大數據時代公路系統電子檔案管理現狀與發展

摘 要：公路是經濟社會發展的生命線。公路建設飛速發展的同時，離不開公路檔案這個載體，離不開公路檔案資料的積累和沉淀。隨看信息技術的飛速發展，大數據時代的到來，公路系統檔案電子化迫在眉睫，但是公路系統電子檔案管理還面臨一些困難和問題。本文以大數據時代為背景，結合公路系統電子檔案管理實際，通過分析電子檔案管理現狀，探討公路系統電子檔案管理的發展方向。

關鍵詞：大數據;公路;電子檔案;現狀;發展

公路是發展之基、民生之本。公路在建設發展中，形成和積累了豐富的檔案資料。這些檔案資料，真實的記錄了公路的建設、發展、取得的成就及在此過程中公路人凝結的智慧和傳承的精神。在檔案資料中，你可以清晰地看到單位發生過的重大事件、發展中制定的規范性文件、公路人日常的活動等。公路系統檔案管理水平決定著是否能為經濟發展和管理方式提供有價值的參考信息，隨著大數據時代的到來，公路系統檔案的電子化也迫在眉睫。大數據是信息技術發展到一定程度的必然產物，影響到了整個社會的方方面面，也輻射到了檔案管理領域。在大數據時代中，檔案的生成和利用方式發生了變化，檔案管理也理所當然需要實現電子化。就公路系統而言，公路的現代化建設需要適應整個社會科技的發展需求，公路系統的檔案管理工作也不例外，也需要不斷創新，緊跟時代步伐，公路系統要不斷加強電子檔案管理提高辦公效率，為公路發展奠定堅實的基礎。

一、電子檔案管理的優勢

1.能夠提高工作效率。電子檔案相比傳統檔案，可實現實時歸檔，實現了歸檔的及時性和高效性。就文書檔案而言，傳統的文書檔案歸檔一般是在公文辦結完畢后第一年，是通過手工模式來實現的紙質檔案管理的，時間比較滯后，而且需要花費時間進行檔案資料的鑒定、整理和歸檔。而在大數據時代，公路系統大部分單位都使用了檔案管理系統和OA辦公系統，只需要將OA辦公系統中已經辦結完畢的電子公文導入到檔案數據庫，就可以輕松完成電子檔案的鑒定、分類和歸檔，大大縮短了工作時間，提高了工作效率。

2.方便開發和利用。相比傳統檔案的手工查詢方式，電子檔案管理的步驟相對簡潔，從檔案管理系統中進行檔案查詢也更省時更精準。電子檔案的查閱利用不受空間限制，通過大數據技術對電子檔案進行管理，在局域網內就可以實現檔案資料的共享，解決檔案儲存利用不能同步的問題，打破了空間限制，提升了檔案查閱利用的便捷性，提高了工作效率。

3.能夠節約物理空間。傳統的紙質檔案需要在檔案室歸檔存放，而隨著時間的推移，公路系統產生的檔案資料數量逐年增加，檔案資料的增長速度高于檔案資料的銷毀速度，檔案室的空間越來越擁擠。而電子檔案可以將大量的檔案資料進行壓縮，儲存在硬盤上或網絡上，節省了物理空間。

二、公路系統電子檔案管理的現狀

1.檔案管理基礎設施比較落后。目前，公路系統很多單位的檔案室大都多年未進行升級改造，不能滿足電子檔案管理需要。電子檔案管理需要的硬件設備比較落后，往往只配備了電腦、打印機、復印機等簡單的辦公設備，缺少諸如全文識別功能的掃描儀、檔案專業刻錄機、能承載大規模數據庫的服務器等檔案電子化管理的相關設備。

2.檔案管理人員綜合素質有待提升。在大數據時代下，檔案管理人員不單單要掌握檔案管理方面的專業知識，還要熟練使用電腦能夠利用電子檔案管理系統等軟件。最好還能進一步開發更便捷的軟件系統。但目前公路系統從事檔案工作的管理人員基本都存在年齡偏大的情況，對新知識、新技術接受程度慢。還有的檔案管理員有專業的檔案管理知識，但操作計算機能力不高，對大數據技術的運用能力不夠。公路系統大部分單位對檔案管理的發展重視程度不夠，在事業單位招考中招錄的大部分是路橋專業，檔案專業很少招錄。即使是年輕人從事檔案管理工作，大多都是工作后第一次接觸檔案管理，所以高素質的專業的檔案管理人才非常少。

3.電子檔案安全問題不容忽視。檔案的本質屬性是原始記錄性。傳統的紙質檔案內容的原始性很容易被辨別，而電子檔案則容易被更改，容易丟失數據，存儲介質也容易被破壞，對計算機軟硬件的要求高。傳統的紙質檔案，如果被刪改，可以通過書寫墨跡以及紙張的新舊程度等進行區別，電子檔案則不具備這些條件，在電子檔案存儲過程中存在操作失誤或被篡改的可能。大數據環境下電子檔案管理存在非法訪問、信息泄漏、資料丟失、數據被破壞等風險。

4.軟件開發有待加強。軟件在電子檔案管理中起著特別重要的作用，因為檔案管理系統要與各種辦公軟件系統進行對接。目前淄博公路系統內部普遍使用的辦公軟件為OA辦公系統，其他的辦公軟件一般都是當地政府統一使用的辦公軟件。這些辦公軟件與檔案管理系統之間大都不能實現文件共享，軟件對接存在滯后。很多單位使用的檔案管理系統比較落后，實現不了遠程登錄，滿足不了大數據時代下電子檔案管理的需要。

5.電子檔案管理制度不完善。在公路系統中，相比傳統紙質檔案，電子檔案管理可以說剛剛起步，電子檔案管理體系還不完善，在具體的操作過程中還存在一些問題。電子檔案的管理方式與傳統紙質檔案的管理方式不同，存儲載體和具體操作過程也不盡相同，傳統的檔案管理制度應用于電子檔案管理可操作性差，加之很多單位對檔案的收集和整理重視程度不夠，在電子檔案管理工作中還存在許多的不足。制定和完善電子檔案管理制度也就變得格外重要。

三、公路系統電子檔案管理的發展途徑

1.加強電子檔案基礎設施建設。要加強電子檔案管理，就需要按照檔案電子化的要求，配備電子檔案管理所需要的基礎設施。為了保證電子檔案的儲存，需要配備專用的存儲設備。存儲電子檔案的硬件設備，除了容量大，還需要質量過硬，才能保證在操作過程的順暢。還需要有個硬件專門存儲備份的檔案，如原有存儲硬件出現損壞，可以用來代替。

2.培養高素質的檔案管理人員。大數據環境下，電子檔案管理工作對檔案管理者提出了新的要求。檔案管理人員不僅需要懂得檔案管理專業知識，還要有較強信息技能。公路系統在單位招錄中應增加錄取檔案管理、網絡管理、計算機等方面的專業人才數量，為檔案管理配備新生力量。還需要重視檔案管理人員的培訓教育，可以通過參加繼續教育等方式進行培訓，學習最新的檔案管理方面的知識和計算機網絡、大數據挖掘等技能。檔案管理人員要更新管理理念，充分認識到電子檔案管理的優勢，改變傳統的檔案管理模式，提升自身現代化檔案管理能力。

3.加強電子檔案安全工作。在大數據的環境下，電子檔案管理人員需要加強安全管理意識。要制定安全管理制度，加強安全培訓，學習保護電子檔案的方式方法，同時避免因個人的操作失誤威脅到電子檔案的安全。引進標準化的檔案管理設施設備、軟件安全系統，確保電子檔案管理平臺安全性能優越，提升電子檔案的安全性、可靠性。要對電子檔案定期做好殺毒工作與防火墻的更新，定期排查電子檔案系統，及時發現安全隱患。制定切實可行的安全應急措施和預案，一旦出現安全問題，能在第一時間快速、高效的處理，并確保檔案信息的安全。對用于傳輸電子檔案的網絡進行隔離設置，確保電子檔案在專網內傳輸，防止電子檔案流向外網。

4.升級軟件管理，提高工作效率。要積極引進先進的科學技術，在軟件的開發上投入精力和力量，使得不同的軟件之間能夠進行文檔傳輸，或者在不同軟件之間根據一定的邏輯關系設立文件樹，便于檔案的檢索查詢。構建高效的電子檔案檢索查詢系統，做好檔案數據的深層次處理。要將系統軟件設置權限等級，在檔案查詢時，根據查詢者的權限范圍進行檔案的調閱。查詢者在系統注冊登錄時，系統根據之前的權限設定自動識別查詢者身份和權限，可以排除不相關人員使用電子檔案。檔案系統對查詢者的查詢內容、查詢時間、拷貝信息等自動記錄，對查詢者查詢的過程進行監督與管理，可以進一步保證檔案的安全。

5.制定電子檔案管理制度。電子檔案管理制度要做到對于檔案的收集、整理和提取的全過程要有一體化的控制，對于電子檔案管理的全過程可以記錄和監控，以實現對其全過程的管理。可以規定只有電子檔案管理的專職人員才可以對檔案進行修改、查詢等權限，對進入檔案管理系統的權限進行嚴格設置，無關人員無操作系統的權限。單位其他人員想要查閱資料時，只能通過管理人員的授權操作才能查看，有效降低違規操作行為，發揮檔案管理制度的作用。在電子檔案管理制度中體現考核評優，對檔案管理人員起到督促和激勵作用。

四、結語

電子檔案作用日益突顯，公路系統也需要緊跟時代發展步伐，認識到電子檔案發展的優勢，客觀地認識到公路系統電子檔案管理存在著設施比較落后、管理人員綜合素質不高、安全問題存在、軟件開發有待加強、制度不完善等現狀。電子檔案的發展需要根據實際通過加強基礎設施建設、培養高素質的管理人員、加強安全工作、升級軟件管理、制定管理制度等措施來進行保障。

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（作者單位：博山公路事業服務中心）

作者簡介：張倩倩（1983-），女，山東淄博人，檔案館員，本科學歷，從事檔案管理工作。