大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案管理現(xiàn)狀與發(fā)展對策分析

摘 要：現(xiàn)如今，我國的計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展越來越迅速，大數(shù)據(jù)的使用已經(jīng)普遍到各個(gè)行業(yè)當(dāng)中，在很大程度上改變了人們的生活。在檔案管理方面應(yīng)用大數(shù)據(jù)，可以改變以往的管理方式，使得檔案管理更加方便快捷。本篇文章主要是對大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案的管理進(jìn)行分析研究，從而得出電子檔案未來的發(fā)展策略，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);電子檔案;科學(xué)管理;開放共享

目前在各個(gè)行業(yè)中都會(huì)有檔案管理方面的工作，傳統(tǒng)的管理方式比較麻煩，需要專業(yè)的管理人員來整理。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代潮流的興起，電子檔案管理也隨之興起。電子檔案管理相對于傳統(tǒng)的管理方式來說能夠節(jié)省大量的人力物力，管理的也十分有序，查找檔案的時(shí)候也很便利。但是新興的事物終究需要慢慢適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展形式，因此問題的出現(xiàn)也需要尋找到合適的解決方法。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 電子檔案管理的法律體系不完善，影響工作的開展

在我國有關(guān)電子檔案方面的法律體系仍處于落后階段，現(xiàn)有的法律也大都是針對傳統(tǒng)的檔案管理來制定的，對于電子檔案管理方面的法律還沒有明確的法律條文。隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，電子檔案的開放是每個(gè)人都迫切要求的，可若信息一旦公開會(huì)導(dǎo)致一些問題的出現(xiàn)，被心懷不軌的人利用將是十分嚴(yán)重的。因此國家要抓緊對電子檔案管理方面的立法保護(hù)，這樣才能夠保證電子檔案充分適應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，朝著更好的方向前進(jìn)。

1.2 檔案管理人員自身計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用能力低

在這個(gè)社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的今天，人們更加看重的是工作效率，一個(gè)人的工作效率高就代表著自身的工作能力強(qiáng)。現(xiàn)階段我國在檔案管理方面的工作者越來越多，但是會(huì)有效利用其計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案的人卻很少，這一部分人自身運(yùn)用電子信息技術(shù)處理各種問題的能力較低，很難充分利用電子信息技術(shù)來提高檔案管理的水平，一定程度上影響了電子檔案工作的開展。因此，相關(guān)的管理部門應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理工作人員信息技術(shù)運(yùn)用能力的培養(yǎng)，從而實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的快速發(fā)展。

1.3 沒有很好的利用電子信息技術(shù)，電子檔案的智能化受到影響

電子檔案的發(fā)展是需要依靠電子信息技術(shù)的，通過運(yùn)用電子信息技術(shù)，可以將數(shù)據(jù)尋找出來再利用軟件進(jìn)行分析，可以充分的利用電子檔案和社會(huì)資源的融合發(fā)展，將用戶的個(gè)人信息進(jìn)行連接，從而幫助用戶解決一些實(shí)際問題。但是由于現(xiàn)階段這些技術(shù)還沒有得到充分的利用，不能夠很好的幫助用戶解決對應(yīng)的實(shí)際需求，用戶所接收到的都是一些文字信息，缺少相應(yīng)的畫面和真實(shí)感受，從而使用戶充滿感受信息技術(shù)下各種信息的發(fā)展。用戶在查詢檔案的時(shí)候幾乎都是運(yùn)用電話咨詢或者發(fā)送郵件，直接在線查詢沒有被應(yīng)用到查詢當(dāng)中，這就產(chǎn)生了一些不可避免的影響，同時(shí)也在一定程度上影響了用戶對電子檔案管理的好感度。所以說加強(qiáng)各種信息技術(shù)與電子檔案管理的融合，能夠?yàn)橛脩籼峁┒鄻踊姆?wù)，會(huì)在最大程度上提高電子檔案管理工作的開展效果。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案管理的發(fā)展對策分析

2.1 完善電子檔案管理法律體系，提高電子檔案的安全性

國家應(yīng)該加強(qiáng)對電子檔案管理方面的法律法規(guī)的制定，要在最大程度上保證電子檔案的安全管理，國家可以以法律的形式為電子檔案添加法律效力，可以要求相應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)開出免責(zé)條款，并且對于電子檔案的開放所產(chǎn)生的各種責(zé)任也要進(jìn)行免除。國家應(yīng)充分發(fā)揮自身管理大數(shù)據(jù)平臺的作用，要保證社會(huì)各界對于電子檔案開放的數(shù)據(jù)足夠安全，可以制定出使用的時(shí)間和查看要求，并設(shè)置相應(yīng)的管理權(quán)限，只允許申請通過的人查看個(gè)人的電子檔案。另外，要對信息安全問題制定相應(yīng)的法律，明確開放的主體，并建議相應(yīng)的電子檔案管理部門對開放的檔案進(jìn)行鑒定，要從各個(gè)方面充分保證電子檔案的安全性。還有國家也可以制定相應(yīng)的法律來完善電子檔案管理工作人員的獎(jiǎng)懲追責(zé)制度，可以保證在電子檔案管理部門工作的人員認(rèn)真履行個(gè)人的職責(zé)，對貢獻(xiàn)較大的人員，可以進(jìn)行相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，從而確保電子檔案管理工作的開展。在最大程度上的發(fā)揮大數(shù)據(jù)時(shí)代，有關(guān)電子檔案管理方面的價(jià)值。

2.2 電子檔案的管理必須要依據(jù)實(shí)際情況開展

在如今這個(gè)信息交流十分發(fā)達(dá)的時(shí)代，務(wù)必要提高電子檔案數(shù)據(jù)方面的管理，應(yīng)該著重將社會(huì)各方面的電子檔案進(jìn)行整合管理，構(gòu)建出一個(gè)有關(guān)電子檔案的服務(wù)平臺，可以讓全社會(huì)對電子檔案進(jìn)行查看和了解。現(xiàn)如今，我國在電子檔案管理方面的建設(shè)還需要提高，要著重開展調(diào)研依據(jù)社會(huì)實(shí)際發(fā)展情況進(jìn)行管理，規(guī)定相應(yīng)的時(shí)間，對電子檔案的保存標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行修改核查，要充分做到電子檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)與國際和社會(huì)各方面相連接，實(shí)現(xiàn)全社會(huì)和全球電子檔案的共享。

2.3 加強(qiáng)對電子檔案管理方面人才的培養(yǎng)，建設(shè)一支高素質(zhì)的管理團(tuán)隊(duì)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理部門對從業(yè)人員的要求也越來越高，一方面需要從業(yè)人員自身具有較強(qiáng)的信息識別意識，另一方面也需要檔案管理人員擁有較強(qiáng)的電子信息技術(shù)運(yùn)用能力，這就使得高校應(yīng)該加強(qiáng)對綜合型電子檔案管理人才的培養(yǎng)。首先各大高校應(yīng)該在相應(yīng)的專業(yè)課程上進(jìn)行改革，增強(qiáng)對專業(yè)基礎(chǔ)知識的培養(yǎng)，讓學(xué)生從潛意識里認(rèn)識到檔案管理的重要性。另外，學(xué)校可以組織開展相應(yīng)的實(shí)踐課程，讓學(xué)生在校園就開始處理相應(yīng)的檔案管理工作，這樣在以后才能夠更好地開展電子檔案管理工作。其次，可以建設(shè)相應(yīng)的電子檔案技能學(xué)習(xí)軟件，可以讓目前從事檔案管理的人員學(xué)習(xí)一些有關(guān)電子檔案管理方面的知識，緊跟時(shí)代的發(fā)展潮流增強(qiáng)自身的工作能力，才能夠更好的在該領(lǐng)域立足。通過運(yùn)用電子信息技術(shù)，能夠在一定程度上解決用戶的實(shí)際需求，也避免了電子檔案管理過程中出現(xiàn)的各種問題，這或大或小的會(huì)推動(dòng)電子檔案更好的發(fā)展。

2.4 電子檔案管理應(yīng)充分滿足用戶的需求，通過運(yùn)用大數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)多樣化的服務(wù)

首先，檔案管理部門應(yīng)該加強(qiáng)對電子檔案大數(shù)據(jù)方面的開發(fā)應(yīng)用，通過對電子檔案管理的分析，可以發(fā)現(xiàn)大部分的用戶在尋找時(shí)會(huì)很注重電子檔案信息的推送。其次，要將生活中有關(guān)電子檔案的發(fā)展機(jī)會(huì)連接起來，每一個(gè)電子檔案管理人員也要充分做好自己所負(fù)責(zé)的工作，同時(shí)關(guān)注相應(yīng)的新聞熱點(diǎn)，加強(qiáng)對電子檔案的推動(dòng)發(fā)展，可以開發(fā)出相應(yīng)的手機(jī)軟件，為社會(huì)公眾查詢電子檔案提供更多的方便，為人們的生活提供更多便捷的體驗(yàn)，滿足人們多樣化的需求。最后，可以建立一個(gè)智能服務(wù)管理系統(tǒng)，幫助人們更好的管理電子檔案，真正實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的人性化服務(wù)，讓人們充分感受到大數(shù)據(jù)帶來的生活便利。

3 結(jié)束語

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展，各方面都開始利用信息技術(shù)改革創(chuàng)新，從而為人們的生活提供更多的便利。雖然電子檔案管理工作會(huì)出現(xiàn)一些問題，但是通過各種措施是可以控制的，未來電子檔案管理工作一定能夠發(fā)展的越來越好。

參考文獻(xiàn)

[1]梁凱.多維度視角下大數(shù)據(jù)與檔案關(guān)系的思考——以杭州市大數(shù)據(jù)管理為背景[J].中國檔案，2018（7）：66-67.

[2]王蘭成，黃永勤.大數(shù)據(jù)背景下檔案社會(huì)化媒體信息的挖掘與利用探析[J].檔案學(xué)研究，2016（1）：73-76.

[3]舍恩伯格，庫克耶.大數(shù)據(jù)時(shí)代——生活、工作與思維的大變革[M].盛楊燕，周濤，譯.杭州：浙江人民出版社，2013.

作者簡介

鄭雪梅（1977-），女，回族，甘肅古浪，助理館員，本科，主要從事檔案管理。