成教學生畢業檔案管理存在問題及對策的研究

韋先良 趙邦 劉慶委

[摘 要] 習近平總書記在十九大報告中指出，要辦好繼續教育，建成社會主義現代化強國。成人教育是繼續教育的重要組成部分，成教學生畢業檔案管理工作是成人教育管理工作的組成部分，因此，提高管理水平，規范成教學生畢業檔案的管理是辦好繼續教育，建成社會主義現代化強國的必然要求。本人結合實際工作經歷，對成教學生畢業檔案管理中存在的問題進行深入分析并提出相應的對策和建議。

[關鍵詞] 成人教育;畢業檔案; 問題;對策建議

[中圖分類號]G647? ?[文獻標志碼] A [文章編號] 1008-2549（2020） 05-0038-02

本人以廣西本科醫學院校成教學生畢業檔案管理為研究對象，文中提到的成教學生主要是指函授/業余學習形式的非脫產成人學生，此類成教學生的畢業檔案主要包括畢業生登記表、實習鑒定、成績單等材料。作者經過與廣西主要本科醫學院校檔案管理人員的溝通交流，并結合近兩年來對本校成教學生畢業檔案管理工作的接觸、觀察與思考，擬對檔案管理中存在的問題進行原因分析，并提出一些對策建議，旨在為各成人院校規范成教學生畢業檔案管理，提高管理水平，推進繼續教育事業的發展提供一些有用思路。

一 成教學生畢業檔案的重要性解析

畢業檔案主要由畢業生登記表、實習鑒定及成績單等組成的文書檔案材料。它是成人學生在校學習成果及畢業的重要證明材料，具有較高的客觀真實性與可信度。因此，它成為學生走向社會、向社會推介自己的最有效的證明材料，成為學生畢業后在工作單位后晉職晉級的最有效憑證，它的作用和可信性遠遠超過畢業文憑。[1]學生評聘職稱需要用到畢業檔案，晉職晉級需要用到畢業檔案，城市落戶還是需要用到畢業檔案。因此，成教學生畢業檔案的作用與可信度遠遠超過畢業證，它已然成為學生的第二身份證。

二 成教學生畢業檔案管理的問題分析

（一）學生對畢業檔案的重要性認識不足

成教學生畢業檔案的作用及重要性不言而喻。但是，由于絕大部分成人學生只是把成人教育作為提升學歷層次的途徑，只看重那一紙文憑，加上學校在畢業檔案重要性上的教育引導不夠，成人學生的檔案意識淡薄，對畢業檔案根本不重視，不把檔案當回事。在工作中，我們常常發現，有些學生，畢業時只領取了畢業證、學位證，不領走自己的畢業檔案;有些學生即使領走了畢業檔案，也沒有根據學校的提醒與要求，及時把畢業檔案放到人才交流服務中心等檔案管理服務機構托管;有些學生，把畢業檔案亂丟亂擺亂放，隨意私自拆封檔案;更有甚者，從來不關心自己的畢業檔案，對此不聞不問，根本不知道自己的畢業檔案到哪里去了。往往到了落戶，評聘職稱，晉職提升的關鍵時刻，有關部門需要他們提供成人學習階段的畢業檔案時，才想起檔案的重要性，急急忙忙想起回學校辦理檔案補辦，檔案裝封蓋章等手續。“老師我的檔案不見了，能回學校補辦嗎？”“老師，人才市場說我的畢業檔案需要寄回學校密封蓋章后，由學校寄過去，我應該找誰辦理？”成為我們工作中常常碰到的電話熱線問題。幾乎我們每隔幾天就會接到類似的電話。有時是在假期或者出差中接到這樣的電話，學生會跟你說很著急，因為評職稱或者落戶需要用到檔案，能不能請老師抽空回來幫忙辦理一下，使得我們具體負責檔案管理的老師不勝其擾。更嚴重的問題是，經常辦理檔案補辦手續，既影響到心情也影響到其他工作正常開展及工作效率的提高，因此，成人學生應該高度重視畢業檔案，積極協助學校及時辦理檔案托管轉遞手續，避免出現自己著急，老師煩心的狀況。

（二）缺乏畢業檔案管理人員

畢業檔案管理存在的第二問題就是缺乏畢業檔案管理人員，整理及裝封人員不夠。在廣西主要的本科醫學院校，成人教育教師管理隊伍偏弱是一個普遍存在的現象，大部分繼續教育（成人教育）學院的教職員工人數在15人以內，而成人教育學生幾乎都達到上萬或者數萬人，生師基本上都在1000∶1以上，有些高校甚至高達1500∶1。（具體參見上表：廣西四所本科醫學院校成人教育師生人數對比分析表）

從上表分析可見，廣西主要本科醫學院校成人教育教師管理隊伍普遍薄弱，生師比嚴重失衡，基本上沒有專職檔案管理人員。即使大部分成人學生放在各教學站點教育管理，但是據了解，畢業檔案的分類、整理、蓋章與密封等大部分工作都是由校本部來承擔，往往一個檔案管理人員要在短期內集中完成數千上萬份畢業檔案的整理、分類、蓋章、密封等工作。這就凸顯畢業檔案裝封整理人手的極端不足。由于各教學點上交畢業檔案材料不夠及時，再者，畢業前補考大多安排在10月中旬，等所有畢業材料都移交完畢時，已經到了11、12月份，一名檔案管理人員要在短短的1個多月到兩個月的時間里完成上萬份的畢業檔案整理、蓋章與密封工作，往往需要沒日沒夜地加班加點突擊工作，這對檔案管理人員來說是極大的挑戰與壓力。

（三）畢業檔案轉遞托管工作不規范不統一

全日制學生畢業檔案的轉遞托管工作相對規范，在學生畢業前夕，學校招生就業處會統一幫學生打印報到證，報到證印有學生檔案去向地址，學校檔案室根據畢業生提供的檔案去向地址與報到證把畢業檔案通過EMS轉遞到相應的檔案管理服務機構，檔案管理服務機構接收到畢業生檔案后一般把回執寄回學校檔案室，學校基本上對學生檔案去向做到了如指掌。在2015年以前，由于畢業生托管人事檔案需要收取檔案保管費的，因此檔案管理服務機構并沒有拒絕學生自帶檔案前往辦理托管，加上成教學生管理相對寬松，因此在2015年以前，成教學生畢業檔案一般是直接發給畢業生，由學生自行攜帶前往檔案管理服務機構辦理托管手續。成人教育管理部門并沒有收集畢業生檔案去向等信息，無法對檔案是否托管進行跟蹤了解，加上與檔案管理服務機構的溝通交流不夠，對檔案托管的政策流程，檔案的重要性也是模棱兩可，并且對畢業生關于畢業檔案重要性的教育引導是不夠的。成教畢業生只重視畢業證，對畢業檔案的重要性沒有深刻認識，再者，辦理檔案托管需要繳納檔案保管費，因此，部分畢業生拿到畢業檔案后根本沒有及時把檔案托管到檔案管理服務機構，只是把檔案隨意放到家里的某個角落，檔案丟失或者破損已經成為常態。成教學生對畢業檔案的不重視和畢業檔案轉遞托管工作的不規范是導致畢業檔案補辦現象不斷涌現的主要原因。

三 成教學生畢業檔案管理的對策建議

（一）加強對成教學生的教育引導，提高學生對檔案重要性的認識

要解決畢業檔案補辦不斷涌現的問題，關鍵要加強對成教學生的教育引導，提高學生對檔案重要性的認識。這樣學生才不會私自拆封檔案，才會及時提供檔案托管單位、地址等信息，認真如實填寫實習鑒定表、畢業生登記表，確保畢業檔案的完整性與真實性。因此，成人教育管理部門要充分利用新生入學教育或者學生批次返校面授主題班會等多種渠道加強對成教學生的教育引導，把畢業檔案的主要功能、重要性及時告知學生，提醒學生重視畢業檔案，積極協助學校及時辦理畢業檔案的轉遞托管手續。

（二）發揮教學站點的協助作用，增強畢業檔案整理裝封力量

生師比例失衡是各大高校普遍存在的現象，全日制二級學院都很難按照教育部18∶1的生師比標準（依據：教育部教發[2004]2號文件）配備師資，更何況是沒有全日制在校生的成人教育學院或繼續教育學院了。在生師比嚴重失衡的情況下，學院不可能把負責其他工作的人手抽調到學生檔案室協助開展畢業檔案的整理裝封工作的。在這種形勢下，要解決畢業檔案整理裝封人手不足的問題，唯一的辦法就是充分發揮下面教學站點的協助作用，在畢業檔案整理裝封高峰期，從教學站點抽調人員上來分時段整理裝封各自教學站點的畢業生檔案，以緩解校本部檔案管理工作人員的壓力。校本部檔案管理工作人員只需要做好檔案整理裝封的指導工作及各教學站點檔案整理裝封時間安排與場地提供等協調工作。據筆者調研了解到，桂林醫學院與廣西中醫藥大學等高校已經采用這種管理模式來解決檔案整理裝封人手不夠的問題，這些好的做法，好的經驗值得各高校借鑒推廣。

（三）積極與檔案管理服務機構溝通交流，規范畢業檔案轉遞托管工作

要解決成教學生畢業檔案轉遞托管工作不夠規范的問題，首先要認真研讀《中華人民共和國檔案法》2017年修訂版、中共中央組織部人力資源社會保障部等五部門《關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知》人社部發〔2014〕90號、人力資源社會保障部辦公廳《關于簡化優化流動人員人事檔案管理服務的通知》人社廳發〔2016〕75號等檔案管理政策文件，熟悉流動人員，特別是高校畢業生人事檔案管理相關規定。其次，成人教育管理部門要就畢業檔案轉遞托管、檔案管理過程中經常碰到的問題積極與檔案管理服務機構溝通交流，必要時與對方進行座談交流，對畢業檔案轉遞托管程序做到做中學，學中做，學做結合，用日常工作實踐促進檔案管理能力的提升，用檔案管理知識指導日常工作，不斷提升成教畢業生檔案轉遞托管的規范化程度與成人學生檔案管理水平。

參考文獻：

[1]李春湘，陳樹勛，李凡成. 淺談成教學生檔案的特點及管理[J].湖南大學學報（社會科學版），2001（02）.

[2]李衛忠.成人高校學生檔案管理存在的問題及對策研究[J].內蒙古財經學院學報（ 綜合版），2011（01）.

[3]中共中央組織部人力資源社會保障部等五部門關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知，人社部發〔2014〕90號.

（責任編輯：張宏玉）