縣級檔案現代化管理工作的難點及對策探究

曹紅梅

摘 要：縣街道辦事處在檔案現代化管理工作中，由于上級重視程度不足，資金投入不足，信息技術設施配置不全，再加上管理人員信息素養不高，限制了檔案管理的數字化、信息化建設進程。為改變這一情況，單位應提高重視度，認識到檔案現代化管理的意義，建立健全檔案現代化管理制度，規范檔案數據采集管理流程，打造高素質檔案信息化管理隊伍，完善信息化技術設施配置，全面提升檔案管理工作水平，深化檔案信息利用價值，更好地為街道居民提供公共服務，促進街道辦事處工作質量的提高。

關鍵詞：縣街道辦事處;檔案現代化管理;難點;對策

檔案是人們在展開社會活動的過程中所形成的各類具有保存價值的原始記錄資料，其表現方式多種多樣，文字、圖表、音頻、影像等都屬于檔案資料[1]。縣街道辦事處在工作過程中，會產生大量檔案資料，其中涉及居民最低生活保障、失業保險、再就業、下崗職工基本生活保障等基層民生內容，加強檔案管理，能夠優化辦事處的服務水平，同時，檔案管理也是街道建設的基礎性工作內容，是街道辦事處行使政府管理權力的一種形式。21世紀是信息化時代，信息資產得到高度利用，縣街道辦事處應該充分利用現代化信息技術，推動檔案管理現代化建設，全面提升檔案管理效率及質量。

1 縣級檔案現代化管理工作的難點分析

1.1 重視程度不夠

檔案在縣街道辦事處公共服務職能發揮中的推動作用是不可估量的，但是，單位領導層沒有正確認識到其價值，沒有正確認識到檔案管理信息化建設的意義，不重視檔案管理的革新，管理觀念落后，阻礙了數據信息的利用。在上級缺乏重視的情況下，街道辦事處工作人員的歸檔意識也比較差，檔案管理流于形式化，導致數據信息不齊全，紙質檔案管理與信息化檔案管理機制并行，資料規格不同一，內容真實度、全面性、時效性都得不到保障，這影響了檔案信息價值的發揮。

1.2 管理人員素質有待提升

時代在發展，檔案管理理念也在不斷更新，隨著文件、資料的不斷累積，檔案管理工作量會越來越大，如果采用傳統的人工管理方式，工作效率低下，且對于檔案信息的利用率也比較低，所以，應該推動檔案現代化管理，創新管理手段，引入數字化技術、數據庫技術等，實現高效化、信息化檔案管理。但是，這一過程會受到管理人員業務素質的限制，縣街道辦事處多為檔案專業人才，甚至是辦公室工作人員兼職，雖然在檔案管理上較為專業，但是缺乏信息化檔案管理意識、知識和技術，無法適應檔案現代化管理需求[2]。

1.3 管理手段落后

在以往，檔案信息的載體多為紙質文件以及一些音像資料，隨著時間的推移，文件資料受到潮濕、蟲害等因素的影響會損壞甚至丟失，再加上大量的文書、檔案原件堆積，整理起來比較困難，檢索查證效率極低，整體而言，檔案利用率較低，無法發揮應有的信息指導價值。而在檔案現代化管理的過程中，基礎設施配置不足，兩套機制并行，檔案信息采集缺乏統一標準，信息化檔案管理中存在諸多問題，急需解決。

2 縣級檔案現代化管理工作的對策分析

2.1 建立健全檔案現代化管理制度

計算機在縣街道辦事處工作中的普及，為檔案管理數字化建設、信息化管理目標實現提供了技術支持。為了保證檔案數據采集的完整度與真實度，單位應該加大資金投入，構建檔案信息化管理室，完善人力資源配置，完善現代化檔案管理設施配置。同時，建立健全信息化檔案管理制度，以《檔案資料管理保密規定》、《檔案查閱利用制度》、《檔案設備維護使用制度》及《電子檔案管理制度》等現行規章制度為依據，結合縣街道辦事處工作狀況，及檔案信息化管理目標，制定科學合理的管理制度，明確檔案管理工作內容、流程及標準，確保檔案的信息識別、資料采集、遞交、歸檔、核對、儲存、整理、分析及借閱等過程的標準化，督促工作人員提升檔案現代化管理意識[3]。

2.2 規范檔案數據采集管理流程

在大數據時代背景下，縣街道辦事處檔案利用價值被充分挖掘出來，為了提升檔案利用價值，應該規范檔案數據采集管理流程，明確各類文件歸檔的要求及標準，提升工作人員的歸檔意識，各街道應該及時將工作中形成的資料，統一提交到檔案館，確立檔案信息在真實性、完整性、及時性上達標，從而確保檔案信息的參考價值。為了確保檔案數據采集工作質量，可相關的評價考核機制，明確檔案管理的信息化要求，督促各街道將工作過程中累積的資料，以信息化形式上報，確保各街道工作期間所產生的資料被完整納入檔案信息化管理部門，按照日期、模塊分類存檔，推動縣街道辦事處檔案現代化管理的全面落實。

2.3 打造高素質檔案信息化管理隊伍

在檔案現代化管理工作中，縣街道辦事處應該根據檔案管理需求，培養專業的具備現代信息思維與素養的檔案管理隊伍，定期組織人員參加業內培訓及學會交流會，讓檔案管理人員學習計算機技術、數字化技術、云計算技術等相關軟件、硬件設施的使用，突破檔案信息化建設中遇到的人才瓶頸。同時，縣街道辦事處管理層應該充分認識到檔案信息在單位發展中的指導作用，設立檔案管理專職崗位，根據工作需求引進專業素養、信息素養達標的檔案管理人才，做好崗前培訓考核工作，加強繼續教育，在新購進信息化管理技術及設施后，組織管理人員學習，迅速掌握相關硬件、軟件的使用流程及技術，幫助其樹立網絡安全防范意識，以防醫院機密或患者隱私泄漏[4]。

2.4 完善信息化技術設施配置

應用現代化信息技術，實現檔案管理內容的數字化，并建立數據庫，能夠有效提高檔案信息的共享效率。在電子化、數字化檔案庫中，信息利用者只需根據自身需求，輸入關鍵詞，即可快速查詢找出所需資源，工作效率大大提高。因此，縣街道辦事處必須意識到檔案現代化管理的意義與價值，提高重視度，加大資金投入，選擇合適的數據化模式，引進相關技術及設備，包括計算機、復印機、打印機、攝影機、掃描儀、專用微機、空調、消防設施等，構建檔案數據平臺，實現信息共享，同時，簡化檔案借用、查閱的手續，通過登記權限制度，來提升信息利用安全度，通過完善數據平臺防御機制，增設防火墻、殺毒軟件等，確保檔案管理的信息安全[5]。

3 結語

綜上所述，隨著社會環境的改變，縣街道辦事處基于工作需求和檔案利用需求，展開檔案現代化管理，已是勢在必行。在此過程中，檔案管理人員應該積極求變，利用現代化科技，包括大數據、云計算、互聯網等，推動檔案管理的數字化、網絡化、信息化建設，全面提升檔案管理水平。這是一個持續變革的過程，會受到諸多外界因素的干擾，比如說信息資料格式不統一、缺乏檔案現代化管理人才、信息化設施配置不足等問題，縣街道辦事處管理人員必須正確認識到檔案現代化管理的意義，加大資金投入，做好宣傳工作，確保相關思想貫徹落實下去，逐步實現檔案現代化管理目標，全面提升檔案信息利用率，借助于檔案為基層群眾提供優質公共服務。

參考文獻

[1]戶轉紅.新時期干部人事檔案專項審核工作中存在的問題及其對策分析[J].納稅，2019，13（30）：277.

[2].安寧市檔案館到九個街道辦事處開展機構改革檔案處置工作檢查指導[J].云南檔案，2019（05）：33.

[3]肖浪.行政事業單位現代化人事檔案管理建設的意義和對策[J].辦公室業務，2019（07）：135.

[4]劉雯.基于“互聯網+”背景下的檔案管理現代化建設路徑[J].現代國企研究，2019（06）：125.

[5]陳熙.淺析深圳基層街道辦事處檔案管理服務工作中存在的問題及措施[J].人才資源開發，2017（12）：78-79.