事業單位檔案管理信息化建設問題

武會霞

摘 要：隨著我國經濟的不斷發展和信息技術的不斷進步，事業單位的規模、數量和在編員工數量都在逐漸增加，對于其檔案的管理也具有了更高的要求。傳統的紙質文檔記錄已經無法滿足事業單位中的各種信息的錄入，在科技不斷發展的今天，隨著信息化時代的到來，可以有效的解決傳統檔案管理問題，對于事業單位的檔案管理工作做出了突出的貢獻。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化建設

目前我國的經濟與信息技術在飛速進步，信息化技術已經應用在我國的各行各業。其中事業單位的檔案控制管理也在信息技術發展的帶動下，提升了其相關的專業度，同時也為單位檔案管理帶來的新的機遇與挑戰。在此背景下，很多事業單位也在深入的研究檔案管理的信息化方法，并且在一定程度上取得了顯著的成果。但是在新時代的技術發展背景下，事業單位的檔案管理工作依舊存在許多問題，

1 事業單位檔案管理信息化建設存在的問題

1.1 事業單位檔案管理信息化建設理念比較薄弱

現如今很多檔案管理工作都在應用數字化管理，科技的進步促進了數字化載體的不斷同化，同時在新時期檔案管理的實際要求下，我國事業單位也在逐步向著該方向行進，但是在實際情況中很多事業單位在進行檔案管理數字化載體的工作時，管理手段相對于其他單位存在落后的問題[1]。另外很多數字化載體是需要人工進行維護和檢查的，但是在后期的管理檢測中這一環節上并沒有完整的建設和落實，很多事業單位對于檔案管理工作人員并沒有做到實時監督，很多員工沒有意識到該工作的重要性，導致員工形成惰性思維，使檔案管理工作效率低下，對該工作的創新發展產生了不良的影響。

1.2 事業單位檔案信息化管理存在的安全隱患較多

在事業單位信息化管理的過程中，同時存在利與弊的關系，其中利的一面是方便了工作人員的工作手段，良好的保證了工作效率和質量;弊的一面是信息化時代下所有信息都存在較大的安全風險，一些事業單位可能會因為信息化管理導致單位內部重要資源泄漏，由于網絡傳播速度快，再加上信息時代的各種網路技術專業人員，例如黑客等，會提供給很多高計算機技術的不法分子一些犯罪機會，導致在信息傳輸過程中被半路竊取，導致事業單位甚至國家機密信息泄漏[2]。目前部分事業單位的檔案管理信息化安全體系相對比較落后，部分專業人士對信息化知識的認知也不夠強烈，所以對于事業單位檔案管理的現狀來看，其安全隱患也不可忽視。

1.3 事業單位檔案人員管理制度不夠完善

由于近些年我們事業單位的檔案管理已經從紙質版發展為現在的電子版，雖然給數據記錄帶來了許多便利，但是數字化載體的應用依舊需要人力物力的消耗，并且后期需要進行定時、定期的維護和更新。另外很多偏遠地區的檔案管理理念沒有城市化先進，依舊在使用紙質版檔案，錄入工作較為繁瑣和速度較慢，這樣會導致工作人員對于此項工作的積極性有所降低，進而使載體的轉換較為緩慢，降低檔案錄入效率。另外我國有關單位對于檔案管理創新工作沒有足夠的重視程度，并且缺少創新有關的鼓勵措施，這樣會導致工作人員依舊缺乏檔案工作的創新精神。

2 事業單位檔案管理信息化建設的優化措施

2.1 加強信息化人才建設，提升檔案管理人員專業素養

無論是哪一種信息化開發與建設，都離不開專業人才的支持。在信息化時代中檔案的管理方式和系統都發生了巨大的變化，所以檔案管理人員的自身專業化和信息化素質都被賦予了更高的要求，同時需要將更多的事業單位檔案管理人員都融入進信息化建設過程中去，只有事業單位相關工作人員的素質基礎化建設良好完成，才能保證在整體系統的開發和利用中有著正確的創新基礎[3]。在人才建設的同時，也應在員工自身的專業素養加大關注力度，根據檔案信息管理現狀可以看出，許多事業單位檔案管理人員缺乏一定的科學創新精神和專業素養，沒有對檔案信息化管理進行正確的認識和了解，所以在實際工作中應定期組織檔案管理人員進行統一知識和技能培訓，并且鼓勵這些員工參加相應知識的研討會和專業交流會等，并且督促工作人員進行專業繼續學習，提升自身的工作質量和效率。

2.2 增強信息化管理觀念，建設信息化管理制度

在檔案信息化管理工作過程中，建立符合于現代發展的科學合理的檔案信息化管理制度是十分必要的，這種制度的主要目的就是讓單位每個人都擁有相應的管理權限，防止檔案泄漏而產生的風險問題。所以要想加強事業單位檔案信息化管理制度建設，必須將責任追究到個人身上。同時將比較分散的檔案資源統一整合到一個資源管理庫中，有需要時再從中查閱，并且只需建立一個系統，杜絕資源的浪費，保證中央系統的軟硬件能力。

2.3 增強檔案安全管理，保證信息安全

信息化檔案與傳統檔案的存儲方式有所不同，傳統檔案為紙質版，通常都會儲存于一個保險庫中，但是信息化儲存檔案是利用計算機中的存儲介質進行儲存工作。無論是需要網路的云儲存還是不需要網絡的介質儲存，都需要專業人士的定期檢查和維護[4]。網絡儲存具有優點也同時具有缺點，優點是可以把檔案信息資源進行永久保存，并且查閱或者調動都比較方便;缺點是由于是先進的計算機技術，這樣很容易遭到不法黑客的入侵，造成數據破壞，導致信息泄漏、被變賣。而介質存儲的優點則是不容易被盜取，存儲體積小，容量大，但是缺點是對于檔案的調動十分不方便，而且介質存儲對于環境的要求較高，且存在一定的報廢風險，不能夠被廣泛的利用。所以根據其二者的優缺點，可以將檔案進行適當分類，將機密數據信息存儲到介質儲存，將不重要的信息存儲到網絡儲存，這樣可以有效的保證資源的安全性。

3 事業單位檔案管理信息化建設的重要意義

3.1 自身單位發展需求

傳統事業單位檔案記錄的背景下，手工記錄以及手工查詢不僅耗時費力，還有可能出現數據信息錯誤，因為人的判斷力和集中注意力是有時限的。另外對于更新管理檔案的速度來說，由于其管理設備落后，也將會有著極度的困難。所以有關事業單位如果現代化技術的意識不夠強烈，將會在檔案管理工作中出現各種管理問題，對于自身的影響也是具大的。所以在檔案管理中利用信息化時代帶來的便利，在單位更新檔案工作中會具有極大的方便性。

3.2 時代發展需求

隨著時代進步與科技發展，事業單位的規模不斷擴大，人員不斷增加，對于檔案的管理工作提出了更高的要求。如果一味的運用傳統記錄的方法，不但影響了工作效率，對于檔案的安全管理也無法達到應有的需求，所以在新時代環境中，事業單位檔案網絡化管理已經逐漸被人所接受。

4 結語

綜上所述，本文對信息化時代事業單位檔案管理的信息化建設存在的問題和意義以及解決措施做出簡要分析，希望能夠為相關人士做出一些有意義的建議和意見。

參考文獻

[1]郭秀卒.事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].環渤海經濟瞭望，2020（01）：97.

[2]陳皓.提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].中外企業家，2020（03）：138.

[3]喻艷君.提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].辦公室業務，2020（01）：67+69.

[4]符永照.事業單位檔案管理信息化建設路徑分析[J].城建檔案，2019（12）：16-17.