行政事業單位內部控制信息化建設路徑探討

王穎怡

摘要：內部控制主要是行政事業單位為了實現基礎的發展目標，保證資金的完整性，采取的自我約束與控制方式。由于行政事業單位的資金大都來自國家的撥款，實現資金的優化利用，能夠將單位的公共服務職能凸顯出來，并塑造出良好的社會形象。本文從行政事業單位內部控制信息化建設的基本思路展開分析，并以此為依據，提出梳理詳細的內部控制流程、規范化管理單位內部的組織結構等幾個方面的措施。希望能夠加快內部控制信息化發展的腳步，并將內部控制體系建設成果落到實處、發揮實效。

關鍵詞：行政事業單位;內部控制;信息化建設;固定資產管理

行政事業單位的內部控制作為有效的經濟監督手段，逐漸得到領導人員與社會的重視，形成了相對健全的內部機制。內部控制是廉政風險防控體系的重要保障，是“不能腐”的重要利器。但由于行政事業單位自身性質的特殊性，長期以來面臨配套制度不健全、內部控制力弱等問題。信息化時代背景下，單位需要強化內部控制，并依托信息化平臺，建設集六大經濟活動管控于一體的內部控制管理系統，實現單位對經濟活動的管理從“事后管”向“全程管”轉變，同時更側重事前防范、事中控制，側重“防未病”。通過內部控制的信息化，合理保證經濟業務活動的合法、合規;國有資產的安全、完整;財務信息的真實、有效;積極預防腐敗、預防舞弊，最終提高單位公共服務的質量。

一、行政事業單位內部控制信息化建設的作用

（一）強化單位工作質量

在當前技術快速發展的背景下，網絡信息技術得到了迅速推廣，包括行政事業單位在內的各行各業都紛紛將信息技術加入到單位內部控制中。內部控制信息化后，可做到規范業務，關聯控制，全程管控，審核留痕，責任清晰。可將上級部門與單位內部相關的各項規則進行量化和內嵌;可以實現不同經濟活動、業務行為之間的關聯控制;可將各崗位的責任以審核要素內嵌到審批流程中;也可以智能歸集單位的各項數據信息，有效提高了單位的內部控制質量，信息的及時傳輸也是內控工作時效性的保障。

（二）節約人力

在內控信息化的體系內，行政事業單位人員的工作內容會發生明顯改變，很多以往人工的工作內容，都可借助計算機信息系統來進行。經辦人員單據填報、審核人員單據審核、審批人員單據審批等都可以在系統上操作各項數據的歸集與統計都是系統自動進行的，有效解放了人力，從而使工作人員有更多的精力來完善自己的本職工作。

二、行政事業單位內部控制信息化的主要問題

在開展行政事業單位內部控制之前，單位應當明確要向有效落實信息化工作，應當克服或改進的相關問題，從以下幾點入手。

（一）內部控制信息化的范圍及邊界問題

行政事業內部控制的主要內控包括業務層面以及內部職能層面。業務層面主要是包括單位日常運營中的業務預算、收入、采購、資產管理、合同控制等。后者指的是單位的部門管理、職責權限、人員培訓等方面。根據不同層面的特征來看，后者主要依靠單位的制度設定、日常管理、文化建設這些方面來進行。而前者也就是業務層面就適合開展內部控制信息化，利用信息技術的時效性，實現業務層面包括預算、采購、收支等環節的全過程監管與信息傳遞，并可借助信息技術所統計的信息進行及時評價，了解當前的運行狀況，發現問題并改進。

（二）單位現有信息系統的升級問題

行政事業單位的內部控制信息化是當前形勢所趨，單位應當順應信息時代的發展對單位的內部控制工作進行全面的信息化改造。但在此之前，很多單位已經或多或少引入了一些信息系統。但都較為基礎，比如辦公室OA系統、固定資產管理系統等，這些基礎的辦公軟件，難以有效支撐單位的信息化全面升級改造，所以單位應當在現有信息系統的基礎上進行全面升級，打造更加系統全面的、適應單位個性化需求的內部控制信息系統，單位在引入系統的同時，還應開展操作技能的培訓，確保系統的功能得到充分發揮。

（三）內部控制信息化的組織結構重構問題

行政事業單位往往沒有設置專門的內部控制工作部門，這也導致相關工作無法有效落實。行政事業單位應當進行組織重構，成立專門的內部控制部門。部門要負責相關制度的制定與發布以及執行過程中與各部門間的相互協調。另外需要相對獨立的部門負責監督管理。此外在內控部門中還應設立信息小組，協助單位各部門完成信息化升級，掌握信息技術的運用。并由信息小組和財務部門定期收集、整理各部門的運營情況。另外內控部門還應負責信息的維護與管理，包括安全防護、系統權限設置、軟件升級等，保障信息的安全性，防止外部病毒、木馬的入侵。可見，這一部門需要具備過硬的管理能力與信息技術能力，單位應當選拔專門的人才，或對現有人員進行定向培養，以滿足單位信息化管理工作的需要。

三、行政事業單位內部控制信息化建設的基本思路

在行政事業單位的長期發展過程中，內部信息控制管理屬于重要問題，下面對行政事業單位的內部控制工作信息化建設思路進行分析：①從信息控制的對象進行分析，內部控制信息系統的對象主要是六大經濟活動，包括預算管理、收支管理、采購管理、合同管理、資產管理和項目管理。其中不僅包括日常的管理活動，還有各項業務活動，例如資產管理、材料采購等。②對六大經濟活動進行全過程的留痕管控。以業務活動為出發點，通過審批流程的固化和各項規則、規范、制度的內嵌，減少人為操縱和失誤的空間。③實現財務數據的集中和日常財務管理工作的信息化，可以將財務人員從日常的審核工作、規則等繁瑣的基礎性工作中解放出來，把更多的精力放在統籌利用好財政資金、提高資金的使用效益上來。④在實際管理活動中，大規模收集單位各項活動所產生的信息，并對這些信息進行論證與分析，將有效的數據存儲在信息化數據庫中，并同時開展風險因素的分析。通過內部控制系統中的大數據分析模塊，對各類經濟活動的金額、時間、內容等進行自動統計，既能服務于財務統計和監督管理的需要，又為領導的各項決策提供了有力的數據支撐。

四、行政事業單位內部控制信息化建設路徑

（一）梳理詳細的內部控制流程，保證財政資金的安全性

在行政事業單位內部控制信息化建設過程中，應當完善內控信息化體系，將崗位職責、內部制度等內控信息整理錄入與信息歸集，并在系統中形成標準文檔。在此基礎上，對已有的辦公自動化系統、固定資產管理系統以及預算管理系統等各自獨立的管理系統，根據業務的基本范圍，開展業務流程規范化管理與整合。此外，行政事業單位需要對內部控制的運行過程出具詳細的報告與記錄，方便解決后期的問題，并且作好監督，跟蹤缺陷的整改過程。在加強監督控制力度的同時，持續改進管理機制，保證內部控制的執行力度。只有從多元化角度進行評價，保證各個部門的工作人員都能夠參與進來，根據業務風險點與業務抽取等不同的方式，建立自我評價報告制度，并保證相關部門與領導者能夠獲取到相關的報告資料與數據。

同時，信息化技術的廣泛運用在降低工作成本與提升工作效率方面發揮了重要的作用。在開展內部控制工作的同時，合理利用信息化技術，實現單位的改革與發展，提高資源利用率，加強經濟監督等。行政事業單位的領導人員，需要從思想上提高對內部控制信息化的重視程度。內部控制工作本身就是“一把手工程”，是一個復雜的工作體系，涉及到預算、收支、資產、采購等各個方面。領導的重視與推動是內部控制信息化建設與實施工作的重要保障。內部控制信息化建設，能夠提高風險預警與識別能力，并且能合理保證行政事業單位內部財政資金的安全性，促進各項公共事業的穩定進行。

（二）加強各部門交流協作，規范管理單位崗位分工

行政事業單位要保證各個部門之間的合作與交流，內部控制信息化建設主要體現在內控服務項目、業務平臺等。數據資源的來源渠道不同，只有將單位內部控制服務與服務總線進行綜合，才能夠實現信息服務總線與管理平臺的融合與連接，并保證信息數據的資源共享。在建立內部控制信息化系統時，明確各工作人員的崗位分工，同時將各崗位的標準以審批要素的形式內嵌到各經濟活動審批流程中。將財政紀律、政策規定、支出標準、制度設計等上傳至信息平臺，同時融入到每一筆預算執行中。將業務經辦人、業務處室負責人、財務人員和局領導的資金使用和管理職責清晰地在內控平臺上顯示出來，使每一個工作人員都可以明確財政資金使用的責任，實現公開透明化監督。其次，根據內部控制規范，梳理相關業務工作，其中包含的仍然是零余額支付系統、預算系統以及固定資產管理系統等。確保充分實現對風險矩陣的分析工作，有效保證各項決策的合理性。在強化執行與監督的同時，將其歸納到實際的業務流程中，開展合理的應用。最后，在內部控制的生命周期中，不斷提升內部控制的管理效率，主要就是利用固定的步驟，工作流程與文檔電子化的形式，逐步執行內部計劃。只有對存在的缺陷進行整改，并對具體的步驟進行有效控制，才能在完善信息管理的同時，得到及時的內控預警信息，為管理層的經營決策提供重要依據。

（三）加強固定資產管控，保證國有資產的安全、完整

在內部控制制度完善的過程中，應當強化固定資產的管理。完善固定資產的驗收管理工作，包括自有資金購入與資產調撥、資產捐贈等不同的渠道獲取的所有的固定資產。在固定資產入賬之后，不會產生賬外資產。健全固定資產驗收入庫制度，使物資管理部門根據相關規定嚴格執行驗收。通過定期開展對單位內部固定資產的清查或是盤點工作，保證固定資產賬實相符，杜絕出現資產流失問題的發生。

（四）建立健全的風險評估機制，提高風險防范能力

行政事業單位應當建立健全風險評估機制，開展事中的延伸管理與事前的風險評估工作，內部控制部門需要開展合理的分析工作，整合各項管理數據。采用定量分析與定性分析相結合的形式，落實風險監督管控的工作。在搭建健全信息化平臺的同時，實行對數據的定期清理與整合，以保證管理數據的及時性。

五、結束語

總而言之，在行政事業單位的運營過程中，內部控制是重要的保障。通過引進先進的信息化設備、定期開展對工作人員包括經辦人、負責人、單位決策層、系統管理員等的培訓活動，進而提升內部控制的效率。在加快內部控制信息化建設的同時，實現多部門、各系統的協調與融合發展，并且對行政事業單位的資金使用情況進行監督，梳理詳細的內部控制流程，保證財政資金的安全性。在提升單位風險防范能力的同時，完善信息化系統的建設工作，規范化管理單位內部的組織結構，梳理內部工作流程，為行政事業單位的資金安全提供相應的保障，提高單位管理水平，節約管理成本，強化單位廉政體系的建設。

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