信息化在事業單位文書檔案管理中的創新型應用探究

王金娣

摘 要：隨著現代科技的飛速發展，人們的生活變的越來越方便快捷。這是信息化時代帶來的便捷之處。而文書檔案的管理上很早以前就開始運用信息化產品了。文書檔案管理信息化，不僅提高了文書檔案管理的水平，同時能及時提供準確完善的檔案信息。文書檔案管理是每個事業單位各項工作的真實記錄，為以后的持續發展提供了重要依據。

關鍵詞：信息化；事業單位；文檔管理；應用

1 引言

本文從文書檔案管理的重要性出發，探討了信息化在事業單位文書檔案管理中的創新型應用。因為現在的信息化設備和手段在我國事業單位中的應用已經變的越來越深入，而對于那些文書檔案管理人員來說，不僅要精通這些設備，還要利用這些信息化手段，提升工作質量和效率。

2 文書檔案管理信息化的優點

信息化進入每個企事業單位文書檔案管理工作后，首先就讓文書檔案管理工作變的更方便了。不僅便于檢索，辦公效率也變的更高了。這些都是非常顯著的變化。電子檔案基本上使用光盤或磁盤作為載體，進行信息存儲。因為計算機運算速度是根本人力無法比擬的，更具有強大的信息處理功能，所以避免了很多漏洞的出現。要是用傳統的人力進行手寫收集信息，將會出現大量的不完整信息，可能還會出現漏抄或字跡不工整等問題。所以信息化的應用，節約了人力更提高了準確度。電子檔案的分類比較明確，極大的縮短了收集、統計和查閱的時間。方便和效率高，是信息化管理文書檔案和傳統文檔管理方式上最明顯的變化。

另一個優點，就是容易保管。電子檔案都是用高科技材料制作而成的，與書紙比起來，不僅防蟲、防潮，還可以重復多次使用。傳統的紙張，很容易受到潮濕產生氧化反應，還會被腐蝕。節能環保和使用壽命上書紙類肯定無法與電子檔案相媲美。電子檔案最大的優點在于存儲空間小、存儲時間長、不易受損、容易保管、操作簡單，不需要多大的人力物力就能解決很多事情。

3 事業單位做好文書檔案管理的重要性

在任何一個企業或者單位，文書檔案管理都是一項機密性、政策性、專業性的工作。在信息化時代市場經濟管理中，用信息化對文書檔案進行管理，在資源開發上有著重要的作用。文書檔案可以作為一種憑證，因為它客觀的記錄了歷史情況。它能真實的記錄當事人的歷史真跡，如當事人的手稿和錄音等等。不僅保存了其聲音，可能還有形象投影等。對于事業單位而言，這些文書檔案的價值都是非常重要的。不僅如此，文書檔案還具有參考憑證作用。因為它記錄了歷史中實踐活動的成功與失敗。為后人留下了真實的依據。例如，在公安破獲任何一件案例時，都會有被害人的信息（無論是語音類還是一些物質證據）和被害現場的相片或錄像等。還可能會有醫院或者化驗室提交的相關證據。而這些都要長時間保存下來，不容許出現丟失或受損等情況的發生。電子文檔就能很好的解決此類問題。這些文書檔案不僅記錄了歷史案件，為以后的每個偵查行動提供了真實的依據。文書檔案管理在事業單位是非常重要的。所以信息化在事業單位文書檔案管理中的創新和應用，會讓文書檔案管理工作變的更便捷更準確。

4 信息化在事業單位文書檔案管理中的創新型應用

對于任何一個事業單位而言，數據信息管理都是最基本的工作。將傳統的手寫文書通過現代科技手段，轉化為數字化的信息進行保存。這個過程稱為數據信息化。例如，在醫院會出現很多種類型的疾病，每個疾病都會出現一系列的癥狀和反應。對這些疾病都采取怎樣的治療手段會有更突出的療效等，都會一一記錄在檔案中。在什么季節什么疾病的發病在什么人群中的率比較高，會出現怎樣的癥狀等。這些都可以應用數據信息化進行記錄。根據這些記錄，醫院可以針對性的進行治療或讓人們做好相應的防御措施。

對文書檔案管理過程中，管理人員的職務操作上的信息化應用。在傳統文書檔案管理工作中，工作人員的一點疏忽就會導致數據信息上的錯誤。當有人查詢或使用時，會出現很多問題。但是信息化的方式，就能極大程度的解決這類問題。可以根據每個事業單位自己的情況，進行集中分類、查詢、開發和集成。根據信息化的數據系統，讓工作人員進行編目、分類和保存。這種職務信息化為事業單位文書檔案管理工作帶來了高質高效的成果。事業單位文書檔案管理工作要有一個規范的程序和方法。要應用數據信息化全面普查每個案卷，刪除一些無用文件，防止出現重復或低效率的情況出現。這是實現檔案管理的標準化和規范化的基礎。一些組卷中的案卷重復或混雜的現象特別多，應用數據信息化能很容易找到組合案卷中的類似或重復的案卷，從新進行分組。這樣能讓工作人員很容易找到那些無頁碼、無案卷標題或標題不清楚的案卷，并可以從新填寫分組。數據信息化的應用可以提高檢索查詢的準確率。因為每個檔案都有相應的、規范的標題和分類。標題和分類的標準化，才能保證檢索和查詢的準確率。工作人員要規范每組案卷的題名和類別。只有這樣從能讓需要的人群應用信息化設備準確的查詢到自己要找的內容。

任何一家事業單位文書檔案都有原始保存的特性。后期根本無法對其進行篡改。對于安全方面，絕對不容許出現非權限人員的惡意操作。而應用信息化對事業單位文書檔案進行管理，安全和保密工作更加有保障。每個事業單文檔管理信息化平臺都有相應的安全防護功能，防止外界非正常登陸和入侵。每個事業單位根據自身特點制定相應的管理條例，針對不同的安全事件進行特殊的處理方式。

每個事業單位文書檔案管理工作都非常的重要。所以對人才的需求也是非常高的。管理人員必須能做到檔案的統計、整理、收集和檢查等工作。在做這些工作時，管理人員必須懂得相應的操作技能。計算機操作水平和網絡應用能力，都是文書檔案管理工作中必備的。要是事業單位有一批能進行檔案信息深層次研究開發的專業性人才，那么，文書檔案管理的安全性和保密性將大大提高。要想提升文書檔案管理水平就要將高效的人才和管理方式相結合起來。

5 總結

綜上所述，文書檔案管理是一件非常重要的工作。文書檔案真實的記錄了事業單位的實踐成果。是各項事業持續發展的重要依據，因為它客觀的記錄了歷史情況。而信息化在文書檔案管理中的應用，使得文書檔案管理變的更快捷便利，也節省了人力物力。信息化在文書檔案管理上的優點有很多。而更多的探究信息化在事業單位文書檔案管理中的創新應用，能讓事業單位文書檔案管理更標準化和規范化。但萬卷不離其宗，人才的需求是每個企事業單位抓的重點。特別是文書檔案管理上，管理人員要熟悉計算機應用的同時，還要對信息化文檔管理有一定的專業技術水平。能夠及時發現文書檔案管理中的一些安全隱患，并及時進行處理。雖然每個事業單位文書檔案管理平臺都有相應的安全措施，但是不排除會出現一些安全漏洞。而管理人員有一定的專業技術，針對相應的安全漏洞進行修補或從新設計。本文對目前信息化在事業單位文書管理中的應用為基礎，探討了一些創新型應用。而信息化在事業單位文書檔案管理中的創新型應用，還需要不斷的探索和研究。

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