高職院校材料物資采購管理中存在的問題及對策

張劍

【摘 要】 文章介紹了高職院校材料物資采購質量管理的基本要點，分析了當前高職院校材料物資采購質量管控中存在的主要問題，提出了高職院校材料物資采購中加強質量管理的對策。要提高認識，強化服務意識，充分發揮主觀能動性;進一步完善制度，加強規范化管理。

【關鍵詞】 高職院校;材料物資采購;質量控制;存在問題;對策

對于高職院校運行而言，物資采購管理是工作正常運轉、日常經營的主要保證，也是難點，而實施流程化、規范化管理是主要途徑。近些年，關于高職院校材料物資的采購管理，相關單位針對自身情況，建立了一系列管理辦法、制度及工作流程，進一步規范物資采購質量控制，從而使材料物資采購質量顯著提升，為高職院校材料物資采購的有序進行提供了基本保證。對于基本材料物資而言，如常見的辦公物資、實驗室器皿、水電耗材等，這些材料物資既不形成固定資產，也不能登記低值易耗，同時不能在在建工程轉固，表現形式為：物品小、價值低、采購涉及面廣、數量需求不穩定、權利與責任交織，多種技術經濟因素交互作用等，但如不能對其進行及時采購，同樣會面臨日常辦公、教學、實驗難以開展的問題。因此，為了保證采購質量管理工作和需求單位工作的順利開展，又要節約資金，充分發揮物資和資金的最大功效，采購材料物資工作的規范管理就顯得尤為重要，管理上也具有很大的難度。

一、材料物資采購質量管理的基本要點

關于采購質量管理的控制，各高職院校結合其日常工作特點均對采購控制提出了明確的要求，從流程控制、細節把控等方面對采購整個流程實施了約束，對保證采購質量發揮了積極作用。具體來講，個人認為，做好采購管理及實施，對采購質量進行有效把控，就應抓住以下幾點：其一，對于基礎材料物資采購而言，其無需進行招標，可采取定點采購，挑選多家單位從價格質量等方面進行對比，可對降低成本及提高效率有極大作用。其二，供應商管理。供應商的供貨能力、質量保證能力、相關行業業績對采購材料物資的管控也具有積極的作用，實際實施中應分別采取措施加以應對。其三，合同管理。強化技術條款的約束及做好采購合同評審，以應對后續合同履行中可能存在的問題可起到規避采購風險的目的，對控制采購成本及質量有利。其四，物流管理。強化物流管理及做好物流過程中的產品防護屬于重點，也是保證材料物資性能的關鍵。其五，材料物資檢驗。驗收是基礎，材料物資的質量為首要影響因素，材料物資是否可以應用于實際生產必須通過驗收來確定，可見其重要性。其六，倉庫管理。材料物資的保存完好及標識應作為重點進行考慮，以確保項目實施能夠有效進行。

二、當前高職院校材料物資采購質量管控中存在的主要問題

1、思想觀念陳舊，服務意識不強

一是重視不夠，專業管理人員缺乏。大多高職院校對采購管理人才不夠重視，部分高職院校甚至將采購管理人員作為后勤服務人員，使得員工的專業技能不足及人員工作滿意度偏低，不利于吸收采購管理的綜合性人才。二是采購人員思想觀念陳舊。部分采購人員思想觀念不能做到與時俱進，管理水平低下，且由于長期所形成的固有的采購理念，很難適應目前新形勢下采購管理，部分人員仍對物資采購實施分散采購及松散的供應鏈管理模式，物流成本高及采購質量得不到有效保證，從而使得高職院校采購成本過高，不利于發展。三是服務意識不強。在采購管理過程中，服務意識不夠強，并沒有將用戶實際需求以及用戶使用滿意度結合起來，服務質量不高。

2、購置的材料物資管理無序、監管欠缺

高職院校的物資采購管理工作有的還處在不斷摸索階段，在實踐工作中常常遇到許多問題。如招標管理不夠規范、供應商選擇范圍不廣，采購手段相對落后，不能及時了解、反饋及處理市場和用戶信息，工作效率不高，采購針對性不強、結算方式不完善等。對于高職院校管理而言，教學儀器設備購置為重點要求，材料物資購置比較隨意，該種管理模式存在片面性，導致大多材料物資流通環節的成本節約問題，材料的裝卸、運輸、存放、資產閑置等方面的問題，增加了采購成本，給高職院校造成了極大的損失，且對核算造成一定的影響。此外，有的高職院校對材料物資采購人員的監管存在一定的缺失，如采購過程是否規范，物資質量如何，供應商選擇等方面，在很大程度上取決于對作為采購行為主體的管理和監督。

三、高職院校材料物資采購中加強質量管理的對策

1、提高認識，強化服務意識，充分發揮主觀能動性

一是從學院領導到管理工作人員都應提高認識，應該從開展采購工作到執行各項規章制度的各個環節，應主動擔起采購管理中的主要責任，而不是一種“權利”。進一步完善采購管理制度和規范化采購程序，不斷提高采購效益。二是對采購管理人員實行業務培訓、持證上崗、定期考核等，不斷提高物資采購人員的業務素質、專業知識和專業技能，通過加強法律法規教育，不斷增強責任意識和廉潔自律意識。三是強化服務意識。為推進物資采購的科學管理，相關工作人員應強化管理責任和服務意識，充分發揮主觀能動性。在實際管理工作中不斷的提高服務意識和服務質量，不斷改進服務方式，密切結合采購實際和用戶需求，編制采購計劃時遵循實際的物資需求和庫存物資的平衡原則，對計劃物資的必要性以及怎樣實施采購，如何監控等提出意見和建議。管理人員要相互配合，協調工作，統一思想，切實把采購物資的質量好壞，價格是否合理，用戶是否滿意作為衡量采購工作好壞的標準。

2、進一步完善制度、加強規范化管理

（1）招投標管理。相關法律法規對招投標管理提出了明確的要求，相關單位應認真落實。一是做好對招投標文件的管理，如實際操作中，對于一些大批材料物資的采購則應綜合實際情況編寫招標資料，在其中要限制一些資質低的供貨商投標，以確保材料物資采購質量。二是評標管理。在實際材料物資采購中，可在結合材料物資技術要求及法規規定的基礎上結合投標單位的實際情況選擇合適的供應商，切實降低采購成本，提高采購質量。

（2）供應商管理。一是供應商資格及能力的評價，包括對供應商提供的樣品進行綜合評定，以確定合格合適的供應商。二是做好對供應商的再評價工作。如每年可結合實際情況，對所提供材料物資的供應商進行分級管理及評價，以對供應商的供貨能力及質量保證能力有明確的判定，可為后續采購奠定基礎。

（3）合同管理。一是做好合同管理的基本規劃，在采購實施前，應當詳細分析高職院校采購中的實際因素，并在相關方充分溝通的前提下制定科學、合理的評價結果，以便后續合同管理工作的開展。二是風險管理，建立相應的預防機制，對合同管理風險進行有效預防，將風險隱患降到最低，并確保合同雙方的權利與義務。三是做好對合同的評審工作，如在合同簽訂前，可結合各采購材料物資提出部門的要求對合同的內容開展評審，明確要求及義務，以為后續履行打好基礎。

（4）物流管理。一是高校應建立與物流單位的聯系，選擇合適的物流單位并建立良好的供應關系。二是結合現有情況，高職院校應利用現有電子化信息系統發展電子商務，擴大網絡采購的比例，以降低采購成本。三是做好采購規劃，對常用材料物資及同類材料物資實施集中采購，以實現優化供應商及降低采購成本的目的。

（5）物料檢驗。一是材料物資入場前應做好檢驗，對于存在質量異議的材料，可移交第三方進行驗收，如不合格，不得入場驗收。二是做好高職院校基礎設施建設，如加強對監測人員的培訓及購進監測設備等，以保證監測檢驗工作的開展。

（6）倉庫管理。一是對于材料物資應建立臺賬，做好出入庫管理，以防止物料領用混亂。二是存放管理，如對于一些有特殊要求的物料，應實施單獨管理，以防止物料因保管不善而造成的損失。三是遵循先進先出的原則，減少材料物資的積壓等，以提高貨物的利用率。

綜上所述，對于高職院校運行而言，物資采購管理是日常經營的主要保證，也是難點，而實施流程化、規范化管理是其主要途徑。

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【作者簡介】

張 劍 （1976—）男，陜西扶風人，本科學歷，經濟師，研究方向：招標采購及政府采購、資產管理.