“雙一流”視域下高校人事檔案利用服務(wù)研究

摘 要 結(jié)合“雙一流”建設(shè)背景下高校的發(fā)展情況，以人事管理改革為出發(fā)點(diǎn)，分析了人事檔案利用的優(yōu)勢、劣勢、機(jī)遇及挑戰(zhàn)，探討人事檔案的利用價值與發(fā)展現(xiàn)狀，以期推進(jìn)人事檔案管理工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。

關(guān)鍵詞 雙一流 高校 人事檔案 SWOT分析

中圖分類號 G273.5 文獻(xiàn)標(biāo)識碼 A 收稿日期 2019-10-29

作者簡介：李影溪，長安大學(xué)人事處，館員，碩士研究生，研究方向?yàn)闄n案管理。

Research on Development and Utilization of Personnel Archives in Double First-class Universities

—Analysis and Selection Based on SWOT

Li Yingxi

Abstract Based on the development of universities under the background of “double first-class” university construction， the paper starts with personnel management reform， uses SWOT to analyze the strengths， weaknesses， opportunities， and challenges of personnel archives utilization， and discusses the utilization value and development status of personnel archives in order to promote the scientization， institutionalization， and standardization of personnel archives management.

Keyword double first-class; university; personnel archives; SWOT analysis

建設(shè)“雙一流”大學(xué)是我國從經(jīng)濟(jì)強(qiáng)國到教育強(qiáng)國，從發(fā)展經(jīng)濟(jì)到人才培養(yǎng)的重要轉(zhuǎn)變[1]85。人才是“雙一流”建設(shè)的關(guān)鍵和重點(diǎn)，完善的管理制度和優(yōu)秀的管理人員是“雙一流”建設(shè)的支撐和保障。而對科研人才和管理人員的教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督和評鑒評判都是以人事檔案中記載的原始信息為基礎(chǔ)，全面反映個人德、能、勤、績、廉的人事檔案成為高校各類人才培養(yǎng)與建設(shè)的起點(diǎn)。因此，加強(qiáng)高校人事檔案科學(xué)管理與利用，才能使其更好地發(fā)揮服務(wù)干部人才的效用，更好地為高校“雙一流”建設(shè)提供人才保障。

一、“雙一流”視域下高校人事檔案利用的趨勢

1.利用需求多樣化。“雙一流”建設(shè)需要多種人才，對人才的挖掘進(jìn)一步擴(kuò)大了人事檔案的利用范圍，包括組織人事部門對干部的考察審核、對其“三齡兩歷一身份”的界定、職務(wù)職稱申報、職級晉升調(diào)配、黨員發(fā)展政審、工資待遇認(rèn)定、考核調(diào)動審批、紀(jì)委監(jiān)察部門對黨員及其他教職工違紀(jì)違法案件的審查，教職工個人繼續(xù)深造被要求提供的學(xué)歷學(xué)籍證明材料及落戶、遷戶、遺產(chǎn)繼承等原因需辦理親屬關(guān)系證明材料等。

2.利用方式多元化。檔案利用方式應(yīng)緊跟“雙一流”建設(shè)，在收集與保護(hù)檔案紙質(zhì)信息的同時，加快推進(jìn)人事檔案電子信息化管理。由使用傳統(tǒng)查借閱紙質(zhì)檔案的方式向通過現(xiàn)代化的電腦手機(jī)等移動設(shè)備電子查閱模式轉(zhuǎn)變，網(wǎng)絡(luò)化、自主化的多元利用方式不僅可以為教職工提供便利，還可提高檔案工作的效率與管理人員的服務(wù)質(zhì)量，更將改變利用者對檔案信息資源的獲取方式及享受檔案信息服務(wù)的習(xí)慣。

3.利用內(nèi)容豐富化。當(dāng)前，對人事檔案的利用內(nèi)容不僅局限于核定本人的年齡、工齡、學(xué)齡與參加工作時間，還更加側(cè)重通過檔案信息的記載全面了解其政治表現(xiàn)、能力業(yè)績、專業(yè)技術(shù)水平與獎懲情況，利用的內(nèi)容基本涵蓋了人事檔案中所有收集歸檔的材料。利用內(nèi)容的豐富化使人事檔案的利用率與利用需求呈上升態(tài)勢，為人事檔案管理發(fā)展提供了契機(jī)，同時人事檔案的受重視程度也有所提升。

二、“雙一流”背景下高校人事檔案利用服務(wù)的 SWOT分析

1.優(yōu)勢分析。（1）檔案管理法制化有利于優(yōu)化人事檔案管理模式和運(yùn)作方式。我國干部人事檔案的相關(guān)政策條例都以《檔案法》為依據(jù)，旨在為人事檔案管理工作提供遵循和指導(dǎo)，堅持“黨管干部、黨管人才”“依規(guī)依法、全面從嚴(yán)”“分級負(fù)責(zé)、集中管理”“真實(shí)準(zhǔn)確、完整規(guī)范”“方便利用、安全保密”的原則，為規(guī)范干部人事檔案工作保駕護(hù)航。新時代干部人事檔案工作的發(fā)展應(yīng)遵循干部人事檔案政策法規(guī)，同時干部人事檔案政策法規(guī)也為干部人事檔案工作營造了透明的檔案法制環(huán)境。（2）檔案信息原始性有利于對人事檔案的重視和信任。檔案材料真實(shí)準(zhǔn)確，全面及時地突出教職工的德、能、勤、績表現(xiàn)，使相關(guān)部門可以宏觀地了解和掌握干部的綜合狀況，且在大眾心中具有較高的社會認(rèn)可度和心理地位。人事檔案真實(shí)完整地記載了干部的個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、才干技能、工作表現(xiàn)等，是干部個人成長歷史的全面記載，是高校人力資源管理的重要組成部分，是高校人才隊伍建設(shè)的重要基礎(chǔ)，是高校“知人、用人”的重要依據(jù)[2]143-146+148。

2.劣勢分析。（1）人事檔案管理人員隊伍建設(shè)有待提升。隨著高校教職工人數(shù)的不斷增多，人事檔案的卷冊數(shù)量呈現(xiàn)逐年遞增的狀態(tài)。然而高校人事檔案專職管理人員嚴(yán)重匱乏，絕大多數(shù)不能達(dá)到“千檔一人”的管理標(biāo)準(zhǔn)，以“臨時”“兼職”“返聘”等頭銜替代專職、全職的檔案管理人員成為普遍現(xiàn)象，由此導(dǎo)致高校人事檔案管理工作難以突破工作效力低下、工作進(jìn)展緩慢的困局。同時檔案管理人員對數(shù)字檔案信息的采集、分類等信息化工作缺乏理論和實(shí)踐知識，造成同時具備計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和精通檔案管理的復(fù)合型人才短缺現(xiàn)象較為突出[3]76-78。（2）人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)有待加強(qiáng)。隨著計算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展，將教職工人事信息進(jìn)行電子化錄入已經(jīng)成為常態(tài)，電子化不僅可以編目、檢索、統(tǒng)計，更在保護(hù)檔案的原始內(nèi)容與紙質(zhì)記錄方面發(fā)揮重要作用。但在人事檔案電子化的過程中，仍然面臨難題亟待解決。一方面，人事檔案收集的材料種類繁多，制式不一，對紙質(zhì)頁面材料的掃描統(tǒng)計需要耗費(fèi)大量時間與經(jīng)濟(jì)成本;另一方面，如何平衡人事檔案的開放利用和隱私保護(hù)、檔案內(nèi)容的電子化信息共享和內(nèi)容信息安全之間的矛盾，還需要長期實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的思考和探索。

3.機(jī)遇分析。（1）良好的政策導(dǎo)向與外部環(huán)境。國家對檔案事業(yè)發(fā)展的重視是檔案工作建設(shè)的重要機(jī)遇和契機(jī)。近年來，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳相繼發(fā)布了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》等具有指導(dǎo)意義的政策文件。新頒布的《干部人事檔案工作條例》更是明確了今后人事檔案工作的基本遵循，中央組織部在全國范圍內(nèi)開展的干部人事檔案專項審核工作維護(hù)了檔案工作的嚴(yán)肅性和公信力，充分發(fā)揮了人事檔案在人才選拔工作中的基礎(chǔ)性作用，這一系列的舉措都指導(dǎo)著檔案管理工作的實(shí)踐，推動著檔案事業(yè)的發(fā)展。（2）有力的技術(shù)支持與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。在計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展下，檔案管理的大趨勢是電子信息化。在保護(hù)、完善、更新原始紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，開發(fā)檔案管理新模式，拓展檔案管理新功能，提高檔案的利用率，向建設(shè)“雙一流”高校看齊。網(wǎng)絡(luò)和各種計算機(jī)語言為代表的先進(jìn)技術(shù)為檔案電子信息化提供了保證，干部檔案管理部門可以依靠網(wǎng)絡(luò)，并逐步采用現(xiàn)代管理模式和方法來實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)操作的自動化與網(wǎng)絡(luò)化，促進(jìn)網(wǎng)上檔案業(yè)務(wù)，邁進(jìn)社會化的信息需求市場[4]35。

4.威脅分析。（1）檔案數(shù)字化存儲的風(fēng)險。人事檔案數(shù)字化能提高工作效率，方便檔案查閱與管理，但在數(shù)字化的同時，利用網(wǎng)絡(luò)存儲存在諸多問題。例如，信息安全是否得到保證、數(shù)據(jù)是否完整等，同時會產(chǎn)生由于紙質(zhì)內(nèi)容與電子信息的空間交換、脫機(jī)保存的時間推移與存儲介質(zhì)的老化而帶來的風(fēng)險，更會產(chǎn)生檔案數(shù)字化長期保存需求與存儲載體脆弱和不斷更新升級的技術(shù)之間的矛盾。如未及時解決和處理，產(chǎn)生較大的漏洞，最終將會導(dǎo)致數(shù)字化檔案信息的損毀甚至丟失，影響其完整性。（2）檔案查借閱中的利用風(fēng)險。建設(shè)“雙一流”高校，學(xué)校對干部人事信息的獲取頻率與使用需求也發(fā)生了較大的轉(zhuǎn)變。為掌握學(xué)校教職工整體狀況，需求信息的范圍會由原先基礎(chǔ)的“三齡兩歷一身份”的個人人事信息轉(zhuǎn)變?yōu)獒槍π詮?qiáng)、覆蓋面廣的綜合專項人事信息。實(shí)際工作中，鑒于多數(shù)利用者對人事檔案的內(nèi)容分類和保密制度并不熟知，就容易造成在利用實(shí)體檔案時無法快速、準(zhǔn)確找到所需信息，或?qū)τ诳蓮?fù)制和摘錄的檔案內(nèi)容限度把握不清，使檔案中的個人信息遭到傳播泄露。

三、思考與展望

人事檔案是人事管理工作的記錄，人事管理工作都以人事檔案中的材料記載為依據(jù)，人事檔案以原始記載的保存形式反映了個人全方位的綜合素質(zhì)。新時期的人事檔案工作應(yīng)成為高校“雙一流”建設(shè)與發(fā)展的助力器，成為高校改革和提升學(xué)科建設(shè)水平、人才培養(yǎng)質(zhì)量、科研技術(shù)能力的基礎(chǔ)保障，進(jìn)而在“雙一流”大學(xué)建設(shè)視域下，提升人事檔案利用價值，提高人事檔案服務(wù)能力，以此推動一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

[1]彭月.“雙一流”大學(xué)建設(shè)背景下高校管理隊伍建設(shè)[J].中國培訓(xùn)，2016（8）.

[2]羅劍麗.人事制度改革下的高校人事檔案管理與高校人力資源管理的思考[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2009（12）.

[3]孫細(xì)妮.基于SWOT分析法的高校檔案信息資源共享模式研究[J].企業(yè)技術(shù)開發(fā)，2013（11）.

[4]蔣萍萍，張寶玲，肖玉.試議高校檔案信息資源的共享[J].黑龍江檔案，2014（2）.