔案管理體系

水電站的建設工作比較繁瑣，建設周期長，工作內容涉及的比較廣泛，應該在項目建設初期就要建立較科學、操作性強、適用、合理的一套相關的檔案管理制度。足夠具體的、全方位的檔案管理制度是建設項目檔案能否順利開展、工作是否規范的重要的保證。相關業主單位應該在制度中清楚明了的制定出建設單位、設計單位、施工單位、監理單位各自的檔案工作職責是什么，還要對文件材料的形成、歸檔、移交等提出明確的要求。在平時的檔案管理工作中，要對庫房的檔案借閱、利用、統計等制定出一套合理的制度，用來指導管理人員的日常工作。

要了解檔案管理這項工作的責任和義務，還要建立完善的檔案管理網絡資料庫，這也是進行檔案管理信息化的一個重要步驟。各個參建單位必須要建立自己的檔案管理團隊，明確檔案工作分管領導、部門負責人和檔案員的職責，進而能形成各級人員健全的檔案網絡管理機構，以保證建設單位對參建單位檔案方面的工作實施高效率的指導和嚴格的監督。

2 加強《中華人民共和國檔案法》的宣傳實施力度，提升全員的檔案意識

水電項目的檔案管理工作在整個建設工程項目中非常重要，它貫穿于建設項目的整個過程，范圍很廣，觸及到每個參與建設代為和工作人員、包括管理人員，完善好檔案工作不光是檔案工作人員的事情，也是各參建單位的各個環節的工作人員一起共同完成、努力配合的。而且建設單位不僅需要通過訓練來增強檔案工作人員的能力，還需要重視檔案的宣傳工作，要時常舉辦與檔案相關的宣傳活動，進而幫助全體員工提升檔案意識，要清楚的知道文件材料是如何形成的、如何積累、如何編制、如何整理、如何歸檔的，這是貫徹、實施《中華人民共和國檔案法》的總體需求，也是需要履行的義務，增強工作人員要求自己做好檔案項目的責任感。要建立獎罰機制，對檔案工作做得好的員工給予一定的獎勵。這樣能有效激勵每個參建單位在做好工程項目的同時，也給與檔案管理工作一定的重視[1]。

3 要增強檔案工作技術人員的培訓，提高能檔案工作人員的職業素養

水電站工程項目的檔案管理工作專業性比較強，對檔案工作人員的業務能力以及職業素質的要求也是具有一定高度的。相關建設單位以及參建單位的檔案工作人員要求持證上崗。在建設水電站過程中，要確保人員穩定，為了確保檔案的品質，需要對專職和兼職的工作人員組織培訓。檔案人員要進行專業的學習，掌握一定的理論知識，還有水電項目檔案管理的技能和措施。建設項目檔案管理是實踐操作很復雜的工作，檔案工作人員需要把專業性的理論知識運用到實際工作中，要做到實踐和理論相結合，這樣就可以切實的把檔案管理工作做好[2]。

檔案工作人員除了要學習相關知識理論之外，還要有工程管理和技術方面的基本知識，要知道工程建設每個項目的動態，要積極地和參建單位相關部門進行溝通交流，嚴格地監管各個單位仔細認真地開展檔案工作[3]。

4 要確保檔案管理與工程建設項目能夠同時進行

水電站整個項目建設所需資金量大，工作時間長，并且技術相對復雜，為了保障工程檔案足夠的完整和準確，一定要確保建設項目工程檔案與工程建設能同步進行，一起管理。“三個納入”，“四個同步”，“五個參與”是開展同步管理的重要實施步驟，在建設水電站項目過程中一定要嚴謹地落實下去。將整個項目的相關文件的各個環節納入項目工程領導的日程和職責范圍里[4]。在進行合同簽訂時，要明確工程檔案的品質、歸檔要求、移交等方面的條款;在下發項目工程方案的時候提出文件的歸檔條例;在進行檢查項目工程方案的進度和質量的時候要檢查項目工程檔案文件形成、整理、收集等;在項目工程竣工的時候要檢查檔案是否完整、準確等。檔案工作人員一定要對項目的質量進行實地勘察，認真的進行核實，要確保相關材料歸檔完好和準確[5]。

5 要利用現代化技術方式，進而實現檔案管理網絡化、信息化

水電站項目的建設工程所產生的檔案量巨大、檔案載體多樣化，如果還一成不變的使用傳統的手工管理方式，將達不到預期的標準，因為傳統的方式并不能滿足項目工程檔案的管理需求，應該運用現代化技術來對檔案進行管理。

第一，要選擇適當的軟件進行管理，有規范、安全、易用、靈活、擴充等特點。規范性是依據國家與電力行業的標準，安全性要保證數據在運行傳輸時的安全，易用性就是使用簡單、容易懂，靈活性是在管理工作中可以根據需要修改，擴充性是進行檔案管理的軟件能進行擴充[6]。第二，還要對電子文檔的管理提出一些合規的要求[7]，進而有效的提高工作人員的工作效率。

6 要做好檔案的利用工作，更好地服務于項目建設管理

在工程項目建設過程中，尤其重要的就是要做好檔案的利用工作。檔案工作人員在查找文件時，要求要對內容非常熟悉，這樣能更好的提高工作效率，發現問題時能迅速尋找解決措施，能有效的保證文件的準確和完整性。在項目建設過程中要嚴謹地做好檔案利用工作，當出現項目質量問題時，可以通過查閱檔案追究到具體責任人，這是確保施工工程能順利進行有效的捷徑。

7 結束語

水電站檔案管理工作是整個水電站建設和基礎管理工作中的基礎性內容，國家和行業都對水電站的檔案管理工作要求很高，要充分保證項目檔案的準確性、完整性及安全性，這是一項極其復雜和艱巨的任務。我們要把各項制度體系建立完整，同步落實，堅決做好檔案管理工作。

參考文獻

[1]羅坤琴.淺析如何做好水電站工程建設項目檔案管理工作[J].辦公室業務，2018.

[2]蘇雪玲.做好水電站工程項目檔案管理工作的思考[J].中國科技投資，2017（31）.

[3]陳玖龍，張獻，龔建華.白鶴灘水電站零星工程項目管理方法研究[J].人民長江，2018（S1）.

[4]周玉娟.伊犁人民水電站工程的竣工驗收及檔案管理措施[J].中國水運（下半月），2013，13（9）.

[5]余弦.云南省現有三個全國建設項目檔案管理示范工程比較研究[D].云南大學，2014.

[6]陳登觀.水利水電工程項目檔案管理的現狀與對策建議淺析[J].中國室內裝飾裝修天地，2018，000（022）：356.

[7]彭永珍.在建水電站工程檔案特點與建檔方法及檔案管理措施[J].辦公室業務，2012（21）：53-54.