淺談如何加強(qiáng)新形勢(shì)下的檔案管理工作

欒愛芳

【摘要】隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及社會(huì)變革的不斷推進(jìn)，檔案工作的重要性逐漸突顯出來，目前已經(jīng)逐漸滲透到人們生產(chǎn)以及生活的各個(gè)方面。社會(huì)群體在檔案信息方面的需求逐漸變得強(qiáng)烈。新時(shí)代，檔案工作的重要性日益凸現(xiàn)，需要不斷強(qiáng)化自身的創(chuàng)新意識(shí)以及責(zé)任感，對(duì)檔案工作管理體系進(jìn)行優(yōu)化和完善，全面推進(jìn)檔案管理工作的智能化，保證檔案信息絕對(duì)安全。

【關(guān)鍵詞】新形勢(shì);檔案管理;工作探索

檔案管理工作是當(dāng)下非常重要的基礎(chǔ)性工作，有助于政府部門不斷提升自身的行政能力，是公正公開辦公的基礎(chǔ)手段，能有效促進(jìn)行政工作質(zhì)量提升。在新的時(shí)代背景下，檔案管理工作需要與時(shí)俱進(jìn)，不斷變革，實(shí)現(xiàn)檔案管理水平的提升。本文就新時(shí)代如何開展檔案管理工作進(jìn)行了探索與分析，旨在為新時(shí)期的檔案管理工作提供一定的指導(dǎo)。

一、檔案管理工作存在的不足

目前，我國檔案行政管理部門依法對(duì)區(qū)域內(nèi)部的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，從目前的情況來看，部分企業(yè)存在不重視檔案管理工作的行為，有些部門在檔案管理人員配置上缺乏一定的合理性，無法與時(shí)代發(fā)展的需求相匹配。也有的企業(yè)出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息不全的現(xiàn)象，數(shù)據(jù)分散性較大，無法做到有效的統(tǒng)一管理，這對(duì)于檔案數(shù)據(jù)信息的再次利用造成了障礙，部分企業(yè)只是注重對(duì)電子檔案系統(tǒng)的建設(shè)，卻忽視了對(duì)檔案信息安全的維護(hù)。除此之外，檔案管理缺乏一定的均衡性，部分地區(qū)內(nèi)部的檔案資源匱乏，管理工具有限，無法實(shí)現(xiàn)有效的管理。

二、新形勢(shì)下強(qiáng)化檔案管理工作的策略

（一）建立起領(lǐng)導(dǎo)管轄機(jī)制。在新的時(shí)代背景下，為了對(duì)檔案進(jìn)行有效管理，需要配備實(shí)力較強(qiáng)的領(lǐng)導(dǎo)班子，以此來更好地適應(yīng)新時(shí)代對(duì)檔案管理工作所提出的要求。作為部門的領(lǐng)導(dǎo)，需要對(duì)內(nèi)部的業(yè)務(wù)狀況進(jìn)行深入了解，不斷提升自身的組織協(xié)調(diào)能力，以此來更好地開展檔案管理工作。

（二）梳理檔案管理機(jī)制。對(duì)區(qū)域內(nèi)的檔案信息實(shí)施統(tǒng)一管理，不斷提升行政區(qū)域內(nèi)部各個(gè)監(jiān)督群體的作用，對(duì)檔案資源信息的來源以及走向進(jìn)行調(diào)查，始終需要堅(jiān)持檔案館對(duì)區(qū)域內(nèi)所有檔案信息的絕對(duì)管理權(quán)。對(duì)檔案管理工作的職責(zé)進(jìn)行明確，建立起專門的檔案室，配備專業(yè)的檔案管理人員，建立有效的工作保障機(jī)制，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范，做好檔案移交以及管理工作。

（三）強(qiáng)化執(zhí)法管理體系建設(shè)。按照國家頒布的關(guān)于檔案管理的文件內(nèi)容，在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，需要有效明確各級(jí)單位的行政執(zhí)法主體，執(zhí)法的主體需要充分發(fā)揮出自己的執(zhí)法能力，對(duì)區(qū)域內(nèi)部的檔案管理實(shí)務(wù)進(jìn)行梳理，按照法律法規(guī)的規(guī)定對(duì)檔案管理相關(guān)的案件進(jìn)行處理。將不斷深化體系建設(shè)與改革，提升國民經(jīng)濟(jì)實(shí)力，對(duì)檔案管理執(zhí)法部門的監(jiān)管制度體系進(jìn)行完善。行政部門需要不斷推動(dòng)檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)，并且積極發(fā)揮出自身的監(jiān)督職權(quán)。

（四）擴(kuò)建檔案資源體系。首先，需要對(duì)經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的檔案加強(qiáng)管理。各級(jí)與經(jīng)濟(jì)建設(shè)相關(guān)的部門需要不斷強(qiáng)化檔案管理工作建設(shè)強(qiáng)度，充分發(fā)揮積極帶頭作用，對(duì)改革的成果進(jìn)行鞏固，打造出良好的市場環(huán)境，促進(jìn)我國經(jīng)濟(jì)平穩(wěn)健康增長。需要嚴(yán)格制定國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的驗(yàn)收流程以及制度，為后期項(xiàng)目的正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供有效保障。同時(shí)做好檔案管理工作，方便追根溯源，同時(shí)為將來項(xiàng)目建設(shè)提供良好的支持。國有企事業(yè)單位需要不斷提升自身的思想建設(shè)水平，發(fā)揮積極帶頭作用，為其他企業(yè)進(jìn)行檔案管理改革作榜樣。其次，需要增加地方特色資源建設(shè)力度。相關(guān)部門可以利用有效的方式、恰當(dāng)?shù)氖侄螌?duì)社會(huì)、人員以及本地的歷史發(fā)展等檔案資料進(jìn)行管理，也可以借助開辦民族特色檔案博物館的形式來對(duì)當(dāng)?shù)赜刑厣奈幕瘍?nèi)容進(jìn)行保留和發(fā)揚(yáng)，促使更多的人對(duì)當(dāng)?shù)靥厣奈幕⒆匀画h(huán)境以及文人志士等進(jìn)行了解。始終圍繞地方特色來開展檔案管理工作，以此來提升工作的有效性。同時(shí)，檔案管理工作需要體現(xiàn)出民生特點(diǎn)。相關(guān)的部門需要出臺(tái)民生檔案管理的政策和標(biāo)準(zhǔn)，以此來為檔案管理工作的開展提供有效的指導(dǎo)。與檔案管理相關(guān)的部門需要不斷強(qiáng)化自身的專業(yè)性，按照相關(guān)的規(guī)定制定有關(guān)于規(guī)章制度，以此來保證檔案移交以及管理工作有序開展。

（五）拓展資源利用體系。首先，在新的時(shí)代背景下，我國的科學(xué)信息技術(shù)處于不斷發(fā)展的階段，數(shù)字化檔案管理已經(jīng)成為必然的趨勢(shì)，這也是有效提升檔案管理工作質(zhì)量的有效手段和必經(jīng)之路。為了實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量的檔案信息數(shù)字化管理，需要專業(yè)素質(zhì)強(qiáng)的人才隊(duì)伍，有效推動(dòng)數(shù)字檔案室的建立。同時(shí)，作為檔案館，需要建立與數(shù)字化檔案相關(guān)的制度，有效保證數(shù)字化檔案館的建設(shè)工作納入信息化建設(shè)戰(zhàn)略體系中，為實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。檔案管理工作的智能化不僅有助于提升檔案管理工作的速度，也能為檔案移交工作帶來更大的便利。其次，需要保證檔案信息管理渠道的絕對(duì)暢通，信息以及電子政務(wù)部門需要緊緊依靠電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)，對(duì)自身的檔案管理信息平臺(tái)進(jìn)行優(yōu)化和完善。同時(shí)，需要將檔案行政部門作為主導(dǎo)部門，檔案館作為主體，各個(gè)部門之間密切配合，建立檔案數(shù)據(jù)庫，有效推進(jìn)數(shù)據(jù)共享的工作進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)一體化的服務(wù)。檔案館需要對(duì)閱覽的權(quán)限進(jìn)行明確，借助有效的限制體系，為檔案信息的安全提供有效的保障;盡量簡化工作的流程，保證工作的效率。同時(shí)建立起檔案數(shù)據(jù)信息宣傳平臺(tái)。在國內(nèi)外各大媒體的幫助下，將當(dāng)?shù)貦n案館中所體現(xiàn)的愛國主義精神、科技力量等展示給我國的中小學(xué)生，使得檔案館能夠成為先進(jìn)的精神文明場所。除此之外，需要格外重視文化產(chǎn)品的開發(fā)和利用。作為檔案的行政管理部門，需要充分發(fā)揮出自身的優(yōu)勢(shì)，與新媒體單位建立聯(lián)系，對(duì)具有當(dāng)?shù)靥厣奈幕a(chǎn)品進(jìn)行有效開發(fā)，進(jìn)而建立起完整的產(chǎn)業(yè)鏈結(jié)構(gòu)，促進(jìn)我國的檔案管理工作為經(jīng)濟(jì)發(fā)展作貢獻(xiàn)。

（六）對(duì)檔案安全體系進(jìn)行建設(shè)。需要不斷提升檔案室的安保條件，對(duì)檔案室的設(shè)備設(shè)施進(jìn)行有效完善，配合做好檔案室的消防、溫控、殺蟲以及監(jiān)督等工作。設(shè)立專門的門禁系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的有效保護(hù)。與此同時(shí)，需要站在人、物的角度上完善安全架構(gòu)體系，對(duì)應(yīng)急安全制度進(jìn)行健全，對(duì)檔案信息的安全定期進(jìn)行自檢和應(yīng)急演習(xí)。檔案行政部門有必要充分發(fā)揮對(duì)區(qū)域內(nèi)檔案進(jìn)行保護(hù)的作用，積極行使自己的監(jiān)督職責(zé)。作為檔案管理部門，有必要不定期舉辦與檔案安全管理相關(guān)的活動(dòng)，促使工作人員意識(shí)到新形勢(shì)下檔案數(shù)據(jù)信息所面臨的安全性威脅。檔案管理部門需要不斷完善相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，借助有效的措施來維護(hù)電子檔案的長效安全性。比如采取先進(jìn)的數(shù)據(jù)備份體系，建立防火墻來防治黑客的攻擊等。檔案室、檔案閱覽室以及辦公區(qū)域需要分離開來，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的有效保護(hù)，避免出現(xiàn)因空間布局不合理而出現(xiàn)信息泄露的現(xiàn)象。

三、結(jié)束語

隨著我國科學(xué)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作逐漸朝著數(shù)字化、智能化的方向發(fā)展，這是提升檔案管理工作水平和質(zhì)量的有效途徑，是新形勢(shì)下檔案管理工作適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的必然變革。在新的時(shí)代背景下，作為檔案管理的行政部門需要轉(zhuǎn)變意識(shí)，將檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用在檔案管理工作過程中，建立健全相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)信息安全保障機(jī)制，為檔案信息安全保駕護(hù)航，從而為我國檔案管理工作質(zhì)量提升奠定基礎(chǔ)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]李慧勛.新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化研究[J].黑龍江科學(xué)，2019，10（03）：128-129.

[2]劉寧.關(guān)于新形勢(shì)下檔案管理現(xiàn)代化的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（10）：117.

[3]徐燁.淺談新形勢(shì)下做好檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（04）：98-99.

[4]王述寅，張良.淺談如何做好新形勢(shì)下的檔案管理工作[J].中國管理信息化，2014，17（24）：98-99.