新時期秘書工作與檔案工作關系新探

謝啊英

【摘要】隨著我國進入中國特色社會主義新時代，在不斷重視秘書工作與檔案工作的同時，也對秘書工作與檔案工作提出了新要求，兩者之間的關系一直是學術界的問題。本文通過理清兩者關系在新時代的重要性，探究兩者的關系，以便更好地發揮各自的作用為社會服務，并探討如何處理好秘書工作與檔案工作，以順應現代社會的發展需要。

【關鍵詞】新時期;秘書工作;檔案工作;交互關系

一直以來，學術界對秘書工作和檔案工作之間究竟是何種關系眾口不一。但是總的來說，不外乎這幾種說法：全同、全異、包含以及交叉關系。這幾種說法在當時都有一定的支持者以及本身的合理性。本文通過對這幾種說法的探究，探討不同觀點的合理性與不合理性，以期得到一個廣為認可的觀點。

一、理清兩者關系的重要性

秘書人員的業務水平和責任直接影響檔案工作的質量，檔案工作為秘書工作的科學性、有效性和規范性工作提供重要保障。隨著現代科學技術的發展，電子文件的數量在不斷增加，但各單位仍主要使用紙質文件，同時也形成并使用電子文件。若對秘書工作與檔案工作的關系認識不清，容易導致信息缺漏或錯誤，這要求我們一定要處理好兩者的關系，明確權責、各司其職，才能更加適應社會發展。

二、新時期秘書工作與檔案工作的關系

（一）兩者不是全同關系。秘書學和檔案學一樣都是獨立學科，秘書工作與檔案工作的內涵也不同。秘書人員的主要任務是文件的處理、研究、信息處理和其他日常工作。檔案工作者的主要任務是收集和整理、鑒別、保存、編目和檢索、編輯和研究、統計和利用等。從兩者工作服務的角度來看：秘書工作主要是為領導工作服務的，而檔案工作的服務對象范圍更加廣泛，為個人、社會、組織等各個方面提供服務。由此可以看出，秘書工作不等于檔案工作，檔案工作也不同于秘書工作，兩者不是全同關系。

（二）兩者不是包含關系。有人認為秘書工作與檔案工作是包含關系，比如安徽師范大學文學院教授楊樹森主編的《秘書學概論》和《秘書實務》這兩本書中都將檔案工作作為秘書人員的常規業務之一。此外，商南縣檔案局蔣燕記認為，文書處理工作和檔案工作是秘書工作的一部分。筆者認為這些說法混淆了兩者的內涵，顯然是不正確的。

（三）兩者不是全異關系。雖然秘書學與檔案學都是獨立學科，但它們都是管理學的一個分支，從這一方面來說，兩者是存在關聯的。而且兩者的研究對象是前后銜接、彼此相鄰的，比如秘書人員將辦理完畢、并具有保存價值的文件統一起來以備日后查找使用，就形成了檔案，并交由檔案工作人員進行整理歸檔等。檔案工作中的文件、音頻資料、文稿等也有可能用于秘書工作中進行參考，因此不能認為秘書工作與檔案工作完全不相容，即兩者不是全異關系。

（四）兩者是交互關系。互聯網中的交互意味著介入一件事物的對象可以相互交換，交相互動。秘書工作與檔案工作之間的相互作用意味著兩者是雙向的和交叉互動的。所謂的互動關系，一方面，是秘書工作，無論是黨政機關的秘書工作還是非黨政機關中的，所形成的材料，都是構成檔案的一部分，秘書工作中形成的公文材料等是后期檔案工作的重要基礎;另一方面，秘書工作免不了需要查找使用檔案，而檔案工作為秘書工作的有效展開及運行提供行了便利。所謂的交叉關系，安徽師范大學文學院的石柯認為，機關的檔案工作是秘書工作與檔案工作的交集。文書工作是秘書工作的一個重要內容，而檔案工作也離不開文書工作，檔案的移交是文書工作的結束，接收檔案是檔案工作的開始。移交和接收的對象都是檔案，檔案的移交和接收是秘書工作與檔案工作的切點，而相切是一種特殊的交叉關系。綜上所述，兩者是一種交互關系。

三、如何在新時代做好秘書工作和檔案工作

（一）加強秘書和檔案人員的教育和培訓。1.加強學校教育。專業成長情況如何，在一定意義上取決于學校是否重視它，目前國內有許多高校開設了秘書學和檔案學課程。通過學校教育，能夠提高學生的政治素質、專業素養、心理素質等為秘書工作和檔案工作打下理論基礎，為以后的實踐工作提供前提。2.加強崗位培訓。任何工作的專業性體現于具體的實踐過程中。通過實踐，秘書人員才能熟練掌握公文格式、規范標準等，為檔案工作提供方便;只有通過實踐，檔案工作者才能準確地收集和整理、保存和識別以及研究檔案，并為秘書工作和其他工作提供參考。3.合理設置機構。由于秘書工作與檔案工作聯系密切，導致沒有一個專門的機構為檔案工作和秘書工作提供指導和監督。因此，從中央到地方設置統一的管理秘書工作和檔案工作的機構十分必要。在管理系統中，必須要真正實現秘書工作與檔案工作的交相互動，將秘書工作和檔案工作納入統一組織管理、統一發文和歸檔方法、統一技術支持的標準化軌道中。

（二）提高秘書人員的業務水平、責任意識和檔案意識。1.提高秘書人員的業務水平。既要規范公文用紙用墨制度，又要規范應用公文文種。秘書人員要明確不同文種的適用范圍，不能隨意寫作。從行文方向來看，秘書人員應該理解上行文、下行文和平行文之間的區別;從文件是否涉密角度分，秘書人員要區分最核心機密的文件、重要機密的文件以及一般機密的文件，做到文件合理有序。2.提高秘書人員的責任意識。檔案的一個重要來源是秘書工作中處理完畢的并有保存價值的文件。秘書工作中形成的文件和材料不僅具有秘書工作的參謀指導作用，對檔案工作同樣重要，這要求秘書人員必須樹立極高的責任意識，保證文件的真實可靠以及規范合理。3.增強秘書人員的檔案意識。檔案的形成過程一般有兩種：一種是人們有意識地將檔案保存備查，這種情況下形成的檔案比較齊全、完整;另一種情況是被制作時并不是作為檔案，并不著重于保存備查，而只用于眼前需要，其制作者沒有或者有很少的檔案意識。秘書人員要增強檔案意識，化“無意”為“有意”。

（三）實現秘書工作與檔案管理工作的自動化、網絡化。隨著新技術的應用，“文檔管理一體化”思想在檔案工作中越來越重要，提高秘書人員以及檔案人員的辦公自動化水平，就必須加強電子計算機技術在秘書工作和檔案工作中的應用，引進先進的管理設備和專業的技術人員也至關重要，這有利于提高工作效率與質量。只有這樣，秘書工作和檔案工作才能繼續朝著自動化和網絡化方向發展。

四、結語

秘書人員和檔案人員要不斷學習理論知識，提升自身的政治素質、文化素質、實際本領等。在實際工作中，秘書人員和檔案人員都要樹立高度的責任意識和檔案意識，善于運用先進的科學技術設備，只有這樣才能確保保證高效率、高質量地完成任務，只有使檔案工作和秘書工作更加科學規范，才能繼續發展、進步。

【參考文獻】

[1]蔣燕記.文書處理工作與檔案工作的關系[J].甘肅檔案， 1984（01）：25-27.

[2]石坷.秘書工作與檔案工作的關系[J].秘書，2007（12）：8-10.

[3]李忠榮.對新時期秘書工作與檔案工作互動關系的思考[J].科技情報開發與經濟，2007，17（28）：129-130.