新時期檔案工作規范化管理的若干探究

摘 要：在現代管理理念下，檔案管理是非常重要的內容之一。對于一個企業而言，檔案管理不僅僅是企業的一項基礎性工作，其更是確保其穩步發展的重要因素。縱觀我國當前企業實際管理工作現狀，我們必須承認其在檔案管理工作中是存在著一些問題和弊端的，而且這些問題和弊端正在一定程度上影響著企業的發展速度。本文將從企業檔案管理工作的規范性這一角度來展開詳細的論述與分析。

關鍵詞：新時期;檔案管理;規范化

檔案的規范化管理是檔案管理工作中的核心部分。加強檔案的規范化管理，提高檔案管理的規范性，也是在從另一層面強化著企業的整體的管理效果。關于新時期檔案工作的規范化管理，筆者結合自己多年的相關工作經驗，提出以下幾點看法和建議。

1 新時期檔案工作為什么要注重規范化管理

在現代企業管理理念當中，一個企業的檔案工作管理水平則在很大程度上代表著企業綜合實力的強與弱。檔案管理工作中所涉及的一些參考值和憑據值能夠非常直接的反映出這個企業的整體管理質量。近些年，伴隨著我國檔案管理工作的開展與進步，現在的檔案管理已經變得越來越復雜化。企業必須要充分重視起檔案管理，全面提高檔案管理的規范化水平才能夠確保企業整體工作的協調性，不會影響到企業的發展節奏。關于新時期企業為什么要注重規范化管理，筆者將其總結為以下幾個具體原因：

1）檔案就是企業外貌的重要組成部分，檔案是否足夠規范，在很大程度上影響著企業的整體形象。檔案更像是企業的一種無形資產，其雖然不具備直接的生產和創值能力，但是，卻能夠從根源上動搖著一個企業的形象。因此，企業必須要重視起檔案工作中的規范化管理，提高檔案的規范化管理水平就是在維護企業的臉面。

2）企業的檔案資料記錄的是企業發展的每一步歷程，檔案資料就是企業發展的見證，是對企業發展和成長的最好證明。因此，企業加強對檔案的規范化管理更多的是一種使命，是一種責任。

3）企業在實際運營過程中，會涉及非常多種類的資料信息和海量的數據資源，這些資料信息和數據資源需要依靠規范化的檔案管理來進行篩選、過濾、協調和分配，確保各種資源都能夠按照各自的性質劃分到同一類別當中去，方便企業對這些資源的后續利用和探究。因此，規范化檔案管理是檔案工作中的一項基礎要求，規范化是確保檔案工作效率的重要前提條件。此外，規范化的檔案管理還能夠在一定程度上確保企業資源信息的科學性和準確性，其能夠為企業領導層作出正確決策提供重要的參考依據。

2 目前影響規范化檔案管理的幾類阻礙因素分析

2.1 檔案部分或者全部丟失

檔案的丟失是影響規范檔案管理效果的重要阻礙因素之一。根據筆者的調查和了解，發現當前有一部分企業在檔案管理工作中普遍存在著檔案文件部分丟失或者全部丟失的情況，當然導致檔案文件丟失的原因不盡相同。檔案資料的丟失必然會影響到檔案的規范化管理。

2.2 檔案管理系統存在漏洞

目前，有越來越多的企業選擇使用了先進的智能化檔案管理系統，這一系統的應用的確在很大程度上提高了檔案管理工作的質量，但是，檔案管理系統自身并不是完美的，其在實際應用過程中也暴露出了一些問題和漏洞，檔案管理系統中的一些現有組件彼此之間的配合程度不是很高，而且有一部分組件是需要獨立操控和運行的，這就使得在各個環節連接過程中容易出現斷層的情況，進而影響到檔案管理的規范程度。

2.3 人為因素

人為因素也是影響規范化檔案管理的重要原因之一。筆者了解到，當前很多企業在檔案管理工作中的人員配置存在著很大的問題，一些企業并沒有認識到檔案管理的重要價值，因此，安排負責企業檔案管理工作的人員要求也會相對較低一些，要么是一些即將退休的員工轉崗參與到檔案管理工作里面來，要么是從社會上招聘一些學歷比較低，經驗也不是很豐富的人來負責企業的檔案管理。這些人要么思想陳舊，要么能力不足，如果要依靠這些人來提高檔案管理的規范性，提高檔案工作的信息化水平是非常困難的。

3 如何提高檔案管理的規范化水平

3.1 將檔案規范性要求落實到各項實際工作當中去

在企業當中，一份檔案最終進入到檔案管理部門歸檔入庫之前是需要歷經企業多個部分的審核與批準的，其必須要確保檔案里面的內容和信息是準確無誤的。也就是說企業里面的每一份檔案都需要歷經一個相對漫長的流轉過程。因此，我們必須要將檔案的規范性要求滲透到企業各個部分當中去，要讓檔案在最開始的形成階段就能夠保持足夠的規范性，其在形成過程中的每一個階段都要滿足規范性的需求，而不是到最后階段才重新開始對檔案的規范性提出要求。基于這一點，筆者建議企業應該在內部建立起檔案規范性制度，讓所有接觸過檔案的部門都要負起責任，檔案的規范性在哪一個部門沒有達標，哪一個部門就要負責重新整理。

3.2 充分利用起先進的信息化技術

信息化技術是確保檔案管理規范性的重要技術保障，信息化技術的使用可以大大提高檔案管理的工作效率。比如：檔案管理人員在打印檔案文件時，可以通過技術的設置來將檔案里面的內容按照既定的順序來自動生成一個序列，這樣一來，檔案的格式就可以得到統一的調整，其也能夠在很大程度上減少檔案管理人員的文件歸檔工作量。這就是信息化技術的優勢，也是檔案管理人員應該充分利用起來的技術力量，有了技術的支持和輔助，檔案規范化管理水平將會得到很大的提升。

3.3 企業應該針對檔案規范化管理需求來進一步健全檔案管理制度

筆者建議企業在實際條件允許的情況下，可以考慮建立檔案管理評估小組，專門針對規范化檔案管理以及相關檔案管理工作進行有效的評估和監管，并且隨時根據實際情況的變化來及時調整和完善檔案管理制度的內容，針對檔案管理工作中出現的問題來制定出檔案管理應急預案。還有，企業應該將檔案管理制度中規定的內容分層分級落實到位，確保檔案管理制度的有效性。

4 結束語

綜上所述，企業必須要認識到規范化管理在檔案工作中的重要作用，在實際工作中進一步加強對檔案工作的規范化管理，綜合考量影響檔案管理規范化的諸多因素，提出針對性的解決方案。

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作者簡介

楊曄（1986-），女，漢，河北泊頭，大學本科，助理館員。