城建檔案紙質檔案與電子檔案并行管理的策略研究

方虹錦

摘 要：信息化時代背景下，城建檔案工作發生翻天覆地的變化，尤其是在電子檔案管理模式下，有效彌補了傳統紙質檔案管理存在的查詢不便、信息更新不及時等問題，但是在真實性、可靠性方面，紙質檔案管理優勢更加突出。為進一步提高城建檔案管理效率和質量，就需要采用有效措施推進紙質檔案與電子檔案并行管理，使之更好服務于各項城建工作開展。基于此，對城建檔案紙質檔案與電子檔案并行管理措施進行研究。

關鍵詞：城建檔案;紙質檔案;電子檔案;并行管理;策略;研究

隨著城市信息化建設和電子政務工作不斷推進，城建檔案管理也要緊跟時代發展步伐，對現代信息網絡技術加以應用，使電子檔案成為紙質檔案的重要補充，在充分發揮各自優勢的同時，促進紙質檔案與電子檔案更深層次融合，并推彼此完善和發展，使之成為一個有機的整體，并為城市規劃和建設提供重要數據支撐[1]。本文聯系城建檔案紙質檔案與電子檔案并行管理必要性，分別闡述了紙質檔案和電子檔案應用優勢，并提出幾點極具針對性的并行管理策略，以供參考。

1 城建檔案紙質檔案與電子檔案并行管理必要性

信息技術不斷發展下，城建檔案管理工作出現新的變化，在進行資料收集、整理和管理時，主要依靠電子檔案實現，不僅提高了檔案管理工作效率，還推進了檔案管理信息化、規范化進程。與紙質檔案相比較，電子檔案應用優勢更加突出，但是通過紙質檔案可以真實反應實際歷史情況，并且對電子檔案和紙質檔案進行深入分析，可以發現兩者之間存在十分緊密聯系，若是將兩者有效結合起來，對其實施并行管理，不僅可以有效滿足城建檔案管理現實需要，還能夠實現不同檔案管理模式優劣勢互補，并為實際城建工作更好服務[2]。但是從實際情況來看，有著一些工程檔案資料工作人員，沒有充分認識到紙質檔案、電子檔案管理優勢特征，在開展并行管理時也沒有聯系實際，采取科學有效措施，促進紙質檔案與電子檔案深度融合，還需要從樹立并行管理思想意識、提高檔案人員專業業務技能、建立健全檔案管理制度等方面著手，以提高城建檔案并行管理水平。

2 城建紙質檔案與電子檔案應用優勢分析

2.1 紙質檔案

紙質檔案在城建檔案管理工作中應用時間最為長久，該種管理模式應用優勢主要表現為：1）資料原始和真實，采用紙質檔案對城建信息資料進行記錄和保管，一旦形成完整記錄后期進行修改比較困難，可以保證原始數據內容真實性，若是使用電子檔案進行資料保管，可以直接通過計算機對原始信息進行變更，在檔案信息資料完整性和安全性方面也無法進行可靠保障;2）表現更加直觀，針對不確定的內容資料，不會在紙質檔案中體現，并且紙質檔案信息表達也更加直觀，閱讀和使用也更加方便;3）更具有權威性，在開展城建檔案管理工作時，針對紙質檔案記錄內容需要進行承認和鑒定，并且在詳細檢查和驗證以后需要進行簽字和蓋章，以保障檔案權威性，并指導各項城市規劃和建設工作順利開展[3]。

2.2 電子檔案

在信息技術不斷發展背景下，電子檔案在城建檔案管理工作中得到十分廣泛應用，并體現出以下特征：1）檔案載體多樣，城建電子檔案在載體上可以根據自身需求和實際狀況，對光盤、磁帶等形式進行選擇和應用，一方面打破了紙質檔案單一載體形式，實現了電子檔案載體多樣化;另一方面電子檔案容量比較大，并且檔案體積比較小，進行儲存和保管所占用的空間較小，可以妥善解決紙質檔案管理空間嚴重不足問題;2）處理更高效，使用電子檔案對城建資料進行保管，在處理上可以通過計算機快速實現，并且進一步優化檔案管理環節，不需要在對檔案進行分類和存檔，使城建檔案管理更加科學和有效，實際工作中需要使用檔案資料，只需要進入數據庫搜索就能夠獲得;3）不易被損壞，相較于紙質檔案管理易受到溫度、濕度等因素影響，而出現檔案資料被破壞情況，電子檔案可以更好保證資料完整性[3-4]。

3 城建檔案紙質檔案與電子檔案并行管理策略研究

3.1 樹立嶄新檔案管理理念

由于紙質檔案管理模式在城建檔案工作中已經應用十分成熟，相應工作人員也已經充分掌握紙質檔案管理工作內容及要求，并能夠結合實際快速完成檔案資料收集、整理、歸檔等工作。但是對于電子檔案管理模式，受到傳統紙質檔案管理影響，對檔案管理工作內容及方式掌握不夠牢靠，還需要樹立嶄新的檔案管理理念，并充分認識到紙質檔案和電子檔案應用優勢，并在實際工作中掌握正確操作技巧，促使城建檔案管理水平提高。

3.2 健全檔案管理制度

通過對城建檔案管理制度加以完善。可以使管理人員開展工作更加有序和規范，尤其是電子檔案和紙質檔案管理方式具有各自應用優勢，在實際應用時為避免出現沖突情況，就要仰賴較為完善的管理制度，促進各管理環節進行有效調節及優化，在充分發揮不同檔案管理模式價值的同時，使兩者獲得融合統一發展。與此同時，在紙質檔案和電子檔案并行管理過程中，計算機管理作為核心內容，在管理機制上也要有所側重，而不是沿襲傳統檔案管理機制，需要緊跟城建檔案管理發展趨勢，對檔案管理體系進行科學調整，通過對基礎統計、數據庫管理、信息存儲等標準制定以后，可以保證城建檔案真實性和完整性，相應管理水平也會得到極大提高[4]。

3.3 創新檔案管理模式

新時期開展城建檔案管理工作，需要積極汲取以往檔案管理工作經驗，并在此基礎上對紙質檔案和電子檔案并行管理進行優化創新，并結合實際工作需要，對檔案管理模式及方法進行延伸和拓展，使一些管理環節可以得到簡化，如：針對檔案整理、歸檔環節，可以充分發揮計算機、系統軟件等作用，快速實現分檔和文件轉移，整個工作效率也會得到提高。與此同時，在檔案管理內容方面，雖然電子檔案管理規律更加突出，但是在并行管理時也要適當融合紙質檔案，以達到彌補不足目的，而針對相同內容的檔案需要同步進行歸檔，既能夠對檔案資料進行完整保存，還能夠保證檔案資料真實性。

3.4 提高管理人員綜合素質

城建檔案事業的發展，需要仰仗在各工程建設中，所有檔案資料管理人員的默默奉獻，并且管理人員綜合素質高低直接決定了并行管理水平。為此，在對城建檔案實施紙質檔案與電子檔案并行管理時，也要結合實際組織管理人員參加教育和培訓，一方面可以通過學習掌握新的檔案管理理念和方法，并在實際工作中采用現代化手段展開，既滿足了實際檔案管理工作需要，還提高了檔案管理質量;另一方面在積極參與培訓中掌握更多紙質檔案和電子檔案工作技能，并嚴格遵照管理制度和標準要求進行檔案的收集、整理、立卷、歸檔、提供利用等，推進城建檔案管理工作有序、高效和高質量完成[5]。

4 結語

本文是基于對城建檔案紙質檔案與電子檔案并行管理策略的研究，新時期下城建檔案管理工作出現新的變化，需要將紙質檔案與電子檔案有效結合起來，起到相互彌補和相互促進的作用。為達到這一效果，就需要檔案資料工作人員更新檔案管理意識，并聯系實際建立檔案管理制度、完善檔案管理模式創新，進一步加強檔案資料管理人員的綜合素質，提高工作質量，使紙質檔案和電子檔案和諧統一發展。

參考文獻

[1]尹輝.城建紙質檔案和電子檔案的并行管理探究[J].青年時代，2019，（26）：251-252.

[2]劉東風.城建檔案紙質檔案與電子檔案并行管理的探索[J].神州，2018，（13）：266.

[3]高珊.城建檔案紙質檔案與電子檔案并行管理初探[J].經貿實踐，2017，（23）：213.

[4]高微，李曉靜.如何加強城建紙質檔案和電子檔案的并行管理[J].城建檔案，2018，（4）：48-49.

[5]鄭麗娟.基于知識管理背景下構建檔案雙軌制管理體系的研究[J].城建檔案，2019，（12）：53-54.