試論會計電算化背景下財務檔案管理的信息化建設

孫思遠

摘 要：在“互聯網+”背景下，公司財務檔案管理的方式方法也需要順應時代形勢不斷創新，財務檔案管理信息化成為一種必然趨勢。雖然許多公司已經從思想層面上認識到了信息化管理的重要作用，但是還存在投入不足、人才匱乏、制度不完善等一系列問題，不利于財務檔案的完整性、可用性。本文從實際出發，分別從建立長效投入機制、培養復合型管理人才、重視數字檔案安全管理等方面，就如何推進財務檔案管理信息化建設提出了幾點建議。

關鍵詞：會計電算化;財務檔案;信息共享;網絡安全

公司財務檔案作為一種重要的數據資源，除了具有留存價值外，還可以借助于大數據等信息技術手段，挖掘其潛在的價值，為會計工作的持續改進、財務風險的有效防范等提供必要的借鑒，使其在促進公司健康運營和持續發展等方面發揮應有的價值。探究財務檔案管理信息化建設的策略，成為當前一項重要課題。

一、財務檔案管理信息化建設的必要性

1.會計電算化背景下的客觀要求

會計電算化是信息時代的產物，并且隨著信息技術的成熟，逐漸從簡單的代替人工完成數據核算，發展到現在進行財務分析、輔助財務決策。雖然會計電算化在運算速度、計算精度等方面表現出了強大優勢，但是都是建立在財務數據真實、完整的基礎之上。財務檔案管理信息化建設的目的之一，就是將海量的財務數據、會計報表、賬單憑證等，以電子形式存儲到計算機數據庫中，滿足了會計電算化的使用需求。此外，近年來隨著公司業務范圍的拓展，產生的財務數據逐年遞增，加上越來越多的項目審計、審價、驗收等工作的急劇增加而產生的財務數據使用率也越來越高，在利用時耗時耗力，反復的使用也使財務檔案破損嚴重，這對財務檔案的收集、管理也造成更大的壓力。通過推行財務檔案管理信息化，可以為歸檔、整理、查詢、利用等工作的開展提供便利。

2.實現精細化財務管理的必要條件

精細化財務管理是現代企業制度下財務工作發展的方向之一。從應用效果來看，精細化財務管理不僅對財務核算精度有更嚴格的標準，而且對財務風險的防控、財務數據的利用均提出了新的要求。在推行精細化財務管理的過程中，傳統的“手工記賬”模式顯然無法滿足上述要求，必須要借助計算機、互聯網以及專業的財務軟件等，就成為實現財務管理精細化的必要工具。建設財務檔案信息管理系統，以現有的財務檔案為依托，分析公司各部門財務資金利用情況，及時發現存在的資金風險、財務漏洞，為實現精細化財務管理提供技術支持。

3.挖掘財務檔案利用價值的有效手段

推進財務檔案的信息化是實現財務檔案信息共享的重要渠道。財務檔案管理系統開發時，充分了解各部門的信息需求情況，各職能部門與財務部門、檔案管理部門密切協作，積極探索一條“運轉協調、管理科學、服務高效”的檔案管理模式。在了解需求的基礎上，設計遠程登錄訪問系統，提供信息檢索、資料下載等服務。各部門都可以查閱和使用財務檔案，為部門預算的編制、財務資金的利用、財務風險的防控等提供必要的支持，讓財務檔案的價值能夠得到充分的挖掘。

二、財務檔案管理信息化建設面臨的困境

1.檔案管理部門的信息基礎設施不完善

財務檔案信息化的基礎是各種信息基礎設施，包括服務器、存儲器、操作系統、路由器、交換機等。這些硬件、軟件系統的建設，都需要公司提供資金支持。除了前期投入外，后期還需要不斷投入資金支持，以確保財務檔案信息管理系統能夠得到持續的更新和維護。但是目前許多公司在財務檔案管理信息化建設方面的投入不足，以至于很多信息基礎設施不夠完善，成為制約信息化建設的重要因素。

2.復合型的財務檔案管理人才比較匱乏

在推進財務檔案管理信息化建設的過程中，對檔案管理人員的綜合素養提出了更為嚴格的要求，除了要掌握檔案收集、管理等相關的專業知識外，還要對會計財務、計算機與網絡等相關專業有所了解。但是目前公司在職的檔案管理人員，雖然有著較為豐富的工作經驗，可是個人的知識復合能力，特別是對于大數據分析、財務檔案信息管理平臺的維護等方面，仍然存在著諸多的不足。

3.信息化環境下財務檔案存在諸多安全隱患

信息技術的運用，在給財務檔案管理提供諸多便利的同時，本身也存在著一定的風險隱患。例如，很多財務檔案涉及到公司的商業機密，容易成為一些黑客竊取和破壞的目標。公司在建設財務檔案信息管理系統時，雖然也采取了安全防護措施，但是防護手段比較低級，不能很好的抵御各類安全隱患。除此之外，也有部分財務檔案管理人員，沒有養成規范化的工作習慣，也會在一定程度上造成重要財務檔案資料的泄露或丟失。

三、會計電算化背景下加快財務檔案管理信息化建設的路徑

1.建立長效投入機制，夯實財務檔案管理信息化的基石

檔案管理信息化是不可逆的趨勢，無論是財務檔案還是人事檔案，都需要加快建設信息管理系統，為檔案的收集、管理和利用提供技術上的支持。公司通過建立長效投入機制，一方面結合財務檔案管理工作的開展需求，提前做好組織籌劃，制定信息管理系統建設方案，提供專項經費支持，盡快建立起完善的信息管理系統;另一方面還要重點關注后續的經費投入。每6個月左右，需要進行一次系統升級，將財務檔案管理軟件更新至最新版本;每1～2年需要檢查并更換部分硬件設備。只有資金保障充足，才能始終讓財務檔案信息管理系統發揮出最大化的價值。

2.培養復合型人才，為財務檔案管理信息化建設提供動力

財務檔案管理模式的變化、崗位勝任要求的提升，迫切需要檔案管理人員經常性的給自己“充電”，讓自己具備滿足財務檔案管理信息化趨勢的復合能力。公司可以采取以下措施，組建一支復合型的財務檔案管理隊伍：

一是定期組織開展部門職工交流會。讓檔案管理人員與財會人員、信息技術人員等，就財務檔案管理信息化建設的相關問題進行深入討論，通過這種方式增強其復合能力和勝任能力。二是完善人才培訓機制。公司每個季度都會為各部門的職工提供至少一次的培訓機會，以滿足其自我成長需要。通過調整人力資源培訓重點的方式，增加關于財務檔案管理信息技能的培訓內容。三是鼓勵財務檔案管理人員自學，為了激發積極性，可以考慮引進激勵機制。將個人的信息技能水平與年終獎金掛鉤，既可以促進員工個人的成長，又能夠給公司創造更多的價值。

3.加強網絡安全管理，營造財務檔案管理信息化的安全環境

網絡安全問題是財務檔案管理信息化建設中不可回避和必須解決的問題，它不僅關系到財務檔案管理水平，也直接影響著公司的財務安全。事實上，隨著近年來越來越多的公司開始使用檔案信息管理系統，因為安全防護措施不到位而引發的財務數據、商業機密泄露問題并不少見。為此，公司需要嘗試多種措施、多管齊下，營造安全的網絡環境，為財務檔案管理信息化建設保駕護航。首先，做好物理防護，主要是從管理層面上入手，杜絕因為不規范操作、安全意識淡薄導致的安全隱患。例如，要求在財務檔案管理部門做到“專人專機”，財務檔案管理人員不得隨意到其他工位上登錄他人的計算機。每臺計算機均應設置登錄密碼，這樣既可以杜絕越權操作，又可以在出現安全問題后，及時查找原因和追究責任。其次，做好軟件防護，安裝常規的殺毒軟件，搭配使用多種安全軟件。可以及時發現安全漏洞和定向清理病毒、木馬。在財務檔案的傳輸中，使用加解密技術，避免在傳輸過程中被攔截或竊取等。最后，做好財務檔案的數據備份工作，以往電子檔案主要在數據庫內存儲，近年來云存儲技術逐漸成熟，可以嘗試將備份文件放置在云服務器中，更加安全，而且存儲容量也不受限制。

四、結語

財務檔案管理信息化是互聯網時代和會計電算化背景下的一種必然發展趨勢，同時也給公司財務工作開展、財務風險防控、財務資金配置等方面產生了積極影響。需要認識到，財務檔案管理信息化建設是一個動態的、持續性過程，伴隨著大數據、5G等技術的發展，信息化建設也要持續的開展，只有這樣才能始終為公司財務工作、檔案管理提供技術上的支持。針對當前財務檔案管理信息化建設中存在的一系列問題，重點從網絡安全管理、人才隊伍建設、資金長效投入等方面共同發力，才能更好的支持公司財務檔案管理工作的發展。

參考文獻：

[1]羅 慧.試論高校會計檔案信息化管理工作的評價體系——基于社會網絡視角[J].當代會計，2019

[2]魏景海.加強國有林場財務檔案管理信息化，確保會計信息的真實性和準確性[J].統計與管理，2012

[3]孫 超.信息化環境下會計檔案管理的新特點及改進策略[C]//決策論壇——基于公共管理學視角的決策研討會，2016

（作者單位：中國船舶重工集團公司第七一三研究所）