提升質(zhì)量體系內(nèi)部審核整改有效性研究

任冶 溫中亮 李義軍 王少慧 畢煌鑫

摘 要從提升企業(yè)質(zhì)量體系內(nèi)部審核（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“內(nèi)審”）整改有效性的意義出發(fā)，分析了現(xiàn)階段內(nèi)審整改過(guò)程中存在的問(wèn)題，重點(diǎn)闡述了某航天企業(yè)內(nèi)審整改“七步法”工作實(shí)踐，提出了進(jìn)一步改進(jìn)措施和建議，以期推動(dòng)提升內(nèi)審整改工作的質(zhì)量和效果。

關(guān)鍵詞質(zhì)量管理體系;內(nèi)部審核;整改;有效性

0 引言

采用質(zhì)量管理體系是組織的一項(xiàng)戰(zhàn)略決策，能夠幫助其提高整體績(jī)效，為推動(dòng)可持續(xù)發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)[1]。2017年，新版國(guó)家軍用標(biāo)準(zhǔn)GJB 9001C《質(zhì)量管理體系要求》的發(fā)布和實(shí)施，標(biāo)志著裝備質(zhì)量管理邁入新時(shí)代[2]。

內(nèi)審，又稱(chēng)第一方審核，是全面系統(tǒng)識(shí)別組織體系管理薄弱環(huán)節(jié)的最直接手段，由組織自己或以組織的名義進(jìn)行，作為組織自我合格聲明的基礎(chǔ)[3]。內(nèi)審整改不僅是確保內(nèi)審工作取得實(shí)效的關(guān)鍵抓手，更是實(shí)現(xiàn)企業(yè)質(zhì)量體系持續(xù)改進(jìn)的重要保障，有必要采取更好的方法和措施來(lái)確保整改有效性。

1 提升內(nèi)審整改有效性的現(xiàn)實(shí)意義

內(nèi)審整改是指企業(yè)對(duì)審核過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)、問(wèn)題和建議予以審視后采納，在規(guī)定的期限內(nèi)組織進(jìn)行原因分析，采取糾正和糾正措施，避免其再次發(fā)生的過(guò)程。內(nèi)審整改是整個(gè)內(nèi)審流程中的重要組成部分，也是對(duì)內(nèi)審工作的閉環(huán)管理，直接關(guān)系到內(nèi)審作用能否得到充分發(fā)揮。通過(guò)系統(tǒng)梳理分析，研究制定整改措施，針對(duì)性地完成整改、舉一反三及跟蹤驗(yàn)證，有益于持續(xù)提升企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理水平。有效的內(nèi)審整改工作能夠幫助企業(yè)改進(jìn)質(zhì)量管理體系，通過(guò)提供優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品和服務(wù)來(lái)提高其整體經(jīng)營(yíng)績(jī)效，對(duì)促進(jìn)企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。

2 內(nèi)審整改過(guò)程中存在的突出問(wèn)題

2.1 思想認(rèn)識(shí)不到位，對(duì)整改工作不重視

有些受審核部門(mén)對(duì)內(nèi)審工作不理解、存在抵觸情緒，片面認(rèn)為內(nèi)審整改不重要，例行公事、審?fù)炅耸拢瑧?yīng)付、忽視甚至漠視整改，配合程度不高，缺乏自覺(jué)性和主動(dòng)性，未能從自身管理上分析問(wèn)題的根源，不利于管理改進(jìn)。部分人員存在重審核、輕整改，重過(guò)程、輕落實(shí)的想法，了解審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，但缺少對(duì)整改結(jié)果的把關(guān)，對(duì)整改落實(shí)情況的關(guān)注程度不夠，未對(duì)整改有效性進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證，導(dǎo)致內(nèi)審整改作用難以充分發(fā)揮。

2.2 共享程度不充分，整改協(xié)同配合不足

在內(nèi)審整改過(guò)程中，各部門(mén)之間缺少交流溝通，導(dǎo)致整改成果的共享程度不高，一些較好的整改措施及經(jīng)驗(yàn)知識(shí)也不易推廣復(fù)制。同時(shí)，各部門(mén)按照各自業(yè)務(wù)模塊的管理要求開(kāi)展工作，難以有效形成監(jiān)督合力，尤其是對(duì)于一些原因復(fù)雜、涉及多方共同管理的問(wèn)題，由于缺乏部門(mén)間的聯(lián)動(dòng)協(xié)作機(jī)制，增加了內(nèi)審整改的難度，容易導(dǎo)致整改工作不充分，成果難以鞏固，影響了內(nèi)審整改的有效性。

2.3 整改落實(shí)不徹底，缺乏有效管控手段

雖然體系管理人員可通過(guò)采取詢(xún)問(wèn)了解、建議、檢查、跟蹤等方式來(lái)督導(dǎo)整改措施的落實(shí)，但對(duì)于個(gè)別整改不作為、不及時(shí)、不到位的情況，仍缺乏有效的管控手段。由于內(nèi)審整改落實(shí)情況未納入部門(mén)考核、獎(jiǎng)懲范疇，導(dǎo)致整改工作難以引起高度重視，在一定程度上降低了整改效率，舉一反三的全面性和系統(tǒng)性也受到影響。對(duì)內(nèi)審整改結(jié)果審核把關(guān)不嚴(yán)，缺少再驗(yàn)證過(guò)程，無(wú)法判斷整改措施是否有效。

3 提升內(nèi)審整改有效性的主要實(shí)踐

結(jié)合某航天企業(yè)內(nèi)審整改實(shí)際，總結(jié)內(nèi)審整改“七步法”，規(guī)范整改工作實(shí)施，提升整改有效性。

3.1 歸納提煉，梳理整改問(wèn)題

對(duì)審核發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行歸納提煉、重新審視，根據(jù)問(wèn)題對(duì)體系影響和解決難易程度，將其細(xì)分為三類(lèi)，即專(zhuān)項(xiàng)治理項(xiàng)、一般或輕微不符合項(xiàng)、問(wèn)題和建議。專(zhuān)項(xiàng)治理項(xiàng)是通過(guò)對(duì)審核發(fā)現(xiàn)進(jìn)行深入分析，挖掘背后原因，提煉出來(lái)可能對(duì)質(zhì)量體系造成較大影響需開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)治理的問(wèn)題。一般或輕微不符合項(xiàng)是偶發(fā)的、獨(dú)立的，對(duì)質(zhì)量體系有效運(yùn)行沒(méi)有嚴(yán)重影響的不符合項(xiàng)。問(wèn)題和建議是不影響質(zhì)量體系有效運(yùn)行但存在發(fā)展為不符合的潛在風(fēng)險(xiǎn)。依據(jù)不同的問(wèn)題性質(zhì)采取有針對(duì)性的整改措施。

3.2 統(tǒng)一思想，明確整改要求

從企業(yè)層面召開(kāi)內(nèi)審整改工作布置會(huì)，由高層管理者進(jìn)一步統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)，指明整改方向并提出總體要求，加大各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，強(qiáng)化內(nèi)審整改工作的權(quán)威性。及時(shí)印發(fā)關(guān)于開(kāi)展內(nèi)審整改落實(shí)要求文件，明確整改問(wèn)題和舉一反三范圍、責(zé)任主體、整改的具體要求和工作計(jì)劃，使內(nèi)審整改工作有據(jù)可依，并為整改工作的順利推進(jìn)提供必要的支撐保障。

3.3 協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)，凝聚整改合力

體系部門(mén)作為內(nèi)審整改落實(shí)工作的歸口管理單位，負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查整改落實(shí)情況，督促相關(guān)部門(mén)在規(guī)定的期限內(nèi)完成整改。同時(shí)根據(jù)體系職能分配和業(yè)務(wù)分工，重點(diǎn)針對(duì)專(zhuān)項(xiàng)治理項(xiàng)和不符合項(xiàng)，將同級(jí)相關(guān)職能管理機(jī)構(gòu)如規(guī)劃計(jì)劃、人力資源、風(fēng)險(xiǎn)管控等部門(mén)確立為對(duì)口職能督導(dǎo)責(zé)任部門(mén)，明確其依據(jù)自身職責(zé)范圍對(duì)內(nèi)審整改落實(shí)工作負(fù)有督導(dǎo)責(zé)任，并對(duì)整改落實(shí)結(jié)果進(jìn)行審核把關(guān)。通過(guò)各部門(mén)的協(xié)同配合，形成合力，加強(qiáng)全方位、多層面對(duì)內(nèi)審整改的監(jiān)督和指導(dǎo)。

3.4 督導(dǎo)檢查，推進(jìn)整改落實(shí)

實(shí)施內(nèi)審整改問(wèn)題臺(tái)賬管理，明確責(zé)任人員，依據(jù)整改計(jì)劃完成時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，組織協(xié)調(diào)整改過(guò)程中遇到的問(wèn)題，重點(diǎn)關(guān)注審核發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題是否全部得到整改，糾正和糾正措施是否恰當(dāng)有效，舉一反三是否全面到位，整改工作是否按時(shí)完成。對(duì)于需要較長(zhǎng)周期完成整改的問(wèn)題，應(yīng)明確后續(xù)措施計(jì)劃，并納入未完成問(wèn)題清單。根據(jù)問(wèn)題的重要性原則進(jìn)行評(píng)估，對(duì)重點(diǎn)部門(mén)和重點(diǎn)問(wèn)題的整改情況開(kāi)展現(xiàn)場(chǎng)專(zhuān)項(xiàng)檢查，評(píng)價(jià)整改效果，推進(jìn)整改要求落實(shí)。

3.5 審查驗(yàn)證，強(qiáng)化整改成效

借助審核專(zhuān)家力量，集中審查內(nèi)審整改相關(guān)證實(shí)材料，驗(yàn)證整改落實(shí)效果，針對(duì)內(nèi)審整改中存在的糾正內(nèi)容不合理、原因分析不到位、糾正措施有效性不足、舉一反三覆蓋不全等情況的問(wèn)題提出改進(jìn)建議，予以進(jìn)一步修改完善，確保內(nèi)審整改工作的徹底性和有效性，強(qiáng)化閉環(huán)管理和整改成效。

3.6 總結(jié)分析，改進(jìn)整改不足

按照內(nèi)審整改工作計(jì)劃，在規(guī)定的期限內(nèi)完成整改，并對(duì)內(nèi)審情況進(jìn)行綜合分析，注重對(duì)整改情況進(jìn)行總結(jié)反思，細(xì)化提煉整改經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，全面查找整改過(guò)程中存在的問(wèn)題和不足，提出進(jìn)一步的改進(jìn)措施，并納入下一年度體系工作計(jì)劃，為后續(xù)深化提升內(nèi)審整改的有效性奠定基礎(chǔ)。

3.7 跟蹤驗(yàn)證，確保整改有效

建立健全內(nèi)審整改跟蹤驗(yàn)證機(jī)制，針對(duì)本年度內(nèi)審整改問(wèn)題，將其有效性檢查驗(yàn)證專(zhuān)項(xiàng)工作列入體系部門(mén)下一年度工作計(jì)劃，明確時(shí)間截點(diǎn)和責(zé)任人員。對(duì)在整改有效性檢查驗(yàn)證中，尚未完成整改措施計(jì)劃或整改有效性不足的問(wèn)題，進(jìn)行持續(xù)跟蹤，直至問(wèn)題關(guān)閉，確保內(nèi)審整改有效。

4 深入提升內(nèi)審整改有效性的思考

4.1 從源頭把控，夯實(shí)內(nèi)審整改基礎(chǔ)

內(nèi)審整改的基礎(chǔ)是準(zhǔn)確無(wú)誤的問(wèn)題事實(shí)，前提是切實(shí)可行的整改建議。從源頭上注重內(nèi)審質(zhì)量的提高，一是加強(qiáng)審核隊(duì)伍人員配備，充分發(fā)揮基層單位審核專(zhuān)家的經(jīng)驗(yàn)知識(shí)，并合理借助外部力量，推動(dòng)從多個(gè)維度發(fā)現(xiàn)問(wèn)題;二是提高內(nèi)審檢查單的質(zhì)量，按過(guò)程的方法面向體系有關(guān)部門(mén)細(xì)化提煉審核要素，固化并優(yōu)化審核要求，提升審核規(guī)范化程度和發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的能力，進(jìn)而夯實(shí)整改基礎(chǔ)。

4.2 信息化支撐，提升內(nèi)審整改效率

借助精細(xì)化流程管理手段，將內(nèi)審跟蹤整改模塊嵌入到現(xiàn)行信息化體系中，加強(qiáng)內(nèi)審整改與信息化工作深度融合，固化整改管理程序，自動(dòng)跟蹤整改進(jìn)度，實(shí)現(xiàn)信息化整改全面閉環(huán)管理，規(guī)范整改文件上報(bào)和意見(jiàn)反饋形式，不斷提高整改信息共享和整改督導(dǎo)效率。同時(shí)，利用數(shù)據(jù)挖掘分析技術(shù)。從多維度快速統(tǒng)計(jì)審核問(wèn)題情況，為綜合分析提供有力支撐。

5 結(jié)語(yǔ)

內(nèi)審整改工作是實(shí)現(xiàn)內(nèi)審作用的重要環(huán)節(jié)，企業(yè)需要不斷審視內(nèi)審整改過(guò)程中存在的問(wèn)題，通過(guò)采取有效手段達(dá)到提升內(nèi)審整改有效性的目的，充分發(fā)揮內(nèi)審對(duì)質(zhì)量體系改進(jìn)的保障作用，最終實(shí)現(xiàn)提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平，持續(xù)健康科學(xué)發(fā)展的終極目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)

[1]GJB 9001C 質(zhì)量管理體系要求[S].北京：國(guó)家軍用標(biāo)出版發(fā)行部，2017.

[2]中央軍委裝備發(fā)展部合同監(jiān)督局.GJB 9001C-2017《質(zhì)量管理體系要求》理解與實(shí)施[M].北京，2017.

[3]GB/T 19000-2016/ISO 9000-2015 質(zhì)量管理體系基礎(chǔ)和術(shù)語(yǔ)[S].北京：中國(guó)標(biāo)準(zhǔn)出版社，2017.