淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策

楊學(xué)兵

摘 要：時(shí)代在發(fā)展，事業(yè)單位的各項(xiàng)工作也要與時(shí)俱進(jìn)，檔案管理在工作的變革和單位的發(fā)展過程中，其重要作用愈加凸顯。但是從當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理狀況來看，事業(yè)單位的檔案管理工作還存在諸多問題，需要檔案管理人員不斷改善和優(yōu)化。檔案管理工作量大繁雜，是一項(xiàng)具有挑戰(zhàn)性的工作，因此面對(duì)問題，事業(yè)單位要及時(shí)科學(xué)的予以解決，以促進(jìn)檔案資料價(jià)值的充分體現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;現(xiàn)狀;對(duì)策

在事業(yè)單位的內(nèi)部管理工作中，檔案管理是基礎(chǔ)而重要的一項(xiàng)，為單位的各部門提供準(zhǔn)確而全面的參考依據(jù)。因此，做好資料的采集、保存、管理等工作，對(duì)提升檔案的價(jià)值具有極其關(guān)鍵的推動(dòng)作用。隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化的不斷發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理工作也面臨巨大的挑戰(zhàn)，瞬息萬變的外部環(huán)境，直接影響到檔案管理質(zhì)量的穩(wěn)定。本文就事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行深入分析，并提出可行性和針對(duì)性強(qiáng)的對(duì)策，希望對(duì)當(dāng)前的檔案管理工作提供一定的借鑒。

1 事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

1.1 事業(yè)單位對(duì)檔案管理的重視程度不足

當(dāng)前，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)側(cè)重于對(duì)業(yè)務(wù)工作的管理，而忽視了單位內(nèi)部的管理，特別是檔案室作為平時(shí)的邊緣化科室，更是缺乏領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注。大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不熟悉，無法體會(huì)到檔案管理對(duì)事業(yè)單位各項(xiàng)工作的重要作用，長此以往，檔案管理水平長期處于低水平狀態(tài)，造成業(yè)務(wù)上眾多紕漏，嚴(yán)重影響了事業(yè)單位的健康持續(xù)發(fā)展。

1.2 事業(yè)單位內(nèi)檔案管理專業(yè)人才短缺

現(xiàn)在事業(yè)單位內(nèi)從事檔案管理的人員，大多數(shù)屬于兼職人員，即使專職人員，也多為年齡較大的老員工，對(duì)檔案管理的相關(guān)知識(shí)知之甚少，更無從談起參加相關(guān)的檔案管理既能培訓(xùn)，甚至，有的老員工都不能操作計(jì)算機(jī)，無法適應(yīng)信息化時(shí)代的要求。因此，事業(yè)單位檔案管理人員素質(zhì)普遍偏低，難以滿足檔案管理的要求。[1]

1.3 檔案管理制度不規(guī)范

常言道：“無規(guī)矩不成方圓”，檔案管理工作量大復(fù)雜，細(xì)致入微，更需要嚴(yán)格的檔案管理制度予以管控。當(dāng)前，大多數(shù)事業(yè)單位建立了相應(yīng)的檔案管理制度，但是多浮于表面，未能真正落到實(shí)處，大道至檔案管理制度成了擺設(shè)。當(dāng)然，其中有的單位會(huì)按照管理制度和工作程序開展工作，但是由于制度不完善、標(biāo)準(zhǔn)不明確、管理監(jiān)督松懈等原因，導(dǎo)致各部門的溝通不暢通，檔案資料無法及時(shí)收集歸檔，影響檔案管理的效率和質(zhì)量。

2 事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化對(duì)策分析

2.1 事業(yè)單位轉(zhuǎn)變檔案管理的思想觀念

事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)，要從自身做起，轉(zhuǎn)變以往對(duì)的檔案管理的思想，強(qiáng)化對(duì)檔案管理的重視程度，并以此發(fā)揮引導(dǎo)和榜樣的作用，帶動(dòng)事業(yè)單位人員對(duì)檔案管理的重視，重新認(rèn)知檔案管理工作，便于后期與檔案管理部門的溝通，及時(shí)上報(bào)、歸檔檔案資料。同時(shí)，事業(yè)單位內(nèi)部要結(jié)合單位實(shí)際情況，制訂一套可行性強(qiáng)、切合實(shí)際的檔案管理考核機(jī)制，將事業(yè)單位檔案管理工作的落實(shí)效果作為考核指標(biāo)，結(jié)合檔案管理實(shí)際工作，細(xì)分責(zé)任，劃定標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)成立由領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)工作人員組成考核組，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行分級(jí)評(píng)定，最后根據(jù)評(píng)定結(jié)果，給予檔案管理相關(guān)人員相應(yīng)的物質(zhì)獎(jiǎng)懲，盡最大程度激發(fā)檔案管理相關(guān)人員的責(zé)任心和工作積極性。[2]

2.2 事業(yè)單位重視度檔案管理的保密性

檔案資料作為事業(yè)單位的重要?dú)v史資料，其中涉及事業(yè)單位的重要工作，因此，檔案管理的保密性極其關(guān)鍵和重要。可見，檔案管理的辦公室建造和選擇，要結(jié)合我國對(duì)的檔案管理工作的要求和標(biāo)準(zhǔn)，選擇獨(dú)立性較好、安全性較強(qiáng)的場(chǎng)所。同時(shí)，檔案管理人員的素質(zhì)也與檔案管理工作的保密性有著直接的關(guān)系，檔案室管理人員盡量選擇責(zé)任心強(qiáng)、經(jīng)驗(yàn)豐富的人員擔(dān)任，規(guī)定與檔案管理無關(guān)的人員禁止進(jìn)入檔案室。[3]另外，事業(yè)單位還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，加強(qiáng)其檔案管理保密性的重視程度，提高其檔案管理保密性的能力。真正將檔案管理的安全工作落實(shí)到實(shí)際工作中，實(shí)現(xiàn)檔案管理保密性的預(yù)期。

2.3 事業(yè)單位檔案管理要大力開發(fā)檔案信息資源

針對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息資源的開發(fā)，首先要從事業(yè)檔案管理的思想和方式上，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，樹立科學(xué)合理的工作理念，強(qiáng)化對(duì)事業(yè)單位檔案信息資源的重視程度，不斷優(yōu)化檔案管理工作質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案管理對(duì)事業(yè)單位發(fā)展的重要作用。其次，事業(yè)單位要結(jié)合自身的發(fā)展情況，通過編輯單位大事記、發(fā)展史、個(gè)人匯編等方式，提高檔案管理過程中的自主性和積極性，同時(shí)也能夠?yàn)閱挝活I(lǐng)導(dǎo)提供全面、系統(tǒng)的檔案資料作為依據(jù)。最后，事業(yè)單位要緊隨時(shí)代步伐，充分借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)，拓寬檔案信息資源的采集渠道，準(zhǔn)確辨別檔案信息的真實(shí)性，實(shí)現(xiàn)部分檔案信息貢獻(xiàn)，為各部門和相關(guān)單位提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，樹立良好的社會(huì)形象，提升事業(yè)單位的公信力，進(jìn)而為檔案管理工作的開展提供更加健康的環(huán)境。

2.4 事業(yè)單位提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的社會(huì)背景下，檔案資料管理工作作為寶貴的資源管理和保存工作，更是需要專業(yè)人員進(jìn)行管理，檔案管理人員作為檔案管理工作的實(shí)施主體，其綜合素質(zhì)的高低直接影響檔案管理工作質(zhì)量的高低。事業(yè)單位的檔案資料較多，特別是業(yè)務(wù)和執(zhí)法單位，檔案資料的專業(yè)性和實(shí)踐性極強(qiáng)，如果檔案管理工作人員缺乏豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，必然會(huì)影響檔案管理工作的順利進(jìn)行，也阻礙檔案資料對(duì)事業(yè)單位作用的發(fā)揮。因此，事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，一方面要組織開展職業(yè)道德培訓(xùn)，引導(dǎo)檔案管理人員樹立明確、科學(xué)的職業(yè)道德理念，增強(qiáng)責(zé)任感，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，嚴(yán)格按照相關(guān)的制度和程序操作，減少因?yàn)樗枷胄傅≡斐傻腻e(cuò)誤出現(xiàn)。另一方面組織開展既能培訓(xùn)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員信息化檔案技能、計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力的培訓(xùn)，以及文字編輯能力的培訓(xùn)，能夠按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)確高效的對(duì)檔案資料整理歸檔，同時(shí)還能夠編輯檔案的概要，整合檔案資料形成系統(tǒng)詳盡的檔案介紹，只有綜合素質(zhì)強(qiáng)的檔案管理人員，才能推動(dòng)事業(yè)單位辦公現(xiàn)代化的進(jìn)程，滿足當(dāng)前形勢(shì)下事業(yè)單位的需求[4]。

3 結(jié)束語

綜上所述，檔案作為事業(yè)單位的重要資料，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展具有重要的作用。隨著信息時(shí)代的道理啊，事業(yè)單位的檔案管理工作也在面臨巨大的變革，在檔案管理工作的轉(zhuǎn)變過程中，還存在較多的問題，包括檔案管理思想陳舊、檔案管理方法落后、檔案管理專業(yè)人才短缺等，針對(duì)這些問題，事業(yè)單位要突破瓶頸、創(chuàng)新思維、緊抓機(jī)遇，不斷完善檔案管理制度、加強(qiáng)檔案管理的保密性、大力開發(fā)檔案信息資源、提升檔案管理人員素質(zhì)等，更好的適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理工作的要求，為事業(yè)單位的發(fā)展提供更加有力的資料支撐，發(fā)揮更大的參考價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

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[4]呂敏.行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題及對(duì)策[J].中國集體經(jīng)濟(jì)，2019（05）：144-145.