基于大數(shù)據(jù)支持的檔案管理信息化研究

王利娟

摘 要：隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，人們可以對大量的數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行整合和保存，同時(shí)還可以對很多信息進(jìn)行詳細(xì)的記錄，并保存相當(dāng)長的時(shí)間，這對提高我國的企業(yè)檔案管理事業(yè)發(fā)展具有重要的作用。本文對檔案管理信息化中存在的問題進(jìn)行了分析，然后介紹了大數(shù)據(jù)下檔案管理信息化的有效途徑。

關(guān)鍵詞：檔案管理;大數(shù)據(jù)時(shí)代;信息化

引言

檔案資料對于企業(yè)來說具有十分重要的意義，因此在保存和管理中絕對不能出現(xiàn)任何問題，所以企業(yè)必須要緊跟時(shí)代的發(fā)展，將現(xiàn)代化的信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中，這樣不僅可以提高企業(yè)檔案的管理能力，還可以為企業(yè)的日后戰(zhàn)略發(fā)展制定相應(yīng)的參考依據(jù)。因此，企業(yè)必須要重視應(yīng)用信息技術(shù)來提高企業(yè)的檔案管理能力，以此來促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

一、檔案管理中存在的問題

1.相關(guān)工作人員數(shù)量不足

企業(yè)的檔案信息量巨大，因此檔案管理工作的強(qiáng)度也隨之增加。但是從當(dāng)前的實(shí)際情況來看，許多企業(yè)在檔案管理工作方面只配備了一兩名工作人員，對于如此大的檔案量，會(huì)給工作人員帶來巨大的壓力，使其工作有些力不從心，難免由于壓力過大出現(xiàn)犯錯(cuò)的問題，嚴(yán)重影響了工作效率。

2.檔案管理人員嚴(yán)重缺乏專業(yè)素養(yǎng)

針對當(dāng)前一些企業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀來看，許多檔案管理人員是臨時(shí)的，由于他們沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)便直接上崗，因此在工作中嚴(yán)重缺乏良好的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)能力，許多員工甚至根本沒有檔案管理相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，他們認(rèn)識(shí)不到檔案管理的重要性。在處理檔案問題時(shí)專業(yè)知識(shí)嚴(yán)重不足，同時(shí)在業(yè)務(wù)的操作熟練程度上無法滿足實(shí)際所需。還有的員工不懂得創(chuàng)新自身的管理觀念，對于檔案管理的信息化建設(shè)非常抵觸。這種情況的存在如果得不到及時(shí)有效的解決，長此以往便會(huì)嚴(yán)重影響到檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

3.檔案管理交接過程處理不當(dāng)

由于檔案管理工作比較復(fù)雜，涉及到了很多方面的內(nèi)容，所以單位一旦發(fā)生人事調(diào)動(dòng)，在檔案交接時(shí)就容易產(chǎn)生檔案丟失等較多的問題，從而使得檔案管理工作只能從頭開始，這就會(huì)給新接手的工作人員帶來巨大的麻煩和壓力。

4 .管理層對于檔案管理不夠重視

（1）不能得到有效的利用

有些企業(yè)單位在檔案管理中存在管理混亂的現(xiàn)象，這就會(huì)導(dǎo)致部分珍貴的檔案無法查找，許多檔案的保管和存放都是比較隨意，在用的時(shí)候?qū)ふ依щy。

（2）保管措施不健全

檔案的保存在檔案管理工作中具有重要的地位和意義，但是從當(dāng)前的實(shí)際情況來看，一些單位保管檔案操作隨意，措施不健全，導(dǎo)致經(jīng)常出現(xiàn)檔案損壞或是丟失等問題，最終給企業(yè)帶來了巨大的損失。

（3）管理方法過于落后

企業(yè)單位對于檔案管理意識(shí)和技術(shù)過于落后，不能緊跟時(shí)代的步伐，使檔案發(fā)生損壞和丟失，在檔案管理中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)各種失誤。

5.檔案材料在編制時(shí)缺乏規(guī)范性

目前，許多企業(yè)單位檔案管理工作人員都存在專業(yè)素養(yǎng)不高的問題，同時(shí)嚴(yán)重缺乏專業(yè)知識(shí)和檔案編制能力，使其沒有形成規(guī)范化的檔案編制程序，從而導(dǎo)致其在檔案整理、收集和編制過程中，不能起到良好的銜接。檔案材料的編制缺乏規(guī)范性，部分檔案信息存在字跡和圖樣模糊，甚至還會(huì)出現(xiàn)用鉛筆進(jìn)行書寫，這些問題的產(chǎn)生對于檔案管理的質(zhì)量會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重影響。

6.檔案管理工作尚未進(jìn)行信息化建設(shè)

目前，大多數(shù)單位沒有落實(shí)信息化建設(shè)，這就無法全面的建立統(tǒng)一信息采集標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)類型、檔案用語等，導(dǎo)致檔案管理業(yè)務(wù)流程無法進(jìn)行有效的統(tǒng)一化管理和重組。與此同時(shí)，還有一些單檔案管理硬件設(shè)備嚴(yán)重落后，不能滿足時(shí)代發(fā)展的步伐，由于硬件設(shè)備落后使得查詢、閱讀、記錄檔案時(shí)可能會(huì)導(dǎo)致檔案的丟失和損壞，此外由于信息化建立的程度不高，還有可能導(dǎo)致設(shè)備發(fā)生中毒的情況。

二、大數(shù)據(jù)下檔案管理信息化的有效途徑

1.加強(qiáng)檔案管理人員的教育培訓(xùn)

企業(yè)單位要對現(xiàn)有的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，通過培訓(xùn)使工作人員具有較強(qiáng)的責(zé)任心和工作意識(shí)。各單位要不斷加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，以此來確保工作人員擁有較強(qiáng)的專業(yè)素養(yǎng)和綜合能力。要對工作人員開展多層次、多形式的理論和知識(shí)培訓(xùn)，并且要先從法律法規(guī)、崗位職責(zé)、制度建設(shè)等方面進(jìn)行培訓(xùn)，這樣才能確保工作人員提高理論知識(shí)，同時(shí)又提高了實(shí)際操作中的法律法規(guī)知識(shí)。最后，再對員工進(jìn)行相關(guān)硬件的培訓(xùn)，以此來提高工作人員的綜合素養(yǎng)。通過培訓(xùn)員工的專業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)能力得到較大的提高，從而使其有較高的職業(yè)綜合素養(yǎng)，使得檔案管理工作從根本上符合社會(huì)發(fā)展的需要。

2.建立檔案數(shù)字管理系統(tǒng)

首先，企業(yè)必須要將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，變成現(xiàn)代化的信息檔案管理，企業(yè)還要重點(diǎn)建設(shè)檔案數(shù)字管理系統(tǒng)，在對檔案進(jìn)行管理的過程中還要積極應(yīng)用統(tǒng)計(jì)學(xué)方法及原理，分類管理、存儲(chǔ)數(shù)字檔案和電子檔案，這樣檔案管理系統(tǒng)才會(huì)更加先進(jìn)，從而確保檔案管理不會(huì)出現(xiàn)任何失誤。

3 .加強(qiáng)單位檔案資源規(guī)范化建設(shè)

目前，檔案信息一直處于增加的趨勢，使得單位每年都要處理大量檔案信息，為了確保這些資料能夠得到有效的利用，單位必須要建立規(guī)范化、科學(xué)化和系統(tǒng)化的檔案管理機(jī)制。首先要將檔案信息納入一體化的管理目標(biāo)中，同時(shí)要合理的建立內(nèi)部檔案管理機(jī)制。其次，要結(jié)合單位的實(shí)際情況制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，以此確保相關(guān)工作人員按照制度進(jìn)行操作，從而使企業(yè)的檔案采集、整理、以及銷毀等工作能夠按照相關(guān)制度和規(guī)范進(jìn)行規(guī)范化操作，從而確保檔案管理工作絕對安全。

4.大力推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)

檔案管理的信息化建設(shè)對于單位來講具有重要意義，信息化的建設(shè)能極大地提高檔案管理工作的效率，同時(shí)信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)高效管理的重要手段。因此，企業(yè)單位要根據(jù)自己的發(fā)展情況，大力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，這樣才能使檔案管理跟得上社會(huì)發(fā)展步伐。從本質(zhì)上來說，檔案管理信息化建設(shè)，關(guān)鍵在于制度化能否完善、操作和行為是否規(guī)范、管理制度是否科學(xué)化等方面共同決定，因此企業(yè)單位要根據(jù)本單位的實(shí)際情況，有計(jì)劃、有步驟地開展信息化建設(shè)工作。大力推進(jìn)和建立檔案管理信息化建設(shè)，同時(shí)積極投入大量資金引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，對現(xiàn)有的設(shè)備進(jìn)行有效的更新與換代，將傳統(tǒng)的檔案管理轉(zhuǎn)變成電子檔案管理。除此之外，企業(yè)也要建立和完善相關(guān)的管理規(guī)章制度，從而確保各個(gè)單位都能使用統(tǒng)一的檔案用語、保密制度、分類標(biāo)準(zhǔn)、借閱制度等等。這樣能夠極大的促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展，從而使檔案管理工作效率得到有效的提高。這樣才能使檔案管理工作更加符合時(shí)代發(fā)展的步伐。

5.促進(jìn)檔案管理結(jié)構(gòu)多元化發(fā)展

檔案管理結(jié)構(gòu)實(shí)現(xiàn)多元化發(fā)展能夠擴(kuò)大企業(yè)單位檔案服務(wù)范圍，同時(shí)也可以拓展服務(wù)深度，因此，這就要求企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要大力推進(jìn)檔案資源建設(shè)，使其檔案管理工作更好的為人們服務(wù)。首先，要對檔案資源進(jìn)行整合，將企業(yè)一些重大事件或者重要資料列入到整合資料當(dāng)中，明確標(biāo)注其存在的相關(guān)問題以及一些處理要點(diǎn)，盡可能的將問題產(chǎn)生的原因、問題的處理、問題的解決、資料的保管等都納入到其中，以此來確保這些檔案資料能夠更好的為企業(yè)服務(wù)，從而滿足企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展需求。

6.推廣和遵循檔案信息公開政策

隨著我國信息公開制度的不斷推廣和加深，這就使得我國公民有一定的權(quán)利可以對各個(gè)企業(yè)部門的檔案信息進(jìn)行相應(yīng)的查詢。為了確保政策能夠有效的實(shí)施，各個(gè)企業(yè)檔案管理工作人員在確保本職工作做好的前提下，一定要按照相關(guān)的規(guī)章制度來對公開檔案申請進(jìn)行及時(shí)的回應(yīng)，對于可以公開的檔案要進(jìn)行及時(shí)的公開，這樣才能確保政策得到有效的落實(shí)，同時(shí)也能確保檔案信息公開流程做到公正和透明。值得注意的是，對于人們申請查詢的檔案和信息必須要經(jīng)過嚴(yán)格的審核，同時(shí)要按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行公開受理，確保在處理申請時(shí)做到公平公正，充分發(fā)揮檔案的積極作用。

三、結(jié)語

綜上所述說，隨著我國信息技術(shù)的快速發(fā)展，我國已經(jīng)全面的進(jìn)入到了大數(shù)據(jù)時(shí)代，這些大數(shù)據(jù)不僅給人們的工作和生活帶來一定的方便，同時(shí)還給檔案管理工作帶來了全新的面貌，使得人們將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式轉(zhuǎn)變成了現(xiàn)階段的電子檔案，這些電子檔案不僅可以有效的提高企業(yè)的檔案管理水平，同時(shí)對促進(jìn)企業(yè)的未來發(fā)展也有重要的作用。

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（作者單位：湖南城建職業(yè)技術(shù)學(xué)院）