淺談提高建筑業企業辦公室管理的有效策略

師雯

Discussion on the Effective Strategy of Improving the Office Management of Construction Enterprises

SHI Wen

（No.1 Engineering Corporation Limited of CR20G， Suzhou 215151， China）

【摘? 要】近年來，我國經濟實力不斷提升，國家基建規模也隨之擴大，建筑業企業之間的競爭也越來越激烈。對于建筑業企業而言，其生存和發展需要重點發揮辦公室管理的作用，企業辦公室作為建筑業企業運行的核心，能夠創新企業內部管理并促進其提高市場競爭力。論文簡要介紹了建筑業企業辦公室管理以及提高建筑業企業辦公室管理水平的有效策略。

【Abstract】 In recent years， China's economic strength has been continuously enhanced， the scale of national infrastructure has also expanded， and competition among construction enterprises has become more and more fierce. For construction enterprises， their survival and development need to focus on the role of office management， enterprise office is the core of the operation of construction enterprises， it can innovate the internal management of enterprises and promote their market competitiveness. This paper briefly introduces the office management of construction enterprises and the effective strategies to improve the office management level of construction enterprises.

【關鍵詞】建筑業企業;辦公室管理;有效策略

【Keywords】 construction enterprises; office management; effective strategy

【中圖分類號】F279.23? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2020）03-0037-02

1 引言

在我國現代化建設不斷推進、市場競爭日益激烈的背景下，建筑業企業經營環境正處于不斷變化之中，工程建設領域從傳統投資逐步發展為BOT、PPP、EPC等多種模式。近年來PPP模式和EPC模式不斷深入，實現了投資、建設、運營的整合，建筑業企業正在逐步參與到建設項目的全過程管理。這些建筑領域的發展極大地影響著建筑業企業內部管理，特別是作為企業運轉“CPU”的辦公室，其管理水平的高低，是企業能否健康發展的關鍵。因此，提高建筑企業辦公室管理能夠有效解決企業發展過程中遇到的復雜問題，保障企業的正常運行，推動我國建筑行業的發展。

2 建筑業企業辦公室管理的內涵

辦公室管理指的是由企業辦公室工作人員執行企業管理者所制定的相關計劃或決策，以完成企業內部的政務性、事務性工作。在現代化企業管理中，企業內部部門之間工作是否協調，各企業之間合作、競爭關系是否良好，很大程度上依賴于企業辦公室管理的正確有效實施。建筑業企業辦公室管理承擔著處理企業或工程項目日常工作的責任，同時也參與部分有關企業發展及工程項目的決策工作。除此之外，還需對工程建設過程中出現的突發事件進行處理。這些綜合事務的處理要求辦公室工作人員不僅能寫、會說、善干，還要具備堅定的理想信念、高尚的道德情操，能夠正確領會上級意圖、理清思路，集中精力、全力以赴地處理問題。

3 建筑業企業辦公室管理的意義

3.1 辦公室管理為企業溝通建立橋梁

企業的發展離不開人與人、部門與部門、企業與企業之間的溝通，辦公室則為其構建起溝通的橋梁，扮演著管理中樞的角色，保障信息有效傳達、暢通交流。建筑業企業辦公室參與政務、管理事務、承上啟下、溝通協調，承擔著公文處理、信息報送、撰寫講話稿、新聞報道、經驗材料等“辦文”工作，信訪接待、安全保衛、后勤票務等“辦公”工作，會議籌備、會議通知、會議組織、會議服務、會議材料、會議精神貫徹落實等“辦會”工作。辦公室的存在，對企業尤其是建筑業企業而言，是保障各項工作順利進行的關鍵[1]。

3.2 辦公室管理為企業樹立良好形象

辦公室是企業的門面，其業務人員的辦事效率、業務能力、工作作風等均是企業管理綜合水平的體現，擁有高素質、高水平的業務隊伍能為企業樹立良好形象，吸引優秀合作伙伴，以在建項目為依托，促進后續項目承攬，實現以干促攬，滾動發展。

3.3 辦公室管理為企業指明發展方向

辦公室是企業管理的核心機構，承擔著各項重要職責，大至參與企業工作計劃與決策，小至儲存、調用企業工作的基礎信息，在合適的范圍內，為企業各項工作提供可行且優秀的解決方案，保障企業正常平穩發展的同時擁有較大收益。因此，從某種程度而言辦公室管理為企業指明了發展方向。

4 建筑業企業辦公室管理中存在的問題

4.1 辦公室管理制度未健全

辦公室管理制度能夠規范指導企業工作的正常開展，為解決工作中出現的問題提供思路與方法，然而仍有部分企業未建立管理制度或者管理制度不完善、不健全，企業無法高效開展日常工作。

4.2 辦公室管理人員綜合素質較低

擁有一支優秀的辦公室管理團隊，能夠有效發揮辦公室在企業中重要作用。然而實際情況并非如此，大多數建筑業企業的辦公室工作人員并非接受過專業培訓，其工作能力不足以擔任辦公室崗位，工作常常依附于上級指令，不能創造性主動開展工作。此外，部分工作人員存在態度不端正、服務意識較差、創新意識不足等問題，從而嚴重阻礙辦公室工作的開展，影響其相關作用的發揮[2]。

另外，企業獎懲制度以及考核制度的不完善，未能與員工自身利益相掛鉤，導致其面對工作時難以提高熱情度，沒有動力。

5 提高建筑業企業辦公室管理的有效策略

提高建筑業企業辦公室管理的有效策略，主要從企業管理層以及企業的執行層兩個方面進行優化。

5.1 管理層優化措施

第一，建立健全管理制度。辦公室工作人員以及企業管理人員需要對辦公室工作、企業發展戰略進行認真研究，制定各項工作制度、工作計劃，明確工作職責和方向，強化工作責任，保障管理制度的全面落實。第二，轉變管理模式。企業管理層辦公室是企業重要決策的參與者與執行者，同樣也是企業各項工作開展的監督者，辦公室工作需要逐漸轉變管理模式，以員工為中心，將員工思想高度統一到企業發展上來，使企業辦公室管理制度走向全面而長遠的發展階段[3]。管理模式的轉變，關鍵在于重視人力資源的管理，為員工營造一個能夠充分實現個人價值的良好環境。第三，加強與企業的實際聯系。加強項目辦公室與企業之間的聯系，能夠進一步強化管理深度，推動企業快速發展。首先要充分發揮網絡信息系統的作用，實現遠程管理，解決建筑業企業施工項目“點散面廣”不便實施管理的局面，便于企業管理層對項目情況全面了解，及時實施對執行層的業務培訓和指導。其次，要充分發揮“交底制度”的作用，項目辦公室是臨時機構，人員變換頻繁，應重點關注工作交底及交接，杜絕制度落實不到位，工作職責不明晰的現象。再次，要充分發揮人員管理的作用，即管理層通過建立人員管理臺賬對業務人員實施動態管理，了解項目辦公室人員的履歷、資質、行為等情況，做好人員梯隊建設，確保制度的落腳點——執行層的能力可靠。最后，要加強監督檢查，企業應注重對各執行辦公室的監督檢查，保障工作的時效性與有效性，從而提高工作質量。

5.2 執行層優化措施

建筑業企業項目辦公室雖是一個臨時性機構，隨工程項目完工而解散，但其在項目建設期間需負責各項大大小小的業務，因此，提高項目辦公室的管理需要從以下三方面進行。

第一，明確職責分工。項目辦公室的管理工作除了常規的業務工作外，甚至包含“衣食住行”等多方面的工作任務，事多且雜。因此，在日常工作常會出現顧此失彼的現象，影響項目的整體運營。所以，為了更好地提升項目辦公室的管理水平以及工作效率，需要明確分工，職責落實到人，以發揮各工作人員的優勢。第二，明確工作標準。在項目辦公室的管理工作中，將各項業務工作要求細化為具體工作標準，以此提高總體管理水平及工作效率。除此之外，項目辦公室的人員配備還需要進一步完善，通過合理配置工作人員加強辦公室管理的力度，提升項目辦公室的管理水平。第三，加強工作考核。項目辦公室的工作考核主要是為了強化制度落實，提升專業技能，使得項目辦公室落實好管理層賦予其的承上啟下、溝通協調的責任，符合我國建筑業高速發展態勢及現代企業管理要求。第四，培養業務人員形成終身學習的理念，與時俱進。這些目標的實現，一是需要管理層建立健全科學合理的績效考核制度，即對項目辦公室人員進行定期考核，以此全面了解他們的工作水平;二是項目辦公室要加強內部考核力度，以職責分工和工作標準為考核目標，對照標準找差距主動提升，若出現技能不合格的員工需要及時進行處理，以提高工作人員的積極性，從而保障建筑業企業體系的健康運行。

6 結語

總而言之，在如今市場格局不斷變化的前提下，建筑業企業雖面臨著良好的機遇，但其挑戰卻也只增不減。因此，辦公室管理在建筑業企業的發展過程中顯得極其重要，優秀的辦公室管理能夠有效促進企業的健康持續發展，提高綜合實力。

【參考文獻】

【1】劉晨麗.建筑工程實施辦公室管理的創新策略研究[J].中國市場， 2015（30）：246-247.

【2】賀曉東.建筑企業辦公室管理存在的問題及解決策略[J].中國科技投資，2017（10）：113.

【3】廖清.淺談新形勢下如何搞好建筑企業辦公室工作[J].輕紡工業與技術，2019，48（10）：72-73.