新時代醫院人事檔案管理標準化探討

曹剛 夏天 朱云湘 張莉華

摘 要：隨著社會經濟發展，對人事檔案管理的重視程度逐漸提升。醫院人事檔案管理工作非常重要，不僅會影響醫院管理工作效率，同時也會對醫院健康發展產生影響。文章以新時代醫院人事檔案管理標準化為研究對象，對當前人事管理中存在問題，標準化管理原則，提出幾點建議，希望對醫院人事檔案管理標準化提供幫助。

關鍵詞：新時代;醫院;人事管理檔案;標準化

檔案管理，作為醫院管理工作重要組成部分，對醫院健康發展具有深遠影響。醫院管理工作中，應加強對人事檔案的管理，采用標準化的管理方式，開展檔案管理工作，以此推動后續工作開展，提高人才資源利用率。

一、醫院人事檔案管理工作中存在問題

新時代加強人事檔案管理工作，可以避免人員流動，能夠提升人才資源的使用率，為單位發展做出巨大貢獻。在醫院人事管理工作中的一些問題，導致人事資源管理工作效果不佳，主要體現在以下方面。

1.忽略人事檔案作用

在人事檔案管理中，工作人員過于重視檔案信息保密工作，忽略其在醫院運行中的根本價值，導致工作效果不理想。傳統人事檔案管理工作，因為種種原因，其保密性較強。其他工作人員調用檔案信息時，需要多層的審批，影響工作進展。人事檔案管理工作雖然具有保密性的特點，但是也應根據檔案內容來決定。對檔案信息進行保密的目的，就是保護員工的隱私，避免被不法分子所利用。日常工作中，應加強對檔案信息的使用，通過有效的監督，提高檔案信息應用價值，為醫院發展做出貢獻。

2.管理方式落后

在人事檔案管理工作中，采用封閉式管理方式，導致檔案應用不靈活的問題出現。工作人員應該在保護檔案信息不泄露的情況下，合理應用人事檔案信息內容，發揮人才的優勢，為醫院發展創造業績。封閉式的管理方式，則無法體現出人事檔案的優勢，也不能展示出人事檔案在醫院發展中的重要性。

在醫院發展過程中，應在不同角度思考問題，提高人事檔案管理的標準性，讓工作人員根據工作流程進行針對性工作，以此發揮人事檔案價值，促進醫療體系發展。

二、醫院人事檔案管理應遵守的原則

首先，防治結合原則。人事檔案管理的過程中，應遵守防治結合的原則，進行針對性管理工作，保證工作的有效性與科學性。紙質的管理方式，會出現一些不可避免的摩擦與問題。工作人員翻閱檔案信息時，可能會因為小的褶皺而影響整體資料使用情況，因此在管理工作中，應避免此類問題出現，加強對紙質檔案的管理，避免出現不可預算的問題，影響后續工作進行。

其次，明確檔案損壞的原因與后果。工作人員在工作的過程中，應具備檔案損壞因果意識，并在實際工作中避免這一問題出現。導致檔案損壞的原因主要有兩個方面：第一，人為因素。人事檔案損壞的主要原因就是工作人員日常的操作行為，由于不正確的操作流程，致使檔案信息出現丟失、破損等問題，影響管理工作效果。第二，外界因素。人事檔案保存管理的過程中，可能會出現一些問題，由于環境潮濕、通風不好等因素影響保存情況。工作人員進行人事檔案管理工作的過程中，應了解造成檔案丟失或者損壞的因素，并根據此制定完善的管理制度，避免出現相似的問題。

最后，應用先進管理技術。檔案管理工作中，應加強先進技術的應用，利用此解決實際工作中存在的問題。先進的管理技術，可以提高管理質量，能夠保證人事檔案管理效果，有利于管理工作順利進行。

三、新時代醫院人事檔案管理標準化

醫院人事檔案管理標準化的實現，可以從以下幾方面入手，嚴格要求工作人員，使其根據工作流程進行相關工作，以此提高工作質量。通過規范性的工作，可以保證人事檔案管理質量，能夠發揮其在醫院發展中的作用。

1.收集工作標準化

收集工作，是人事檔案管理工作的第一步驟。工作人員在工作的過程中，需要收集醫院人事變動信息，并根據此豐富人事檔案管理內容，為實現標準化管理做出貢獻。收集人事檔案信息過程中，遵守以下原則：第一，科學性原則。人事檔案管理工作，是一個長期性工作，需要工作人員持之以恒的堅持信息收集，為后續工作開展提供理論依據。在日常工作的過程中，加強對醫院管理人員的分析，并采用有效的手段，進行管理工作，以此提高工作質量。第二，完整性原則。檔案信息收集結束后，則是進行記錄。數據記錄工作中，將實際工作與歷史情況全部體現出來，保證管理工作的有效性與完整性。第三，規范性原則。人事檔案管理工作中，采用標準化管理理念，進行管理工作，借此規范人事檔案管理工作。標準化管理工作的實現，需要在初期工作開展，通過信息收集的規范，提高工作秩序，為人事檔案管理標準化奠定堅實基礎。

2.整理工作標準化

整理工作，是人事檔案管理第二個步驟，需要工作人員對收集信息進行整理，將此有序的收入到檔案管理中。首先，管理工作有序化。人事檔案管理工作具有流補充性、保密性、流動性的特點。在管理工作中，應體現人事檔案管理特點，及時補充各個數據信息，保證信息的時效性與科學性。這樣一來，若是醫院出現人事變動，到處職位空缺，則可以通過人事檔案的分析，選擇出適當的人員彌補空缺職位，避免造成經濟損失。在工作的過程中，將相關的信息整合在一起，通過分類管理的方式，提高人事數據信息的應用價值。其次，科學化管理方式。科學化管理方式，能夠及時補充人事檔案中的不足，為員工發展提供數據支持。最后，現代化管理。人事檔案管理工作中，應加強現代信息技術的應用。通過大數據增加信息的真實性與有效性，為后續工作開展提供便利，避免因為技術問題影響人事檔案應用價值。

3.保管工作標準化

管理工作標準化，需要做到以下幾點：第一，檔案存放有序化。檔案存放有序化，能夠為使用人員提供方便，可以提高檔案的使用率，能夠避免檔案破壞等問題出現。檔案存放工作中，應根據檔案的信息類型，進行分類管理，以此保證工作的有效性。第二，加強對檔案管理的監管。對存放檔案的地點，進行通風，避免環境因素影響檔案信息。加強現代信息技術的應用，融入先進的管理理念與管理手段，為醫院其他工作開展奠定基礎。這樣一來，工作人員在工作的過程中，可以通過互聯網的應用，查找相關的信息，能夠有效提高工作質量。

總而言之，在醫院管理工作中，加強對人事檔案管理的分析，找到管理工作中存在問題，并提出針對性建議，為管理標準化實施奠定基礎。日常工作中，在收集、整理、保管等方面入手，進行標準化操作，以此提高管理的質量與效果。通過有效的管理工作，提升人事檔案管理質量，為醫院長遠發展提供保障。

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（責任編輯：蘭卡）