高校檔案管理信息化建設論述

賈喜華

摘 要：信息技術應用于高校檔案管理，實現高校檔案管理的信息化，不僅有效保護了檔案原件，也提升了檔案利用效率，實現高校檔案信息資源共享，為高校教學、科研和管理提供有力保障。本文在分析了高校檔案管理信息化建設的現實意義、基本內涵以及主要原則的基礎上，從頂層設計、規范制定、信息安全和業務素能等方面，提出具體應對之策，具有指導意義。

關鍵詞：檔案管理信息化;高校檔案;互聯網

為適應信息時代檔案管理的現實需要，根據《高等學校檔案管理辦法》規定，要設立專項經費，配置高校檔案信息化建設所必要的軟硬件設施，應統籌推進高校檔案信息化建設步伐，做好頂層設計和規劃，結合高校檔案信息化建設的現實需要，分步實施，確保實效。

一、高校檔案管理信息化建設的意義

高校檔案管理的信息化，不僅有效保護了檔案原件，也提升了檔案利用效率，實現高校檔案信息資源共享，有力保障了高校教學、科研和管理活動的開展。

1.利于原始檔案保護

傳統高校紙質檔案存儲占用空間大，且紙質載體的檔案又極易受到溫度、濕度、光照的影響而變得發霉、發黃，尤其是隨著后期對高校檔案查詢、利用頻率的增加，高校原始檔案的保護變得尤為迫切。計算機信息技術的應用，將紙質檔案掃描存儲于計算機、數據庫中，能夠有效保護原始檔案的安全。

2.利于檔案信息查詢

傳統高校檔案查詢利用主要依靠人工手工方式，根據先前的標記卡片再到庫房查詢，不僅費時費力，工作效率還非常低下。在信息技術時代，高校將信息技術應用于檔案管理中，通過互聯網信息技術的應用，實現分類查詢、模糊查詢和組合查詢，精準、高效地查找到所需檔案資料。

3.利于數據信息共享

信息技術的應用打破了“信息孤島”，有效發揮出高校檔案在教學、科研和校園管理中的價值功能。隨著信息技術的應用，尤其是互聯網絡技術的應用，打破了校園與校園之間、院系與院系之間的信息壁壘，實現了高校檔案信息資源的互聯、共享，突破了高校檔案利用的時空界限。

二、高校檔案管理信息化建設的內涵

高校檔案信息化建設涉及到信息學、檔案學、管理學等相關理論，也是一項復雜的系統性工程，也是一項組織結構明確、涵蓋內容豐富、管理體系嚴密的基礎性工作。

1.信息存儲數字化

高校檔案信息存儲數字化，是指利用計算機、信息網絡、大數據技術，將紙質等為主要形態的檔案管理向以信息技術應用為主導的數字化、信息化形態管理轉變。高校檔案信息化建設的基礎及前提便是信息數字化，要著力打造檔案信息存儲數字化。嚴格按照《高等學校檔案管理辦法》的提出要：“對重要檔案和破損、褪色修復的檔案及時數字化，加工成電子檔案保管”。通過將高校紙質檔案、視音頻檔案等不同載體檔案信息數字化，為管理信息化的實現奠定扎實基礎。

2.信息管理標準化

將傳統媒介的高校檔案信息數字化采集后，利用現代信息技術，依托專門的檔案管理軟件，實現高校檔案信息化管理。而要順利實現這一目標任務，離不開嚴格的操作規范和技術標準，如《電子檔案管理系統基本功能規定》《數字檔案館建設指南》等，這些標準和規范為當前高校檔案信息化建設提供了可執行的規范和依據。高校檔案信息化建設要結合高校檔案管理實際需要，在相關規范和標準的基礎上，進一步完善標準、技術規范。

3.信息利用網絡化

隨著5G技術以及現代互聯網絡技術的發展和應用，為高校檔案信息化管理提供了技術基礎和平臺保障，高校檔案的查詢、利用實現了網絡化管理。因此，應將高校檔案管理信息化與互聯網、校園網、局域網平臺的搭建結合起來，實現高校檔案網絡化利用。

三、高校檔案管理信息化建設的原則

高校檔案信息化建設，既要確保檔案管理的科學規范，也要保證檔案管理的安全高效。應堅持安全、文檔一體、雙套制原則和要求。

1.安全性

首要原則是堅持安全性。在信息網絡時代，高校檔案面臨著黑客攻擊、病毒入侵、信息易丟失、被篡改等非傳統的安全因素威脅，尤其是局域網、互聯網和校園網平臺的搭建及應用，利用采取數據加密、數據備份、只讀存儲器等現代技術手段，切實保障高校檔案信息資源安全。

2.文檔一體化

所謂文檔一體化，即文檔管理一體化，是實現高校檔案管理信息化的切入點。高校部門眾多，職能范疇不同，文件的編號、分發和歸檔多由部門獨立完成，再交由檔案管理部門統一鑒定、分類、組卷、著錄等。堅持文檔一體化原則，實現了檔案管理與文件處理的無縫銜接。通過統一標準、流程和要求，借助信息網絡技術和平臺，實現文件生成至歸檔、利用的一體化管理。

3.雙套制

雙套制，就是指在保存高校電子文檔的同時，將電子文檔以硬拷貝輸出形成紙質文件，實現電子文檔與紙質文件的保存和利用。落實雙套制原則，既可以有效保存展示高校教學、管理和科研本來面目的紙質形態，也可以利用信息技術，發揮電子文檔在傳輸、檢索、共享方面的巨大優勢。雙套制有效解決了紙質檔案利用不便和電子檔案難以永久保存的弊端。

四、高校檔案管理信息化建設的對策

新時期，高校檔案管理信息化建設需要統籌規劃和設計，建立一套符合高校檔案信息化建設實際需要的標準和規范，從人防、物防和技防三個方面確保檔案信息化安全，此外，要提升高校檔案信息化業務素能，為高校檔案信息化建設提供人才支持和保障。

1.加強檔案信息化建設頂層設計

高校領導尤其是分管檔案工作的領導要在思想上高度重視檔案信息化建設，把高校檔案信息化建設納入到高校信息化建設的全局中去謀劃和推進，加強高校檔案信息化建設頂層設計，分步分類推進高校檔案信息化建設的各項措施。加大高校檔案信息化建設方面的人、財、物的支持和保障力度。根據高校檔案信息化建設的實際需要，合理配備人員數量，加強檔案信息化建設所需的經費投入，為信息化建設所需的軟硬件設施提供強有力的支持和保障。為檔案信息化建設添置掃描儀、計算機、數字化存儲設備等，以及加強數據資源庫等軟件條件，為高校檔案信息化建設提供所需的人、財、物等保障。

2.建立標準統一的檔案管理依據

高校檔案信息化建設離不開明確、統一的管理標準，這也是高校檔案信息化建設的前提和基礎。結合自身實際，根據《檔案法》《高等學校檔案管理辦法》《電子公文歸檔管理暫行辦法》《紙質檔案數字化技術規范》等相關規定，實現高校檔案信息化建設的科學性、統一性，如制定文獻檢索標準、網絡數據庫標準， 為高校檔案信息化建設提供執行性強的標準和規范。

3.強化高校檔案信息化安全保障

高校檔案信息化極大地提升了高校檔案管理效率，為檔案查詢、利用提供了諸多便捷，但，高校檔案信息化建設也面臨著黑客、病毒等諸多非傳統因素威脅。因此，信息化建設要更加重視檔案的安全性。要積極構建高校檔案信息化安全管理體系，從網絡安全、系統安全、物理信息安全和用戶安全等方面，構建一套完善的信息化安全網絡。如利用殺毒軟件、數據加密技術、電子身份認證以及防火墻技術等，筑牢高校檔案網絡安全。此外，廣大檔案工作者要增強信息安全意識，始終繃緊安全這根弦，防止檔案信息資源的管理過程中發生失密或泄密情況。

4.提升高校檔案信息化隊伍素能

高校檔案管理信息化建設的具體執行需要由一支業務素質精、職業素養好的專業型人才隊伍作為支撐和保障。為此，一方面，要加強現有從業者的業務素能培訓，重點要加強檔案學、情報學、管理學，以及計算機信息網絡技術的業務培訓。通過邀請專家來校授課，或者選送檔案業務骨干赴先進院校學校等形式，不斷提升檔案人員的綜合業務素能。另一方面，要加大復合型人才隊伍的引進力度。根據高校檔案管理信息化建設的現實需要，加強掌握檔案學理論知識，擁有一定計算機信息技術基礎的復合型人才的引進力度，為高校檔案信息化建設提供強有的人才支撐和智力保障。

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（作者單位：晉中師范高等專科學校）