信息化時代檔案資源共享研究

摘 要 分析檔案信息資源共享現狀，力圖執行一種科學的檔案信息資源共享的安全理念。通過完善檔案信息資源共享網絡平臺、健全檔案資源共享保障機制、拓展檔案資源共享方式等方面構建檔案信息資源共享模式，進一步推動檔案信息資源共享實踐的發展。

關鍵詞 檔案 管理 檔案信息 資源共享

中圖分類號 G270.7 文獻標識碼 A 收稿日期 2019-10-10

作者簡介：曹燕紅，廣西科技大學醫學部講師，研究方向為檔案管理。

Research on Archives Resources Sharing in the Information Age

Cao Yanhong

Abstract This paper analyzes the current situation of archives information resources sharing， and tries to implement a scientific security concept of archives information resources sharing. Through optimizing the network platform of archives information resources sharing， improving the guarantee mechanism of archives resources sharing and expanding the ways of archives resources sharing， the archives information resources sharing mode can be constructed to further promote the development of archives information resources sharing practice.

Keyword archives; management; archives information; resources sharing

檔案是重要的社會公共信息資源，記錄人類活動的原始信息，具有延續人類文化的功能。隨著社會信息化的進一步發展，檔案信息已經成為人們工作、學習、生活的參考和憑證，如何有效地讓檔案資源融入數據開放的大環境，充分實現檔案信息資源的價值，提升檔案信息服務功能，更好地滿足公眾和社會發展的需求，已經成為當今檔案學術界和實踐部門普遍關注的新課題。

一、檔案信息資源共享現狀分析

1.檔案信息資源共享意識薄弱。目前，各級檔案館尚存在各自為政的現狀，在檔案信息化建設中，檔案工作者有資源共享意識，但沒有共享的動力，檔案信息成了“信息孤島”。檔案信息資源共享依賴于各級檔案部門之間、檔案部門與社會之間的合作，檔案工作者要從“以藏為主”向“開發利用為主”的觀念轉變，從思想上改變過去追求“小而全”“大而全”理念，向尋求網絡資源共享的觀念轉變[1]80。

2.檔案信息資源共享內容單一。許多檔案館網站只有館藏的簡介和目錄，內容單一，信息量少。有些檔案館雖然開發了信息資源數據庫，但條目少，檢索功能差，絕大多數不支持全文檢索，信息資源內容不夠豐富，用戶能夠檢索到的大多都是一些檔案的題錄和摘要信息，檢索結果難以令人滿意。現有的檔案信息資源網站分類條目粗，二次檢索沒有多角度反映檔案文件內容，影響了用戶利用的效率。

3.檔案信息資源共享領域少。在檔案信息資源開發共享過程中，由于開發所用的管理軟件、數據庫類型和數據庫結構的不同，導致檔案信息資源不能完成跨系統、跨庫、跨平臺的網絡化數據共享。近幾年，國家加大了與國計民生有關的檔案資源的共享和利用，但目前利用的領域很少。資源共享的主要領域是醫療保健和電子政務，而其他領域則較少涉及。通過醫療健康檔案信息平臺和電子政務共享和利用，提高政府服務效率和民生滿意度，進一步推進信息平臺建設。

4.檔案信息資源共享制度不完善。由于我國檔案信息資源共享起步晚，時間較短，政府對資源共享建設的指導基本上仍停留在宏觀方面，具體實施策略、法律法規也存在較大的局限性。雖然國家頒布了《紙質檔案數字化技術規范》《電子文件歸檔管理標準》《檔案記錄規則》等標準和規定，有利于數字資源的建設，為檔案資源共享提供保障，但在實施中仍存在較大差距。比如，檔案館紙質檔案的數字化處理目前主要采用直接鍵盤輸入或數字攝影和掃描儀上傳的方式，因數字圖像占用了較大的存儲空間，影響檔案信息數字化建設。

5.檔案信息資源共享存在安全隱患。由于檔案的特點，檔案信息的保密性和安全性將涉及檔案信息資源的共享。因此，在檔案共享建設中，要處理好共享與保密的關系。為明確各部門職責，進一步完善檔案行業網絡與信息安全體系，國家檔案局制定了《檔案行業網絡與信息安全通報工作規范》，為檔案信息資源共享安全提供了保障。但目前網絡信息安全保障機制不完善，網絡侵權、數據信息泄露時有發生。

6.檔案信息資源共享的標準不規范。社會信息服務體系的信息建設是由不同地區的不同組織單獨管理的，導致標準不統一，存在大量的“信息孤島”，給資源共享帶來了不便。因此，實現不同體系、不同領域、不同區域的標準統一是必要的，但執行起來確實有很大的困難，有些檔案館甚至要對原有的系統推倒重來。檔案資源共享標準的制定既要考慮國際標準，又要考慮標準的普遍性，還要考慮與政府的電子政務相融合。目前，在檔案數據庫結構、信息存儲格式、網絡架構、數據處理接口等方面國家標準尚未出臺。

7.檔案機構隊伍缺乏主動服務意識。檔案機構的工作人員受傳統體制的影響，部分工作人員墨守成規，缺乏積極傳播檔案信息的主動性及服務意識，勢必會造成一定的服務缺位，不利于檔案工作的開展。

二、檔案信息資源共享的必要性

1.信息化社會的需要。在大數據時代背景下，傳統的檔案利用方式和方法已不能滿足社會的要求。人們置身于信息環境中，用戶對檔案信息的需求更直接，希望通過互聯網更加快捷地實現檔案的查閱和檢索。因此，為了適應社會發展的需要，依托檔案信息網絡，對檔案進行開放式的管理，共享檔案信息資源已成為社會的需要。

2.檔案工作發展的內在需求。檔案是積累信息的需要，同時檔案也能創造社會效益和經濟效益。利用現代信息技術，對檔案信息資源有效地處理加工后，向公眾共享檔案信息，是未來檔案信息化發展的趨勢。目前，檔案服務能力與社會需求仍有一定的差距，要提升檔案信息服務能力就要實現檔案信息資源共享，這是檔案工作發展的內在需求。

3.社會公眾對信息知情權的需要。國家的政府機關是信息資源的生產者，檔案機關是信息資源的管理者。檔案管理部門作為公民檔案的托管者，有責任和義務向社會公開檔案信息資源，使人民群眾在檔案信息資源的使用中了解政府的工作。隨著社會信息化的深入，人們對信息的需求越來越高，不受時間和空間的限制，通過網絡直接面對信息源獲取檔案信息。

三、構建檔案信息資源共享模式

1.建立檔案信息資源共享網絡平臺。共享網絡平臺是以網站為外部表現形式的平臺，用戶可以通過網站的搜索界面檢索到相關的檔案信息資源，以此實現檔案信息資源共享的目的。檔案館可以在省、市檔案局的全面領導下，先建立檔案信息內網，搭建檔案信息資源共享平臺，區、縣檔案館積極參與。網絡共享平臺主要通過數據專線將省、市、區檔案資源聯系起來，建立檔案信息內網。檔案館可通過專用數據線上傳檔案數據庫，在省、市檔案館網站查詢檔案信息，或通過共享網站設置口令加密鑰訪問模式，實現館際共享。通過館際共享平臺，實現異地跨館利用，給檔案利用者提供了便利，提升了檔案服務的效率。

2.檔案信息資源共享保障措施。（1）擴大資金支持。

各級各類的檔案館是國家公益性信息服務機構，其日常運作由國家財政安排維持。為了開展檔案信息化建設，就應具備一定規模的檔案信息管理系統，然而開發一個專用軟件或數字化檔案，購買硬件、軟件，都需要耗費大量的人力、財力和時間。檔案管理機構，特別是綜合性檔案館，是非營利性的文化機構，檔案部門自身缺乏盈利收入，這就需要國家和地方政府注重完善檔案事業投入機制，加大專項資金投入力度。就實際情況而言，目前政府對檔案部門投入仍然十分有限。要實現檔案信息資源的共享，國家財政應加大對檔案事業的投入。（2）提升檔案信息安全保障能力。第一，硬件設備所存放環境的安全。硬件設備容易受到外界因素影響，如檔案室內適宜的溫度（濕度）、防災能力、防塵措施、防盜等都要落到實處，創造一個良好安全的設備環境，防止檔案信息直接或間接丟失。第二，網絡信息安全。網絡信息安全的主要隱患是病毒入侵、木馬程序等，需要安裝防火墻和殺毒軟件，防止計算機系統數據被病毒感染和破壞[2]25。第三，建立健全檔案信息安全管理制度。隨著網絡的廣泛普及，信息資源共享面臨著后臺數據系統安全、網絡侵權、數據機密信息泄露等威脅。完善現有信息安全保障機制，加強網絡安全技術研發;加強信息安全立法，如制定電子簽名條例、禁止非法入侵法、網絡信息保護法等為檔案信息資源共享提供了法律保障。只有不斷完善網絡信息安全保障機制，才能創造出良好的網絡信息環境，共享政府信息資源。第四，建立檔案信息共享規范。為規范檔案資源共建共享，確保檔案資源可持續性，營造安全、規范、開放的共享環境，各省（市）檔案館應實行檔案制度化、規范化管理。比如，制定跨館查閱利用辦法、跨館查閱利用平臺工作流程、檔案信息安全管理制度等，進一步加強對檔案資源共享過程的管理，從法規上規范共享行為，確保數字檔案信息安全共享，提高檔案部門的共享水平。（3）強化檔案機構在數據共享中的監督責任。檔案機構保證檔案信息的原始性，充分發揮檔案的證據價值和參考價值。互聯網允許任何人發布信息，其中也包含可能對公眾造成傷害的錯誤信息。共享平臺還將面臨技術漏洞、系統缺陷、網絡病毒等安全問題。監管部門制定信息管理標準和規定，加強對共享平臺使用全過程的監管，防止非法入侵、篡改數據，維護系統安全，確保檔案資源共享在可控的監管環境下進行，確保共享平臺的安全運行。只有這樣，檔案共享才能更加具有權威，才能滿足社會、政府和公眾的需求。（4）培養合格的檔案管理人員。檔案工作要開創新局面，就要抓好人才培養工作。《國家檔案局關于開展檔案業務人員全員培訓工作的意見》指出，培養現代科學技術知識和現代管理知識的復合型檔案管理人才，是加快檔案管理現代化和信息化進程的重要保證。檔案信息建設的成敗受到檔案從業人員信息素養的制約。隨著網絡技術的發展，檔案信息化和數字檔案建設是檔案局（室）重點開展的工作，對檔案管理人員綜合素質提出了更高要求，除具備檔案專業的綜合理論基礎、知識結構以外，更要具備現代科學技術和現代管理技能。檔案資源共享中，涉及網絡技術、信息安全、數據庫建設、平臺維護等需要專業的技術人員，他們是網絡共享基層力量[3]。人才培養是一項長期性的工作，檔案部門要重視人才培養，加強檔案業務人員培訓，提高檔案業務人員綜合素質，逐步提高專業技能，順應現代檔案事業發展的需要。（5）規范檔案信息資源共享標準。共享的前提是要有統一標準。統一的共享標準是信息資源交換、兼容、集成和共享的必要條件。但是，目前大多數的檔案部門數字化建設沒有統一標準，因數據結構不一樣，導致在信息共享檢索方面語言差異較大，這些差異給檔案信息資源的管理和利用帶來了障礙。從我國的實際情況來看，許多數字化的建設標準還沒有出臺，各檔案部門使用的文檔管理軟件、數據庫各有不同，網絡支持平臺各有差異。我國檔案部門有條件執行統一的標準和規范，在原有的規章制度和標準下，充分吸收和利用成熟的標準，參照國際標準建設檔案資源共享的標準規范。在使用過程中，應結合中國的實際，研發出符合中國國情的檔案標準規范。國家檔案局應建立目錄整合機制，制定統一共享標準，便于各地檔案館的檔案資源能夠相互兼容，有效實現檔案信息資源共建共享[4]81。

3.拓展檔案資源共享方式。（1）公眾參與和平臺共建共享。公眾參與是檔案資源共享的重要環節。為了更好地發揮共享檔案資源的價值，公眾參與大大提高共享建設效率。共享檔案資源平臺根據廣大民眾的需求實現共享，有效提升公共服務的效率，能夠不斷提高平臺服務質量，產生新的經濟價值，推動共享平臺的建設。公眾參與檔案資源共享，調動全社會力量，推動開放數據創新，通過檔案資源共享實現“1+1>2”的信息融合。目前，我國檔案資源平臺與政府平臺的共建共享，有利于挖掘檔案資源價值，提高政府服務質量和效率，給用戶提供更快捷的服務，避免過去用戶“重復提交、重復跑腿”的現象。比如江西省實現館際間“一站式”查檔服務，100多家檔案局館平臺上傳檔案目錄數據2000多萬條。（2）推廣移動終端服務。每年通過移動設備訪問網站的人數都在增加，截至2018年12月，我國互聯網手機用戶規模為8億多，98.6%的用戶通過手機使用互聯網。根據移動互聯網的發展趨勢，新媒體廣泛普及，政府機構與檔案部門應致力于新媒體研發，用戶在移動設備終端實現檔案資源的共享。有些國家已經實現公眾通過移動終端訪問基于web的內容，通過移動終端提高共享文件的公開使用率。

總之，檔案信息資源共享是檔案信息資源最有效的利用形式，對國家、社會、政府而言，檔案資源共享是國家信息化的重要途徑。然而，在開放數據環境下，檔案資源共享的廣度和深度需要進一步擴大，這需要政府、各級檔案機關、高校、企業和社會團體的共同努力，建立健全組織機構和檔案信息管理規范體系，加強檔案信息資源開發，最終實現檔案信息資源共享。

參考文獻

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[3]國家檔案局關于加強檔案業務人員培訓工作的意見[EB/OL].http：//www.dddaj.com.cn/page/news.asp？id=1167， 2017.

[4]吳皖娟.數字化時代檔案管理信息化的建設路徑[J].山西檔案，2019（2）.