大數據背景下人事檔案電子化管理探究

郝小艷

摘 要：隨著我國經濟的高速發展，人事檔案管理工作受到了社會各界的廣泛關注。現今是大數據時代，常規的檔案管理模式中暴露出很多的問題，因此，對檔案管理中存在的問題進行詳細分析，并提出系統的電子化檔案管理措施，希望能為管理人員提供一些建設性建議。

關鍵詞：大數據;人事檔案;電子化管理

隨著經濟社會和網絡技術的快速發展，人事檔案管理發生了翻天覆地的變化，傳統的人事檔案管理方式己越來越不適應新形勢發展的需要，人事檔案電子化管理憑借其優勢得到不斷普及。本文分析了當前人事檔案管理的工作特點，并提出人事檔案電子化管理措施，以促進人事檔案電子化管理的健康可持續發展。

1 人事檔案管理的相關概念

人事檔案管理是對每個人的基本信息進行詳細記錄，如每個人的業績、知識水平等。通過閱讀人事檔案，可以詳細了解人員信息，促使管理效率顯著提高。在大數據的時代背景下，工作人員運用信息化手段對數據進行管理，可以及時知曉各種信息數據，使管理更加便捷。

2 大數據背景下人事檔案管理中存在的問題

2.1 管理工作質量和水平不高

大部分單位已經逐漸意識到人事檔案電子化管理的重要性，但是在探索進程中仍然存在諸多的不足和缺陷之處。首先，管理工作缺乏有序性，相對缺乏基礎性工作環節，負責人事檔案管理人員缺乏認知理解人事檔案電子化管理的科學性和系統性，對人事檔案電子化管理的相關法規知識儲備不扎實，單位中人事檔案電子化管理重視程度不夠，可能出現人事檔案管理工作的混亂狀態。其次，明確的工作流程、規范和紀律是保障電子化管理人事檔案的基礎性保障，但有的單位人事檔案電子化管理仍不完善，缺乏明確有序的管理機制，同時監管力度的缺乏也使得很多工作環節的開展并不符合規范性要求。

2.2 檔案資料安全性不高

人事檔案電子材料在運行中會出現各種各樣的安全問題，計算機安全管理問題也越來越重要.網絡安全風險不容忽視，各類社會組織的內部網絡物理安全，才能讓整個網絡系統安全.加強各類社會組織的內部網絡結構，防范黑客攻擊和病毒入侵，防止局域網設備出現問題故障，不同的社會組織對各自的系統安全漏洞需要采用相應安全配置，加強安全防范。

2.3 檔案管理人才的流失率較高

在人事檔案管理工作的開展過程中，必須要具備大量專業的檔案管理人才，便于及時發現人事檔案管理工作中存在的問題，采取具有針對性的措施對其進行優化，促進人事檔案管理工作朝著科學的方向不斷發展。但是部分事業單位對檔案管理人才隊伍的建設投入較低，以致檔案管理工作人員的薪酬待遇處于較低的水平，這不僅影響到檔案管理工作人員的工作積極性及主動性，也容易出現較嚴重的人才流失問題，難以滿足人事檔案管理工作對各類型人才的需求。面對這種情況，需要建立完善的管理制度，充分發揮激勵制度的作用，進而吸引更多優秀的檔案管理人才，減緩檔案管理人才的流失速度。

3 大數據背景下人事檔案電子化管理的路徑

3.1 建立完善的人事電子化管理制度

建立完善的人事檔案電子化管理制度，有利于提升人事檔案電子化管理工作水平，使人事檔案管理的整體效益得以提升。對于人事檔案電子化管理制度的建設，首先要明確檔案管理工作人員的基本職責，做好紙質檔案的歸類整理工作，將人事檔案完整地錄入到系統中，防止出現檔案整理失誤、檔案錄入失誤等不良問題。在進行人事檔案電子化管理工作時，需要及時將工作中出現的問題向上級反映，采取具有針對性的措施對其進行處理，將檔案管理問題所造成的影響控制在最小范圍，使人事檔案管理工作的有效性得以提升。同時，為促進人事檔案電子化管理的發展，需要對各種檔案管理問題進行分析，便于提出可靠的防范措施，將其編入人事檔案電子化管理制度中，為人事檔案電子化管理工作的開展提供有利支持。此外，需要建立完善的激勵制度，做到賞罰分明，以此調動檔案管理人員的工作積極性，使人事檔案電子化管理的目標得以順利實現。

3.2 保障人事檔案電子信息的安全性

與傳統的人事檔案管理方式相比，電子化檔案管理能夠顯著提高檔案管理水平，滿足檔案資源開發及應用的需求，而且能夠大大的解放檔案管理人員，優化檔案管理模式。但電子化檔案管理卻有紙質檔案管理所沒有的劣勢，那就是電子化檔案信息的安全性問題。要想實現人事檔案管理的電子化，就必須應用現代化的信息技術，通過互聯網構建人事檔案管理系統，將所有的人事檔案信息存儲到系統當中，以實現對人事檔案資源的共享，也便于用戶進行檔案資源信息的查閱。但正是由于互聯網的應用，使得電子化人事檔案管理容易出現互聯網風險，如黑客入侵、木馬病毒等這些問題的出現，會導致人事檔案信息數據受到威脅或泄露或被用作他途，最終影響經濟社會穩定發展。對此，必須充分認識到保障電子人事檔案信息安全的重要性，采取積極有效措施來強化電子檔案安全管理。采用專門的數據傳輸通道進行信息傳輸，實現密閉保存檔案資源，并將涉密信息的電腦與外界隔斷，從源頭上避免黑客入侵。在進行數據傳輸時還要盡可能的實現加密傳輸，以避免出現信息泄露的情況。檔案管理人員則要樹立保證檔案信息安全的理念，認真學習關于檔案管理的相關法律法規，確保期充分認識到檔案信息保密的必要性，以免由于疏忽而造成信息泄露，影響到單位發展。

3.3 加強電子檔案管理人才的培養，樹立終身學習意識

在大數據背景下，人事檔案電子化管理對人才的要求不斷提高，想要保證人事檔案電子化管理工作的有效進行，就必須要加強電子檔案管理人才的培養，確保檔案管理工作人員的能力及素質達到要求。首先，需要加強對檔案管理工作人員的知識培訓和技能培訓，使其能夠熟練掌握相關的理論知識和工作技能，尤其要學會運用各種信息化處理技術，將其靈活運用到實際工作中，使人事檔案電子化管理工作水平得以提升。其次，需要做好人事檔案電子化管理的宣傳工作，提高檔案管理人員對檔案電子化管理的認識，充分認識到檔案電子化管理對企業發展的重要意義，明確自身的工作職責及相關要求，以嚴謹、細致的態度做好各項工作。最后，需要構建和諧的溝通交流環境，促進檔案管理人員之間的相互交流、相互學習，促使檔案管理人員能夠樹立良好的終身學習意識，進而根據檔案管理需求進行自我強化，為人事檔案電子化管理的開展提供有利支持。

4 結語

人事檔案管理是隨著科學技術不斷發展創新的，與科學技術聯系密切，不可分割。在發展過程中會不可避免地遇到一些問題，例如制度上的阻礙、實施中的困難等。但不能阻止其不斷向前發展推進。人事檔案電子化管理模式以其自身具有的獨特優勢在不斷地向前發展推進，這是人事檔案發展過程中的總趨勢。我們要跟上時代潮流，緊隨其發展變化，與時俱進，充分挖掘人事檔案的價值，為工作和社會活動提供更高水準的服務。

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